對(duì)城市道路工程檔案編制質(zhì)量的反思

文/唐山市古冶區(qū)市政工程管理處 李巍

一、城市道路工程檔案編制存在的問題

目前的城建工程都是投資比較大、時(shí)間跨度比較長、涉及施工單位比較多的工程，在城市道路工程檔案編制過程中就出現(xiàn)了很多問題，詳細(xì)來說主要包括：

（一）缺乏管理理念，只建不管的思想普遍存在。在我國城市化建設(shè)過程中，很多施工的單位由于受到傳統(tǒng)思想的影響，他們只關(guān)注建設(shè)而忽視了管理，再加上很多建設(shè)單位都屬于專業(yè)部門，他們并沒有經(jīng)營的理念，導(dǎo)致對(duì)城建檔案工作不太重視，從思想上沒有樹立檔案的意識(shí)，在建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)城建檔案編制規(guī)范不重視的現(xiàn)象。

由于在思想上不重視，導(dǎo)致在城建檔案編制過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案臨時(shí)拼湊、方案變更大的現(xiàn)象，這樣在道路工程檔案的收集時(shí)造成了很多困難。

（二）道路工程檔案編制質(zhì)量低。雖然有些建設(shè)單位建立了檔案，但是其質(zhì)量不能讓人滿意，經(jīng)常出現(xiàn)很多錯(cuò)誤。比如沒有編制竣工圖、復(fù)印件過多和書面不規(guī)范等缺點(diǎn)。從編制竣工圖方面來看，很多建設(shè)單位是在歸檔過程中在設(shè)計(jì)圖上加蓋竣工圖章來充當(dāng)竣工圖，有的檔案甚至沒有圖章，有的竣工圖也沒有將變更的地方標(biāo)出，這些都是違反國家規(guī)定的。從復(fù)印件方面來看，一些建設(shè)單位大量復(fù)印了試驗(yàn)報(bào)告和材料合格證等內(nèi)容，這就失去了檔案的真實(shí)性。最后從書寫角度來看，一些檔案存在書寫不規(guī)范、字跡不耐久的弊端，這些都給檔案的永久保存帶來了困難。

（三）城建檔案不能及時(shí)編制和報(bào)送。按照有關(guān)部門規(guī)定，我國城市建設(shè)中的道路工程檔案應(yīng)該在工程竣工后的半年之內(nèi)將其檔案送到城建檔案館，但是在實(shí)際工作中卻出現(xiàn)了很多拖延的現(xiàn)象，有些工程的資料都是在幾年以后才放在城建投資公司，有的檔案甚至沒有送到檔案館。另外一方面，在工程竣工驗(yàn)收和檔案資料報(bào)送之間還存在不銜接的問題，這樣就造成檔案內(nèi)容在移交中出現(xiàn)缺失，在這種情況下，即使是城建檔案館根據(jù)規(guī)范提出整改意見，具體建設(shè)單位也很難在檔案缺失的情況下進(jìn)行整改，更無法按時(shí)報(bào)送。

二、提高道路工程檔案歸檔質(zhì)量的建議

通過上文分析我們可以看出，造成城市道路工程檔案歸檔問題出現(xiàn)的原因是多方面的，而解決這些問題需要從建設(shè)主管單位和工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位幾方面入手，具體措施包括：

（一）完善城建檔案管理制度。目前城建檔案館在檔案管理方面處于被動(dòng)，而轉(zhuǎn)變這種局面首先應(yīng)從制度完善角度入手。第一，應(yīng)該規(guī)范其程序，在建設(shè)單位的招標(biāo)過程中就要有相關(guān)規(guī)定，特別是在簽訂工程合同時(shí)應(yīng)該納入城建檔案的相關(guān)條目；第二，應(yīng)該建立檔案臨檢制度，也就是由建設(shè)主管部門牽頭，對(duì)正在建設(shè)的工程進(jìn)行臨時(shí)監(jiān)察，指出建設(shè)單位存在的具體問題，并立即下發(fā)整改通知單；第三，應(yīng)該建立檔案聯(lián)絡(luò)員制度，讓各個(gè)建設(shè)單位與城建檔案館保持聯(lián)系，從而能夠明確他們的責(zé)任，加快工作的進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。目前我國各個(gè)城市在城建檔案方面已經(jīng)有了具體要求和做法，雖然可以為施工單位提供有章可循的指南，但還需要城建檔案館在實(shí)際工作中認(rèn)真履行自己的管理職責(zé)，改善其工作方法，采用主動(dòng)上門指導(dǎo)的工作方式，對(duì)那些重點(diǎn)工程應(yīng)該派專人指導(dǎo)和監(jiān)察，從而確保檔案編制工作質(zhì)量。城建檔案館應(yīng)該在檔案收集過程中積極承擔(dān)自己的責(zé)任和義務(wù)，起到模范帶頭作用，這樣就能夠促進(jìn)各個(gè)施工單位履行職責(zé)，從而在各個(gè)環(huán)節(jié)保證城建檔案歸檔的質(zhì)量。

（三）各個(gè)施工單位應(yīng)該依法履行建設(shè)工程檔案的責(zé)任。城市道路工程檔案編制質(zhì)量的提高,不僅需要城建檔案館的努力，而且還需要各個(gè)施工單位自覺履行自己的職責(zé)。建設(shè)單位的職責(zé)在于收集工程前期的文件資料，同時(shí)還要及時(shí)督促一線施工隊(duì)伍在竣工檔案和竣工圖方面的收集。一線施工單位應(yīng)該在布置施工任務(wù)的同時(shí)加強(qiáng)施工文件的編制工作，確保施工文件編制和施工同步進(jìn)行，最好是工程驗(yàn)收交接和竣工文件、竣工圖交接同步進(jìn)行。在建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)工程變更的現(xiàn)象，施工單位面對(duì)這種情況就需要及時(shí)做好竣工圖的修訂編制工作，從而確保歸檔的質(zhì)量。建設(shè)單位、施工單位和城建檔案館之間應(yīng)該保持互動(dòng)和密切聯(lián)系，加強(qiáng)協(xié)同工作進(jìn)程，從各個(gè)環(huán)節(jié)推進(jìn)檔案質(zhì)量的提高。

三、結(jié)論

從以上分析可以看出，目前我國城市道路工程檔案編制存在的問題主要包括：缺乏管理理念，只建不管的思想普遍存在；道路工程檔案編制質(zhì)量低；城建檔案不能及時(shí)編制和報(bào)送等。通過結(jié)合我國實(shí)際情況，解決以上問題可以從完善城建檔案管理制度、加強(qiáng)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、各個(gè)施工單位應(yīng)該依法履行建設(shè)工程檔案的責(zé)任等方面入手，從而提高城市道路工程檔案編制質(zhì)量。

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