淺談AB角工作制度在綜合辦公室的運(yùn)用

文/沈陽(yáng)市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 楊靜

為了節(jié)約管理成本，提升工作效率，優(yōu)化人力資源配置，各單位往往將職能相近、業(yè)務(wù)范圍趨同的部門(mén)進(jìn)行整合，形成綜合業(yè)務(wù)部門(mén)。在企事業(yè)單位中運(yùn)用較多的是將行政、文秘、人事、勞資、黨工團(tuán)等業(yè)務(wù)合并，組建綜合辦公室，統(tǒng)一管理。伴隨“放權(quán)部門(mén)”思想的不斷深入，綜合辦公室的職能日趨強(qiáng)化，工作對(duì)象更廣、內(nèi)容更多、要求更高，綜合辦公室的管理工作面臨全新挑戰(zhàn)，AB角工作制度應(yīng)運(yùn)而生。

一、AB角工作制度對(duì)綜合辦公室業(yè)務(wù)的促進(jìn)作用

AB角工作制度是指在合理設(shè)置工作崗位、完善工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，在相近崗位之間，實(shí)行頂崗或互為備崗的工作制度。鑒于綜合辦公室的特點(diǎn)與地位，在很大程度上適用于AB角工作制度。

（一）保證工作“無(wú)斷點(diǎn)”。綜合辦公室作為企事業(yè)單位的重要職能性機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著參謀助手、組織協(xié)調(diào)、督查督辦、信息溝通、公文處理、服務(wù)接待等多方面工作，面向全體成員，事務(wù)性工作繁雜，時(shí)效性強(qiáng)。AB角工作制度要求每個(gè)崗位設(shè)置A角和B角兩名工作人員，其中A角為崗位第一責(zé)任人，B角為補(bǔ)充責(zé)任人。A角因故離崗不能開(kāi)展工作時(shí)，由B角頂崗，保證業(yè)務(wù)不間斷，能夠有效促進(jìn)服務(wù)效能提升。

（二）培養(yǎng)業(yè)務(wù)“多面手”。在AB角工作制度中，B角不但要承擔(dān)本崗位工作，還要具備A角崗位的勝任能力，有利于在實(shí)際工作中促進(jìn)B角提升業(yè)務(wù)水平。在互為AB角工作制度中，每位員工在作為A角承擔(dān)本崗工作的同時(shí)，都需要作為B角承擔(dān)另一個(gè)崗位工作，都需要掌握兩個(gè)崗位的業(yè)務(wù)，有助于全面提升綜合辦公室的業(yè)務(wù)能力。伴隨企事業(yè)單位快速壯大，以及對(duì)管理成本的嚴(yán)格把控，綜合辦公室甚至需要建立ABC角工作制度，要求A角承擔(dān)本崗工作的同時(shí)還需要承擔(dān)另外兩個(gè)甚至更多崗位工作，少數(shù)員工便能支撐綜合辦公室順利開(kāi)展各類(lèi)業(yè)務(wù)，每名員工都是綜合業(yè)務(wù)的“多面手”。

（三）營(yíng)造組織“感恩文化”?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，組織文化是指組織全體成員共同接受的價(jià)值觀念、行為準(zhǔn)則、團(tuán)隊(duì)意識(shí)、工作作風(fēng)等群體意識(shí)的總稱(chēng)，其中制度層面規(guī)定了組織成員應(yīng)當(dāng)遵守的行為準(zhǔn)則，是構(gòu)建組織文化的重點(diǎn)之一。AB角工作制度確立了“崗位不可空，工作不能?！钡那疤?，促使綜合辦公室員工之間自覺(jué)主動(dòng)，相互補(bǔ)位，一方面有助于員工切實(shí)體諒其他崗位同事的工作強(qiáng)度與難度，促進(jìn)員工之間相互支持、相互理解，另一方面有助于強(qiáng)化員工集體觀念，以保障部門(mén)正常運(yùn)轉(zhuǎn)為出發(fā)點(diǎn)開(kāi)展工作，從而有效抑制“事不關(guān)己，高高掛起”的消極組織文化的滋生。這種員工之間“相互感恩”，以及部門(mén)與員工之間的“雙向感恩”的文化理念正是感恩文化的重要內(nèi)容。

二、避免AB角工作制度的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

（一）AB角工作制度并非適用于所有崗位。運(yùn)行AB角工作制度的關(guān)鍵在于B角要同時(shí)具備本職崗位及A角崗位的勝任能力，因此AB角工作制主要適用于專(zhuān)業(yè)難度較低、工作內(nèi)容相近的崗位，開(kāi)展重復(fù)性較高的事務(wù)性工作，卻并不適用于對(duì)專(zhuān)業(yè)要求較高、難度較大的崗位。在企事業(yè)單位中，綜合辦公室往往涵蓋行政、文秘、人事、勞資、黨工團(tuán)等崗位，日常事務(wù)性工作繁雜，但同時(shí)也具有專(zhuān)業(yè)性工作內(nèi)容。因此，在運(yùn)行AB角工作制度之前，一要細(xì)化崗位職責(zé)，明晰工作內(nèi)容，區(qū)分事務(wù)性與專(zhuān)業(yè)性工作，界定B角能力工作范圍。二要做好人員勝任能力分析，平衡崗位工作量，確定B角最佳人選。

（二）B角擔(dān)任“補(bǔ)角”而非“助手”角色。AB角工作制度是實(shí)行頂崗或互為備崗的工作制度，要求B角在A角缺崗的情況下替崗補(bǔ)位，B角擔(dān)任“補(bǔ)角”而非“助手”角色。A角在離崗前，要主動(dòng)與B角交接工作，B角在其離崗期間代為行使崗位職責(zé)，A角返崗后，B角要把有關(guān)材料移交。在實(shí)際工作中，由于A角掌握崗位工作的主動(dòng)權(quán)，B角具備一定的崗位勝任能力，容易使A角產(chǎn)生惰性心理，令B角承擔(dān)“助手”角色，發(fā)生“AB同崗”甚至“B角A崗”現(xiàn)象，影響B(tài)角本職工作的履行，導(dǎo)致員工權(quán)責(zé)混淆。因此，要注重提升工作人員對(duì)AB角工作制度的認(rèn)識(shí)程度，建立平等關(guān)系，明晰權(quán)責(zé)范圍，避免將AB角工作制度泛化為“項(xiàng)目工作制”。

（三）績(jī)效考核要與AB角工作制度相匹配。為了激勵(lì)員工工作積極性，促進(jìn)工作效率提升，各單位廣泛采用績(jī)效考核掛鉤薪酬體系的方式評(píng)估員工工作結(jié)果，并對(duì)員工的未來(lái)工作進(jìn)行正面引導(dǎo)。企事業(yè)單位對(duì)于綜合辦公室的績(jī)效考核方案往往以崗位說(shuō)明書(shū)為基礎(chǔ)，在區(qū)分職能分工，明晰價(jià)值崗位的基礎(chǔ)前提下，考核員工在本崗位的工作業(yè)績(jī)，這樣容易忽略執(zhí)行AB角工作制度時(shí)員工個(gè)人產(chǎn)生的額外工作業(yè)績(jī)，從而影響員工替崗補(bǔ)位工作的主動(dòng)性。因此，在運(yùn)行AB角工作制度時(shí)要建立配套的績(jī)效考核體系，客觀衡量“補(bǔ)角”的工作業(yè)績(jī)，牽引員工主動(dòng)補(bǔ)位，保障AB角工作制度順利運(yùn)行。

[1] 劉繼雄.推行AB角管理制度優(yōu)化人力資源配置[J].冶金管理,2009(5):53-55.

[2] 黃洪生,胡芳.淺談對(duì)綜合辦公室工作性質(zhì)的認(rèn)識(shí)[J].綠色科技,2014(7):301-302.