淺談辦公室主任的方圓藝術(shù)

文/江蘇省如東縣政協(xié)城鄉(xiāng)建設(shè)、社會(huì)法制委員會(huì)　孫陳建

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淺談辦公室主任的方圓藝術(shù)

文/江蘇省如東縣政協(xié)城鄉(xiāng)建設(shè)、社會(huì)法制委員會(huì)孫陳建

【摘要】“方”指得是原則性，包括規(guī)范和范圍；“圓”指得是靈活性，包括技藝和策略?！胺健笔且环N內(nèi)在要求，“圓”則是一種藝術(shù)形式。辦公室主任的方圓藝術(shù)即辦公室主任注意將“方”與“圓”辯證統(tǒng)一地貫穿在履職中，即原則性與靈活性的有機(jī)結(jié)合。本文試圖從開(kāi)局、立威、管理、決策、用人、交往、激勵(lì)六個(gè)方面，用談話體的方式對(duì)辦公室主任工作作一種普遍經(jīng)驗(yàn)的提煉和升華，以期對(duì)各類(lèi)單位的辦公室主任有啟發(fā)和借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】辦公室主任；工作藝術(shù)

一個(gè)單位的辦公室主任是這個(gè)單位中承上啟下、溝通左右的重要角色，是單位行政運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵人物。這就要求辦公室主任在單位管理中，注意將管理工作的原則性和靈活性實(shí)現(xiàn)有機(jī)統(tǒng)一，尤其要講究隨方就圓的工作藝術(shù)。

開(kāi)局：先圓后方

辦公室主任上任伊始，是轉(zhuǎn)變角色、適應(yīng)工作的開(kāi)局階段，切不可新官上任急點(diǎn)火，宜循序漸進(jìn)，先圓后方。以熱情、真誠(chéng)的態(tài)度對(duì)待周?chē)恳晃煌?，主?dòng)拉近與兄弟科室及下屬之間的距離，讓大家對(duì)你產(chǎn)生好感和認(rèn)同感，從而不由自主地向你敞開(kāi)心扉，以便較快地全面而又真實(shí)地掌握單位情況，為今后有針對(duì)性地開(kāi)展工作夯實(shí)基礎(chǔ)。待摸清真實(shí)情況后，管理才可以進(jìn)入方的階段，但也要注意團(tuán)結(jié)并帶領(lǐng)大家，在繼承中融入己見(jiàn)，在容忍中糾正錯(cuò)誤，以開(kāi)拓進(jìn)取的精神興利除弊、砥礪前進(jìn)。

立威：己方人圓

對(duì)己應(yīng)方，對(duì)人要圓，也就是嚴(yán)于律己、寬以待人。為此，辦公室主任在制度和原則面前要嚴(yán)格遵守、率先垂范，要有一心為公、管理為民的黨性修養(yǎng)，絕不存有特權(quán)思想，以權(quán)謀私。對(duì)于下屬，要時(shí)刻關(guān)注他們想什么、盼什么、憂什么、缺什么，體現(xiàn)組織的人性化關(guān)懷。在具體工作中，對(duì)有缺點(diǎn)和犯錯(cuò)誤的同志要有容人之量。己方人圓有助于辦公室主任樹(shù)立良好的對(duì)外形象，增強(qiáng)自身的人格魅力，使自己的威信不斷得以鞏固并確立。

管理：有方有圓

過(guò)于求方，會(huì)使被領(lǐng)導(dǎo)者感到壓抑；而過(guò)于求圓，又會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)威信受到損害。正確的做法是，辦公室主任要根據(jù)不同情境、不同人物，掌握好方圓尺度，做到有方有圓。辦公室主任應(yīng)建立一個(gè)適當(dāng)?shù)臋?quán)威閥，在沒(méi)有達(dá)到閥值的時(shí)候讓下屬有足夠的自由度，即這時(shí)應(yīng)以圓為宜。而在達(dá)到或超過(guò)閥值，一定要采取果斷的措施和嚴(yán)格的方式約束下屬，讓他知道“權(quán)威閥”是不可挑戰(zhàn)的，即應(yīng)以方為主。在處理矛盾事件時(shí)，也應(yīng)堅(jiān)持有方有圓的藝術(shù)。若一遇矛盾，便采用強(qiáng)硬措施，往往會(huì)激發(fā)矛盾，而光用軟辦法，往往不能解決問(wèn)題。因此，處理矛盾既要通情達(dá)理，又不能失之于寬。只有方圓兼顧，恩威并施，才能取得平衡，減少內(nèi)耗，使工作的推進(jìn)效益實(shí)現(xiàn)最大化。

決策：上方下圓

這里的方是指在執(zhí)行上級(jí)的決策法規(guī)方面要不折不扣，顧大局，講原則；圓則并非指圓滑和隨意變通，而是要“吃透上面的，摸清下面的”，根據(jù)本單位自身情況，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。上方下圓的核心是方中有圓，即圓再大，也絕不能超越方的范圍。為此，在事關(guān)本單位發(fā)展方向的把握上，一定要準(zhǔn)確領(lǐng)悟政策、法規(guī)精神實(shí)質(zhì)，在充分結(jié)合本單位實(shí)際的基礎(chǔ)上，再行作出決策。

用人：大方小圓

大方，就是說(shuō)辦公室主任在舉薦、提拔干部時(shí)要公道正派，一視同仁，不搞遠(yuǎn)近親疏，要讓優(yōu)秀后備干部的推薦、選拔、任用等一切程序在制度的框架下運(yùn)行，不能利用領(lǐng)導(dǎo)特權(quán)搞變通執(zhí)行。之所以還要提出用人中的小圓，那是因?yàn)橛行┩静煌耆衔覀冎贫ǖ臉?biāo)準(zhǔn)，有的甚至有明顯缺陷，但同時(shí)，他們的特長(zhǎng)也很突出。對(duì)這部分同志要本著“不拘小節(jié)，用其所長(zhǎng)”的原則，而不能死抱著完美人才的框框。只有這樣，才能使單位所有同志都能把自己的光和熱發(fā)揮到極致。只有在用人上充分做到大方小圓，才能使人才資源的使用實(shí)現(xiàn)高效化和科學(xué)化，也才有利于工作的開(kāi)展和事業(yè)的進(jìn)步。

交往：內(nèi)方外圓

辦公室主任手中都掌握著一定的權(quán)力，身邊經(jīng)常會(huì)聚集各式人等，這就使辦公室主任處在一個(gè)復(fù)雜的人際環(huán)境中，面臨很多誘惑，稍不小心，就會(huì)絆倒摔跤。此時(shí)，辦公室主任若掌握好內(nèi)方外圓的藝術(shù)，絕大部分問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。內(nèi)方外圓指得是辦公室主任的內(nèi)心一定要明辨是非，堅(jiān)持原則，牢記權(quán)力并非自己私有之物。在面對(duì)不正之風(fēng)的誘惑時(shí)，要有坐懷不亂的氣度，并努力做到“非禮勿視，非禮勿聽(tīng)，非禮勿動(dòng)”，但在具體行為上則要表現(xiàn)得比較隨和，曉之以理，動(dòng)之以情，不讓對(duì)方感到尷尬和難堪。

激勵(lì)：神方形圓

激勵(lì)的目的在于調(diào)動(dòng)辦公室全體同志的積極因素，減少消極因素，以最大的可能形成集體智慧和集體力量。神方，指的是激勵(lì)措施必須堅(jiān)持正確的原則、導(dǎo)向、尺度、方法，并努力做到公平、公正、公開(kāi)。形圓，指的是在遵守相應(yīng)的制度規(guī)定的前提下，要靈活運(yùn)用各種激勵(lì)手段，對(duì)不同的人采取不同的激勵(lì)措施，從而引導(dǎo)他們追求更高層次的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。