國企基層單位新秘書寫好負責人年度工作報告的前期準備散議

文/國網(wǎng)冀北電力有限公司物資分公司(華北電力物資總公司) 井雅

國企主要負責人每年的部署性講話——即總經(jīng)理工作報告——是向職工代表大會匯報全年工作的重要形式，全面總結(jié)上年度各項工作，深入分析本年度的工作形勢，明確提出下一年度的工作目標和重要舉措，是開展全年工作的動員令，也是全體員工工作方向的指南針，意義重大。針對國企大部分員工對寫作不感興趣，摸不著門，卻又對領(lǐng)導秘書這個崗位心懷憧憬，倍感好奇的現(xiàn)狀，本人在這篇文章中用自身寫作經(jīng)驗告訴大家，公文寫作也是一項事務性工作，必定有規(guī)律可循、有方法可找。不論是工科生、文科生，不論有沒有文學寫作基礎(chǔ)，只要肯學習、下苦功，做好以下三點，并在不斷實踐的過程中勤于思考、善于總結(jié)，都可以成長為一名合格的文字秘書，寫好公司負責人年度工作報告。

磨刀不誤砍柴工。起草一年一度的總經(jīng)理工作報告要做很多準備：在心理素質(zhì)上，要有堅韌不拔的毅力、超于常人的責任心、健壯的體魄和良好的心態(tài)；在業(yè)務能力上，要有公文寫作的基本概念，了解本單位全局業(yè)務，熟悉工作報告的結(jié)構(gòu)和特點；在政治覺悟上，要有對本單位各項決策和領(lǐng)導意圖高度認可、不打折扣貫徹執(zhí)行的勇氣和信心。

一、秘書寫作具備實踐性、長期性、綜合性的客觀要求

（一）良好的心態(tài)和健康的身體是基礎(chǔ)。公文寫作是一項復雜的腦力勞動過程，是一個生產(chǎn)精神產(chǎn)品的過程。公文寫作中最累、最復雜、最鍛煉思維、最體現(xiàn)智慧的工作就是寫領(lǐng)導講話，而反復修改、反復重寫、反復被批評，這是常有之事，更別提文章要適應領(lǐng)導的個人習慣和語言風格，還要具備能啟發(fā)領(lǐng)導的思想深度。特別是寫年度工作報告，就像魔鬼訓練，過程艱苦、壓力很大，只有意志堅強的人，才能挺過去。只要能挺過去，你就將脫胎換骨，在能力和見識上得到迅速成長，在短時間內(nèi)脫穎而出。沒有良好的心理素質(zhì)、堅強的身體素質(zhì)，很難經(jīng)受住這樣的嚴峻考驗。這就要求秘書要注重身體鍛煉，增長生活智慧和領(lǐng)悟能力，逐漸讓自己具有歷史觀和發(fā)展觀，具備平和的心態(tài)。

（二）提升綜合素質(zhì)非一日之功。公文是按照本單位領(lǐng)導的授命，由秘書撰擬而成的。這就決定了撰寫工作報告是“受領(lǐng)導之命，代單位立言”的特性。這種文體規(guī)范性極強，目的是為企業(yè)管理服務，要真實地反映事實，具有規(guī)范體式和格式標準，而且要在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務。這就要求秘書具備認識能力、分析能力、政策水平、理論修養(yǎng)、閱歷深度、文字功力等多方面綜合因素，才能構(gòu)成一篇基本的工作報告。每一篇講話稿，是作者的理論水平、辭章修養(yǎng)及閱歷深度的反映。所以，秘書平時要注重業(yè)務知識的積累，更要通過對日常事務的思考總結(jié)，提升思維的邏輯性；學習歷史，以古鑒今，增強對事物發(fā)展規(guī)律的判斷能力。有位資深秘書告訴我，越是公文寫作高手，花在閱讀資料的時間就越多，寫作前的分析思考就越長。

本人在剛剛調(diào)任秘書崗位時，連消息都不會寫，更不懂什么是工作報告，接到的第一個任務就是寫一年一度的總經(jīng)理工作報告，時間緊、任務重，領(lǐng)導的信任和高度關(guān)注造成我精神壓力極大，完全不知道從何下手。那半個月的時間，先是精神緊張造成嚴重失眠、脫發(fā)，后來干脆連睡覺的時間都沒有，平均一個禮拜睡眠時間不到40個小時。在這樣的工作強度下，和辦公室主任一起起草了一個初稿，經(jīng)過班子開會討論，又征求各部門的意見，再在總經(jīng)理提出修改意見后絞盡腦汁，在修改過至少10個小版本、4個大版本之后，初稿的影子都不見了，標滿了修改意見的紙質(zhì)版本兩個文件盒都裝不下。這個過程中，精神上受到了極大煎熬，工科的思維方式亟須轉(zhuǎn)型，之前的自信、自我認知都改變了，做夢都在琢磨形勢分析的思路。最終的工作報告雖然只剩下“同志們”沒有修改過，但是最終聽取總經(jīng)理在職代會上作報告的那種緊張和興奮，歷經(jīng)磨難后的成功，挑戰(zhàn)極限的喜悅，感到自己強大之后的欣慰，都讓我終生難忘。

二、一個合格的秘書應該具有規(guī)范嚴謹?shù)墓谋磉_能力

關(guān)于標準的公文格式和范文有很多，無法在此詳細敘述。但首先要樹立一個概念，公文語言要求的是規(guī)范嚴謹，是代表一個部門、公司在說話，用來辦理公務，而不是用來體現(xiàn)個人風格的，不能自成體系、標新立異。簡單來說，就是在寫文章成文時想一下，領(lǐng)導開會念這篇稿子是否嚴肅、正式，換一個領(lǐng)導念的話會不會不倫不類，啼笑皆非。根據(jù)我的經(jīng)驗，公文以外的所有文體都不適用于工作報告這種公文格式，當然，在結(jié)尾偶爾引用一句詩詞抒發(fā)情感除外。

（一）避免一些常見的寫作錯誤。首先，從句子的角度來說，是短句能說清楚的，絕不用長句；必須用長句的，分為兩句話或者并列、排比句式。越是簡單句式，越容易看明白、說清楚。畢竟，工作報告用于解決的是實際問題，閱讀者學歷、經(jīng)驗各不相同，直觀明白自己要做什么比分析句式、尋找重點更容易貫徹落實。這種例子不勝枚舉，簡單的檢驗方法就是每寫完一句話大聲給別人朗誦一下，對方聽不懂、自己念不爽的馬上改掉。其次，在一句話里，要保持句式的統(tǒng)一完整。將長句變?yōu)槎叹浜螅豢蓜淤e結(jié)構(gòu)、主謂結(jié)構(gòu)同時出現(xiàn)；也不可一會兒某個語素（如數(shù)據(jù)）在前、一會兒在后；同時要注意動詞、副詞搭配，否則會影響朗誦的力度和效果。公文中描述工作舉措時，常用句式例如“加強……管理”“加大……力度”“加快……進度”“不斷完善……機制”等等。當工作舉措說完了，一般要用一句描述工作成效的話收尾，其格式一般是“動詞+賓語”“主語+謂語”“主語+主語補足語”，例如“提高了……能力”“增強了……凝聚力”“安全生產(chǎn)管理邁上新臺階”等等。動詞副詞搭配固定的有“深入推進、大力實施、嚴格落實、扎實開展、始終堅持、廣泛開展、積極探索、全面推廣”等等，這個不可隨意亂用，否則會出笑話；還要注意分寸，比如“穩(wěn)步推進”不可以說“全面完成”，一定要與實際工作相符，為了突出工作亮點，在文字上求快新是非常不嚴肅的。這個階段看起來難，我在剛寫段落時總被批評動副詞搭配錯誤，句式不整齊，不上口，賣弄文字，不懂裝懂。后來我通過兩種做法很快上手了：一是收集足夠多的“動詞、副詞”表，解決了單位常見業(yè)務可能涉及的所有詞匯，拿不準搭配時一查便知。二是模仿往年的工作報告材料，寫到同一項業(yè)務的時候，能用過去的句式就堅決沿用。最后，也是最重要的一點，千萬不要做材料的“二傳手”。收集材料是起草工作報告的第一個環(huán)節(jié)，中小企業(yè)麻雀雖小、五臟俱全，作為新手不可能對所有部門的業(yè)務全部了解，很多時候初稿的起草過程是對別人的或過去材料簡單的復制粘貼。但是別忘了，起草報告、交給領(lǐng)導審閱的是你，代表的是辦公室的水平，領(lǐng)導也會認為是你消化過的材料。當出現(xiàn)表述不準、前后矛盾、前后重復等問題時，向其他部門推卸責任是不智的，也是不利于個人職業(yè)形象的。當然，必須承認許多工作專業(yè)性很強，需要有關(guān)部門提供基礎(chǔ)材料，但是這不是放棄獨立思考、推卸責任的理由和借口。這點太重要了。秘書負責匯編材料，就有義務了解業(yè)務、有責任保證材料的準確性。抓住機會，還是推卸責任，取決于我們的工作態(tài)度，決定著我們的工作成效，這也是增長知識、積累經(jīng)驗的好機會。秘書一定要堅持獨立思考，尤其領(lǐng)導秘書、文字秘書，要想贏得別人的尊重，就不能只是對材料進行復制粘貼，對待別人提供的材料，要始終保持存疑的態(tài)度，不懼上問、不恥下問，把一些不明白的問題搞清楚，對自己交出去的材料的每一個字都負責任，這是最基本的要求?！胺彩驴孔约骸薄敖^不輕信”，不光文字工作，這兩句話應該根植于每一個秘書的內(nèi)心，成為做人和做事的信條。

（二）秘書要培養(yǎng)獨立見解。秘書的職責和定位是領(lǐng)導的參謀和助手，在職責上是服務于領(lǐng)導，就是說寫工作匯報的人，基本上都不是念工作匯報的人。所以，大家在寫工作匯報時，一定要學會站在念工作匯報人的角度，以他的身份去思考，用他的口氣去說。

這與獨立思考并不矛盾。我們站在講話者的角度思考，是為了打開寫作思路，學會從全局的角度看待工作；培養(yǎng)獨立見解，是為了在紛繁復雜的各類素材中，抽絲剝繭、歸納總結(jié)、理出頭緒、提煉要點，學會從全局的角度辨析問題、思考問題、解決問題[2]。助手是工作角色的一種表現(xiàn)形式，獨立思考才是高質(zhì)量完成各項任務的核心，尤其在思想、心態(tài)和見識上都成長為成熟的秘書之后，秘書的獨立思考就顯得更為重要。要做到有獨立見解，可不是件容易的事。需要寫作者對各項工作有著較為全面的掌握，對工作特點進行深入細致的思考。一個匯報的水平高下，主要就體現(xiàn)在這里。這種獨立思考的習慣也是我調(diào)到其他崗位后，自己認為秘書這幾年經(jīng)驗帶給我的最大收獲，這是后話。

三、收集素材庫是提升文章完整性的小訣竅

我在度過了最初的工作報告魔鬼訓練之后，深知6年的工科高等教育已經(jīng)語言能力荒廢，遣詞造句的思維方式、基本的詞組搭配習慣、段落層次的鋪陳方法都是一片空白。已經(jīng)調(diào)離單位的老秘書給我找了兩大盒子的上級單位材料讓我閱讀。起初我并不明白這件事的意義，而且覺得公文報告千篇一律，令人昏昏欲睡。強迫自己開始閱讀之后，第一次寫工作報告的經(jīng)歷讓這些材料一下不再死板，每一段落的層次能看懂，每一句話背后的深意也清晰可見，特別是形勢和問題分析的論述部分，每篇報告都意義深遠、直達要害、各有千秋。我忽然領(lǐng)悟到，一篇一篇的工作報告就是每個秘書寫作班子的思想結(jié)晶，體現(xiàn)著單位主要負責人的思想精華和工作綱領(lǐng)，每一句話都值得背誦、分門別類地統(tǒng)計。特別是其他國企系統(tǒng)的材料，工作方法和論述方式更是讓人耳目一新。

從此，我養(yǎng)成了看材料就收集素材的習慣。一是文學類素材，分為常用的公文成語、古詩詞；表彰類和結(jié)束語的抒情句式、動副詞搭配；論述部分的定義都是思想精華，必須收藏；四庫全書中比較偏重人文類的常用古語我也做了摘抄，以備不時之需。二是政策性素材，上級單位重要會議報告的主旨和常用縮略語是肯定需要的，萬萬不可引用錯，這要不就是政治性錯誤、后果嚴重，要不就是鬧笑話、很不嚴肅。三是業(yè)務類素材，除了上級單位下發(fā)的各項業(yè)務指導性文件，其他國企集團的類似專業(yè)也會很多，而且同一業(yè)務方法論的東西大同小異，直接消化不會有原則性問題。四是訂閱一些工作方法的雜志和書籍，學習各類公文寫作經(jīng)驗，能形成文章的必是精華，吸收一點是一點。最后也是最重要的，我做秘書期間的三屆總經(jīng)理，每個人的風格都不一樣、對材料的要求更不一樣，我都分別對其紙質(zhì)批示版作了總結(jié)，并用于每次的材料寫作中，這也是體現(xiàn)秘書細心和忠誠的一大法寶。

收集素材的好處是顯而易見的?；鶎訃竺貢氊煻啵刻旖?jīng)手的事情非常繁雜，撰寫工作報告只是每年中重要的任務之一，但頻率最少，只有一年兩次、最多也不過五六次，如果沒有大量經(jīng)過分類的素材庫給自己一些安全感，起草報告的時間和心理壓力就會很大，畢竟撰寫工作報告是一個系統(tǒng)性工程，只懂業(yè)務，是寫不出一篇漂亮、完整的報告的。一方面，把文章的基礎(chǔ)素材收集整齊，多留些時間深入思考形勢、分析問題、尋找措施，才能寫出有深度、夠水平、準確表達領(lǐng)導意圖的報告，建立每篇報告的思想脈絡(luò)，進而為每屆總經(jīng)理建立自己的思想核心。另一方面，我每次起草的工作報告總會有一些“新詞”“新句式”，讓領(lǐng)導班子審閱初稿的時候時不時有點“新感覺”，覺得我用了心，有新意。雖然最終稿大部分“新詞”會在數(shù)易其稿的過程中被“無情的”刪去，但是哪怕只有一句話是我原創(chuàng)的，都會覺得特有成就感，這可能屬于文字工作者的小幸福吧。

其實總結(jié)起來，會寫工作報告就一個技巧，就是大量閱讀甚至背誦公文，達到梳理提綱、熟悉工作、規(guī)范語言的目的。近朱者赤、近墨者黑，多看多學優(yōu)秀的文章，站在巨人的肩膀上，事半功倍。至于積累素材只是學習的一個方法，學習方法因人而異。如果大家覺得積累太麻煩，自己記性很好的話，不妨背幾篇本單位或者上級單位的工作報告，詞匯和層次問題就都解決了，過渡和結(jié)束語照搬也肯定不會有錯，“照貓畫虎”，初學者即使畫不成“虎”，至少也能有模有樣。

辦公室的工作急、多、細、雜，只有優(yōu)秀的秘書，才會被賦予寫領(lǐng)導講話的重任，被賦予這項任務也代表著領(lǐng)導對秘書的高度信任和對秘書個人能力、政治覺悟、綜合素質(zhì)的認可。作為秘書，自己起草、融合獨到見解的講話稿由企業(yè)最高負責人朗誦出來，讓全公司貫徹執(zhí)行的成就感是其他崗位的員工沒有機會體會的。希望本文能夠給各位新秘書一些實質(zhì)的啟發(fā)，做到了這些，就能在起草公文的時候“一揮而就”。

[1] 施新.秘書寫作[M].浙江大學出版社,2010.

[2] 譚臻.公文寫作一本通——電力企業(yè)公文寫作使用手冊[M].中國電力出版社,2014.