淺析“微時代”對秘書工作的影響

文/廣東石油化工學(xué)院高州師范學(xué)院 黎曉華

淺析“微時代”對秘書工作的影響

文/廣東石油化工學(xué)院高州師范學(xué)院 黎曉華

隨著智能手機(jī)的普及，網(wǎng)絡(luò)成了我們生活中的一部分,微信、微博、微電影等微平臺應(yīng)運(yùn)而生，方興未艾，我們稱之為“微時代”?！拔r代”的到來，對秘書工作產(chǎn)生了巨大的影響，主要體現(xiàn)在秘書的“辦文、辦會、辦事”中。

微時代；辦文；辦會；辦事

一、微時代概述

在這個快節(jié)奏的時代里，每個人都恨不得每天有48個小時。在這個效率決定成敗的時代里，人們恨不得有四個眼睛、兩雙手。時代在不斷變化，信息更在瞬息萬變，慢節(jié)奏的生活就像在犯罪。每天看到的就是人們匆匆的腳步，那個坐看云卷云舒的休閑日子慢慢在離人們遠(yuǎn)去。順應(yīng)人們的快節(jié)奏，各種“微”型生活應(yīng)運(yùn)而生，微信、微博、微電影、微店不斷跳躍在大眾的視野里并不斷被接受，我們把它簡稱為“微時代”。微時代具有以下這些特點(diǎn)：

（一）內(nèi)容的精悍化。這些微博、微信、微小說、微電影等所具有的共同特點(diǎn)就是“微”，也就是短小的意思。比如微博，微信，每一條消息都不超過140個字，一般就是一句話、一張圖片就表達(dá)了自己想說的重點(diǎn)。對受眾來說也是一眼就可以知道作者的意思，不須費(fèi)盡心思去揣摩作者的意圖。

（二）思想的生活化。在這些微平臺上所發(fā)布的中心不再是遙不可及的理想，而是常常在人們生活中所常見的一瞬間或者是一個剪影。它和人們生活息息相關(guān)，人們經(jīng)常把生活中所見的、所想、所做的通過微平臺表達(dá)出來，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性和生活性。

（三）作者的平民化。微時代的作者不再是“大家”，而是大多數(shù)來自草根階層的平常老百姓。因?yàn)檫@些微平臺只需要一個郵箱和密碼，只要會登陸、拍照以及簡單的文字寫作就可以操作的平臺，而這些功能在智能手機(jī)上都具有，隨著智能手機(jī)的普及，因此決定了它擁有數(shù)量龐大的粉絲。

（四）傳播的快速性。這些微平臺，不受時間、地點(diǎn)、人物的限定，可以隨時隨地發(fā)布自己的所見所聞所想，成為新聞的第一見證者和第一傳遞者，通過網(wǎng)絡(luò)，作者發(fā)布的消息瞬間就會被傳播出去，粉絲第一時間就可以看到這個新聞消息，并且一點(diǎn)擊就可以轉(zhuǎn)發(fā)，瞬間就可以傳遍千萬家，為人所周知。

這個步履匆匆的時代，就是所謂的“微時代”，在這個時代里面，人們已經(jīng)沒有太多的時間去慢慢品味一篇長長的文章；沒有工夫去享受三個多小時的電影；沒有閑暇去和朋友來一個秉燭夜談；甚至沒有時間去享受一頓美食。于是，各種微信、微電影、微博、微電視劇應(yīng)運(yùn)而生。有了這些微工具，人們可以一眼就看穿社會的人生百態(tài)，通過幾分鐘的視頻就可以理解作者的創(chuàng)意，不用與朋友見面，通過刷微博就可以了解朋友的動態(tài)；通過各種微店，不用出門就可以買到自己所需要的一切。

微時代的到來，微工具的應(yīng)用越來越廣泛，很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體也建立了微系統(tǒng)，用于內(nèi)部員工的交流、溝通以及共享信息，提高了員工工作的效率，給組織創(chuàng)造了巨大的效益。

但是微時代也給人們帶來一些負(fù)面影響，通過微博就可以知道友人的動態(tài)，那么與友人見面的機(jī)會就會越來越少；通過微店不踏出家門一步就可以找到自己想要的，那么人們出門的機(jī)會就會越來越少，鍛煉減少使各種疾病增加；網(wǎng)上受眾數(shù)量眾多也會給當(dāng)事人帶來巨大的心理壓力；整天面對電子產(chǎn)品，對人們的輻射也不可忽視。

而秘書處于單位里上情下達(dá)、下情上傳的樞紐地位，信息溝通交流量最大，所以微時代的到來必然會給秘書工作帶來巨大的影響。

二、微時代對秘書工作的影響

微時代的到來沖擊著人們傳統(tǒng)的生活方式，同時也挑戰(zhàn)著人們的工作方式，特別對秘書工作產(chǎn)生了巨大的影響。所謂秘書，就是領(lǐng)導(dǎo)身邊提供綜合輔助服務(wù)的人員，秘書工作的特點(diǎn)具有輔助性、綜合性、服務(wù)性、政治性，秘書的一切工作都圍繞著領(lǐng)導(dǎo)這個決策中心旋轉(zhuǎn)。微時代的到來對于秘書職業(yè)來說，是一個機(jī)遇，也是一個挑戰(zhàn)，而微時代對秘書工作的影響主要體現(xiàn)在對秘書的辦文、辦會、辦事方面上。

（一）微時代對秘書辦文工作的影響。各種機(jī)關(guān)文書、事務(wù)文書的寫作是秘書的基本技能之一，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位還把秘書叫“秀才、筆桿子”，由此可見秘書辦文工作的重要性。新的傳播媒體之下，像微信、微博這些交流傳播平臺，每個信息只能限制在140個字以內(nèi)，這說明傳統(tǒng)的洋洋灑灑的長篇大論已經(jīng)不適應(yīng)社會的發(fā)展，秘書的辦文工作也要“瘦瘦身”了。秘書的各種辦文工作雖然說不能壓縮到140個字以內(nèi)，但也要講究短小、精悍、嚴(yán)謹(jǐn)。首先，要做到辦文的“精悍”。文書是單位組織往來溝通交流的主要工具，發(fā)文需要多道程序：授意—擬稿—審核—簽發(fā)—復(fù)核—繕印—校對—用印—登記—分發(fā)，一共有十道程序，至少需要兩天才能完成一次發(fā)文工作。但是隨著微博、微信的產(chǎn)生，很多信息都可以通過微博、微信在幾秒鐘或者幾分鐘就可以得到交流、溝通、共享。所以，在微時代的環(huán)境之下，秘書可以適當(dāng)減少發(fā)紙質(zhì)文件的數(shù)量，充分利用微信、微博等微平臺實(shí)現(xiàn)單位與單位之間的溝通交流。其次，對于一些必發(fā)的紙質(zhì)文件，就一定要“精悍”。傳統(tǒng)的洋洋灑灑的文章在現(xiàn)在社會來說浪費(fèi)了人們的大量時間和精力，長篇大論不僅不受人們的歡迎，還會遭到人們的吐槽。瞬息千變?nèi)f化的社會里，人們更追求那些比較直觀、比較短小的文章，最好能夠一句話、一張圖片就表達(dá)了你自己想說的話。雖然辦文工作不能只有一句話或者一張圖片，但是一定要講究語言簡潔，文章結(jié)構(gòu)短小，我們國家的領(lǐng)導(dǎo)層也在倡導(dǎo)公文的“微化”。所以，微時代對秘書的文字工作提出了更高的要求，秘書的工

作在微時代的影響之下要更加咬文嚼字，力求用最少的文字表達(dá)最重要的含義。最后，微時代里秘書的辦文工作還要嚴(yán)謹(jǐn)化。微時代里，一個人的優(yōu)點(diǎn)會被瞬間發(fā)揚(yáng)光大，一個人的缺點(diǎn)也會被眾所周知。秘書文字處理工作還代表著一個單位的窗口和門面，特別是一些有著比較廣泛的受眾的文件，因?yàn)檫@些受眾有來自上層社會、有來自草根階層。在微時代里，通過網(wǎng)絡(luò)，對于公開的文件，任何人都可以看到你所發(fā)的文書，如果辦文程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)，或者文字內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，很容易會被公眾吐槽，單位也會因此而產(chǎn)生形象危機(jī)，你個人也會“網(wǎng)絡(luò)走紅”，進(jìn)而被人肉搜索，你的缺點(diǎn)也會一味地被放大，這些言論都可能讓你產(chǎn)生巨大的心理壓力，對你今后的工作、生活產(chǎn)生巨大的不良影響。

（二）微時代對秘書辦會工作的影響。會議是組織決策、交流、討論的一種方式，在經(jīng)濟(jì)、政治、文化領(lǐng)域有著重要的地位，據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國科級以上的干部40%的時間都是在開會。秘書是會務(wù)工作的組織者，會議的效率、會議的效果與秘書人員的工作效率息息相關(guān)，利用微時代的各種微工具提高秘書辦會工作的效率不失為現(xiàn)代追求高效的一條捷徑。首先，會前籌備工作包括十大事件，分別是起草會議的議程和議題；確定會議對象與規(guī)模；擬定會議工作計(jì)劃；準(zhǔn)備會議文件資料；布置會場等工作。利用微工具為會前準(zhǔn)備服務(wù)，能夠大大縮短會前籌備的時間。比如，確定會議對象時，我們可以通過微信與參會人員進(jìn)行溝通，可以節(jié)約紙張或者電話費(fèi)用降低會議成本。準(zhǔn)備會議文件的時候，我們可以利用各種繪圖軟件對領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、總結(jié)報(bào)告做成平面立體形狀，或者通過微視頻來講述會議議題，達(dá)到生動而有趣的效果。其次，在會中服務(wù)時，我們需要做分發(fā)會議資料和做好會議記錄等工作。利用微平臺與工具，我們可以把會議資料以文檔的形式發(fā)給與會人員，這樣可以節(jié)約紙張，而且我們不用做會議記錄了，我們可以用微視頻把會議的整個過程錄下來，會后再進(jìn)行整理，這樣可以大大減輕秘書工作的負(fù)擔(dān)，節(jié)省時間與精力，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。最后，會議簡報(bào)或者新聞稿的寫作都能以文檔的形式發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)上，秘書可以通過與會人員的微博動態(tài)掌握會議的反饋信息，及時進(jìn)行總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，達(dá)到省時、省力、高效的效果。另外，我們還可以通過微工具，與會人員甚至可以通過微信、微博、微視頻互動召開會議，這樣你無論人在何地，只要一開手機(jī)連上網(wǎng)絡(luò)，就可以參與開會，共享會議信息，大大節(jié)約了會議的機(jī)會成本。就像現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上存在的文秘教育群，每隔一段時間定期在網(wǎng)絡(luò)上召開一次研討會，大家不用見面，就針對專業(yè)問題暢所欲言，建言獻(xiàn)策，達(dá)到良好的會議效果。但是，相應(yīng)的，“微時代”也會給秘書的會務(wù)組織工作帶來一些困擾，比如發(fā)言者的發(fā)言時間難以控制，斷電、系統(tǒng)崩潰、網(wǎng)絡(luò)中斷等等會造成會議的損失，秘書應(yīng)該做好這方面的應(yīng)急預(yù)案。

（三）微時代對秘書辦事工作的影響。微時代的到來，大大提高了秘書辦事的效率。微博、微信、微電影、微小說的發(fā)布者大多數(shù)是草根階層的百姓，這可以對秘書的信訪工作帶來極大的便利，通過微信、微博了解群眾對自己公司的意見與建議，及時解決存在的安全隱患，同時可以發(fā)布公司的相關(guān)信息，宣傳公司的產(chǎn)品以及為公司塑造良好的形象。同時，可以通過各種微視頻、微信息、微電影捕捉市場上最先進(jìn)的信息為公司服務(wù)。同時，“微時代”也會給秘書的工作帶來一些負(fù)面的影響，比如對秘書的保密工作帶來更高的難度，對秘書的檔案管理工作帶來影響，對組織的形象危機(jī)的影響等等。

總之，微時代對秘書工作具有巨大的影響。秘書要不斷提高素質(zhì)，學(xué)習(xí)先進(jìn)業(yè)務(wù)知識，積累工作經(jīng)驗(yàn)，充分利用微時代的各種微平臺，趨利避害，跟上時代的腳步，成為一名與時俱進(jìn)的合格秘書。

[1] 裴仁君.微時代與公文寫作[J] .秘書之友, 2014(10):26～28.

[2]楊麟.做好秘書工作方法探析[J].管理觀察,2014(18):25～26.

[3]單正考.“微時代”背景下看手機(jī)攝影的發(fā)展[J] .文藝生活,2014(8):278.

[4]謝道喜.“微時代”企業(yè)危機(jī)公關(guān)機(jī)制構(gòu)建[J] .新聞世界,2014(5):187～188.