加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案管理初探

文/中國石油上海銷售公司 夏颯颯

加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案管理初探

文/中國石油上海銷售公司 夏颯颯

本文通過分析加油站建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，研究加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案的構(gòu)成，尋找探索加油站建設(shè)項(xiàng)目管理的措施和方法。

加油站；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

一、加油站建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)

（一）網(wǎng)點(diǎn)布局分散。加油站屬于城市基礎(chǔ)設(shè)施，網(wǎng)點(diǎn)規(guī)劃要適應(yīng)城市或地區(qū)的整體需要。就某個地級市而言，加油站分為城市中心站、郊區(qū)站、高速公路站等等。

（二）單項(xiàng)工程周期短、投資大。據(jù)估算，在一線城市建設(shè)一個城區(qū)加油站需半年時間，投資3000萬元以上（包括土地費(fèi)用）。

（三）安全、防火、防爆要求高。加油站建設(shè)項(xiàng)目與一般工業(yè)建筑不同，具有防火、防爆、防雷、防靜電要求等特點(diǎn)。因此在建設(shè)過程中，對于消防、環(huán)保以及加氣站工藝流程要求特別嚴(yán)格。

二、加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性

加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案是加油站項(xiàng)目從立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的，具有保存價值的歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件，包括新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)更新改造及安全隱患改造等加油站建設(shè)項(xiàng)目。它是加油站建設(shè)歷程的真實(shí)記錄，是加油站生產(chǎn)、管理、維護(hù)、工程改造的真實(shí)依據(jù)和不可再生的信息資源，是加油站建設(shè)項(xiàng)目管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，是加油站建設(shè)項(xiàng)目管理的組成部分和必不可少的環(huán)節(jié)。

加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案也是全面鑒定工程質(zhì)量，便于將來加油站改造、維修的重要依據(jù)，是查明事故原因，追究事故責(zé)任的可靠憑證。同時，加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案也是進(jìn)行加油站項(xiàng)目后評價、投資工程審計、內(nèi)控測試等工作的重要依據(jù)。

三、加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案的構(gòu)成

某成品油銷售企業(yè)加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)包括該企業(yè)管轄范圍內(nèi)所有加油站的建設(shè)項(xiàng)目檔案。就某個單站而言，加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下幾個部分：

（一）加油站項(xiàng)目前期文件。主要包括項(xiàng)目現(xiàn)場考評表、談判紀(jì)要、項(xiàng)目評審表、評審紀(jì)要、可行性研究報告及報批文件、合同、專項(xiàng)申請及批復(fù)文件、地方政府批文、上級公司及公司關(guān)于項(xiàng)目的請示和批復(fù)文件、土地相關(guān)材料、報建階段相關(guān)文件材料等等。收購后改造項(xiàng)目還包括資產(chǎn)評估報告、法律意見書、資產(chǎn)移交清單、審計報告。

（二）勘察設(shè)計文件。主要包括設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件，一般改造項(xiàng)目主要為施工圖設(shè)計文件。

（三）項(xiàng)目管理文件。主要包括建設(shè)項(xiàng)目開工報告、工程總體部署、招投標(biāo)文件以及聲像資料等。

（四）施工文件。主要包括交工技術(shù)文件和竣工圖。

（五）監(jiān)理文件。主要包括施工監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理細(xì)則、施工及設(shè)備材料供應(yīng)單位資質(zhì)審核，設(shè)備、材料、工序報審資料、設(shè)計變更等。

（六）竣工驗(yàn)收文件。主要包括項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報告、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理總結(jié)、投產(chǎn)準(zhǔn)備及生產(chǎn)考核總結(jié)資料概算、預(yù)算執(zhí)行情況、竣工決算及審計意見、固定資產(chǎn)清冊、竣工驗(yàn)收會議文件、驗(yàn)收證書及驗(yàn)收委員會名冊、簽字、驗(yàn)收備案文件環(huán)境保護(hù)、勞動安全衛(wèi)生、消防、防雷、規(guī)劃、檔案等驗(yàn)收審批文件等。

（七）證照。主要包括上海市房地產(chǎn)權(quán)證、營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（國稅、地稅）、成品油零售經(jīng)營許可證書、防雷防靜電合格證、化學(xué)危險品經(jīng)營許可證、罐容表、加油機(jī)鑒定證書等。

四、加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題及解決方法

（一）存在的問題。1.缺少專業(yè)檔案管理人員。加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案區(qū)別于企業(yè)一般管理類檔案,檔案機(jī)構(gòu)和人員因項(xiàng)目設(shè)立而臨時組建或兼職,從業(yè)人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),缺少經(jīng)驗(yàn),不了解加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案形成規(guī)律和專業(yè)要求,工作開展往往無從入手,無法滿足加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的需要。2.檔案收集歸檔不及時。加油站建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量較多，且地理位置分散，檔案人員無法全范圍、全程跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，對于建設(shè)項(xiàng)目檔案形成過程以及竣工檔案驗(yàn)收的控制存在一定困難，造成各地區(qū)、各階段形成的建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔不及時，常常事后追補(bǔ)，影響后期建設(shè)項(xiàng)目檔案整體質(zhì)量。3.缺乏完整的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。加油站屬于化學(xué)危險品場所，在其建設(shè)過程中形成的檔案資料有其特殊的要求和規(guī)范。目前，我們還缺乏完整的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，致使加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案工作相對滯后。

(二)解決方法。1.明確各方職責(zé)，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。加油站建設(shè)項(xiàng)目管理涉及多個部門和單位，包括檔案部門、投資工程管理部門、項(xiàng)目所在地的分支機(jī)構(gòu)、施工單位和監(jiān)理單位等。因此，為避免各部門和單位之間相互扯皮，應(yīng)建立相關(guān)制度，明確各方的職責(zé)。加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案管理職責(zé)可做如下劃分：檔案部門負(fù)責(zé)歸口管理公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，對建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收并接收、保管檔案實(shí)體；投資工程管理部門負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程控制；項(xiàng)目所在地的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目

檔案施工、竣工驗(yàn)收、證照辦理等環(huán)節(jié)的階段控制；投資工程部門和分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累、整理和編制項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件、竣工驗(yàn)收文件以及各類證照；施工單位負(fù)責(zé)收集、整理和編制項(xiàng)目施工文件和竣工圖；監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理和編制項(xiàng)目監(jiān)理文件。2.做好加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍確認(rèn)和考核評比。加油站建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，有時會出現(xiàn)多個加油站項(xiàng)目同一時間開工，同一時間竣工，勢必造成檔案人員在開展建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作時會顧此失彼，影響歸檔質(zhì)量。因此，開展加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔工作時，首先要做好加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍確認(rèn)工作。一般由投資工程部門提供加油站建設(shè)項(xiàng)目投運(yùn)統(tǒng)計報表或工程項(xiàng)目進(jìn)度表，以此為據(jù)，確定加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍，從而確保所有投運(yùn)加油站的建設(shè)項(xiàng)目檔案都能及時歸檔。另外，由于加油站建設(shè)項(xiàng)目一般是由地市級公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施和監(jiān)管，要充分調(diào)動各地市級公司加油站建設(shè)項(xiàng)目歸檔積極性，可將加油站建設(shè)項(xiàng)目歸檔納入到各分公司勞動競賽和業(yè)績考核，在某種程度上能提高加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔的及時率和齊全率。3.加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行五方驗(yàn)收制度?？⒐を?yàn)收是項(xiàng)目建設(shè)的最后一道程序，是工程建設(shè)轉(zhuǎn)入正式生產(chǎn)并辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)的標(biāo)志，是全面考核項(xiàng)目建設(shè)成果，檢查項(xiàng)目勘察設(shè)計、器材設(shè)備、施工質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。按照規(guī)定，加油站建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收均應(yīng)進(jìn)行檔案資料的驗(yàn)收。加油站建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案驗(yàn)收實(shí)施五方驗(yàn)收審核制度,項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位、分支機(jī)構(gòu)、投資工程部門和檔案部門按照檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的驗(yàn)收原則，分別對整個加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核并出具驗(yàn)收意見。審核標(biāo)準(zhǔn)為：檔案的完整應(yīng)在了解整個建設(shè)項(xiàng)目概述的情況下，對照加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行檢查。檔案的準(zhǔn)確應(yīng)檢查建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容是否真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目竣工時的實(shí)際情況和建設(shè)過程，是否做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)是否完備。檔案的系統(tǒng)應(yīng)檢查建設(shè)項(xiàng)目檔案是否按其形成規(guī)律立卷，是否保持了文件間的有機(jī)聯(lián)系，分類、組卷是否科學(xué)合理。4.培養(yǎng)加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的專家隊(duì)伍。加油站建設(shè)項(xiàng)目具有一般工程建設(shè)項(xiàng)目的共性特征，但因其屬于化學(xué)品危險行業(yè)，還具有其自身特點(diǎn)。加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案與其他工程建設(shè)項(xiàng)目檔案相比，既有共性也有特性。加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員一方面要了解加油站建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)、分部以及工藝流程，熟悉加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案構(gòu)成范圍和內(nèi)容，特別是隱蔽工程檔案和一些特殊工藝環(huán)節(jié)形成的檔案。在綜合性經(jīng)營的加油站，還包括快速換油中心以及便利店建設(shè)項(xiàng)目檔案。另一方面，還要熟悉建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的流程和方法。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的培訓(xùn)，培養(yǎng)一支既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉加油站建設(shè)項(xiàng)目的專家隊(duì)伍，提高加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收水平和效果。

五、結(jié)束語

加油站是成品油銷售企業(yè)最基本的經(jīng)營單元，加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案是成品油銷售企業(yè)檔案重要的組成部分，是企業(yè)重要的信息資源，也是衡量企業(yè)加油站管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。因此，做好加油站建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，是企業(yè)加油站基礎(chǔ)管理的內(nèi)容，也是服務(wù)加油站建設(shè)和管理的有效手段。

[1]吳琳.重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的實(shí)踐和探討，檔案學(xué)研究2009(5).