企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及應對策略分析

文/廣東電網(wǎng)有限責任公司東莞供電局 鄧茵

企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及應對策略分析

文/廣東電網(wǎng)有限責任公司東莞供電局 鄧茵

本文首先對企業(yè)文書檔案管理中存在的問題進行了討論，接著分析了問題產(chǎn)生的原因并提出了一些應對策略，最后總結(jié)了企業(yè)文書檔案管理問題解決之后，文書檔案管理工作所取得的進展。希望本文能夠為企業(yè)文書檔案管理工作的發(fā)展提供幫助和建議。

企業(yè)文書檔案；管理問題；對策

檔案是對過去發(fā)生的事情所做的記錄和總結(jié)，檔案由大量的與事件相關(guān)的信息和資料組成，能夠為人們進行后續(xù)的工作提供借鑒和幫助。對于企業(yè)來說，文書檔案管理工作的意義在于記錄企業(yè)發(fā)展過程中的大小事務，使企業(yè)發(fā)展歷史能夠體現(xiàn)在一系列文件和檔案當中，因此，探討企業(yè)文書檔案管理中的問題，尋求如何完善文書檔案管理工作，對企業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

一、企業(yè)文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案文件收集問題。企業(yè)文書檔案管理的文件及資料包括企業(yè)經(jīng)營過程中各個部門的日常業(yè)務報表、企業(yè)制度改革文件、企業(yè)員工入職、員工職業(yè)發(fā)展過程檔案（員工先進評定文書）等，因此，檔案管理部門要收集的文件類型很多，文書檔案資源來源分散且廣泛，加之不同業(yè)務部門對檔案材料的收集要求不同，導致了文書檔案收集的標準不統(tǒng)一，材料不完整、不全面，給日后企業(yè)查考編研工作的順利開展帶來了阻礙。同時，由于不同業(yè)務部門對本部門所產(chǎn)生的文書檔案重視程度不同，檔案管理工作人員對同一時期產(chǎn)生的企業(yè)文書檔案無法統(tǒng)一收取，使得檔案收集工作整體推動較為困難，工作進度緩慢，影響了檔案的及時歸檔。

（二）文書檔案管理方式落后。企業(yè)文書檔案管理工作中存在的另一個問題就是文書檔案管理方式比較落后。很多企業(yè)目前還采用紙質(zhì)文書為主要的檔案形成方式，檔案也由大量的紙張堆積而成，一旦這些文書檔案入庫，再次搬運和尋找就比較困難；另外，有些企業(yè)盡管已經(jīng)在進行信息化檔案管理建設(shè)，但也僅限于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔形式，并沒有形成全面的檔案信息化管理，檔案調(diào)用和分析工作進展緩慢。企業(yè)文書檔案管理方式落后直接影響了檔案管理工作的效率，也會影響檔案管理工作人員的工作熱情，使檔案管理工作人員的職業(yè)能力遲遲得不到發(fā)展，進而影響文書檔案管理的整體發(fā)展。

（三）文書檔案利用率低。提供檔案保管及調(diào)用服務，使企業(yè)員工重視個人檔案的管理及利用，也是企業(yè)文書檔案管理日常工作的一部分，這反映出企業(yè)檔案管理工作對員工個人職業(yè)發(fā)展的服務性；同時，文書檔案還能夠為企業(yè)經(jīng)營和管理提供第一手資料，例如，通過對企業(yè)財務檔案的分析，能夠總結(jié)出企業(yè)盈利的基本情況，為企業(yè)規(guī)避經(jīng)營風險提供建議。但是，很少有企業(yè)管理者和員工會因為企業(yè)發(fā)展需要或個人發(fā)展需要來調(diào)用檔案。經(jīng)常出現(xiàn)的一種情況是，企業(yè)管理者對文書檔案進行調(diào)取是因為政府工作檢查或行業(yè)研討會議的需要；而員工調(diào)取檔案是因為離職。在企業(yè)中，很多員工對檔案服務幾乎一無所知，使檔案管理的服務性減弱，文書檔案的利用率也比較低。

二、應對文書檔案管理問題的策略

（一）制定文書檔案管理條例。企業(yè)文書檔案管理中存在文件收集問題，其主要原因在于，企業(yè)對各部門各類檔案的呈交并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范，有些企業(yè)對檔案文件提交進行了規(guī)范，但是這類規(guī)范的執(zhí)行力度很弱，文書檔案的收集效率始終難以提升。為了解決這一問題，建議企業(yè)自定文書檔案管理條例，規(guī)范檔案文件形式和文書資料格式。首先，企業(yè)檔案管理部門應該按照以往檔案工作總結(jié)下來的經(jīng)驗，確定企業(yè)各部門所要提交的檔案的基本類型，以及這些文件的基本內(nèi)容，制定固定的表格形式，下發(fā)給各個部門。針對特殊的檔案，如企業(yè)項目開發(fā)檔案等，則要求員工個人或各部門盡量提交完備的資料，以便進行檔案文件資料收集。其次，企業(yè)檔案管理部門應該確定企業(yè)各部門呈交日常經(jīng)營檔案的時間，將提交相應的文書資料寫入部門管理細則當中，選定各部門的檔案資料負責人，將提交文書資料納入該負責人的績效考評環(huán)節(jié)，對遲交、誤交文書檔案的行為予以相應的懲處，以此強制各部門按時呈交檔案，提高企業(yè)其他部門對檔案管理工作的重視程度。

（二）繼續(xù)進行檔案信息化管理建設(shè)。企業(yè)文書檔案管理方法落后的主要原因在于企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)不足。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實現(xiàn)對企業(yè)各類檔案的統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，能夠使文書檔案管理工作效率大幅度提升。要實現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要對應的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設(shè)備并按照實際要求向企業(yè)相關(guān)主管部門提出申請。其次，應該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，包括檔案工作軟件的應用、公司檔案庫與政府檔案庫的聯(lián)網(wǎng)、集團公司各子公司之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等，并真正實施這些信息化管理戰(zhàn)略，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控，以便信息化檔案管理工作能夠真正實施起來。最后，企業(yè)還應該重視對檔案管理工作人員進行與信息化管理相關(guān)的職業(yè)技能培訓，使員工能夠應用信息化設(shè)備進行紙質(zhì)文書檔案的格式轉(zhuǎn)化，將文書檔案進行數(shù)據(jù)庫歸檔，對文書檔案中的重要資料進行數(shù)據(jù)分析，以便為企業(yè)發(fā)展提供相應幫助。

（三）進行檔案工作宣傳。企業(yè)文書檔案的利用率低，其主要原因在于企業(yè)管理者和普通員工都不重視檔案管理工作，也不能認識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展和員工個人發(fā)展的重要性。能夠解決這一問題的根本方法是進行文書檔案管理工作的宣傳，通過宣傳，使企業(yè)上下認識到檔案對組織和個人發(fā)展的協(xié)助作用，使企業(yè)管理者和員工形成主動應用檔案的意識。企業(yè)檔案管理部門可以與企業(yè)文化發(fā)展相關(guān)的部門聯(lián)合，在企業(yè)文化建設(shè)的過程中，以企業(yè)發(fā)展歷史為主題進行企業(yè)文化宣傳，在這樣的宣傳活動里，檔案部門能夠為企業(yè)文化建設(shè)活動提供強大的支持，也能夠使企業(yè)領(lǐng)導重視文書檔案管理工作；此外，檔案管理部門還可以與人力資源管理部門聯(lián)合，以每年優(yōu)秀員工的選拔為契機，編制“員工個人發(fā)展鑒定書”，通過優(yōu)秀員工個人工作經(jīng)歷和職業(yè)建樹的總結(jié)，展現(xiàn)出檔案管理對員工個人發(fā)展的強大表現(xiàn)力，以此促進普通員工重視個人檔案的應用。

三、文書檔案管理問題改善的實際作用

通過各種能夠改善文書檔案管理問題的策略，企業(yè)文書檔案管理的工作效率會明顯提升，表現(xiàn)在檔案資料收集更全面、更迅速、歸檔更完善等方面；另外，企業(yè)檔案服務水平也會明顯提高，企業(yè)領(lǐng)導能夠根據(jù)文書檔案資料進行企業(yè)經(jīng)營問題總結(jié)并提出解決對策，員工個人也對自己的職業(yè)發(fā)展狀況了解得更加清楚。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)文書檔案管理工作雖然還存在一些問題，但是，只要檔案管理部門主動尋求問題解決的方式，改變檔案管理工作模式、積極進行檔案服務宣傳，文書檔案管理問題就能夠妥善解決，檔案管理部門也能夠在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮應有的作用。

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