論企業(yè)改革與檔案管理

文/中國中元國際工程有限公司 黃瑛

論企業(yè)改革與檔案管理

文/中國中元國際工程有限公司 黃瑛

本文分析了企業(yè)改革與檔案管理面臨的新問題，探討如何加強檔案管理工作，使檔案工作在企業(yè)改革中進一步得到發(fā)展和完善。

企業(yè)改革；檔案管理

隨著我國經濟體制改革的深入和發(fā)展，企業(yè)也面臨著競爭和改革的挑戰(zhàn)，為了適應市場經濟的需要，必須按現(xiàn)代企業(yè)制度來管理企業(yè)。2001年8月，根據(jù)《關于工程勘察設計單位體制改革若干意見的通知》，機械工業(yè)部設計研究總院正式更名為中元國際工程設計研究院，成為科技型企業(yè)。同時，通過管理體制的改革，我院正式與政府部門脫鉤，歸屬于中央管理的企業(yè)中國機械工業(yè)集團有限公司。2003年，以中元國際工程設計研究院為主，與中國機械電腦應用技術開發(fā)公司和機械工業(yè)規(guī)劃研究院重組合并，設立了中國中元興華工程公司。2006年，中國中元興華工程公司更名為中國中元國際工程公司。企業(yè)進入了資源整合、戰(zhàn)略重組的快速發(fā)展時期。2013年，中國中元國際工程公司完成了企業(yè)改制，更名為中國中元國際工程有限公司，成為了法人獨資企業(yè)。企業(yè)改革重組、完成改制的過程也是企業(yè)各項工作劇烈變動的時期，企業(yè)檔案工作的發(fā)展也面臨重大的挑戰(zhàn)與機遇。企業(yè)檔案工作作為企業(yè)生產經營管理的組成部分和重要環(huán)節(jié)，面對新形勢，新任務，我們檔案人員應如何認識問題，如何來加強自身工作，才能適應不斷深入變革的時代，需要我們認真研究。

一、企業(yè)改革后檔案管理工作中面臨的新問題

（一）檔案意識有待提高。首先我們要認識到，企業(yè)改革重組，機構調整，內部機構人員發(fā)生了很大的變化，由于個別人員檔案意識不強，對檔案不重視，造成歸檔文件資料不能及時地歸檔立卷。檔案意識的薄弱，如：上級來文未按規(guī)定發(fā)送到公司綜合管理部，而直接發(fā)到承辦部門，這些部門往往忽視應到公司綜合管理部辦理簽收的程序，而自行傳遞、辦理，導致不歸檔，造成了企業(yè)檔案的不完整、不準確、不系統(tǒng)，使檔案失去應有的價值。完整、系統(tǒng)的文書檔案不僅反映企業(yè)管理水平，而且映射企業(yè)管理整體素質。因此可以說，文書檔案管理的好壞，檔案意識至關重要。

（二）檔案保護收集工作。檔案工作人員不可能參加公司的各項活動，及時掌握各類信息，有針對性地進行文件材料的收集工作。而參加各種重要活動、會議的人員，若無人督促，很少人能主動將有保存價值的文件材料整理、歸檔，因而難以收集齊全。至使檔案材料短缺，手續(xù)不完備，直接影響檔案立卷的歸檔，檔案管理不規(guī)范。如：有關的內部單位部門不熟悉或不遵守文書及檔案管理方面的操作規(guī)范和方法，只憑經驗辦事，文件的收集遞送工作不及時、不規(guī)范，結果只能使許多重要的有存檔價值的文件失去歸案的機會。而檔案材料來源渠道多、內容涉及范圍廣，且這些材料分散于不同的工作階段，以及不同的管理人員和工作人員手中，只有及時地進行收集、整理，才能確保其齊全完整。

（三）檔案人員隊伍不穩(wěn)。企業(yè)改革重組，機構調整，內部人員發(fā)生了很大變化，人員素質參差不齊。檔案產生于工作及工作管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務、又有責任心的人員來管理。企業(yè)檔案管理模式重構是對傳統(tǒng)方式、手段的改進與提高，需要具有一支精通企業(yè)檔案管理業(yè)務、掌握企業(yè)信息服務技能的人才隊伍，這也是企業(yè)檔案管理模式重構的必然要求。

（四）檔案制度方面。在企業(yè)改制過程中，檔案的交接缺乏約束機制，造成檔案資料的遺失和斷檔。在企業(yè)改革或重組的操作程序中，對撤、并或整體劃轉的單位，其人、財、物的交接都有比較具體的規(guī)定，而檔案如何交接，缺乏具體的實施細則或規(guī)定，致使部分撤、并單位的檔案，或者有一定價值的檔案資料，仍留在部分管理人員手中。如果這些人員面臨下崗分流、重新就業(yè)的選擇，勢必無暇顧及檔案的整理移交。這就是檔案管理制度方面不明確，責任不分明造成的后果之一。應當完善企業(yè)檔案管理人員的配備，完善檔案管理體制。

二、企業(yè)改革過程中檔案管理工作應采取的措施

（一）提高檔案意識。檔案管理人員應依據(jù)檔案工作的新特點、新情況，深入細致地開展宣傳檔案法規(guī)和檔案工作的活動，努力提高員工的檔案意識，特別要強化各管理部門領導的檔案意識，使他們能充分認識到檔案的重要性，并自覺地把檔案管理工作納入本部門的工作計劃和議事日程。同時，檔案工作人員應不失時機地宣傳企業(yè)檔案的重要性，讓人人知道檔案重要，檔案必須集中保管。使企業(yè)全體員工清楚地認識到，在從事企業(yè)各項活動中所形成的屬于歸檔范圍的文件材料，既是自己辛勤勞動汗水的結晶，更是企業(yè)各個環(huán)節(jié)的歷史文化財富，受《檔案法》保護，私人無權占為己有，必須使之完整無缺，并按規(guī)定向檔案工作人員移交。

（二）切實改進檔案收集工作。檔案部門要定期對檔案工作進行指導監(jiān)督。檔案工作人員要深入了解各部門的工作內容和工作規(guī)律，把握其歸檔的文件材料的范圍，制定出相應的收集工作計劃，指導各部門有步驟、有計劃地安排落實好檔案的收集工作。同時檔案部門工作人員要及時了解各立檔部門的工作動態(tài)，盡力幫助他們解決實際困難。企業(yè)檔案工作做得好壞，將直接影響到企業(yè)各項工作的順利開展。如何抓好企業(yè)改制后的檔案工作，本人認為：首先要加大《檔案法》宣傳力度，進

一步增強全體職工的檔案意識。各級領導和企業(yè)法人要提高對檔案工作的認識，把檔案工作真正納入企業(yè)管理程序，列入企業(yè)的工作計劃，納入企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。其次要強化檔案業(yè)務監(jiān)督指導，全面提高企業(yè)檔案管理水平。各級主管部門的檔案機構要按照有關規(guī)定，加強對所屬企業(yè)改制后的檔案工作的監(jiān)督和指導。各級檔案部門也要大膽地抓好改制后企業(yè)檔案工作，要明確企業(yè)改制后檔案的收集、分類、歸檔等具體辦法，幫助推進企業(yè)檔案管理規(guī)范化、標準化建設。最后要轉變工作作風，重視對改革后企業(yè)檔案工作的調研，做好服務工作。改革后的企業(yè)檔案工作如何適應新形勢、新情況，需要我們去研究、探索。我們必須轉變工作作風，深入企業(yè)開展認真細致的調查研究，針對企業(yè)檔案工作中的熱點和難點，總結出一套符合企業(yè)現(xiàn)狀、切實可行的檔案管理辦法，使企業(yè)檔案工作為促進企業(yè)管理、加速企業(yè)發(fā)展做好服務工作。

（三）建立高素質的檔案工作隊伍。要做好檔案管理工作，首先需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務能力較強的檔案工作隊伍。其次要注重對檔案工作人員進行再教育，包括專業(yè)知識教育和職業(yè)道德教育。通過這些教育，增強檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神，提高檔案工作人員的專業(yè)水平。再次，要逐步培養(yǎng)檔案人員的創(chuàng)造性，激勵檔案工作人員研究檔案和檔案工作，提高其學術水平。在企業(yè)檔案管理的模式重構實踐中，人是企業(yè)檔案管理模式重構的核心，既是模式重構的實施者，又是模式重構的受益者，其整體素質的優(yōu)劣高低，必將影響到企業(yè)檔案管理模式重構的建設質量與實際效果。因此，必須研究制定提升企業(yè)檔案管理人才素質與業(yè)務技能的培養(yǎng)辦法、培養(yǎng)內容和培養(yǎng)制度，加大對專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)力度，建立科學的人才管理辦法，并從吸收、激勵、管理、教育等方面不斷地加以完善，切實使企業(yè)檔案管理的模式重構獲得良好的人才條件支持。

（四）健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是企業(yè)的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到充分體現(xiàn)制度的權威性。此外，還應該利用現(xiàn)代信息技術為檔案管理服務，利用計算機進行檔案的編碼管理，提高查詢效率，建立電子檔案和數(shù)據(jù)庫，使檔案更高效地為企業(yè)服務。只有建立健全一套完整的檔案管理制度，并確定檔案管理人員的職責范圍，使檔案管理人員樹立強烈的責任心、事業(yè)心，這樣才能體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學性。

總之，檔案管理工作是企業(yè)改革的重要組成部分。做好檔案管理工作，重要的是應從其特點出發(fā)，從思想上提高認識，從制度上加強建設，從提高檔案管理人員技術水平等方面入手，充分開發(fā)利用企業(yè)檔案信息，為企業(yè)檔案工作服務，為企業(yè)生產經營管理服務。使企業(yè)檔案人員更好地完成企業(yè)改革進程中的重任，適應企業(yè)對檔案工作不斷提出新的要求，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)改革中進一步得到發(fā)展和完善。