做好圖書館辦公室工作的三點思考

文/國家圖書館辦公室 張鵬

做好圖書館辦公室工作的三點思考

文/國家圖書館辦公室 張鵬

做好圖書館辦公室工作，不僅需要有高度的服務意識和接待意識，而且還應加強公文寫作與處理、解決兩難能力的培養(yǎng)。同時還應從身邊細節(jié)做起，加強學習、勇于創(chuàng)新，提高綜合能力水平。

圖書館；辦公室工作；公文寫作

圖書館辦公室作為全館的中樞職能機構，承擔著為館領導及各部門服務的重要職責。辦公室的日常工作，主要包括上情下達、下情上傳、公文流轉、內外聯(lián)系等內容，無不體現著“服務”二字。辦公室工作效率與辦公質量的高低直接影響圖書館的整體發(fā)展。隨著數字化、信息化、網絡化的不斷發(fā)展，對圖書館辦公室工作提出了更多新的要求。

一、做好辦公室工作，需要有高度的服務和接待意識

一是要增強為人服務意識。要做好辦公室工作，首先從理念上不斷強化服務意識，自覺實現“四個提高”，即從偏重于宣傳崗位工作到辦公室全方面綜合能力的提高。從簡單的文字起草到重要稿件起草的提高。從單憑經驗操作到實行科學化管理的提高。從被動接受任務到主動+服務的提高。自覺以實際行動，把為上級領導、各部門的服務有機結合起來。既要正確執(zhí)行方針政策，又要積極轉變作風，為全館的工作搭建橋梁和紐帶。同時，在開展工作的過程中要有寬闊的心胸和甘于奉獻的精神，保持寬松平和的心態(tài)，更好地為各項工作做好服務。

二是要提高禮儀接待意識。內在修養(yǎng)的提煉是提高職業(yè)禮儀接待最根本的源泉。除了具備公文的寫作及處理等實用性范例與技能外，還應學習有關辦公室接待禮儀方面的知識。接待工作是黨是一項嚴肅、細致、具體的工作。在辦公室工作不僅要誠懇、熱情、耐心、細致，具備多崗位的工作能力，更要注重自身的修養(yǎng)，要充分體現優(yōu)雅得體的內涵；我們在從事文字及宣傳工作的同時，也應該注重外部形象的塑造以及電話聯(lián)絡、見面禮儀等接人待物的規(guī)范，比如給領導打電話的時間、與不同人握手的注意事項等等。這些都是自我尊重和尊重他人的表現，也能反映出辦公室人員的工作態(tài)度和精神風貌。

二、做好辦公室工作，需要有良好的公文寫作和解決兩難能力

一是提高公文處理和寫作的能力。1.遵循公文處理的四個原則：實事求是原則（擬文切合實際、發(fā)文立足實際、辦文符合實際）；準確規(guī)范原則（把握質量關、程序關、出入口關）；精簡高效原則（減少文山會海，嚴格控制規(guī)格和數量，突出有效性、時效性）以及安全保密原則。2.加強公文寫作的能力培養(yǎng)。要寫好公文，首先要備好與公文寫作相關的工具書及學習資料，認真學習和掌握寫作的基本原則和技巧；要勤學苦練，先學會看各種公文，寫公文時要由簡單到復雜；多了解本單位的實際情況，包括主要業(yè)務、發(fā)展歷程、重要活動等；多了解多方面的基礎知識，如人文、歷史等。

二是提高解決兩難問題的能力。1.處理突發(fā)事件的能力。處理突發(fā)事件分為編制應急預案、預警階段、災后重建，處理原則包括以人為本，損失降到最??；領導親赴現場；迅速作出決策；迅速啟動應急預案；及時溝通，取得上級支持；建立防火墻，劃出安全地帶。2.媒體應對能力。主要有以下幾點：一是學會和記者打交道，不當敵人也不當朋友。二是要及時搶占輿論先機。三是不要和記者爭論。四是要適時公布事件真相。五是善于用法律武器維護自身合法權益。六是善于回答記者采訪。

三、做好辦公室工作，需要從身邊細節(jié)入手

一是加強學習，不斷提高邊工作邊學習的能力。樹立“工作學習化、學習工作化”的學習理念，把學習當作一種責任、一種習慣。要加強對黨的方針政策理論，特別是有關習總書記系列重要講話的學習，堅定政治立場和政治方向，提高政策理論水平和政治素顏，加快知識更新、增強學習的系統(tǒng)性、時效性和針對性，主動向領導學、向身邊的同事學，不斷提高自身工作學習能力。同時還要大力加強學習語言藝術，在實際工作中注重文字錘煉，提升文學素養(yǎng)，不斷提高語言文字的駕馭能力。

二是精于勤奮，切實提高各項工作水平?！皹I(yè)精于勤而荒于嬉”。以更加勤奮的態(tài)度、更加敬業(yè)的精神投入到工作中，要做到：多看，即在平時的工作中尋找方法，了解情況，掌握更多知識技能，從而更快更好地適應不斷變化的辦公室工作要求；多做，即在積累多種信息和資料的同時，要多梳理總結，完善信息儲備，在以后的公文寫作中，才能信手拈來，唯我所用；多想，即多去思考領導所想，多去關注領導的講話、見解和思路，這樣才能為以后的重要文字起草提供幫助；多聽，即要善于傾聽領導和同事的意見和建議，在不斷的意見交換中提高寫作水平。

三是勇于創(chuàng)新，努力提高辦公室工作的綜合水平。面對信息網絡化時代的發(fā)展，特別是微博、微信的廣泛應用，辦公室內的工作更要適應時代的發(fā)展勇于創(chuàng)新。比如收集信息資源不再是局限于圖書、網絡，很多重要的時政信息及材料通過微信朋友圈就會第一時間發(fā)到手機上，可以利用平時的碎片化時間學習這些重要內容；此外，在起草文字材料中，形式上雖然是固定的，但內容上可以創(chuàng)新，多從立意、謀篇布局、語法邏輯、遣詞造句等方面揣摩推敲，力求新意，表達準確。這樣，在實干中不斷總結經驗、不斷完善工作、不斷創(chuàng)新。

[1] 杜建蓉.新形勢下高校圖書館辦公室工作探析[J].吉林省教育學院學報，2014(05).

[2] 武尚帥，張萍，賈博，李靜儀.立足四大職能發(fā)揮不斷提高辦公室工作水平 [J].辦公室業(yè)務，2015(01).

[3] 余堰萍.高校圖書館辦公室工作的反思與創(chuàng)新[J].圖書館界， 2010（05）.