試論企業(yè)辦公室外聯(lián)工作

文/神華煤制油化工有限公司鄂爾多斯煤制油分公司 王曉燕

試論企業(yè)辦公室外聯(lián)工作

文/神華煤制油化工有限公司鄂爾多斯煤制油分公司 王曉燕

企業(yè)辦公室工作者要順應經(jīng)濟社會變化，從管理觀念、管理手段等不同方面去努力，不斷增進外聯(lián)工作的質(zhì)量和效率，探索出市場經(jīng)濟環(huán)境下企業(yè)辦公室外聯(lián)工作的新路徑，達到為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更好發(fā)展環(huán)境的目的。

市場經(jīng)濟；企業(yè)辦公室；外聯(lián)工作；責任意識；管理改革

企業(yè)作為物質(zhì)生產(chǎn)部門，在國家和社會經(jīng)濟生活中處于極其重要的地位，其生產(chǎn)、管理狀況和社會經(jīng)濟發(fā)展息息相關(guān)。而企業(yè)辦公室作為企業(yè)管理的重要職能部門，在企業(yè)生產(chǎn)和企業(yè)管理中又發(fā)揮著“中樞神經(jīng)”的作用。辦公室在各級黨政機關(guān)和企事業(yè)單位，歷來有著十分重要的地位。它是各級各類部門制定、實施和修正政策的“中樞神經(jīng)”，是收集、加工、傳遞與反饋信息的綜合網(wǎng)絡(luò)，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四方、保證機關(guān)正常運轉(zhuǎn)的重要“樞紐”。其中，在企業(yè)辦公室的各項職能中，開展外聯(lián)工作是辦公室的重要職能形式。尤其在市場經(jīng)濟環(huán)境下，辦公室開展外聯(lián)工作的質(zhì)量和效率，會對企業(yè)生產(chǎn)和管理工作產(chǎn)生直接的影響作用。因而，如何在市場經(jīng)濟環(huán)境下提高辦公室外聯(lián)工作的質(zhì)量和效率，是一個值得認真研究的問題。

一、企業(yè)辦公室外聯(lián)工作的主要對象

在計劃經(jīng)濟時代，企業(yè)辦公室主要承擔企業(yè)生產(chǎn)信息收集與管理、領(lǐng)導層決策意見的采集與傳達、企業(yè)辦公設(shè)施保障管理辦法制定和管理秩序的維護等工作內(nèi)容。從中可以看出，計劃經(jīng)濟時代的企業(yè)辦公室的職能形式，主要以做好企業(yè)內(nèi)部服務(wù)為主要的職能形式。正因此工作性質(zhì)，有人將辦公室形象地稱之為“企業(yè)的保姆”。但在新的環(huán)境下，企業(yè)辦公室的職能形式發(fā)生了巨大變化。在市場經(jīng)濟時期，企業(yè)辦公室不僅要承擔傳統(tǒng)的管理職能，還要承擔對外聯(lián)絡(luò)的職能。這就意味著，企業(yè)辦公室的工作不再僅僅局限于對本單位事務(wù)的監(jiān)督和管理，還要根據(jù)不同的外聯(lián)對象，制定相應的工作方略，開展相應的工作內(nèi)容。一般而言，根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)所處的市場環(huán)境特點，可以將企業(yè)面對的社會關(guān)系分為三種不同的類型，即企業(yè)與政府關(guān)系、同行業(yè)之間的企業(yè)關(guān)系和企業(yè)與社會其他企事業(yè)部門關(guān)系。其中，企業(yè)和社會企事業(yè)部門的關(guān)系主要包括企業(yè)和銀行、企業(yè)和交通信息單位之間的關(guān)系。事實上，企業(yè)所面臨的這三種關(guān)系直接決定了企業(yè)辦公室開展外聯(lián)工作的對象，即辦公室與政府之間的聯(lián)系工作、辦公室與同類企業(yè)之間的聯(lián)系工作、辦公室與社會其他單位之間的聯(lián)系工作。筆者在工作過程中，為了更好地履行辦公室外聯(lián)職能，故對辦公室與這些單位之間的工作內(nèi)容與工作性質(zhì)進行了細致的研究，并根據(jù)不同的外聯(lián)對象，對企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)進行了歸類分析。

（一）企業(yè)辦公室與政府職能部門之間的聯(lián)系。企業(yè)與政府關(guān)系是企業(yè)社會關(guān)系的基礎(chǔ)，也是企業(yè)辦公室外聯(lián)職能中最重要的工作內(nèi)容。與政府關(guān)系處理好了，就可以為企業(yè)正常的生產(chǎn)運營工作提供良好的發(fā)展環(huán)境，因而能否做好與政府的外聯(lián)工作，不僅是辦公室的重要職能形式，從某種意義上講，也是衡量企業(yè)辦公室現(xiàn)代職能水平的重要標志。從企業(yè)與政府部門之間的關(guān)系特征看，企業(yè)辦公室外聯(lián)工作主要包括以下幾方面的內(nèi)容。第一，與立法機關(guān)、監(jiān)察和監(jiān)督機關(guān)以及同政府相關(guān)職能部門之間的溝通工作。企業(yè)正常運營需要良好的法制環(huán)境，辦公室可以根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點，與立法機關(guān)和監(jiān)督機關(guān)建立積極的、有效的關(guān)系渠道，將本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營信息及時地反饋給這些部門，增進他們對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況的認識和了解程度，從而為企業(yè)生產(chǎn)創(chuàng)造良好的正常環(huán)境。第二，協(xié)助政府部門做好社會工作，通過開展社會公益活動等支持政府工作，同時也為企業(yè)經(jīng)營創(chuàng)造良好的社會形象。第三，根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，做好政府公關(guān)工作。加入WTO后，面對全球一體化的市場環(huán)境，政府與企業(yè)之間將呈現(xiàn)新型的關(guān)系特點，如何做好政府公關(guān)工作對于企業(yè)發(fā)展而言，意義重大。企業(yè)辦公室作為企業(yè)外聯(lián)的職能部門，需要從公關(guān)的客體、公關(guān)的路徑、公關(guān)的策略等不同方面，精心設(shè)計，落實企業(yè)發(fā)展的重大項目決策。

（二）同行企業(yè)之間的外聯(lián)工作。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，尤其在市場經(jīng)濟環(huán)境下，要想實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，需要與同類企業(yè)之間建立良好的合作伙伴關(guān)系。全球競爭環(huán)境的日益激烈以及顧客需求的快速變化使得制造商越來越關(guān)注產(chǎn)品的制造速度、產(chǎn)品的穩(wěn)定性、研發(fā)能力以及快速響應市場變化的能力。同行企業(yè)之間在充分溝通的基礎(chǔ)上，根據(jù)國際市場發(fā)展需要確立合作伙伴關(guān)系，對于促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展而言，意義重大。企業(yè)辦公室要善于在企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃精神的指導下，與同類企業(yè)建立常態(tài)的友好往來關(guān)系，通過開展信息交流、管理評鑒等活動，互通有無，實現(xiàn)良性競爭氛圍下的共同發(fā)展。

（三）企業(yè)辦公室與社會企事業(yè)單位之間的聯(lián)系。在現(xiàn)代社會語境下，企業(yè)要實現(xiàn)自身的可持續(xù)性發(fā)展，需要建立良好的社會形象，需要與社會生活中的其他各種企業(yè)、事業(yè)單位建立良好的合作關(guān)系。比如，企業(yè)發(fā)展需要與銀行建立良好的合作關(guān)系，以為企業(yè)發(fā)展開拓資金來源；甚至，企業(yè)還需要與信息經(jīng)營部門如通信公司、電信運營公司等部門在合作共贏的基礎(chǔ)上建立利益互補的合作關(guān)系，通過這些部門所掌握的信息途徑，能夠為企業(yè)做好廣告或者社會宣傳工作。企業(yè)辦公室要充分利用自身的優(yōu)勢，與這些社會企事業(yè)部門之間做好日常溝通工作，為維護好本企業(yè)與這些部門之間的關(guān)系盡心盡力。

二、企業(yè)辦公室外聯(lián)工作中存在的主要問題與對策分析

（一）工作理念落后是制約企業(yè)外聯(lián)工作質(zhì)量和效率的重要問題，需要轉(zhuǎn)換工作觀念，增強企業(yè)辦公室外聯(lián)工作的主動性。觀念的更新是實踐創(chuàng)新的先導，管理理念影響著職能形式的開展。在企業(yè)辦公室開展外聯(lián)工作中，需要工作人員根據(jù)社會經(jīng)濟發(fā)展的形勢需要，制定相應的管理政策，采取適宜的工作方式。而觀之于現(xiàn)狀，受計劃經(jīng)濟時代的管理理念的影響較深，辦公室工作人員對開展外聯(lián)工作的積極性不足，開展工作的方式與方法跟不上時代發(fā)展的客觀要求。為此，辦公室工作者在管理實踐中，一方面要從理論思想層面努力，充分認識到企業(yè)開展外聯(lián)工作的重要性。二要千方百計地提高外聯(lián)工作的質(zhì)量和效率，通過學習、借鑒現(xiàn)代化的工作方法，提高外聯(lián)工作的質(zhì)量和效率。當然，企業(yè)也要注重對企業(yè)辦公室人員素質(zhì)的培訓工作，通過創(chuàng)造各種機會，讓大家走出去，多看、多觀摩，在大量觀察優(yōu)秀辦公室工作案例的基礎(chǔ)上，提高管理意識和工作能力。

（二）辦公室管理機制落后，與現(xiàn)代企業(yè)制度下的辦公室建設(shè)指導要求存在很大差距，因而需要建立科學、高效的現(xiàn)代辦公室管理機制?，F(xiàn)代企業(yè)面臨的工作環(huán)境更加復雜，辦公室在開展外聯(lián)工作的過程中，如果仍然運用計劃經(jīng)濟時代的管理機制來管理，就會跟不上時代發(fā)展的步伐，不利于為企業(yè)發(fā)展提供政策信息服務(wù)。因此，企業(yè)和辦公室領(lǐng)導人要能夠根據(jù)形勢發(fā)展變化的特點，大膽進行辦公室管理制度改革。在實踐中，不妨按照企業(yè)外聯(lián)工作的性質(zhì)需要，建立專門的外聯(lián)工作機構(gòu)，并在辦公室統(tǒng)籌管理下制定專門的工作方針和工作政策，以此達到切實提高外聯(lián)工作的質(zhì)量和效率的管理目的。

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