淺談辦公自動化系統(tǒng)對系部秘書工作的積極作用

文/東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 宋柳萍

一、辦公自動化對系部行政秘書工作的重要性

在高校行政管理中，系部行政秘書是下屬教學(xué)部門與學(xué)院行政職能崗位，是與各領(lǐng)導(dǎo)層聯(lián)系的紐帶，負(fù)責(zé)系部與各部門工作互通，是各項(xiàng)工作的重要樞紐，負(fù)責(zé)部門上傳下達(dá)的工作。同時，系部行政秘書的工作還兼具綜合性、時效性、繁雜性等特點(diǎn)。高校行政管理中采用OA辦公系統(tǒng)，可以本著把單位日常辦公管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的原則，將領(lǐng)導(dǎo)層、相關(guān)職能部門及下屬各教學(xué)系部利用互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)，實(shí)現(xiàn)公文、通知、公告、請示的上傳下達(dá)，實(shí)現(xiàn)基層數(shù)據(jù)的采集與匯總，形成一個涵蓋數(shù)據(jù)采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息行政管理系統(tǒng)。

綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)涵蓋面廣，實(shí)用率高，辦公速度快等特點(diǎn)能夠極大限度地提升行政秘書的工作速度，保證工作質(zhì)量，無疑是提高工作效率的重要及有效手段。

二、辦公自行化系統(tǒng)對系部行政秘書工作的積極作用

（一）節(jié)約成本、節(jié)省時間、提高工作效率。傳遞、辦理公文、撰寫各項(xiàng)文書是系部行政秘書的常規(guī)工作。秘書撰寫各類文書通常需要經(jīng)過多次斟酌、刪減等修改程序才能定稿發(fā)出，根據(jù)傳統(tǒng)的秘書工作，文件在反復(fù)的過程中必定需要消耗大量時間，大量紙張筆墨，不可避免地造成了資源浪費(fèi)；同時，按照傳統(tǒng)的秘書工作，公文的辦理也需要秘書人員手動將各類文件分類，整理，編排時間順序，按照急緩程度傳到不同領(lǐng)導(dǎo)處查閱審批，在公文的傳遞過程中，即使秘書人員如何抓緊時間傳送文件，中間都會出現(xiàn)由于程序復(fù)雜而消耗時間，如出現(xiàn)同一文件需要經(jīng)過多個領(lǐng)導(dǎo)審批，這種滯慢的情況更加不可避免，甚至可能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)尚未審批完成文件已經(jīng)過期的情況。同時在公文辦理中，也可通過計算機(jī)將文件掃描傳送到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的計算機(jī)中待其查閱審批，即使領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，也可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)辦公，并且可在系統(tǒng)上查看領(lǐng)導(dǎo)批閱情況，方便行政秘書在領(lǐng)導(dǎo)出差時能夠嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)審批文件，傳達(dá)文件精神，下達(dá)文件任務(wù)，真正地實(shí)現(xiàn)無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、個性化辦公，確保各項(xiàng)工作按時按量完成，節(jié)省時間，節(jié)約資源，提高工作效率。

（二）提高文件歸檔的系統(tǒng)性、科學(xué)性，方便查閱。系部行政秘書負(fù)責(zé)系部上傳下達(dá)的重要工作，也負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的歸檔整理工作。辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)，行政秘書人員可通過辦公系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)，接收各部門傳送的公文并可在計算機(jī)中建立相關(guān)文件夾，將公文文件按照類別、重要等級等情況以電子文件的形式歸檔存儲于計算機(jī)磁盤中。秘書也可根據(jù)實(shí)際的工作需要，打印復(fù)印相關(guān)的紙質(zhì)材料歸檔，避免傳統(tǒng)的檔案管理需要眾多文件柜儲存大量紙質(zhì)材料的問題，大大節(jié)省了檔案歸檔的時間及空間。系部領(lǐng)導(dǎo)、系部人員在工作過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)需要用到多種不同類型的文件，甚至是多年前的文件。通過辦公自動化系統(tǒng)，秘書避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)資料查閱工作的麻煩，計算機(jī)搜索功能使秘書人員可以在最短的時間內(nèi)提供相關(guān)文件，保證各項(xiàng)工作及時順利地開展。

（三）增強(qiáng)系部秘書與各工作人員的協(xié)同合作。系部行政秘書工作屬于學(xué)院行政管理工作的基層管理，所有的材料數(shù)據(jù)的收集匯總，通過不同領(lǐng)導(dǎo)審批，甚至可能出現(xiàn)同一份文件需要遞交多個部門審批存檔的情況。利用辦公自動化系統(tǒng)，秘書人員可以同時給多個部門多個工作人員及時準(zhǔn)確地發(fā)送各種辦理文件，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作同時進(jìn)行。利用自動化系統(tǒng)，各部門人員也可隨時查閱文件的辦理進(jìn)度、辦理情況，做到實(shí)時工作跟蹤，節(jié)省大量的工作時間、人力及物力。工作過程中，行政秘書也可將材料及數(shù)據(jù)的收集工作利用電子文檔的形式統(tǒng)一發(fā)送、收集、整理。這就可以最大限度地避免系部在崗教師由于上課等原因不能及時上交材料的情況，確保工作按時按量完成。

（四）有利于促進(jìn)秘書人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。辦公自動化系統(tǒng)在方便秘書人員工作、提高辦公效率的同時也對秘書人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)水平提出了較高的要求。辦公自動化系統(tǒng)是以計算機(jī)為中心，利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及一系列的先進(jìn)設(shè)備形成的辦公系統(tǒng)，要求秘書人員不僅僅需要具備秘書的專業(yè)知識及能力，還要求秘書人員必須懂得相關(guān)的計算機(jī)及其他辦公設(shè)備例如一體復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描機(jī)等相關(guān)先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用知識。所以，為了適應(yīng)辦公自動化的發(fā)展需求，秘書人員必須提高自己的專業(yè)技能及先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用能力。由于系部處理的辦公文件及相關(guān)數(shù)據(jù)均為教學(xué)一線數(shù)據(jù)材料，相對而言更加零散繁雜，所以系部行政秘書更應(yīng)該掌握好辦公自動化系統(tǒng)的運(yùn)用技能，提高工作效率，才能更好地服務(wù)一線教學(xué)部門，為整個學(xué)院的行政管理奠定好基礎(chǔ)。

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