“卷”改“件”的實(shí)施與應(yīng)用

文/西安科技大學(xué)檔案館 楊清

“卷”改“件”的實(shí)施與應(yīng)用

文/西安科技大學(xué)檔案館 楊清

本文主要探討了文書檔案改革（簡稱“卷”改“件”）后續(xù)深入的一些問題。對文件裝訂，需要整體裝訂的文件，以及移交目錄、標(biāo)簽，對變革后的工作作出了新的探索。

“卷”改“件”；裝訂改革；整體性裝訂；檢索變革

文書檔案改革進(jìn)行已有近10年的時(shí)間了。2003年，改革實(shí)行初期我寫了探討文章《論檔案管理中“卷”改“件”實(shí)施》（發(fā)表于西安科技大學(xué)《科技、人才、市場》第三期），該篇文章初步探討了文書檔案“卷”改“件”的設(shè)想，在以后將近10年的實(shí)踐過程中，又經(jīng)歷了教育部27號(hào)令頒布、《歸檔文件整理規(guī)則》等一系列重大政策性文件的頒布，在實(shí)踐過程中不斷地探索，以及同兄弟院校交流探討，“卷”改“件”在技術(shù)上已經(jīng)漸漸成熟。

一、裝訂方式的改變

第一階段（2003～2008年）文件采用線裝（縫紉機(jī)軋制）。單份文件單份裝訂，單份打頁碼，加蓋檔號(hào)章。這個(gè)時(shí)期“卷”改“件”剛開始實(shí)施，這種裝訂方式的好處很明顯：省卻了整卷裝訂的麻煩，但是單份文件用縫紉機(jī)軋制，對文件損害很大，同時(shí)每份文件都要軋制，無形中加大了工作量，而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)軋現(xiàn)象，即兩份文件軋到一塊了，得拆開重新軋制，又加大了對文件的損害。“卷”改“件”的本意是讓檔案工作者從傳統(tǒng)的手工裝訂中解脫出來，這種做法顯然沒有達(dá)到此目的。

第二階段（2008年至今）用不銹鋼訂書針或鋼片夾裝訂。在一次外出開會(huì)學(xué)習(xí)中，得知兄弟院校采用不銹鋼訂書針，鋼片夾等裝訂。于是從檔案局勞動(dòng)服務(wù)公司購置若干，用訂書針裝訂的方法簡捷，省時(shí)省力，對文件的損害減到最小，保留了文件的原貌。另外，在2010年全國檔案工作研討會(huì)上明確規(guī)定：嚴(yán)禁采用縫紉機(jī)軋制文件等損害文件的方法裝訂，至此縫紉機(jī)裝訂文件的做法已完全廢止。目前我們采用的裝訂方法：20頁以內(nèi)文件用不銹鋼訂書針直接裝訂；10～30頁左右的文件用鋼片夾裝訂；30頁以上的文件仍采用線裝的這種裝訂方式。

二、“卷”改“件”的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

“卷”改“件”的實(shí)施過程中，人們越來越意識(shí)到新的工作方法給工作帶來的便利：

（一）文件一目了然。文件單份裝訂，頁碼每份編碼，從目錄式的檔號(hào)章就可以了解文件的大小，一目了然。當(dāng)然也不是所有的文件都適于單份裝訂，有的必須保持整體裝訂，這個(gè)問題放在后面討論。

（二）查閱方便。借閱時(shí)，只要將相關(guān)文件抽出借閱即可，而不用將整卷文件借出，減少了泄密機(jī)會(huì)。但這樣做缺點(diǎn)是容易丟失，整體裝訂文件不易丟失也不易損毀，而單份文件借出，比較容易丟失，個(gè)別文件還有損毀現(xiàn)象。目前的辦法僅限于加強(qiáng)借閱人的責(zé)任心和紀(jì)律性，到了借期趕快催還。

（三）插卷方便。以前的文件整體裝訂，插卷或卷內(nèi)有變動(dòng)就要拆來重裝，單份裝訂后，新插入的檔案文件只要加蓋檔號(hào)章，直接插入即可。這種情況非常適于有些有問題的文件立卷，比如說缺附件的文件。以前在各部門把文件找齊之前本卷文件只能高擱等待，現(xiàn)在可以先給文件編碼，打檔號(hào)章，然后再裝入缺少的材料。

（四）減少工作量。信息時(shí)代，文件數(shù)量激增。以本校為例：1998年文件總數(shù)為504件，到2008年增加到1070件，2010年到1935件，增加了3倍不止。以前的卷內(nèi)文件裝訂劃分過細(xì)，根據(jù)“卷”改“件”的“粗整理，精檢索”精神，可以將大致相關(guān)的文件放到同一盒，減少了工作量。

（五）檢索作用突出。文件按相關(guān)問題分類，取消了“卷”的概念，工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檢索，提供信息，以及二次，乃至三次編研出成果上來，強(qiáng)調(diào)了檔案科學(xué)研究的重要性。

三、“卷”改“件”中需要整體裝訂的文件

文書檔案改革不僅僅是簡單的卷改件，它是通過這種裝訂方式的改變，解放了繁瑣的手工勞動(dòng)，但并不是所有的文件都適合按件裝訂，有許多文件還必須按照卷的概念去裝訂。這些文件都有一個(gè)主題，而且單獨(dú)的件也很多，如果采用按件裝訂，有時(shí)一張兩張紙就是一份文件，裝訂繁瑣不說，還容易散失，所以應(yīng)采用整體裝訂、整體編碼的形式裝訂。通過工作實(shí)踐，總結(jié)了一下，適于整體裝訂的文件形式有：

（一）整份的審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告一般分為結(jié)論性材料、證明性材料、立項(xiàng)性材料三部分，這三部分是對一個(gè)事件的描述，不便分開，所以保留整卷裝訂的方式。

（二）人事處調(diào)入調(diào)出文件。調(diào)入調(diào)出函件、工資關(guān)系、結(jié)轉(zhuǎn)介紹信等文件都很零散，易于散失，也不適于單份裝訂，所以才用整份裝訂，統(tǒng)一編碼的方式。

（三）學(xué)生案件的處理過程、意見。如：學(xué)生死亡案件，臨潼校區(qū)腹瀉事件調(diào)查材料，此種問題事件是一個(gè)整體，況且涉及材料龐雜，也不適于單份裝訂，故也可采用整體裝訂，列出大的類目，如調(diào)查取證材料、結(jié)論材料等等。

（四）會(huì)議文件。會(huì)議文件包括從籌備文件、人員名單、議程、議題到最后結(jié)果各個(gè)方面，每份都很重要，也屬經(jīng)常借閱范疇，如果散失損失很大，故也采用整體裝訂方式。當(dāng)然文件裝訂也要根據(jù)具體情況區(qū)分對待，會(huì)議文件如果過多，也可把會(huì)議文件分為幾冊存放：籌備情況，會(huì)議材料，結(jié)論或最后結(jié)果。

（五）其他一些專題性的材料。房地產(chǎn)中心關(guān)于某一棟建筑的所有材料、校慶的專題材料、賀信賀電都采用整體裝訂方式好于單份裝訂。

以上只是一些整體裝訂的特殊情況，在實(shí)際操作中，要根據(jù)具體情況具體分析，既要考慮檔案的安全性，又要便于查詢利用。

四、“卷”改“件”后面臨的其他問題

“卷”改“件”并不僅僅是一場裝訂的革命，這場革命也透露出許多另外的信息：信息時(shí)代文件激增—簡化裝訂方式—人性化—計(jì)算機(jī)的加入可以提供更多信息以供利用—注重編研研究—使檔案工作上層次上深度。裝訂革命也帶來工作方式的轉(zhuǎn)變。

（一）移交目錄問題。因?yàn)槿∠司淼母拍?，所以不用制作案卷目錄，移交目錄一度也取消了。但在?shí)際工作中，沒有移交目錄會(huì)造成很多不便，引起糾紛；而且在2011年底的一次檔案檢查中，專家組又提出了這個(gè)問題，所以移交目錄繼續(xù)要做。既然文件以“件”為單位歸檔，那就以“件”為單位移交，歸檔文件目錄上所列出的文件都是移交范圍，雙方簽字移交。這種方法比案卷級(jí)移交目錄更具體，但是缺乏對整個(gè)文件歸檔情況的了解，有幾冊，每冊的大致內(nèi)容，件數(shù)，保管期限，所以可以在每個(gè)移交目錄后附上一份情況說明，便于移交雙方了解文件的大致情況。這是案卷級(jí)移交目錄和文件級(jí)移交目錄的一種折衷方案。

（二）標(biāo)簽。按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)方法，應(yīng)在檔案的書籍位置注明檔案種類、件數(shù)，但是由于現(xiàn)在的檔案盒都是以前訂制的，沒有印制書脊，所以現(xiàn)在仍采用貼標(biāo)簽的做法，標(biāo)簽上對年代、編號(hào)、保管期限、件數(shù)注明，一目了然。

（三）檢索。文件以“件”整理，查詢中對檔案工作自動(dòng)化有了要求，目前學(xué)校雖然沒有上馬檔案管理軟件，但是辦公自動(dòng)化平臺(tái)下放權(quán)限給檔案館,檔案館工作人員可以通過辦公自動(dòng)化平臺(tái)查詢到當(dāng)年所有文件，提高了查詢效率。

此外，還有一些提高查詢效率的做法值得探討：一是做好分類。盡管是以“件”為單位歸檔，但是歸檔文件還是強(qiáng)調(diào)文件間的聯(lián)系，相同問題或者相同類的文件才會(huì)放到一起，所以把握好文件分類，正確判斷文件分類歸檔和檢索的重要前提，尤其在目前手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索并存的情況下更顯重要。二是搞好檢索，二次編研工作。對一些經(jīng)常會(huì)被查詢的類似文件可以開發(fā)二次編研，把類似的文件按年代或者按有機(jī)聯(lián)系做成二次編研成果，也有利于提高查詢質(zhì)量和縮短時(shí)間。本校檔案館就編有：《西安科技大學(xué)（院）非建制機(jī)構(gòu)一覽表》，收錄了1998年以來學(xué)校成立的所有非建制機(jī)構(gòu)?！段靼部萍即髮W(xué)（院）重要會(huì)議一覽表》收錄了1998年以來所有的重要會(huì)議。《西安科技大學(xué)（院）三十年教齡（教育工作者）情況匯編名單》，收錄了1985年以來工作滿30年的所有工作人員名單。擬編訂《西安科技大學(xué)（院）校內(nèi)規(guī)章制度文件一覽表》，便于各部門查詢。在二次編研的基礎(chǔ)上還可以搞一些三次編研的研究工作。三是做好記錄。參考借閱文件登記簿可以把查詢效率比較高的文件收集起來，登記每份文件的檔號(hào)和基本情況，這樣做也大大提高了查詢效率。

五、結(jié)束語

“卷”改“件”并不僅僅是一場裝訂的革命，這場革命對我們透露出了更多的言外之意：把檔案工作人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，把束之高閣的檔案文件化作計(jì)算機(jī)里的音符，奏響信息流動(dòng)的美妙音樂，同新時(shí)代節(jié)奏共舞；同時(shí)對檔案人員提出了更多更高的要求：更深層次的編研，研究，使檔案工作真正成為一門獨(dú)立的科學(xué)。