關(guān)于人事檔案管理的幾點思考

文/吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六〇四隊 湯嬌美

人事檔案的管理不僅與當事人的切身利益密切相關(guān)，也關(guān)系到用人單位人才隊伍的建設(shè)。本文擬對人事檔案管理工作提出幾點思考，與讀者共同探討。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）從人事檔案的收集方面看。一是人事檔案收集內(nèi)容尚不夠全面。按照目前的相關(guān)規(guī)定，我國的人事檔案主要是由組織人事等部門在選人用人工作中形成的，是個人學(xué)歷、經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等方面的原始記錄。但是檔案本人參加社會活動所產(chǎn)生的很多的對于選人用人具有重要參考作用的原始記錄并未歸入當事人的人事檔案里，比如說當事人的信用記錄等方面。

二是人事檔案收集工作不及時。由于有些人事工作的不及時，以至于人事檔案的收集工作不及時。比如說，按照相關(guān)規(guī)定，在干部任免事宜完畢后，相應(yīng)的《干部任免表》應(yīng)該及時地歸入本人的人事檔案當中，但是，在實際的工作中，經(jīng)常會見到有的人事檔案中，當事人的職務(wù)發(fā)生變動時，并沒有及時地將相關(guān)的《干部任免表》歸入其人事檔案中。另外現(xiàn)行的管理制度《干部履歷表》是每五年填寫一次，核查無誤后放入本人檔案，但是在最近的一次干部檔案核查中我發(fā)現(xiàn)這一制度并未及時得到貫徹執(zhí)行。

三是人事檔案的真實性、完整性方面也存在著不同程度的問題。在人事檔案的真實性方面，存在著“三齡一歷”造假等問題。甚至前一段時間在有報紙刊登我國的干部人事檔案中，有的干部檔案中除了性別信息以外其他信息全是假的。這樣的檔案真實性真是讓人觸目驚心。在人事檔案的完整性方面，存在一些人事檔案的缺頁、缺類、缺項等問題。例如目前的事業(yè)單位干部檔案中的《事業(yè)單位工作人員年度考核登記表》，沒有逐年放入本人檔案中。

（二）從人事檔案管理體制方面看。一是管理渙散，缺乏規(guī)范統(tǒng)一的人事檔案管理機構(gòu)。目前的人事檔案管理體制，主要是人事部門、組織部門、勞動部門以及國有企業(yè)等單位管理管理著人事檔案。這些部門分屬不同的系統(tǒng)，難以監(jiān)管和規(guī)范。而在具有人事檔案管理資格的單位，人事檔案主要由產(chǎn)生人事檔案的組織人事部門進行管理，而并沒有進入單位統(tǒng)一的檔案室，也就使得人事檔案管理的監(jiān)管工作無從抓起，導(dǎo)致人事檔案歸檔不全面，不及時、甚至造假時有發(fā)生。

二是人事檔案管理資格權(quán)的設(shè)立和取消缺乏明確、可行的規(guī)范。對于企業(yè)改制后的原先擁有人事檔案管理資格權(quán)的國有企事業(yè)單位，收回其人事檔案管理資格權(quán)還沒有嚴明的規(guī)范，致使這類單位在轉(zhuǎn)制為非公有制企業(yè)人事檔案工作擱置，甚至出現(xiàn)了個人保管自己的人事檔案、人事檔案因企業(yè)破產(chǎn)而遺失等現(xiàn)象。

（三）從人事檔案的利用方面看，鎖定的目標客戶少，提供的利用方式單一，難以滿足社會各方的需求。按照目前的情況看，人事檔案的利用范圍多是國家黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位。但是，隨著社會的發(fā)展傳統(tǒng)的人事檔案的管理模式已不能完全滿足現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需求。非公有制經(jīng)濟組織、社會化中介組織甚至外資企業(yè)在經(jīng)營管理活動中也會需要人事檔案用于選人、用人等決策活動。顯然目前的人事檔案管理體制尚未完全滿足這些領(lǐng)域的利用需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的人事檔案，局限了人事檔案作用的發(fā)揮。

二、改善人事檔案管理工作的對策探討

一是健全和完善人事檔案收集整理規(guī)章制度。收集整理工作，是人事檔案管理工作的起點，是人事檔案管理工作其他環(huán)節(jié)的重要基礎(chǔ)。建立齊全完備的人事檔案收集整理制度，拓寬人事檔案收集領(lǐng)域，充實反映個人誠信的方面，諸如參加社會公共生活相關(guān)方面產(chǎn)生的原始記錄等。通過健全和完善人事檔案收集制度全面規(guī)范人事檔案在產(chǎn)生、收集、整理、歸檔工作。

二是集中人事檔案管理權(quán)，建立統(tǒng)一的人事檔案管理機構(gòu)。首先，將現(xiàn)有的人事檔案管理職能從原有的管理機構(gòu)中分離出來，建立統(tǒng)一的、層級分明國家所有的人事檔案管理機構(gòu)，以人事檔案管理機構(gòu)的獨立性來確保人事檔案內(nèi)容在用人單位和當事人之間存在的客觀公正。該人事檔案管理應(yīng)納入社會公共服務(wù)范疇，將人事檔案管理機構(gòu)設(shè)置為公益性的、財政全額撥款的事業(yè)單位，確保人事檔案收集工作的全面、及時、完整和真實。

三是責(zé)成相關(guān)管理部門對人事檔案管理工作進行定期清理、核查。人事檔案主要是由組織人事等部門在選人用人工作中形成的原始記錄。長期以來，人事檔案收集、整理、歸檔的權(quán)限也是掌握在這些部門手中，并無相關(guān)的監(jiān)管機構(gòu)對其管理工作進行管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。這就導(dǎo)致人事檔案管理過程中的收集整理的及時性、完整性、真實性無法保證。建議組織建設(shè)相關(guān)部門對人事檔案管理部門進行定期的清理、核查，全面保證人事檔案收集整理的質(zhì)量。

四是將現(xiàn)代計算機信息技術(shù)同人事檔案管理技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)人事檔案管理信息化。傳統(tǒng)的的紙質(zhì)載體對于人事檔案的利用有很大的局限性。人事檔案管理者應(yīng)該采用術(shù)數(shù)據(jù)庫技術(shù)、現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技等信息化手段,把人事檔案資源以數(shù)字化的形式存貯，建立數(shù)據(jù)庫，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，從而實現(xiàn)人事檔案檢索方式的脫機檢索、聯(lián)機檢索甚至是智能檢索、網(wǎng)絡(luò)檢索，使人事檔案的功能得以充分發(fā)揮。同時要處理好利用工作和保密工作的關(guān)系，因為人事檔案涉及個人隱私應(yīng)當在信息化過程中注意做好保密工作。

[1]郭路群.關(guān)于人事檔案管理現(xiàn)狀和改革的思考[J].中國人才,2004(6):29-30.