我國政府知識管理實施障礙與對策研究

文/湘潭大學公共管理學院檔案學碩士研究生 夏玉婷

知識管理思想經(jīng)過三百多年的發(fā)展，得到廣泛的應用，不僅在企業(yè)中，而且在教育、圖情等行業(yè)也在不斷探索。作為社會進步主要推動者的政府，也是大量知識的貢獻者，近十余年來愈來愈關(guān)注知識管理。政府知識管理就是政府部門采用現(xiàn)代化的、先進的信息科學技術(shù)對政府有關(guān)信息進行收集、整理、傳遞和利用的過程，旨在打造學習型、服務型、創(chuàng)新型政府。知識經(jīng)濟時代的政府在處理所面臨的問題時，政府部門必須重視知識資源和知識的影響因素，并通過知識的管理和利用提高政府工作與行政的效率。

一、政府知識管理的作用與目標

21世紀信息科技的迅速發(fā)展，在現(xiàn)代政府中實施知識管理對提高政府行政管理效率、轉(zhuǎn)變職能和推進國家信息化建設步伐有著重要的作用，具體表現(xiàn)在：第一，能夠促進知識的集中。在政府這一行政組織中，是通過統(tǒng)一指示實現(xiàn)管理，知識管理能夠使員工表達觀點、處理問題更加自主，他們腦海中的知識會得到充分地發(fā)掘，如此形成的團隊更具集體創(chuàng)造力。第二，能夠促進知識的共享。傳統(tǒng)政府主要通過公文、報表、總結(jié)等形式傳達信息，在知識管理系統(tǒng)中，將無形的、隱蔽的人們的經(jīng)驗與知識，在政府組織中得以呈現(xiàn)，如此能實現(xiàn)知識的共享。第三，能夠促進知識的更新。傳統(tǒng)政府有些制度處于僵化的狀態(tài)，沒有活力，引入知識管理，最重要的是調(diào)動集體的學習熱情，營造一個學習的氛圍，讓組織處于良性循環(huán)的狀態(tài)。

政府知識管理的實施會使政府保持活力，無論是為實現(xiàn)政府自身的變革，還是推進社會事業(yè)的建設，都要首先設定應達到的目標，然后為實現(xiàn)既定的目標而不斷求索。政府知識管理的目標可以設定為：第一，實現(xiàn)政府部門的知識創(chuàng)新。不僅對基礎(chǔ)設施、技術(shù)等方面知識需要進行創(chuàng)新，而且對自身組織結(jié)構(gòu)、制度等方面知識進行創(chuàng)新，并以后者為主要方面加大創(chuàng)新力度，力求形成不斷學習吸收新知識的氛圍。第二，實現(xiàn)政府部門的科學管理。社會的全面進步有賴于政府的科學管理，政府部門兩個重要的職能就是制定方針政策和提供社會服務。方針政策的制定離不開大量充足的知識以作決策的依據(jù)與支撐，社會服務的提供也需要政府部門積極搜集信息進行處理分析，才能提供正確的、人們所需要的服務。

二、我國政府知識管理實施的障礙

我國政府實施知識管理起步較晚，目前仍在初級階段，要實現(xiàn)既定目標仍面臨著不少問題與障礙，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）辦公設備陳舊，缺乏網(wǎng)絡知識共享平臺。政府實施知識管理是一個綜合復雜的過程，其中必然會涉及物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)設施建設的問題。最基本的是計算機設備的配備，盡管各種相關(guān)的辦公設備都已齊全，但是在利用的過程中，系統(tǒng)的維護與更新常常被人忽略，使得先進的計算機設備并未完全實現(xiàn)它的利用價值，其中包括硬件設備的維護、知識庫的更新、信息冗余問題以及有價值信息的加工提煉等。并且在網(wǎng)絡十分普及的今天，雖然系統(tǒng)平臺不難完成，但各項主要業(yè)務的互聯(lián)交換和資源共享并未如設想的那樣實現(xiàn)，各部門間仍以傳統(tǒng)方式交流，并未發(fā)揮網(wǎng)絡知識共享平臺的實質(zhì)用途，譬如會議仍無節(jié)制的進行，指令由上至下的單向傳達等，因此，隱藏在員工大腦中的知識未被充分挖掘，網(wǎng)絡知識共享平臺只留有形式而無內(nèi)容，仍然需要進一步推進。

（二）政府知識管理職責不明，知識傳遞不通暢。政府知識管理不僅涉及對知識的管理，還將會涉及政府知識設施與資產(chǎn)、政府知識活動、政府知識人員、知識管理績效評估等諸多問題。這項工程可謂龐大，但一般由政府相關(guān)行政人員兼職管理，由此在實施的過程中并不具體或者不夠深入，導致職責不明，許多方面仍停留在表面，沒有專門負責的管理人員進行規(guī)劃、執(zhí)行以及評估等，致使政府部門間知識流通緩慢。另一方面，政府部門用制度與規(guī)則規(guī)范員工，層級分明，從上到下實行垂直領(lǐng)導，下級只能接受上級的指令。知識按以范疇分類并被固化，得不到廣泛的傳播與共享，人民群眾從正規(guī)渠道同樣也很難獲取服務信息。

（三）人員知識共享觀念不強，部門文化創(chuàng)新力不夠。思想牽引行動，政府內(nèi)部公務人員的知識共享觀念會影響知識管理實施的走向和趨勢。在政府組織的日常管理活動中，員工的思想受到嚴格的約束，規(guī)章制度成為他們行動的指南，固守陳規(guī)，削弱了組織成員展示新想法新方式的積極性。而且政府部門內(nèi)部對于創(chuàng)新的獎勵措施也十分欠缺，并沒有重視員工的知識和思想，組織內(nèi)部也就更難有自發(fā)地交流、溝通。同時，文化傳播與創(chuàng)新的力量，能夠促進適應型政府文化的建設，確保政府知識管理目標的實現(xiàn)。然而，目前政府部門并未將文化創(chuàng)新作為重點，政府知識管理研究相對也比較緩慢，在實踐中如何操作也沒有十分系統(tǒng)的論斷。如果在政府文化力仍然薄弱的時候開展知識管理，只會致使進展緩慢、效果不佳。

三、我國政府知識管理實施的對策

針對各方面的不足之處，為了更好地實施政府知識管理，實現(xiàn)其目標，筆者從基礎(chǔ)設施與技術(shù)、組織結(jié)構(gòu)與制度、文化氛圍與環(huán)境三方面提出以下相關(guān)對策：

（一）完善實施政府知識管理的基礎(chǔ)設施與技術(shù)。1.及時維護辦公設備與更新信息系統(tǒng)。用于政府知識管理的辦公設備、系統(tǒng)已基本齊全，為了更好地進行知識管理，要疏通系統(tǒng)運行中的各種難題。首先，應不斷采用新技術(shù)、新設備、更新政府內(nèi)外的辦公設備，及時對出現(xiàn)的硬件問題加以維修，定期檢測，為設備的正常使用提供了良好的保障；其次，做好信息系統(tǒng)的升級，查找漏洞、補丁等，防止黑客攻擊、網(wǎng)絡中斷、信息丟失造成的系統(tǒng)運行受阻甚至癱瘓等問題發(fā)生，為了確保信息的安全，知識共享能夠順利完成，必須維護好信息系統(tǒng)設備。

2.建設知識庫并提高信息開發(fā)水平。政府知識管理必須有方向的長期經(jīng)營，首先，積極建設政務知識資源庫。將經(jīng)過收集規(guī)范化處理的信息存入基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫中，再進一步整理加工挖掘和提煉其中的信息形成知識庫，包括顯性知識和隱性知識，為知識共享打好基礎(chǔ)。再者，努力提高信息開發(fā)水平。在政務信息資源產(chǎn)生、傳輸、存儲、管理、維護、服務等環(huán)節(jié)中，遵循一數(shù)一源原則，建立政務信息資源集約化采集、規(guī)范化管理、制度化更新的機制，采取制定政務信息資源采集目錄等措施，以此來提高信息資源的真實性、準確性和完整性。

3.搭建和運行電子政務知識共享平臺。以基本互聯(lián)網(wǎng)絡為基礎(chǔ)，電子政府要求在各級部門間和各組織內(nèi)部實現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的共享、傳遞，這就必須建立一個統(tǒng)一的電子政務知識共享平臺（如圖1），其包含兩個子平臺。一方面，要包括面向公眾的社會服務子平臺。通過業(yè)務平臺使企業(yè)、公民能便捷地獲取所有相關(guān)政府部門的業(yè)務應用、組織內(nèi)容和相關(guān)信息，進一步實現(xiàn)個性化、一站式服務，如自主交水電費、辦理手續(xù)、網(wǎng)上審批、設立建言獻策專欄等。另一方面，要包括面向政府內(nèi)部的網(wǎng)絡辦公子平臺。政府內(nèi)部工作人員一般都是受過高等教育，集體智慧的收集與管理十分有意義，可借鑒愛問、百度文庫、W i K i的模式，政府內(nèi)部所有人員在平臺中能互動式參與交流討論，隨時發(fā)表提問、解答問題、搜索答案、資源上傳與下載，打破身份職位的限制。

圖1 電子政務知識共享平臺

（二）健全實施政府知識管理的組織結(jié)構(gòu)與制度。1.設立知識主管，促進組織結(jié)構(gòu)扁平化。政府知識主管（CKO）即專門開展政府知識管理的核心負責人。作為政府CKO應擁有一些特質(zhì)，如需要掌握現(xiàn)代化的管理方式、善于用系統(tǒng)工程的方法思考問題、熟知政府的業(yè)務、精通計算機等信息技術(shù)，且能將組織的工作部署與組織的信息化戰(zhàn)略相結(jié)合。政府C K O還應積極促進組織結(jié)構(gòu)的扁平化發(fā)展以加速知識的共享。扁平式組織結(jié)構(gòu)在降低政府管理內(nèi)部層次、調(diào)動員工主動性上具有重要作用，這種方式更益于組織內(nèi)部學習、開拓思維。管理者能夠通過強化上下級之間的有效溝通，加強實際操作層與領(lǐng)導高層間的直接溝通，逐步縮減以至最終取消中間管理層，這也有利于縮短知識傳遞時間和空間。

2.制定政府知識管理規(guī)劃并使其制度化。要使知識在政府管理中真正發(fā)揮作用，不再是虛談、臨時性工作，就要認真地制定政府知識管理的規(guī)劃，明確政府知識管理的方向、目標、策略、方法等。管理人員應當具有前瞻性，認清當今政府發(fā)展形勢，將知識管理的規(guī)劃納入到政府整體發(fā)展規(guī)劃當中，讓其成為確定要完成和遵循的一項制度，并不斷地加以完善和規(guī)范。在準備工作良好的狀態(tài)下，整個組織有明確目標與方向，就會有強大的動力促進任務的完成，因此這是政府知識管理實施中不可或缺的一部分，總領(lǐng)各項工作的開展。

（三）營造實施政府知識管理的文化氛圍與環(huán)境。1.堅持以人為本，提高公務人員知識共享意識。以人為本是政府知識管理中的一個重要理念。只有領(lǐng)悟到人是最具活力的創(chuàng)造者，是組織一切力量的源泉，在組織資源中是不可或缺并且占據(jù)主導地位的，才能促使高層管理者和公務人員的能動性、積極性和創(chuàng)造性得到充分調(diào)動，從而提高管理者的管理水平。為了激發(fā)成員的內(nèi)在動力，可以對公務人員進行引導，將人員的共享成果納入績效考核的范疇，如完善晉升制度和薪酬體系，即根據(jù)知識管理的貢獻程度制定與之相適應的職位，以及實行“基本＋績效”的薪酬體系等。

2.努力建設學習型政府，推進政府文化創(chuàng)新。政府知識管理是在學習型政府基礎(chǔ)上開展，不斷學習積累知識的過程中才能迸發(fā)出文化創(chuàng)新。政府知識管理中文化創(chuàng)新包括政府組織文化的審核、內(nèi)化、變革和維護。具體來看，一是政府組織文化的審核。即按照知識管理的規(guī)律對現(xiàn)有的文化狀況進行診斷，了解組織已發(fā)生的事情；二是政府組織文化的內(nèi)化。即現(xiàn)有的文化與新吸收的文化相結(jié)合，明確知識管理的核心價值并考慮是否與政府結(jié)構(gòu)相適應；三是政府組織文化的變革。即需要考慮政府知識管理過程中的學習型目標、創(chuàng)新制度會受項目的進程影響而不斷變化；四是政府組織文化的維護，也就是制定一系列的維護策略與具體措施。

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