新時(shí)期民政檔案信息化的管理與利用

文/吉林省四平市社會(huì)福利院 姚洋

檔案管理的信息化是一種新型的檔案管理形式，以信息化模式和社會(huì)化服務(wù)為重點(diǎn)，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案模式來(lái)說(shuō)，這種檔案更便捷、利于保存和修改，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速查詢和傳遞，從而增強(qiáng)檔案管理的利用，使檔案管理成本大大降低。在信息化建設(shè)的大背景下,民政部門(mén)為了全面推進(jìn)民政系統(tǒng)檔案工作,必須加大民政檔案信息化建設(shè)的力度,以高新技術(shù)為支撐，更好地適應(yīng)信息化社會(huì)對(duì)民政檔案工作的需求。

近年來(lái)，由于國(guó)家的政策支持和科技的迅猛發(fā)展，民政檔案信息化工作取得了一些進(jìn)步。但我們也必須認(rèn)識(shí)到，其中存在的一些問(wèn)題：

一、思想認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有重視檔案信息化的作用

雖然很多民政部門(mén)對(duì)提高了對(duì)檔案工作的重視，加大了資金投入，但就檔案信息化而言，管理意識(shí)仍然薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，投入不夠，對(duì)信息化業(yè)務(wù)知識(shí)和法律法規(guī)知之甚少。民政部門(mén)仍習(xí)慣運(yùn)用手工操作來(lái)處理日常檔案工作。很多基層單位即使已經(jīng)安裝了檔案信息管理系統(tǒng)，也會(huì)因?yàn)闊o(wú)法操作或安裝不便而放棄使用。在相關(guān)的信息化檔案法律法規(guī)方面也不夠重視，一些地方民政部門(mén)只有文件材料的歸檔制度，對(duì)于檔案信息化管理也沒(méi)有規(guī)范統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)。

二、環(huán)境設(shè)施不完善，不具備信息化檔案管理的條件

從檔案信息化的設(shè)施環(huán)境來(lái)講，由于硬件配備需要投入經(jīng)費(fèi)較大，后期維護(hù)成本偏高，所以檔案信息化設(shè)備不夠完善。民政系統(tǒng)各基層單位使用的電腦規(guī)格各異，難以統(tǒng)一，各地沒(méi)有形成一個(gè)通用的檔案信息管理軟件系統(tǒng)，這些客觀因素都在一定程度上制約了檔案信息電子化的發(fā)展。從信息化人才建設(shè)環(huán)境來(lái)講，部分檔案工作人員不易接受新事物，對(duì)信息化管理的必要性認(rèn)知不足，專(zhuān)業(yè)理論水平有限，缺乏計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代檔案管理技術(shù)等業(yè)務(wù)新知識(shí)，致使檔案信息化建設(shè)工作不夠深入，影響了檔案信息化建設(shè)工程總體進(jìn)程。

三、信息化檔案利用度低，難以突出民政工作特點(diǎn)

民政工作檔案不僅數(shù)量較大、種類(lèi)繁多、具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性，而且民政檔案不同于其他檔案，具有一定的社會(huì)功能屬性，是民眾辦理各種業(yè)務(wù)的信息支撐。當(dāng)前的民政檔案信息化服務(wù)，只是按照普通檔案標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，沒(méi)有強(qiáng)調(diào)檔案利用中為民服務(wù)的特色。檔案只面向內(nèi)部查閱，對(duì)于一些可以公開(kāi)的部分沒(méi)有合理利用信息化平臺(tái)向民眾公開(kāi)。在檔案信息化工作中沒(méi)能突出民政工作應(yīng)具有的多元性、社會(huì)性和群眾性的特點(diǎn)。

以上問(wèn)題存在的原因是多方面的，因此，必須采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)民政檔案的管理與利用。

（一）提高思想重視，健全檔案信息化規(guī)章制度。各級(jí)民政部門(mén)應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案管理的信息化意識(shí)，在開(kāi)展民政工作的同時(shí)，也要重視檔案信息化的建設(shè)，把信息化作為檔案工作目標(biāo)考核的重要指標(biāo)，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提升工作水平和工作效率。根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合民政系統(tǒng)工作實(shí)際，完善檔案信息化管理的規(guī)章制度，使檔案信息化工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

（二）完善相關(guān)設(shè)施，加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)。加大資金支持，完善計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等檔案信息化硬件設(shè)施。加大檔案信息化資源共享范圍，配置與檔案管理相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，積極組織檔案業(yè)務(wù)人員參加檔案信息化等知識(shí)培訓(xùn)，把檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)相關(guān)信息技術(shù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案工作人員的信息化素質(zhì)和技術(shù)能力。

（三）利用信息化特點(diǎn)，突出民政檔案工作特色。積極探索民政檔案信息化工作新模式，充分突出為民服務(wù)的特色。對(duì)各種檔案按照服務(wù)類(lèi)型進(jìn)行掃描、轉(zhuǎn)換和整合，逐步建立開(kāi)放性與服務(wù)性有效結(jié)合的信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，隨時(shí)隨地可進(jìn)入民政檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行查詢和檢索。在做好檔案入檔，歸檔的基礎(chǔ)上，對(duì)一部分資料進(jìn)行公開(kāi)，讓民眾可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等形式進(jìn)行查詢，充分突出民政檔案特點(diǎn)，有效提高服務(wù)的質(zhì)量和效率。

總之，民政檔案工作應(yīng)抓住新時(shí)期檔案信息化建設(shè)和民政工作創(chuàng)新的有利契機(jī)，以為民服務(wù)、改善民生為民政檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，努力把檔案信息化服務(wù)打造成為民政工作的新亮點(diǎn)。

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