工程項(xiàng)目檔案管理工作探討

文/中鐵寶橋（揚(yáng)州）有限公司　陳霞

工程項(xiàng)目檔案管理工作探討

文/中鐵寶橋（揚(yáng)州）有限公司陳霞

【摘要】工程項(xiàng)目檔案管理工作是工程項(xiàng)目建設(shè)工程中不可或缺的一環(huán)，做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，能有效滿足對于工程項(xiàng)目竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、擴(kuò)建提供服務(wù)的需求。本文結(jié)合多年檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，對如何做好工程項(xiàng)目檔案管理工作嘗試進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；檔案；管理

一、工程項(xiàng)目檔案的重要意義

由于工程項(xiàng)目的建設(shè)需要投入更大的資金，建設(shè)周期長；一般工程項(xiàng)目都由施工前、施工中、竣工驗(yàn)收三大步驟，施工前所形成項(xiàng)目決策、審批、預(yù)算編制、投標(biāo)等資料都需要進(jìn)行儲存保存管理；施工中所形成的檢查報(bào)告、產(chǎn)品批次等；竣工驗(yàn)收所形成一系列的驗(yàn)收文件都是工程項(xiàng)目檔案的具體表現(xiàn)。工程項(xiàng)目檔案記錄了整個項(xiàng)目從始到止的全過程，是最原始準(zhǔn)確的記錄，是反映該工程項(xiàng)目整體質(zhì)量的重要憑證，也為以后工程項(xiàng)目改建、管理提供重要依據(jù)。但是目前很多公司對工程項(xiàng)目的檔案管理工作還存在一些問題。

二、如何做好工程項(xiàng)目檔案管理

（一）因地制宜的制定檔案管理制度。工程項(xiàng)目檔案具巨量，且種類繁多的資料，因?yàn)樵谄湫纬蛇^程中，由于工程項(xiàng)目是個系統(tǒng)工程，各種子系統(tǒng)整合起來，才構(gòu)成整個的工程項(xiàng)目工程，其檔案形成同樣如此，也是由各個子系統(tǒng)的檔案所構(gòu)成的。因此，首要加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)工作，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況配備檔案管理人員并建立科學(xué)、健全的項(xiàng)目檔案管理制度，來明確崗位責(zé)任、績效考核、獎罰制度，只有科學(xué)、健全的項(xiàng)目管理制度才能完善工程項(xiàng)目檔案的管理，通過各個部門的協(xié)調(diào)組織，監(jiān)督使檔案工作實(shí)現(xiàn)制度化、科學(xué)化、法制化，讓整個工程項(xiàng)目建設(shè)的管理做到有章可循，有法可依。

（二）工程項(xiàng)目施工前檔案準(zhǔn)備工作。作為檔案人，應(yīng)該事先介入、控制為主，施工前，建設(shè)單位首先在施工合同中明確相關(guān)單位的檔案收集方面的要求及違約責(zé)任及把檔案的重要性向各個部門宣傳，做到預(yù)防為主。由于一個工程項(xiàng)目所涉及到建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等不同的公司或部門，它們在工程項(xiàng)目各個階段收集著不同的資料，因此，檔案管理人必須要落實(shí)好各個單位、部門的檔案職責(zé)。要保證工程項(xiàng)目檔案能夠及時的、按質(zhì)按量完成收集工作，例如審批文件、預(yù)算文件、監(jiān)理規(guī)劃、相關(guān)的圖紙、驗(yàn)收記錄等。只要我們抓住主要環(huán)節(jié)，把握重點(diǎn)，才能把檔案管理工作做好。

（三）注重企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。隨著時代不斷進(jìn)步，在信息時代的今天，大量工作將有計(jì)算機(jī)軟件、系統(tǒng)來完成，它能快捷、安全的對這些工作管理和分析，檔案工作也是如此。由于工程項(xiàng)目的檔案生成大量的文件。

三、工程項(xiàng)目檔案管理遵循原則

工程項(xiàng)目檔案管理之所以存在，主要是為了保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及安全保管的作用。待到工程完工后投入生產(chǎn)運(yùn)行，再為其提供服務(wù)。并且可以等到未來類似工程開展的時候?yàn)槠涮峁氋F的數(shù)據(jù)參考。所以，工程項(xiàng)目檔案管理工作需要認(rèn)真進(jìn)行，并且要嚴(yán)格保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

1.系統(tǒng)收集各種材料。對各個部門和人員在工作的過程中所形成的各種檔案進(jìn)行合理的歸檔，并且要對這些材料進(jìn)行認(rèn)真地檢查和審核，確保材料是原始材料、完整和準(zhǔn)確。

2.對于收集到的各種材料，根據(jù)其性質(zhì)、用途等特征進(jìn)行科學(xué)分卷建檔。

3.對卷內(nèi)文件進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的整理，這是工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。檔案整理八步:第一，依照建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍對收集到的材料進(jìn)行鑒定和分類，除去那些重復(fù)文件和不屬于該范圍的文件。第二，按照材料的屬于、文字、圖表、圖紙等進(jìn)行分類，然后再按照立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和竣工四個階段進(jìn)行細(xì)分。確保文件按照階段、項(xiàng)目等進(jìn)行細(xì)致的區(qū)分。第三，在同個項(xiàng)目中，要依照專業(yè)的不同進(jìn)行區(qū)分。對于以單體工程進(jìn)行的項(xiàng)目，需要先將文件材料依照單體工程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分，然后再按照專業(yè)進(jìn)行分類。第四，分類組卷。依照問題類別對管理型文件進(jìn)行分類，按照專業(yè)類別對圖紙進(jìn)行分類，按照規(guī)律對于施工文件進(jìn)行分類。第五，以文件、材料、圖表和圖紙的數(shù)量根據(jù)實(shí)際進(jìn)行分類組卷。第六，卷內(nèi)文件材料排列。如果單個項(xiàng)目中相關(guān)文件材料數(shù)量很少，則可以直接將所有文件歸為一個組卷，但是需要按照先后順序?qū)M卷中的文件進(jìn)行排列。也可以按照所反映的問題對文字材料和圖紙圖表進(jìn)行分類，或者以時間和重要程度作為標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行排列。而圖紙的排序則按照目錄進(jìn)行。同個檔案中，文字材料需要排列在圖片材料的前面。第七，編目。第八，案卷裝訂。

4.諸如案首處理和目錄填寫等其他工作。在進(jìn)行檔案分類的過程中，要認(rèn)真處理卷內(nèi)目錄的填寫，以保證更快的進(jìn)行檔案的檢索。在進(jìn)行卷內(nèi)目錄填寫的過程中，一是要項(xiàng)目完整性應(yīng)該得到保障，要確保序號、文件編號、責(zé)任者以及材料提名和頁碼、形成時間及相關(guān)說明都進(jìn)行詳細(xì)和完整的記錄；二是要確保目錄填寫的規(guī)范和完整，時間格式、字體大小都有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。還應(yīng)當(dāng)認(rèn)真處理案首工作，因?yàn)榘妇矸饷鎯?nèi)容中具有案卷形成單位的標(biāo)注、卷內(nèi)文件的起始時間、文檔的保管期限限制以及文件保密級別的限定，所以要注意對立卷單位、時間、保管期限和保密級別的認(rèn)真填寫。

四、總結(jié)

作為工程項(xiàng)目中非常重要的一個步驟，工程項(xiàng)目檔案管理不僅是竣工驗(yàn)收的一部分，同時也是確定竣工驗(yàn)收的一個非常重要的依據(jù)。工程檔案資料是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，依賴于檔案管理部門的認(rèn)真工作。從事工程項(xiàng)目檔案管理的工作人員，必須從思想上高度重視這項(xiàng)工作，認(rèn)真細(xì)致對待這項(xiàng)工作的各個環(huán)節(jié)，充分利用計(jì)算機(jī)等各種現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理的效率性，使檔案管理工作更好的服務(wù)于工程項(xiàng)目這個大局，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。