淺談天然氣長輸管道工程基建檔案管理

文/廣東省天然氣管網(wǎng)有限公司　華琦

淺談天然氣長輸管道工程基建檔案管理

文/廣東省天然氣管網(wǎng)有限公司華琦

【摘要】本文對(duì)我國天然氣管道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，以及如何做好工程檔案管理的過程控制作探討。

【關(guān)鍵詞】石油天然氣；工程質(zhì)量；檔案管理；存在問題；過程控制

近十年來,管道運(yùn)輸已成為我國石油、天然氣最主要的運(yùn)輸方式之一。然而天然氣長輸管道運(yùn)行一旦發(fā)生事故，則對(duì)下游用戶和社會(huì)帶來嚴(yán)重的影響。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，也為天然氣管道輸配運(yùn)行管理和事故應(yīng)急搶維修工作提供數(shù)據(jù)查考。

一、天然氣管道建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容和作用

天然氣管道建設(shè)工程基建檔案是從管道工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、核準(zhǔn)、工程準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收交付使用等整個(gè)過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體形式的文件材料。檔案內(nèi)容主要包括工程項(xiàng)目前期的項(xiàng)目核準(zhǔn)文件、勘查測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、管線路由規(guī)劃許可文件、工程/物資招投標(biāo)文件、工程/物資采購合同協(xié)議、征用地文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、生產(chǎn)準(zhǔn)備文件、竣工文件等。長輸管道工程基建檔案，是公司檔案的重要組成部分之一，記錄和反映了長輸管道工程建設(shè)項(xiàng)目的管理和工程施工的真實(shí)過程，為天然氣管道的輸配運(yùn)營、安全管理，以及事故責(zé)任鑒定和處理提供了查考依據(jù)。

二、天然氣管道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）檔案分類問題。檔案分類是否合理，直接關(guān)系到檔案存放的查找利用，而部分業(yè)主單位的項(xiàng)目建設(shè)檔案分類僅設(shè)置到2級(jí)類目，有的甚至單純按工程階段的劃分來組卷，這樣的檔案分類劃分過于簡(jiǎn)單，不利于檔案的合理組卷和系統(tǒng)管理，也不便于判斷各專業(yè)工程文件資料的歸檔是否完整齊全。

（二）檔案及時(shí)收集整理問題。一是由于長輸管道工程的管線路由長，往往覆蓋多個(gè)地級(jí)市、縣和村莊，管線路由規(guī)劃許可的報(bào)批工作難度大、耗時(shí)久，一段管線路由往往需要多次上報(bào)才收到批文，由于管線路由報(bào)批文件復(fù)雜、數(shù)量多，收集整理難度大。二是天然氣長輸管道工程的單位工程的劃分多、參建單位也較多，各線路標(biāo)段、站場(chǎng)、及各專業(yè)工程機(jī)械完工時(shí)間不一，整體工程建設(shè)歷時(shí)長，工程檔案及時(shí)整理和移交歸檔的難度大。

（三）檔案編制質(zhì)量問題。天然氣長輸管道建設(shè)項(xiàng)目大多采用業(yè)主+施工方+監(jiān)理方的管理模式，工程檔案由施工單位編制，監(jiān)理單位監(jiān)督，業(yè)主檢查指導(dǎo)、驗(yàn)收。在工程建設(shè)期間，由于施工單位忙于趕工程進(jìn)度，而往往忽略了檔案收集積累和及時(shí)整理。在種情況下，如果監(jiān)理單位的檔案監(jiān)督指導(dǎo)不到位，業(yè)主單位工程檔案監(jiān)督檢查力度小，或檔案人員缺乏工程專業(yè)技術(shù)知識(shí)，就會(huì)出現(xiàn)工程管理文件日期、簽字、蓋章不齊全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等檔案編制質(zhì)量不高的問題，甚至出現(xiàn)工程文件不真實(shí)的檔案造假。

三、做好天然氣長輸管道基建檔案管理的方法

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)、積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身綜合素質(zhì)，適應(yīng)實(shí)際工作的需要，做好天然氣長輸管道項(xiàng)目檔案管理工作。一是加深提高政治素養(yǎng)認(rèn)識(shí)。天然氣長輸管道工程項(xiàng)目檔案涉及部分企業(yè)商業(yè)秘密，檔案工作人員直接管理著重要的保密數(shù)據(jù)，因此檔案人員必須要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和高度的組織性、紀(jì)律性，能夠自覺遵守規(guī)則制定，堅(jiān)決杜絕失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。二是檔案管理人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，愛崗敬業(yè)、任勞任怨，要能夠耐得住寂寞，甘于清苦，兢兢業(yè)業(yè)、求真務(wù)實(shí)，不弄虛作假。三是檔案人員應(yīng)當(dāng)清醒的認(rèn)識(shí)到，勝任工程建設(shè)檔案管理工作，不僅應(yīng)熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，通曉檔案各學(xué)科的理論和實(shí)踐工作方法，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，掌握一定程度的石油、天然氣行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和油氣儲(chǔ)運(yùn)工程專業(yè)知識(shí)，不斷豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，積累工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)自身綜合素質(zhì)不斷提高，為做好石油天然氣長輸管道建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）制定科學(xué)、合理的檔案分類方案?！稒n案分類方案》是檔案管理文件的重要組成部分，是檔案實(shí)體整理和分類的依據(jù)性文件，檔案分類是否合理在一定程度上決定了檔案的整理質(zhì)量。一是檔案分類表可考慮將“文件歸檔范圍”和“保管期限”項(xiàng)目包含進(jìn)去，這樣便可以“集多功能于一體”，準(zhǔn)確知曉文件的收集范圍，判斷文件所屬的檔案類別，準(zhǔn)確鑒定檔案的保管期限，為確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全保管、提高檔案管理質(zhì)量充分發(fā)揮指導(dǎo)作用。二是根據(jù)天然氣長輸管道工程項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)，可將施工文件分為線路工程、站場(chǎng)工程、穿越工程、無損檢測(cè)、管道干燥試壓等類別。其中，線路工程檔案應(yīng)按各線路標(biāo)段分別組卷、站場(chǎng)工程檔案按各站場(chǎng)組卷，穿越工程檔案按穿越單體組卷，無損檢測(cè)和管道干燥試壓檔案按工作包進(jìn)行組卷。

（三）對(duì)基建檔案的質(zhì)量和進(jìn)度管理實(shí)施過程控制。一是在建設(shè)項(xiàng)目采用業(yè)主+施工單位+監(jiān)理單位的工程模式下，作為業(yè)主單位應(yīng)注意做好項(xiàng)目工程檔案管理的前端控制工作，在項(xiàng)目早期及時(shí)制定并下發(fā)《工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等指導(dǎo)性文件，召集參建單位參加工程項(xiàng)目檔案培訓(xùn)，解答監(jiān)理和施工單位所提出檔案編制、整理和移交等存在的疑問，在工程建設(shè)期見，定期赴工程現(xiàn)場(chǎng)檢查參建單位的檔案編制和整理情況。二是參建單位工程資料管理人員配置應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，項(xiàng)目經(jīng)理重視工程檔案工作，工程檔案編制整理進(jìn)度應(yīng)與工程建設(shè)同步。三是工程監(jiān)理單位切實(shí)擔(dān)負(fù)起工程施工檔案的監(jiān)督指導(dǎo)作用，加大施工檔案工作進(jìn)度控制，為工程檔案質(zhì)量把好關(guān)，保證檔案施工記錄文件的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。