探討新醫(yī)改下醫(yī)院檔案的管理改進(jìn)方法

文/云南省臨滄市人民醫(yī)院辦公室　趙莉娟

探討新醫(yī)改下醫(yī)院檔案的管理改進(jìn)方法

文/云南省臨滄市人民醫(yī)院辦公室趙莉娟

【摘要】醫(yī)院的檔案資料是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一，它記錄著醫(yī)院各方面的發(fā)展內(nèi)容，能為醫(yī)院制定科學(xué)化的發(fā)展戰(zhàn)略提供可靠的依據(jù)。由此可見，醫(yī)院的檔案資料是一種寶貴的信息資源，對不斷改善和發(fā)展醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)有著重要的意義。本文分析了在新醫(yī)改時(shí)期下，醫(yī)院檔案管理工作存在的不足之處，并就如何改進(jìn)管理方法提出一些策略建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理；改進(jìn)方法

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）管理體制落后。現(xiàn)在大部分的醫(yī)院都有建立起規(guī)范的醫(yī)院管理制度，但這些管理制度大多是針對醫(yī)療、護(hù)理、行政方面的，而針對檔案管理方面的制度是比較少的，即使有也是相當(dāng)不完善的。對檔案資料的管理，有不少醫(yī)院的做法是根據(jù)管理人員的經(jīng)驗(yàn)和理解去操作，既沒有在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下規(guī)范管理，也沒有制定針對檔案管理人員的績效考核制度，這就使得檔案管理工作效益處于無監(jiān)管狀態(tài)，從而造成管理不嚴(yán)。

（二）現(xiàn)代化管理設(shè)備不足。對于醫(yī)院來說，為了提高資源配置的經(jīng)濟(jì)效益，更愿意將資金和硬件設(shè)施投入到醫(yī)療方面，而對檔案管理硬件配套方面的投入則很少去重視，這就使得檔案室設(shè)備陳舊、管理技術(shù)落后，跟不上醫(yī)院現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，從而降低了檔案管理的效率。比如，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)在已經(jīng)普遍應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域了，但是檔案管理方面卻不去應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，不少醫(yī)院還依然采用傳統(tǒng)的方式來管理檔案，收集、整理、借閱等都還是采用手工方式，繁雜又耗時(shí)間，嚴(yán)重制約了檔案管理工作效率的提高。

（三）檔案利用意識淡薄。檔案資源要去開發(fā)利用，才能發(fā)揮出它的作用，對一些檔案進(jìn)行深層開發(fā)，挖掘一些有價(jià)值的東西，才能發(fā)揮出它的使用價(jià)值，從而能夠?yàn)榕R床、教學(xué)、科研工作方面提供更好的服務(wù)。但現(xiàn)實(shí)是，更多的醫(yī)院只關(guān)注和重視醫(yī)療建設(shè)方面所帶來的經(jīng)濟(jì)效益，把更多精力投放在醫(yī)療能力水平的提升上面，而忽視了檔案管理工作能夠帶來長遠(yuǎn)利益的作用，這就導(dǎo)致了檔案資源開發(fā)利用率的低下。

（四）檔案信息化程度低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案管理工作也應(yīng)該運(yùn)用這些技術(shù)來促使檔案資源的信息化，提高管理效率。但現(xiàn)實(shí)中，檔案資料還是以紙質(zhì)的形式為主，很少有音頻形式、電子書形式的檔案資料；管理手段方面，目前也僅是停留在信息檢索功能上，沒能建立管理網(wǎng)站以實(shí)現(xiàn)其共享性，大大降低了開發(fā)利用的效率。

（五）管理人員素質(zhì)低。由于醫(yī)院對檔案管理工作不太重視，一般很少有配備專業(yè)、專職的管理人員，一般都是由其他部門的人員兼任，人員變動(dòng)比較頻繁，一方面，兼職人員本身不具備檔案管理應(yīng)該有的素質(zhì)和能力，做不到專業(yè)性的管理操作；另一方面，兼職人員沒能全身心投入到檔案管理的工作中，幾乎不會(huì)去思考該如何做好管理工作才能發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。檔案管理人員素質(zhì)低、理論知識和能力都有限，缺乏史料和學(xué)術(shù)研究的能力，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)下檔案管理的需求的。

二、醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方法

（一）完善檔案管理體系和制度。首先，醫(yī)院要設(shè)置科學(xué)的檔案管理職能機(jī)構(gòu)并明確檔案管理人員的職責(zé)，改變以前零散的管理方式，規(guī)范化、統(tǒng)一化管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密等方面的工作都需要建立相對應(yīng)的規(guī)章制度。其次，將檔案管理作為推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，將其列入醫(yī)院的整體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，并在每個(gè)人員身上得到落實(shí)，要求全員干部職工都要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用知識的學(xué)習(xí)，讓他們都能認(rèn)識到檔案對醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要性；最后，將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任制，明確科室領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，將檔案管理工作的效益與科室領(lǐng)導(dǎo)的績效相掛鉤，這樣就可以促使領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。

（二）加大現(xiàn)代化管理設(shè)備的投入。提高檔案管理效率就必須要有良好的管理設(shè)備來作支撐，因此，院方要加大現(xiàn)代化管理設(shè)備的投入。首先，要根據(jù)檔案資料的情況和統(tǒng)一的規(guī)定，配置專門用于存放檔案資料的庫房，并做好保障庫房安全的設(shè)施；其次，配備檔案管理工作所需用到的相關(guān)設(shè)備，比如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等等有助于提升現(xiàn)代化管理水平的辦公設(shè)備，并使用專門用于檔案管理的專業(yè)軟件；再者，配備整套的檔案管理掃描錄入系統(tǒng)，改變以往單純靠人工輸入的落后方式；最后，將檔案資料引入醫(yī)院的局域網(wǎng)內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，將檔案資料共享各相關(guān)部門，以便為醫(yī)療、教研提供更多的服務(wù)幫助。

（三）提升對檔案價(jià)值的認(rèn)識。檔案資料本身并不會(huì)發(fā)揮作用，只有充分開發(fā)起來才能發(fā)揮出其作用，如果僅僅只是保存起來，就跟一堆廢紙一樣。人是利用檔案資料的主體，所以醫(yī)院全體職員都要轉(zhuǎn)變觀念、更新思想、充分認(rèn)識到檔案資源的價(jià)值作用。首先，要讓檔案管理人員樹立正確的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，端正工作態(tài)度，充分認(rèn)識到檔案利用價(jià)值和服務(wù)性質(zhì)，主動(dòng)積極、多渠道地開發(fā)檔案資源，挖掘檔案資源的深層價(jià)值，從而來為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供更好的服務(wù)。其次，要積極開展對檔案資源的學(xué)術(shù)研究工作和編研活動(dòng)，深層次開發(fā)和加工檔案信息，以便為檔案資源的使用者提供更多方面、多層次的有效信息。最后，還要建立起信息利用之后的反饋管理機(jī)制，與各級醫(yī)院建立起廣泛的聯(lián)系關(guān)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的最大化共享，進(jìn)而充分的發(fā)揮出綜合經(jīng)濟(jì)效益。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)今社會(huì)是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)廣泛運(yùn)用的時(shí)代，醫(yī)院的檔案資料管理也要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化，以與社會(huì)發(fā)展接軌。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料和手工查詢等管理手段相比，信息化的檔案資源有更多的優(yōu)點(diǎn)，比如可以保存更長的時(shí)間，不會(huì)發(fā)生腐蝕、霉變，占用空間小，不需要占用庫房，可以保存更多的資料，查詢便捷，易于信息的傳遞和共享等等。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，首先，要做好檔案資料的基礎(chǔ)管理工作，要對檔案資料做好全面的收集、鑒定、分類、歸檔等工作。其次，醫(yī)院檔案的門類是多種多樣，有文書、人事、病案，基建、設(shè)備等門類，醫(yī)院檔案的信息載體有文字、圖像，也有音頻，在信息化時(shí)需要分門別類的按內(nèi)容輸入電腦，確保信息的有序性。再者，對各類資料數(shù)字化處理之后，通過局域網(wǎng)將這些檔案資源共享給醫(yī)院的相關(guān)職員，以便被更好的開發(fā)利用。最后，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的易受攻擊、易被感染的特性，還需要對信息化資源進(jìn)行維護(hù)和管理，保證安全性，這就需要采用專業(yè)的軟件系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資料的安全、可靠以及自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

（五）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)。人是檔案管理的主體，管理人員專業(yè)知識是否完善，素質(zhì)能力高低都會(huì)對檔案管理效益產(chǎn)生直接的影響，所以為提高檔案管理的質(zhì)量，就必須要有管理能力強(qiáng)和專業(yè)技術(shù)過關(guān)的管理人員，作為管理人員本身應(yīng)自覺提升素質(zhì)和能力很重要，同時(shí)醫(yī)院也要定時(shí)給予提供必要的培訓(xùn)。首先，管理人員要具備一定的檔案管理的理論知識和專業(yè)操作技能；其次，醫(yī)院要定期組織培訓(xùn)，幫助管理人員提升管理能力，在人員結(jié)構(gòu)上要有遞補(bǔ)人員；最后，在網(wǎng)絡(luò)化和信息化時(shí)代，管理人員必須具備使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的能力，并掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作方法。

三、結(jié)束語

新醫(yī)改制度下，對醫(yī)院的管理工作提出了更多規(guī)范化的要求，醫(yī)院在這種環(huán)境下要牢牢抓住這個(gè)機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)思想觀念的轉(zhuǎn)變，在檔案管理方法方面要敢于嘗試改革，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，促使醫(yī)院檔案的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而提高檔案資源的利用效益，從而促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

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