信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

文/河北省榮軍醫(yī)院　商玉杰

信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

文/河北省榮軍醫(yī)院商玉杰

【摘要】信息化建設是現(xiàn)代化醫(yī)院管理改革與發(fā)展的必然趨勢與基本要求。本文從醫(yī)院檔案管理的重要性、醫(yī)院實行檔案管理信息化的意義與措施、醫(yī)院檔案管理的建議進行探討。

【關鍵詞】信息化；管理工作；檔案；醫(yī)院

一、檔案管理的重要意義和重要性

檔案是存儲信息的一類文檔，也是一種信息資源。檔案是一種有形的直觀體現(xiàn)的信息資源，它的原始性與不可再生性體現(xiàn)出了它的重要，對于單位都有著不容小覷的重要性，檔案對于企業(yè)來說，是進行改革或者在必要階段做調整的依據(jù)與基礎。當進退兩難時可以借鑒之前的方法策略，是優(yōu)化資源配置的有力支持。無論何時對于調動人員或者調配資源都是需要一個完善的檔案體系，隨著經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，社會也在不斷進步。人們的生活節(jié)奏也在不斷的加快，原始的管理檔案的方式與記錄方法不適應市場的需求所以需要改善規(guī)劃處一套較為先進的信息管理模式也就是完成檔案管理信息化。

（一）檔案信息化含義。檔案信息化就是把過去的檔案進行保存，更加系統(tǒng)的、總結性的將檔案進行整理儲存。其核心工作就應當逐步的向著以保管為核心而改進實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡化與數(shù)字化，達到接收、發(fā)送、存儲的一體化的目的。真正的做到信息資源的共享，實現(xiàn)檔案管理模式的新變革、新突破。

（二）檔案信息化的內容。隨著網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，比較原始的檔案保存方式逐步被信息化與網(wǎng)絡化所取代。因此網(wǎng)絡的硬件設施與軟件設施都應是建設好檔案信息化的基礎條件。檔案作為企業(yè)在以后發(fā)展的戰(zhàn)略資源，對于它的開發(fā)利用是必不可少的。同時是建立檔案信息化的關鍵。電子檔案應當比之前更加的標準化、規(guī)范化。在醫(yī)院也是必不可少的，嚴謹是不可忽視的一種工作態(tài)度。由此，逐步形成了檔案信息管理化的標準體系。

（三）檔案管理信息化的注意事項。檔案管理學可以說是要求專業(yè)知識非常嚴格。其嚴密性非常的高，信息化的管理是現(xiàn)代全新的管理手段。但是檔案一般都是非常隱私非常重要的文件，關系到公司企業(yè)的機密，所以保密性一定要做到位，安全意識一定要加強。對檔案的管理手段一定要規(guī)范、嚴謹。使存儲的信息要統(tǒng)一化、標準化。這樣方便檔案的管理，也容易進行各種檔案的歸類同時方便提高工作的效率和資源共享效率。

二、醫(yī)院實行檔案管理信息化的意義與措施

（一）醫(yī)院實施檔案信息化管理的必要性。在醫(yī)院那種人員比較混雜、流動量比較大的地方，每天醫(yī)療接觸的患者都是各行各業(yè)，不同年齡段的。如果采用比較原始的檔案管理方式，那必將導致醫(yī)院的運作遭到影響，傳統(tǒng)的檔案工作主要是紙筆書寫的形式進行統(tǒng)計，采用手工的操作方式，工作效率低，進程緩慢，顯然不適應現(xiàn)代的高速運轉的社會，在今天電子計算機飛速發(fā)展中高效性、便捷性方便快捷的信息化管理將是未來行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化的措施。首先是人員的培訓，只有檔案管理者的態(tài)度端正才會更好的進行管理檔案，現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)是在人才的支配下完善的。而目前醫(yī)院的從事管理檔案工作的工作人員沒有達到應有的水平，缺乏對于檔案管理的專業(yè)性知識，因此就會阻礙信息化的發(fā)展，為此，現(xiàn)問題的解決方法就是加強專業(yè)管理檔案知識的培訓，挑選專業(yè)學歷比較高的人員，在經(jīng)過集中的培訓，并且培訓通過后才可以上崗工作，除此之外，醫(yī)院應當招收一些檔案管理方面的人才，最好是懂檔案管理而且還通曉計算機的多發(fā)展面的人才。其次就是信息的保密管理，檔案分為好多不同的類型，但是在醫(yī)院里，檔案中記錄的是患者的隱私或者機密文檔，是無論何時都不應該輕易泄露的。因此醫(yī)院檔案的管理應當找一部分專業(yè)的人員進行管理，不能讓這些信息隨意的讓其他非管理者看，并且還應設立獎懲制度，來加強工作人員的責任心。加強基礎設施的建設與檔案管理的標準化也是不容忽略的，每所醫(yī)院不同，應當根據(jù)自己醫(yī)院的經(jīng)濟實力，進行相對應的配備存儲設備硬件設施及軟件，這樣就將信息化管理這一現(xiàn)代技術合理的采用，提高了工作的效率。檔案管理的標準化也是非常重要的，從開始的收集資料到后來的整理登記資料都是不可馬虎的，統(tǒng)計必須條理清晰、目的明確，確保記錄的完整，堅決杜絕遺漏或者因為工作態(tài)度不端正而出現(xiàn)的錯誤。

三、醫(yī)院檔案管理的建議

加強管理者思想以及管理人員的創(chuàng)新精神為改進與加強企業(yè)自身的特色起到了很大的作用。但是這個過程需要各個階層的配合。如果沒有大家的配合，就不會實現(xiàn)管理的信息化。這也是現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理所應當完善改進的。慢慢地形成一個比較完善比較符合自身的信息平臺，如果想很容易的進行下去，就必須得到管理者的認可，這也是體現(xiàn)領導者具有先進思想意識不可或缺的部分。檔案信息化不單單只是局限于表面的、形式的。其更重要的是為了服務大家，實現(xiàn)服務功能的全面拓展。自身價值的完美體現(xiàn)。而規(guī)范的完整的檔案體系，才會增加檔案資料的可信度與真實度，醫(yī)院的每一個部門都有不同的專業(yè)理念，不同的工作職位都應當努力發(fā)揮出在每一職位的能力取長補短，為建設出更完善更符合自身發(fā)展的體系。這一點是非常重要的，這樣就做出了自己的特色，可以讓人們很清楚地發(fā)現(xiàn)其中的特色所在。這些特色是在以后發(fā)展中不可缺少的因素，自主創(chuàng)新才會有更大的自我突破，這些特色可能全部源于管理的風格，也可能是源自檔案的完整與全面。

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