淺談如何做好科技檔案的信息收集整理工作

文/國(guó)內(nèi)貿(mào)易工程設(shè)計(jì)研究院　齊銣

淺談如何做好科技檔案的信息收集整理工作

文/國(guó)內(nèi)貿(mào)易工程設(shè)計(jì)研究院齊銣

【摘要】我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，為許多領(lǐng)域提供了方便，科技檔案的收集整理在科學(xué)技術(shù)的不斷推動(dòng)下，也取得了很大的發(fā)展。但是科技檔案的信息收集整理工作還是做得不夠到位，需要進(jìn)一步提高其認(rèn)識(shí)和重視程度，采取相應(yīng)的舉措做好科技檔案的信息收集整理工作，提高科技檔案的開(kāi)發(fā)利用率，為我國(guó)科技的發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)。本文就如何做好科技檔案的信息收集整理工作這個(gè)問(wèn)題展開(kāi)論述，為其信息收集整理提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；信息；收集；整理

隨著全球一體化進(jìn)程的全面推進(jìn)，各國(guó)間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸轉(zhuǎn)移到科技方面，科技檔案承載著我國(guó)科技實(shí)踐活動(dòng)中的研究和成果全部過(guò)程，其實(shí)現(xiàn)形式為文字、圖表、電子文件、聲像資料、光盤(pán)優(yōu)盤(pán)等形式的資料，是我國(guó)科學(xué)活動(dòng)真實(shí)情況的反映。若想將其利用到以后的科技研究中，必然要對(duì)科技檔案的信息進(jìn)行收集和整理，才能提高其利用率，才能為其研究提供依據(jù)。因此，本文主要分析如何做好科技檔案的信息收集整理工作對(duì)科技研究和科技的發(fā)展具有重要的意義。

一、科技檔案的內(nèi)涵

科學(xué)技術(shù)檔案簡(jiǎn)稱(chēng)為科技檔案，是記錄具有保存價(jià)值的在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的知識(shí)形態(tài)?？萍紮n案的特點(diǎn)為現(xiàn)實(shí)性、多樣性及專(zhuān)業(yè)性等。其實(shí)科技檔案的呈現(xiàn)是有規(guī)律可循的，在科技活動(dòng)中相關(guān)人員會(huì)有意識(shí)地形成科技檔案，同時(shí)又會(huì)設(shè)定一個(gè)對(duì)象作為參照物來(lái)形成科技檔案，直接形成于科技生產(chǎn)活動(dòng)中?？萍紮n案工作具有服務(wù)性，同時(shí)也要能夠?yàn)槿藗兲峁┛萍贾R(shí)的職能。做好科技檔案的信息收集整理工作，為我國(guó)科技的發(fā)展提供依據(jù)，同時(shí)可以服務(wù)我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)事業(yè)。

科技檔案收集工作就是根據(jù)我國(guó)的相關(guān)相關(guān)法律法規(guī)檔案部門(mén)運(yùn)用各種方式將具有價(jià)值、可以利用的科技資料收集檔案部門(mén)，然后進(jìn)行整理，再進(jìn)行統(tǒng)一的管理，通過(guò)這種方式一方面使得我國(guó)科技檔案具有完整性，另一方面可以實(shí)現(xiàn)具有保密性質(zhì)的科技檔案的安全管理。

二、做好科技檔案的信息收集整理工作的重要性

若想做好科技檔案的信息收集整理工作必然要首先對(duì)其重要性進(jìn)行一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，科技檔案的信息收集整理工作最為重要的是有利于科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。由于科技檔案管理中科技檔案收集整理工作是非常重要的組成部分，也是進(jìn)行科技檔案管理的前提和基礎(chǔ)。因此，若想做好科技檔案的管理工作，首先就要做好科技檔案的信息收集整理工作。就我國(guó)而言，現(xiàn)階段很多單位都比較重視檔案管理工作，也很好地開(kāi)展了科技檔案的信息收集整理工作制度建設(shè)、設(shè)備及人員的配備也越來(lái)越齊全，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化。根據(jù)大量的實(shí)踐顯示，科技檔案的信息整理收集工作可以為其單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。做好科技檔案的信息收集整理工作可以達(dá)到減少資金、收益增加及效率提高的目的。如果沒(méi)有做好科技檔案的信息收集整理工作就無(wú)法為單位提供可靠及完備的科技檔案，就無(wú)法順利進(jìn)行科技生產(chǎn)活動(dòng)，這就是造成損失的原因。因此，做好科技檔案的信息收集整理工作是必要的，同時(shí)也是重要的，各個(gè)單位必然要提升其重視度，采取相應(yīng)的策略做好科技檔案的信息收集整理工作。

三、做好科技檔案的信息收集整理工作的策略

眾所周知，科技檔案的管理具有很多的方面，包括的環(huán)節(jié)也較為復(fù)雜，最基本的六個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的收集、整理、辨別、存檔、統(tǒng)計(jì)及利用?？梢?jiàn)，科技檔案管理中最為基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)就是科技檔案的收集和整理工作，也是為其他環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，在檔案管理中起到極其關(guān)鍵的作用。做好科技檔案的信息收集整理工作，是保證科技檔案準(zhǔn)確及完整的重要環(huán)節(jié)，也是促進(jìn)科技檔案可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的重要途徑。做好科技檔案的收集整理工作是做好檔案管理的前提，如果這個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有做好，其他環(huán)節(jié)也不能很好地完成，甚至不能順利展開(kāi)。因此，各單位和檔案部門(mén)必須采取相應(yīng)的策略做好科技檔案的信息收集整理工作。

（一）提高科技檔案信息收集整理工作的重視度。要想做好科技檔案信息收集整理工作，首先其單位的領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理部門(mén)要樹(shù)立正確的認(rèn)識(shí)，深入地認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作對(duì)檔案整理工作的重要性，同時(shí)也是單位科技活動(dòng)開(kāi)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的重要途徑。提高科技檔案信息收集整理工作的重視度是其做好科技檔案信息收集管理工作的前提，要是做好這項(xiàng)工作的基本保證。單位的領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭作用，做好檔案管理工作，從思想認(rèn)識(shí)上將其作為單位發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，做好科技檔案的收集及整理，為單位的科技發(fā)展奠定好基礎(chǔ)。

（二）加大科技檔案信息收集整理的宣傳力度。檔案管理工作者不能只是將目標(biāo)停留在基本的檔案管理工作中，還要向科技人員宣傳科技檔案信息收集整理的重要性。同時(shí)要向生產(chǎn)科技人員傳授基本的檔案知識(shí)，并且還要讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的權(quán)利及義務(wù)，使得科技人員可以對(duì)科技檔案提供愛(ài)護(hù)度，并且使其建立檔案意識(shí)，以此為科技信息收集整理工作的開(kāi)展奠定人員基礎(chǔ)，在科技人員的配合下，做好科技檔案信息收集整理工作已經(jīng)不是難事。伴隨著科技的發(fā)展，各種媒體平臺(tái)的構(gòu)建為信息傳播和共享提供了方便，檔案管理部門(mén)也可以建立自己的信息平臺(tái)，比如，微信平臺(tái)或者微博平臺(tái)等。將科技檔案管理方面的知識(shí)及信息通過(guò)這個(gè)平臺(tái)向企業(yè)的員工進(jìn)行宣傳，以此不但可以節(jié)省人力，同時(shí)其宣傳效果也有明顯的提高。

（三）在科技檔案信息收集整理工作之前檔案管理人員就要主動(dòng)出擊，提前介入?，F(xiàn)階段，大多數(shù)的單位的技術(shù)生產(chǎn)部門(mén)的科技檔案信息收集整理工作都是在科技生產(chǎn)活動(dòng)達(dá)到一定的階段或者結(jié)束時(shí)才將相關(guān)的科技資料交給技術(shù)生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行暫時(shí)歸檔，然后通過(guò)鑒定后再移交到檔案部門(mén)。但是，本文認(rèn)為這種被動(dòng)的方式不利于科技檔案信息收集整理，檔案管理人員不能坐以待斃，要主動(dòng)出擊，提前到技術(shù)生產(chǎn)部門(mén)將暫時(shí)歸檔的科技檔案信息收集回來(lái)，保證檔案收集的及時(shí)性，避免造成丟失等問(wèn)題。而且為了保證科技檔案信息收集整理的完整性，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行督促，對(duì)于缺少或者其他文件資料進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充，使其檔案的系統(tǒng)性和全面性。另外，檔案管理人員可以與生產(chǎn)部門(mén)合作共同制定科技檔案的收集整理的范圍，同時(shí)在新科技產(chǎn)品的生產(chǎn)、鑒定成果、成果驗(yàn)收等重要的環(huán)節(jié)中檔案管理人員要積極參與，全程控制科技檔案，確?？萍假Y料的完整性，提高科技檔案的利用率。

（四）正確認(rèn)識(shí)在科技檔案信息收集整理工作中新載體的作用。伴隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在科技檔案收集整理工作中科技檔案管理人員要面對(duì)科學(xué)技術(shù)所產(chǎn)生的各種各樣的問(wèn)題，比如，現(xiàn)階段科技檔案中的文件資料大多數(shù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行編制的，然后使用時(shí)打印出來(lái)就可以。歸檔的科技檔案資料一般都以紙質(zhì)文件形式存在，許多電子文件已經(jīng)被刪除，或者仍然在科技人員那里。隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，檔案管理信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)，許多紙質(zhì)文件通過(guò)掃描成為電子文件，但是這樣比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因此，可以在歸檔時(shí)就進(jìn)行電子歸檔，節(jié)省了大量的人力和物力。然而，這種新載體的出現(xiàn)同時(shí)也具有一些缺陷和不足。比如電子文件特別容易損壞，也易于修改，使其保存的真實(shí)性受到威脅。因此，作為一個(gè)科技檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)到新載體的背景下，為檔案信息收集整理工作帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了負(fù)面的影響，因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須要將傳統(tǒng)管理方式及現(xiàn)代管理方式結(jié)合起來(lái)，避免檔案資料的丟失，保證其完整性。

（五）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。伴隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)也隨之在進(jìn)行著改革，因此為科技檔案管理工作提出了更高的要求，而科技檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)檔案管理的基本理論知識(shí)，同時(shí)也要學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，尤其是實(shí)現(xiàn)辦公一體化。將檔案管理人員的實(shí)際操作技能及業(yè)務(wù)水平提升，不斷地提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，為檔案工作服務(wù)。同時(shí)，單位也要為檔案管理人員提供相應(yīng)的進(jìn)修和深造的機(jī)會(huì)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，檔案管理人員也必然要提高自身的素質(zhì)，自覺(jué)提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)科技檔案工作越來(lái)越規(guī)范，服務(wù)于科技研究和發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，科技檔案管理工作成為各個(gè)單位進(jìn)行科研的重要環(huán)節(jié)之一，其中科技檔案信息收集整理是基礎(chǔ)，必須采取各種策略做好科技檔案信息收集整理工作，以提升檔案的完整度，為科技資源的開(kāi)發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)，為各單位的科技生產(chǎn)活動(dòng)奠定好基礎(chǔ)。

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