新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

文/中國(guó)交通通信信息中心　劉薇

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

文/中國(guó)交通通信信息中心劉薇

【摘要】在新時(shí)期，我國(guó)事業(yè)單位檔案的數(shù)量和需求越來(lái)越大，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了飛速的發(fā)展和迅速的普及，這推動(dòng)了檔案管理的信息化建設(shè)。根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，檔案信息化是事業(yè)單位信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，事業(yè)單位必須對(duì)人力、物力、財(cái)力進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，推動(dòng)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案信息化；檔案管理

在中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中明確的指出了現(xiàn)在檔案管理工作中存在的一些不足，并且重點(diǎn)提出以下的整改方向，首先，必須對(duì)檔案工作體制機(jī)制進(jìn)行完善；其次，必須提高檔案的利用率，擴(kuò)大檔案的服務(wù)范圍。尤其提出了把檔案信息化列入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，統(tǒng)一部署，同步實(shí)施，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。隨著時(shí)代的發(fā)展，為了適應(yīng)事業(yè)單位改革和發(fā)展的需求，事業(yè)單位的檔案管理方式也必須得到相應(yīng)的改變，逐漸向信息化的檔案管理方式過(guò)渡。本文對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的主要任務(wù)進(jìn)行了分析，立足于當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中暴露出的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決措施。

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性

我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必然需求，通過(guò)檔案信息化建設(shè)能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案信息資源進(jìn)行充分的開發(fā)，提高信息資源的利用率，從而實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開化、檔案信息傳輸?shù)纳鐣?huì)化和遠(yuǎn)程化、檔案信息檢索的便利化，使事業(yè)單位的工作效率得到有效的提高，推動(dòng)事業(yè)單位的改革。

事業(yè)單位具有社會(huì)公益性質(zhì)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)檔案的公開發(fā)布，從而能夠向社會(huì)公開發(fā)布與百姓生活息息相關(guān)的檔案文件，方便公眾進(jìn)行查詢，并進(jìn)行政務(wù)處理的透明化，推行陽(yáng)光、透明、公開的政務(wù)處理模式，通過(guò)電子政務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的公開，樹立良好的事業(yè)單位形象。

（二）挖掘和拓展事業(yè)單位檔案信息的價(jià)值。在事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中檔案信息有著十分重要的作用。通過(guò)檔案信息化建設(shè)能夠在任意時(shí)間、任意地點(diǎn)對(duì)所需的檔案信息進(jìn)行檢索和查詢，有效地提高檔案信息的利用率，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的時(shí)空沖突進(jìn)行解決。把檔案“信息庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，服務(wù)單位事業(yè)發(fā)展。

（三）對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式進(jìn)行改進(jìn)。通過(guò)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案信息管理模式進(jìn)行改進(jìn)。改變傳統(tǒng)的人工錄入、紙質(zhì)媒介的檔案管理模式，拓展檔案管理的職能。傳統(tǒng)的檔案管理只能實(shí)現(xiàn)檔案信息的運(yùn)輸和保存，通過(guò)檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的管理、存儲(chǔ)和采集。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的建設(shè)要點(diǎn)

（一）建設(shè)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。事業(yè)單位要提高管理部門的服務(wù)水平和工作水平，挖掘已有的檔案信息，就必須著力完善數(shù)據(jù)庫(kù)，使軟件系統(tǒng)更加實(shí)用。

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的前期階段，首先要對(duì)已有的資源進(jìn)行有效的管理，做好相應(yīng)的入庫(kù)和錄入工作，使檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)日入檢驗(yàn)。與此同時(shí)，對(duì)于一些特殊的檔案資源還要加強(qiáng)其信息化的步伐，例如使用頻率較高的、容易受損的、重要性強(qiáng)的檔案信息。具體分三步實(shí)現(xiàn)：第一步，完成當(dāng)年入庫(kù)和當(dāng)年查詢，使當(dāng)年的工作檔案能夠進(jìn)入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。第二步，進(jìn)一步延長(zhǎng)入庫(kù)檔案的年限。第三步，全面實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，將全部檔案資源錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）做好電子檔案的入檔和管理工作。很多事業(yè)單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子辦公，產(chǎn)生了大量的電子文件。要對(duì)這些電子文件進(jìn)行入檔，保障電子文件的規(guī)范性、有效性和完整性，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范的鑒定、錄入、存儲(chǔ)、入檔等工作。

三、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及其原因

隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，我國(guó)的事業(yè)單位普遍進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，然而信息化建設(shè)的過(guò)程中卻暴露出了一些問(wèn)題，各單位在檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量與建設(shè)速度方面呈現(xiàn)出較大的差異。

（一）沒有深刻的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義。事業(yè)單位上下從領(lǐng)導(dǎo)到員工都沒有深刻的認(rèn)識(shí)到大管檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性。特別是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有深入的了解檔案管理制度，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的熱情不高，不愿意投入經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，甚至造成了檔案信息化建設(shè)的擱置，阻礙了事業(yè)單位的信息化建設(shè)的步伐。

物理學(xué)科是高中教學(xué)體系的重要組成部分，對(duì)于學(xué)生的學(xué)習(xí)、發(fā)展能夠產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。物理問(wèn)題情境指的是在教學(xué)過(guò)程中，教師對(duì)教學(xué)環(huán)境進(jìn)行設(shè)計(jì)，營(yíng)造與課程相適應(yīng)的教學(xué)氛圍，幫助學(xué)生更好的融入到物理課堂教學(xué)中，通過(guò)教師教學(xué)學(xué)習(xí)更多的物理知識(shí)。教育改革對(duì)高中物理課堂教學(xué)提出了新的要求，因此，高中物理教師需要注重對(duì)問(wèn)題情境的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，提高自身教學(xué)質(zhì)量，保證學(xué)生的物理學(xué)習(xí)。

（二）缺乏持續(xù)的資金投入保障。要完成事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)就必須配備良好的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，并對(duì)這些軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行定期的維護(hù)和保養(yǎng)，這就需要一定的資金投入。對(duì)于一些事業(yè)單位而言，由于各種原因，不能保障對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，使檔案信息化建設(shè)成了一紙空文。由于缺少設(shè)備支持，檔案工作人員只能停留在手工階段，阻礙了檔案信息化的建設(shè)步伐，極大的影響了檔案管理工作的效率。

（三）缺少高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。由于涉及到網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的各方面素質(zhì)提出了更高的要求。當(dāng)前一些事業(yè)單位的檔案管理人員由于年齡偏大、學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，難以跟上檔案信息化建設(shè)的步伐，缺乏相應(yīng)的軟件和計(jì)算機(jī)知識(shí)，難以接受信息化技術(shù)的信息，不能夠?qū)I(yè)的運(yùn)用信息化管理的信息。這也造成了一些事業(yè)單位的信息化管理仍然停留在查找和錄入等基礎(chǔ)層面上，難以進(jìn)行進(jìn)一步的深入。

（四）配套應(yīng)用軟件良莠不齊，兼容性差。事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)離不開一定的設(shè)備支持，然而當(dāng)前我國(guó)還沒有開發(fā)出操作簡(jiǎn)易、功能全面、能夠適應(yīng)事業(yè)單位檔案信息管理工作需求的應(yīng)用軟件。當(dāng)前很多事業(yè)單位使用的檔案管理軟件要么功能較少，要么操作煩難，從一定程度上對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了不利的影響，成為了事業(yè)單位信息化建設(shè)過(guò)程中的軟肋。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件廠商良莠不齊，國(guó)家檔案局尚未出臺(tái)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致配套的應(yīng)用軟件之間難以兼容。同行業(yè)的事業(yè)單位之間無(wú)法搭建起統(tǒng)一的檔案信息化平臺(tái)，難以做到互通有無(wú)，沒有體現(xiàn)出信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)。

四、推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）建立一支高素質(zhì)的事業(yè)單位信息化管理隊(duì)伍。事業(yè)單位要推動(dòng)信息化的建設(shè)就必須打造一支懂信息技術(shù)、懂檔案、懂管理的信息化管理隊(duì)伍。事業(yè)單位要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的信息化知識(shí)水平和電腦操作技術(shù)，使其能夠有效地應(yīng)用信息化檔案管理設(shè)備，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。與此同時(shí)，還要注意提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包括思想道德水平、學(xué)習(xí)能力、工作責(zé)任心等等。必須保障管理人員的綜合素質(zhì)和工作技能能夠滿足檔案信息化建設(shè)的要求。

（二）加快檔案信息化進(jìn)程，了解檔案信息化建設(shè)的重要性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，基本已經(jīng)普及了電子辦公，工作范圍不斷擴(kuò)展，檔案的數(shù)量和類別都在不斷增加。這也造成了檔案管理的難度不斷提高。要對(duì)數(shù)量繁多的電子文件進(jìn)行檢索、分類就必須提高檔案管理的信息化。與此同時(shí)，在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，事業(yè)單位與外界的交流更加活躍，必須打開窗口、面向群眾，加強(qiáng)與群眾的交流，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位的工作需要。因此必須加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員，制定本單位的檔案管理信息化近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，有步驟、有計(jì)劃地推動(dòng)本單位的檔案信息化建設(shè)。

（三）保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的資金投入。事業(yè)單位要進(jìn)行信息化建設(shè)就必須保障一定的資金投入，配置相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)備，并進(jìn)行人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性，加強(qiáng)確保對(duì)檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期資金投入，對(duì)檔案管理技術(shù)所需要的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備進(jìn)行完善，保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效實(shí)施。

（四）進(jìn)一步開展檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)工作。事業(yè)單位要認(rèn)真甄別當(dāng)前市場(chǎng)上的檔案管理應(yīng)用軟件，或者自行開發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，也可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行檔案管理應(yīng)用軟件的引進(jìn)，并對(duì)其進(jìn)行改造，使之更加符合本單位的實(shí)際情況。同時(shí)行業(yè)管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃本行業(yè)的檔案系統(tǒng)平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息互通有無(wú)，體現(xiàn)信息化優(yōu)勢(shì)。

（五）重視檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，就離不開相應(yīng)的硬件設(shè)施的建設(shè)。簡(jiǎn)單的“三鐵一柜”已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)的發(fā)展需要。事業(yè)單位要加大資金投入，配備完善的檔案信息化硬件設(shè)施，打造高效、可靠、便捷的檔案存儲(chǔ)環(huán)境。良好的硬件設(shè)施要能夠?qū)n案資料進(jìn)行有效的保存，將電子存儲(chǔ)的優(yōu)越性發(fā)揮出來(lái)，便于檔案資料的管理。與此同時(shí)，為了防止電子文件丟失，在信息存儲(chǔ)和錄入的過(guò)程中還要選擇儲(chǔ)量足夠大的備份硬件設(shè)備對(duì)所有檔案信息進(jìn)行備份。

（六）制定本單位的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。由于每個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和實(shí)際需要有所不同，事業(yè)單位要將本單位的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃制定出來(lái)，按部就班的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中要重視系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，滿足長(zhǎng)期發(fā)展的需要。為了滿足事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展和改革的需要，應(yīng)該將信息化管理的網(wǎng)絡(luò)管理模式構(gòu)建出來(lái)，有條件的事業(yè)單位可以建立一個(gè)檔案信息網(wǎng)站。

檔案信息網(wǎng)站主要是以網(wǎng)頁(yè)的形式，將相應(yīng)的檔案信息服務(wù)提供給相關(guān)人員，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的查找和咨詢，相關(guān)人員可以通過(guò)檔案信息網(wǎng)站對(duì)所需要的檔案信息進(jìn)行查找、瀏覽和下載，從而提高檔案信息資源共享的程度，也可以使事業(yè)單位所有人員都享受到檔案信息化管理的便利，加深其對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)和了解。

（七）有效的保證信息安全。如何保障檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的檔案安全，是一個(gè)非常重要4的問(wèn)題。在信息化的過(guò)程中，檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性的特點(diǎn)，如果檔案信息系統(tǒng)遭受黑客或病毒的攻擊，則會(huì)造成檔案的丟失和泄露。第二，來(lái)自硬件方面的風(fēng)險(xiǎn)，主要是由于計(jì)算機(jī)、硬件等的故障而造成檔案文件丟失和損壞。針對(duì)這種情況，首先必須對(duì)檔案系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)密的防火墻，并加裝其他防病毒軟件，嚴(yán)格遵守涉密檔案不上網(wǎng)的規(guī)定。與此同時(shí)還要對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行嚴(yán)格的管理，做好相應(yīng)的備份，防止由于硬件損壞而造成的檔案損壞。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展和科技進(jìn)步的必然產(chǎn)物，事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，滿足新時(shí)代檔案管理的需要。事業(yè)單位必須重視檔案信息化建設(shè)，做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，通過(guò)檔案信息化來(lái)推動(dòng)事業(yè)單位的信息公開、政務(wù)公開，提升事業(yè)單位的社會(huì)形象，使檔案管理工作能夠更好的為人民服務(wù)。

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