辦公室資料管理創(chuàng)新研究

文/河北省承德市醫(yī)療保險(xiǎn)基金管理結(jié)算中心 丁怡冉

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辦公室資料管理創(chuàng)新研究

文/河北省承德市醫(yī)療保險(xiǎn)基金管理結(jié)算中心 丁怡冉

【摘要】為了滿足機(jī)關(guān)單位工作的需要，機(jī)關(guān)辦公室大都成立了若干資料室，以對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)的圖文資料進(jìn)行專門(mén)管理。為了促進(jìn)辦公室資料更好地發(fā)揮其引導(dǎo)職能和輔助職能，本文將對(duì)辦公室資料室管理的創(chuàng)新機(jī)制進(jìn)行研究，以提高資料室管理水平，促進(jìn)辦公室資料管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室；資料室；管理創(chuàng)新

辦公室資料管理是機(jī)關(guān)管理體系的重要組成部分,具有專業(yè)性強(qiáng)、藏書(shū)質(zhì)量高的特點(diǎn),是機(jī)關(guān)進(jìn)行生產(chǎn)和科研的信息基地,為機(jī)關(guān)的科學(xué)發(fā)展提供學(xué)術(shù)性服務(wù),在機(jī)關(guān)單位發(fā)展前沿發(fā)揮著重要作用。

一、信息化時(shí)代辦公室資料管理與傳統(tǒng)資料管理的差異

相對(duì)于傳統(tǒng)的辦公室資料管理而言，辦公室資料管理有了許多新的內(nèi)容。首先，就檔案資料的存儲(chǔ)而言，傳統(tǒng)的資料管理是以紙質(zhì)構(gòu)造作為知識(shí)資源的存儲(chǔ)介質(zhì)，紙質(zhì)資料管理文獻(xiàn)館藏較為豐富，所需要的管理工作也較為復(fù)雜，而數(shù)字資料管理和電子資料管理則是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，可以進(jìn)行跨區(qū)域、跨時(shí)間、跨網(wǎng)際而實(shí)現(xiàn)資源的共享，其主要特點(diǎn)是電子信息資源和數(shù)字資源可以不具備實(shí)體結(jié)構(gòu)，可以進(jìn)行大規(guī)模的資源存儲(chǔ)和閱讀，其管理工作一般通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作完成，工作程序也較為方便。

二、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)資料室管理存在的主要問(wèn)題

在信息發(fā)展的時(shí)代，機(jī)關(guān)的發(fā)展也出現(xiàn)許多新的情況，然而機(jī)關(guān)辦公室仍然不能適應(yīng)這種發(fā)展趨勢(shì)?？傮w而言，機(jī)關(guān)辦公室沒(méi)有先進(jìn)的管理體制和理念，不能實(shí)現(xiàn)有效的資源共享。具體而言，機(jī)關(guān)資料室管理存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)：

（一）辦公室資料管理經(jīng)驗(yàn)不足。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在資料管理中的普遍應(yīng)用，大部分的辦公資料管理部門(mén)已經(jīng)實(shí)施了信息化管理。然而，在資料管理的信息化建設(shè)方面，相關(guān)的技術(shù)理論并不全面，所以資料管理的信息工作經(jīng)驗(yàn)尚淺，資料管理不能站在學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的角度進(jìn)行信息化服務(wù)定位，從而在一定程度上限制了資料管理的信息服務(wù)職能，這極不利于資料管理工作的進(jìn)行。為了促進(jìn)辦公室資料管理工作的進(jìn)行，資料管理必須要加大信息化服務(wù)的開(kāi)發(fā)模式，并及時(shí)積累相關(guān)的信息化服務(wù)的工作經(jīng)驗(yàn)，從資料管理工作針對(duì)性、覆蓋面和更新性等角度提高資料管理信息化的水平，從而不斷提高資料管理信息服務(wù)的質(zhì)量，促進(jìn)辦公室資料管理工作的進(jìn)步。

（二）資料管理工作人員信息化服務(wù)技能有待提高。資料管理的工作人員作為辦公室資料管理的重要實(shí)施者，對(duì)于資料管理的服務(wù)質(zhì)量的提高起著關(guān)鍵的作用，所以加強(qiáng)資料管理工作人員的服務(wù)素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。然而，在我國(guó)的高校中，專業(yè)的辦公室資料管理人員仍有所缺失，出現(xiàn)這種情況的主要原因有：一是資料管理人才引進(jìn)機(jī)制的缺失阻礙了資料管理的信息化服務(wù)建設(shè)的步伐，造成了服務(wù)質(zhì)量無(wú)法實(shí)現(xiàn)突破。二是現(xiàn)有的資料管理工作人員的綜合素質(zhì)的缺失，導(dǎo)致了資料管理建設(shè)步伐減慢，無(wú)法與信息化服務(wù)機(jī)制接軌。

三、實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公室資料室管理創(chuàng)新的措施

（一）加大學(xué)校辦公室資料管理的開(kāi)發(fā)力度。辦公室資料管理具有豐富性的特征，因此在資料管理信息服務(wù)需求上也必須具有相對(duì)的層次性。對(duì)于紙質(zhì)資料管理資源而言，資料管理需要根據(jù)資料管理需求層次的不同進(jìn)行分類和歸檔，以便于查找和搜索，對(duì)于數(shù)字資源來(lái)說(shuō)，資料管理檢索功能是服務(wù)模式中最重要的內(nèi)容之一，高校從傳統(tǒng)的服務(wù)管理模式，一下子就轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化模式，在相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用方面，譬如計(jì)算機(jī)和微電子技術(shù)，可以逐漸用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檢索功能，逐步取代原有的目錄分類模式，使得信息的檢索效率更高、檢索范圍更廣、檢索內(nèi)容更精細(xì)。

（二）加強(qiáng)資料管理工作人員的信息服務(wù)能力培養(yǎng)。在資料管理程序中，資料管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)辦公室資料管理水平起著至關(guān)重要的作用，為了促進(jìn)辦公室資料管理工作的質(zhì)量，資料管理更要注重加強(qiáng)對(duì)資料管理工作人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，培養(yǎng)工作人員的理解、概括、收集、組織、保存和利用信息的能力，以及加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的能力，提高他們對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，從而了解更多服務(wù)對(duì)象的應(yīng)用需求和對(duì)信息化技術(shù)的掌握。鑒于此，資料管理應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)資料管理工作人員的培訓(xùn)和再教育工作，建立一支工作認(rèn)真、基礎(chǔ)扎實(shí)、技術(shù)精湛的高水平隊(duì)伍，為廣大服務(wù)對(duì)象提供更高質(zhì)量的信息化服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室資料管理在機(jī)關(guān)辦公室發(fā)展與科研中的作用是舉足輕重的。只要我們因地制宜,從辦公室、人(管理員)兩方面做到管理上應(yīng)有的改善,在建設(shè)和管理上加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),深化改革,強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí),就能把資料室管理工作推向一個(gè)更高的層次。因此，在辦公室資料管理過(guò)程中，要將管理重點(diǎn)工作放在資源共享以及資料管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)上，將能給資料管理帶來(lái)更加積極的影響。

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