辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理淺談

文/大唐南京環(huán)保科技有限責(zé)任公司 劉麗麗

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辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理淺談

文/大唐南京環(huán)?？萍加邢挢?zé)任公司 劉麗麗

【摘要】辦公室是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外，保證各項(xiàng)管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。在全球全行業(yè)現(xiàn)代化管理的當(dāng)下，辦公室管理是否科學(xué)以及科學(xué)化程度如何，直接關(guān)系到所在企業(yè)的形象和管理效能的高低。

【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；科學(xué)化

辦公室是輔助上層領(lǐng)導(dǎo)管理工作開展的窗口部門，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)層收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)。科學(xué)管理辦公室工作，有助于保障上層領(lǐng)導(dǎo)與各部門的溝通順暢，確保所收集、傳遞信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和全面性，有助于領(lǐng)導(dǎo)層科學(xué)制定公司決策。

辦公室關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。任何管理系統(tǒng)都是一個(gè)復(fù)雜的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中，辦公室處于中樞的地位，它不僅是領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機(jī)構(gòu)、信息參謀部門，而且是溝通、聯(lián)系和協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間、機(jī)關(guān)與基層之間的橋梁和紐帶。全局工作能否順利進(jìn)行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個(gè)“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此，科學(xué)管理辦公室，將會(huì)更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關(guān)系，溝通領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)整個(gè)管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。

辦公室影響著組織的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。辦公室承擔(dān)著公文處理、會(huì)議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機(jī)要保密工作、公關(guān)接待工作以及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作林林總總，繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導(dǎo)致效率低下、服務(wù)質(zhì)量差。而科學(xué)管理辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務(wù)，較好地消除馬拉松會(huì)議、文牘主義等弊端；能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者迅速找出行政執(zhí)行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

一、辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的主要內(nèi)容

隨著現(xiàn)代公司經(jīng)營(yíng)管理模式的演變，辦公室的職責(zé)也逐漸發(fā)生了變化，目前來(lái)看，可主要概括到管理的制度化、程序化和自動(dòng)化三個(gè)方面。

（一）制度化。辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)則以條文的形式確定下來(lái)，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，提高工作效率和質(zhì)量，做到凡事有章可循，有據(jù)可依，確保公司決策與管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為公司近期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供制度保障。制度化工作應(yīng)著重抓好如下幾項(xiàng)制度：一是會(huì)議制度。會(huì)議是傳達(dá)指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的一種重要形式和管理手段。研究會(huì)議管理規(guī)律、提高會(huì)議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問，是科學(xué)管理辦公室的重要內(nèi)容。搞好會(huì)議管理必須著重解決如下兩個(gè)問題：1.嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量。如果無(wú)論大小事情都要通過開會(huì)決定，會(huì)議將會(huì)泛濫成災(zāi)，領(lǐng)導(dǎo)者的許多精力和時(shí)間也將消磨在茫?！皶?huì)?！敝小Ｒ虼?，建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度，可開可不開的會(huì)議一律不要開；能小會(huì)解決問題的就不要開大會(huì)；能短會(huì)解決問題的就不要開長(zhǎng)會(huì)。2.提高會(huì)議質(zhì)量和效率，充分做好會(huì)前準(zhǔn)備，并嚴(yán)控會(huì)議時(shí)間，做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會(huì)議結(jié)論模糊不清。二是公文處理制度。公文的處理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)且細(xì)致復(fù)雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯(cuò)或造成公文旅行、公文積壓，導(dǎo)致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，通過現(xiàn)代化公文管理軟件和工具，提高辦文質(zhì)量，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)。1.規(guī)范公文種類，通過辦公OA等現(xiàn)代化途徑發(fā)布公文分類。2.統(tǒng)一公文格式和固定行文關(guān)系，通過辦公OA系統(tǒng)設(shè)置，統(tǒng)一規(guī)范各類公文的行文要求和行文關(guān)系；3.準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。三是接待制度。迎來(lái)送往是辦公室日常管理的基本內(nèi)容。其工作的好壞，直接影響到機(jī)關(guān)或企業(yè)的形象和聲譽(yù)。因此，辦公室必須重視接待工作，建立健全各項(xiàng)接待制度，對(duì)接待的禮儀、規(guī)格、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等作出明確合理的規(guī)定，形成相對(duì)固定的接待標(biāo)準(zhǔn)圖，并加以流程化管理，以便按章接待。四是安全管理制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機(jī)關(guān)和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴(yán)格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度，并指定專人負(fù)責(zé)和定期檢查。

（二）程序化。程序化的管理可使各項(xiàng)管理活動(dòng)按照一定的秩序有準(zhǔn)備、有步驟、有條不紊、循序漸進(jìn)地進(jìn)行，促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)辦公室管理的正?；?。它主要包括公文處理程序、會(huì)議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。

實(shí)現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時(shí)必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡(jiǎn)捷性。可行性即程序必須具體明確，必須以實(shí)際上能做到為前提。系統(tǒng)性即程序本身就是一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯(cuò)亂。簡(jiǎn)捷性即程序必須盡量簡(jiǎn)化，確定關(guān)鍵路線，去除可有可無(wú)的程序，減少重復(fù)。

（三）信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)，信息化辦公應(yīng)運(yùn)而生。辦公自動(dòng)化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗(yàn)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、

科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動(dòng)化在實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極地促進(jìn)辦公室自動(dòng)化的進(jìn)程。如可以在辦公OA里綜合建立系統(tǒng)，覆蓋公文、公告、制度、日程等模塊，大幅提高公文處理效能，建成效率高、反應(yīng)快的辦公決策服務(wù)系統(tǒng)。

二、辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的基本要求

辦公室管理的科學(xué)化有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊(duì)伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。

（一）合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)。合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基礎(chǔ)。如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機(jī)構(gòu)，而且是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務(wù)等基本職能，工作任務(wù)十分繁重。如果辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢(shì)必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊(duì)伍，以確保辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。

（二）增強(qiáng)辦公室工作人員的職業(yè)感。辦公室工作人員必須具備良好的職業(yè)道德和職業(yè)精神，養(yǎng)成良好的職業(yè)禮儀和行為規(guī)范，克己奉公、不卑不亢。為人處事做到方圓相濟(jì)，時(shí)刻以大局為重。

（三）要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，使辦公室人員具有較寬的知識(shí)面和較強(qiáng)的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強(qiáng)，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識(shí)面，能夠掌握辦公室管理的專業(yè)知識(shí)和辦公自動(dòng)化技術(shù)，努力做學(xué)識(shí)淵博、視野開闊的“通才”。同時(shí)，辦公室人員要具有較強(qiáng)的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。 因此，對(duì)辦公室人員而言，業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升是持續(xù)性的，需要不斷地通過內(nèi)部鍛煉、外部培訓(xùn)等方式提升辦公管理綜合能力，從而提升整個(gè)辦公室系統(tǒng)的服務(wù)支持能力。

（四）領(lǐng)導(dǎo)的支持和指導(dǎo)。因?yàn)檗k公室及其人員是在領(lǐng)導(dǎo)的直接指導(dǎo)下開展工作的，其管理的好壞對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作和形象影響極大。因此，領(lǐng)導(dǎo)必須首先在思想上對(duì)辦公室管理的科學(xué)化問題予以足夠的重視，對(duì)辦公室的地位作用有充分的認(rèn)識(shí)，既發(fā)揮辦公室處理事務(wù)、搞好服務(wù)的作用，也重視其參與政務(wù)的參謀助手作用，并為其作用的發(fā)揮創(chuàng)造條件。其次，對(duì)于辦公室管理的制度化、程序化、自動(dòng)化建設(shè)及辦公室隊(duì)伍的建設(shè)給予具體的支持和領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的教育和培養(yǎng)。特別是對(duì)于秘書人員，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他們既要嚴(yán)格要求，又要大膽放手，并給予具體的幫助、指導(dǎo)，使其在實(shí)踐中得到鍛煉和提高。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代科技的快速發(fā)展帶來(lái)了現(xiàn)代辦公的便利，辦公室管理應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，秉承現(xiàn)代化科學(xué)管理理念，在辦公管理具體工作中充分使用現(xiàn)代化管理方法和工具，從而將辦公室傳統(tǒng)意義上“重、苦、雜、難”的各類工作系統(tǒng)地規(guī)范化并“簡(jiǎn)化”，更好地做好辦公室各項(xiàng)基本工作的同時(shí)為現(xiàn)代組織提供更優(yōu)的辦公室服務(wù)。