淺談醫(yī)院文書檔案信息化管理的利與弊

文書檔案管理一直以來都是檔案工作的重要組成部分，也是檔案工作的重點。當前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步和信息技術(shù)的不斷更新，辦公自動化已全面進入各個工作領(lǐng)域。辦公自動化的開展，相應(yīng)地形成了大量的電子檔案，因此電子檔案的管理已成為文書檔案工作中的重要環(huán)節(jié)。如何更有效實現(xiàn)電子檔案長期保存、高效管理、快速查詢、有效利用，已成為文書檔案信息化管理的迫切需要。本文將結(jié)合本院電子檔案工作的實際經(jīng)驗，對文書檔案信息化管理中的利與弊進行初步探討和分析。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)越性

電子文件作為20世紀的新生事物，在我國檔案國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中將其定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”由于載體的特殊性，使其在檔案管理工作中，具備了很多以往手工檔案所不具有的優(yōu)點。

首先，儲存介質(zhì)上來說：低碳環(huán)?！娮游募詳?shù)據(jù)形式存儲，具有重量輕、體積小、信息容量大等特點，極大節(jié)省了紙張、柜架、庫房等儲存空間，非常符合現(xiàn)在倡導(dǎo)的低碳環(huán)保。

其次，從可操作性來說：方便高效——數(shù)據(jù)化的存儲為數(shù)據(jù)化的利用帶了便利，通過計算機數(shù)據(jù)處理，能方便的進行檢索、復(fù)制、修改等操作，高效靈活。

再次，從內(nèi)容上來說：豐富多彩——電子文件的出現(xiàn)，使文件的存儲擺脫了過去紙質(zhì)文件單一的圖文存儲，拓展到了聲音、影像等多媒體信息。

最后，從檔案利用率上來講：信息交流，資源的共享——在傳統(tǒng)的手工模式下，醫(yī)院各部門之間的檔案工作往往是各自為政，很多有用的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案管理進行信息化處理后，可以通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行信息的傳輸和共享，供更多人進行信息的溝通與交流。檔案價值在很大程度上得到充分利用。

二、文書檔案信息化管理的弱點

1.電子檔案的真實性受到限制

檔案區(qū)別于其他信息資料，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。由于檔案的原始記錄具有真實性，所以它也具有法律憑證的作用。例如當事人的親筆手稿、親筆簽名等。電子文件是在電腦上形成的，且文本的格式，包括字體、字號、段落等，都可以隨意地進行編輯和修改，并且可以以一定的方式形成而看不出原作者。這就為不法分子偽造、仿造、變造文件提供了可乘之機。在一定程度上影響了電子檔案的真實性，也使人們無法根據(jù)筆跡等紙質(zhì)檔案所特有的屬性來作出判斷。

2.電子檔案長久保存存在困難

電子文件需要長久保存則要具備一定的環(huán)境條件和技術(shù)條件。

（1）環(huán)境條件：電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤等化學(xué)材料，它對保存的環(huán)境條件要求比較高，很容易受溫度、濕度、灰塵、磁場、震動、光線、有害氣體等影響。一旦載體受到影響，就會造成不可修復(fù)的損毀，使電子文件失去保存價值。相對來說，紙質(zhì)文件對保管條件相對低一些。

（2）技術(shù)條件：電子文件的壽命不僅與保管環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新密切相關(guān)，電子文件如何長久保存面臨以下技術(shù)問題。其一，電子文件的不兼容性。很多電子設(shè)備之間都是不兼容的。電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成不同的電子文件，相互不能通用，或是不能實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換。其二，電子文件的安全性和保密性。網(wǎng)絡(luò)黑客及網(wǎng)絡(luò)犯罪現(xiàn)象時有發(fā)生，這對存在于網(wǎng)絡(luò)上共享的電子檔案信息也構(gòu)成了一定的威脅。計算機木馬的植入和計算機病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，從而使電子文件被丟失或篡改。基于以上原因，如何保護電子文件不受損害成為重要技術(shù)課題。

3.電子檔案管理水平有待提高

電子檔案管理作為新興的檔案管理方式，對檔案管理人員提出了更高的要求。不僅要求檔案人員懂得紙質(zhì)文書檔案管理的相關(guān)理論、操作方法等，還需要他們要熟練使用電子計算機及檔案管理軟件。因此，現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)已經(jīng)不能很好地滿足實際工作的需要。檔案人員素質(zhì)的提升成為提高電子檔案管理水平的重要途徑。

三、建議和意見

針對以上種種在文書檔案信息化管理應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，結(jié)合我自身的工作實踐，提出幾點建議，以供商榷：

1.強化檔案制度

利用制度機制，從源頭上對電子檔案的真實性進行控制。定崗定責，專人操作；原始數(shù)據(jù)核對、數(shù)據(jù)保存由檔案人員一手負責：完善記錄機制，修改稿與原始稿分別保存，防止信息的丟失與錯誤操作。

2.強化軟硬設(shè)施

電子檔案的管理電腦應(yīng)專機專用，并安裝安全可靠的安全軟硬件，確保電子檔案的傳輸與共享過程中，不泄漏信息。同時開發(fā)合適醫(yī)院檔案管理所用軟件，提高使用效率。強化硬件投入，建立專門機房，使數(shù)據(jù)長效保存。

3.強化管理人員

電子檔案的管理對檔案人員有了新的要求，且需要不斷地提升業(yè)務(wù)能力。首先應(yīng)加大對檔案人員教育培訓(xùn)的力度，建立一定的學(xué)習(xí)激勵機制，鼓勵支持檔案管理人員的學(xué)歷教育和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等。將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)納入業(yè)績考核的一部分，從而調(diào)動檔案人員學(xué)習(xí)的主動性。同時有計劃、有針對性對廣大職工進行檔案培訓(xùn)，使檔案管理可以從底層數(shù)據(jù)開始就有一定的標準化，最終提高整體使用效率。其次要建立自學(xué)為主、培訓(xùn)交流為輔的學(xué)習(xí)模式，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，使學(xué)習(xí)長效化、終身化。有條件的應(yīng)參加檔案管理專業(yè)的職稱考試，取得檔案管理專業(yè)的職稱。從而保證檔案人員的素質(zhì)隨著時代變化而不斷提高。

四、結(jié)束語

時代在發(fā)展，社會在進步，檔案信息化管理已然成為當今社會檔案管理中重要的手段。老式的紙質(zhì)檔案管理已逐步被文書檔案信息化管理所取代，為保證電子文件可靠性和長期可讀性，同時確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，檔案人員要面對實際，從需要出發(fā)，做好知識更新、引進和拓展，使檔案發(fā)揮更大的社會價值，提供更大的經(jīng)濟效益，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

作者信息：

曾靜鈺（1983-），女，籍貫：浙江麗水，最高學(xué)歷：大專，目前職稱：中級。endprint