探討電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)控制的有效措施

封立新

摘 要：本文論述了電子檔案的主要特點(diǎn)，闡明在檔案管理工作中電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制是其關(guān)鍵和重點(diǎn)，對(duì)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制有效手段進(jìn)行了詳細(xì)的分析，并且深層次的探究了電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的避免手段、分散手段及評(píng)估手段，爭取為檔案管理工作的順利開展與進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案；風(fēng)險(xiǎn)；控制；措施

現(xiàn)階段電子計(jì)算機(jī)因其多種多樣的功能使得企業(yè)辦公發(fā)生翻天覆地的變革，企業(yè)不但節(jié)約了大量的成本，并且辦公更加方便更加快捷，極大提高了辦公質(zhì)量和效率。在信息技術(shù)時(shí)代，電子信息檔案是最前沿的最新的檔案管理方式，在高科技方面它對(duì)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展具有重大的意義。然而從現(xiàn)實(shí)情況講，電子信息檔案也存在很多弊端，它也有自己的缺陷，相比于傳統(tǒng)的紙張檔案，在傳輸和存儲(chǔ)電子信息技術(shù)的時(shí)候，具有一定的安全隱患，所以，有必要對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制和防范，及時(shí)制定有效措施，不然就很容易使企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，遭受難以估量的損失。為了更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠，在使用電子信息檔案時(shí)，企業(yè)對(duì)信息的安全性必須注意，積極主動(dòng)的制定出一些避免風(fēng)險(xiǎn)的方法，從而使信息資源的安全性和可靠性獲得保證。

一、電子檔案的特點(diǎn)

隨著人類社會(huì)的快速進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，涌現(xiàn)了大量的電子出版物、電子郵件、電子文件，它們逐步把以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件進(jìn)行了取代。所以，檔案工作發(fā)展的必然趨勢就是檔案網(wǎng)絡(luò)化、電子化。

電子檔案的主要優(yōu)點(diǎn)在于：具有巨大的信息存儲(chǔ)量、快捷的傳遞方式、獨(dú)立的信息存儲(chǔ)空間、方便的操作手段、便于長期保存，它所需的空間比較小、信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享、復(fù)制檔案的過程中不容易丟失信息，表現(xiàn)形式也是多種多樣，使檔案更加形象、全面、生動(dòng)，復(fù)用性非常良好，它是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。但是它也有一定的缺陷：具有較強(qiáng)的設(shè)備依賴性、較大的信息不安全性、載體的易修改性、非直讀性、載體與實(shí)用技術(shù)缺乏穩(wěn)定性、較強(qiáng)的背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，邏輯結(jié)構(gòu)與物理結(jié)構(gòu)存在復(fù)雜性，以及載體與信息存在相互分離性等。

二、檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的手段

檔案工作開展的一個(gè)重要步驟及基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)就是細(xì)致深入的分析研究風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的有效方案。對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前性的防范，這是最為經(jīng)濟(jì)、最為有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)手段，在還沒有出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候就加以遏制，提前進(jìn)行預(yù)防，防患于未然，可以降風(fēng)險(xiǎn)的代價(jià)為最低。第一，保證審批工作的可靠與嚴(yán)格，審批需要逐級(jí)別的進(jìn)行，針對(duì)信息內(nèi)容加以保存和管理，并對(duì)工作權(quán)限加以認(rèn)定；第二，嚴(yán)格的權(quán)限限制必須建立起來，只有在權(quán)限的范圍內(nèi)各個(gè)級(jí)別的工作人員才能進(jìn)行工作，使用檔案；第三，以使用的規(guī)范為準(zhǔn)則，確認(rèn)使用權(quán)限，為了防止信息泄露，有必要對(duì)備份的文件實(shí)施技術(shù)處理，對(duì)信息的整理復(fù)制備份要竭力避免出現(xiàn)。

三、檔案風(fēng)險(xiǎn)避免的手段

（一）引進(jìn)最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。在工作的時(shí)候計(jì)算機(jī)要將多種措施同時(shí)結(jié)合起來，而引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)是風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的最佳選擇，先進(jìn)技術(shù)可以提高電子信息檔案的安全可靠性。在現(xiàn)代操作系統(tǒng)中比較經(jīng)常運(yùn)用的、很重要的方法就是密碼設(shè)置。第一，提升加密技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分層次、分級(jí)別的加密處理；第二，實(shí)施數(shù)據(jù)加密處理應(yīng)選擇最佳的軟件，制定適合的檔案軟件，并對(duì)用戶密碼的設(shè)置、訪問的授權(quán)、安全的級(jí)別等予以保證，使檔案及信息的安全性得到有效保證。

（二）及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理是風(fēng)險(xiǎn)防范的首要措施。數(shù)據(jù)安全性的重點(diǎn)是檔案信息的管理工作，而在使用電子信息檔案的時(shí)候出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。有關(guān)企業(yè)針對(duì)在維修計(jì)算機(jī)過程中的風(fēng)險(xiǎn)，需要加大力度，重點(diǎn)關(guān)注，有效的防范和控制可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并實(shí)施主動(dòng)的、有效的方案。

四、檔案風(fēng)險(xiǎn)分散的手段

在電子信息檔案管理中還有一種轉(zhuǎn)移策略是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避過程中經(jīng)常使用的手段，實(shí)質(zhì)上所謂的轉(zhuǎn)移策略就是分散風(fēng)險(xiǎn)，降低分散已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)到最低程度，轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)到其他地方，實(shí)施修正風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的手段可以從多個(gè)角度開展，如：購買保險(xiǎn)、與提供商簽署服務(wù)合同、修改配置模式或者外包給其他機(jī)構(gòu)等等。通過這樣手段，我們簡化了復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題，再改進(jìn)優(yōu)化以前實(shí)施的電子信息檔案管理策略，從而使新的電子信息檔案管理系統(tǒng)更加先進(jìn)。另外，通過與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，在滿足電子信息檔案使用需要的前提下讓供應(yīng)商提供有效的安全服務(wù)。還有一點(diǎn)要強(qiáng)調(diào)的是，風(fēng)險(xiǎn)在外包上同樣隱含，假若外包人員與合同標(biāo)準(zhǔn)不符合，導(dǎo)致的后果也會(huì)非常嚴(yán)重。因此為了避免人為因素帶給企業(yè)損失，使用電子信息檔案的人員必須在嚴(yán)格的操作標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，要認(rèn)真執(zhí)行，嚴(yán)格遵守。

結(jié)語：總之，立足于實(shí)際需要，通過全面的研究和分析，探討了管理與控制電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的主要手段，對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的手段進(jìn)行細(xì)致深入的探究，探討了風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的手段、風(fēng)險(xiǎn)避免的措施以及風(fēng)險(xiǎn)分散的方式等，努力以此為基礎(chǔ)，為有關(guān)工作的進(jìn)一步進(jìn)行與開展，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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