招標采購模式下醫(yī)學院校醫(yī)學圖書采訪質(zhì)量控制研究

●彭曉紅（廣東醫(yī)學院圖書館，廣東東莞523808）

招標采購模式下醫(yī)學院校醫(yī)學圖書采訪質(zhì)量控制研究

●彭曉紅（廣東醫(yī)學院圖書館，廣東東莞523808）

招標；醫(yī)學院校；醫(yī)學圖書；圖書采訪；質(zhì)量控制

醫(yī)學圖書對醫(yī)學院校開展教學科研和培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新人才起著非常重要的文獻保障和信息支持作用，通過對廣東醫(yī)學院圖書館最近五次醫(yī)學圖書招標采購情況進行統(tǒng)計分析，探究醫(yī)學圖書招標采購過程中存在的問題，提出招標采購模式下醫(yī)學圖書采訪質(zhì)量改進的對策：做“實”招標文件，遴選優(yōu)質(zhì)書商；控“好”征訂書目，產(chǎn)生高質(zhì)書目訂單；抓“實”與書商的溝通，得到優(yōu)秀的圖書和服務(wù)；做“好”圖書利用情況調(diào)查，建立采訪質(zhì)量評價體系等。

我國《政府采購法》一出臺，眾多圖書館競相通過政府招標采購圖書。一方面，政府招標采購能夠合理選擇高質(zhì)量圖書供貨商，有效避免腐敗的滋生，節(jié)約成本，提高采購經(jīng)費的使用效率；另一方面，政府招標限制了圖書采訪的渠道，使采購途徑變窄，不利于醫(yī)學院校采購專業(yè)性強的醫(yī)學圖書，導致館藏質(zhì)量下降，嚴重制約了教學和科研的需求。［1］筆者以廣東醫(yī)學院圖書館2008～2013年醫(yī)學圖書招標采購實踐為基礎(chǔ)，分析影響醫(yī)學圖書采訪質(zhì)量的因素，在此基礎(chǔ)上提出招標采購模式下醫(yī)學院校醫(yī)學圖書采訪質(zhì)量控制的策略。

1 廣東醫(yī)學院最近五次醫(yī)學圖書招標采購情況的調(diào)查分析

以廣東醫(yī)學院2008～2013年醫(yī)學圖書招標采購實踐為研究對象，依據(jù)中標書商情況和書商履約情況進行統(tǒng)計分析（見表1），得到如下結(jié)果。

（1）從書目質(zhì)量、書目訂到率和送書速度來看，國營書商C獨占鰲頭，醫(yī)學圖書品種全，書目訂到率達92%。專營醫(yī)學圖書的A也不錯，書目質(zhì)量好，書目訂到率達到90%。B稍遜一些，D和E在書目訂到率方面與前三家不在同一個檔次上，書目訂到率低于85%。最差的是E，也許是業(yè)務(wù)能力有限，剛開始兩三批書送得很快，到后來配書就象擠牙膏，實在令采訪人員頭痛不已，大大影響了采訪進度。為了配合其完成采購任務(wù)，采訪人員沒完沒了地挑選書目，又是現(xiàn)場采訪又是網(wǎng)上搜集，還發(fā)動讀者推薦，好不容易弄好書目訂單，發(fā)到他們手上，卻只采購到少量圖書。30萬元實洋的配額，訂單碼洋做到150多萬元，大大增加了采訪人員的工作量。

（2）從圖書質(zhì)量和服務(wù)水平來看，C最好，其次是A和B。這三家書商配書均以大型出版社出版的書為主，污損少，配書快，退書也少，驗收便利。D、E兩家書商的配書質(zhì)量比不上前3家，送過來的部分新書印刷日期很新，但外觀很舊，或破損缺頁，或帶磁條，中間還有非訂購和重復來書，退書較多。采訪人員驗收時必須小心謹慎，認真核對訂單、測磁，反復催漏，才能確保采訪質(zhì)量。

（3）從采訪人員的角度來看，2008年和2011年由專營醫(yī)學圖書的書商A負責配送，所配醫(yī)學圖書學術(shù)性強、品種全，很好地保障了當年的文獻采全率，整體效果較好。2009年獨家中標的書商B乃綜合性書商，同時經(jīng)營人文社科、醫(yī)學和科技類圖書，受地域及實力所限，整體采訪質(zhì)量比2008年和2011年稍遜一籌。最不理想的是2012年。當時想通過三個書商間的競爭，盡快完成當年的采購計劃，讓醫(yī)學圖書書目更加齊全。但當三個書商同時配送醫(yī)學圖書時出現(xiàn)了大量題材類似版本不同、同書異名、重復來書等問題。在合作過程中，姑且不論送書速度快慢，僅處理3家書商送來的交叉重復的書目數(shù)據(jù)，就十分費時費力，且其書目質(zhì)量和送貨速度都跟不上。雖然有實力較強的國營書商C一起參與，但采訪人員只得根據(jù)進度調(diào)整三家書商的采訪經(jīng)費比例，提高國營書商C的采購金額，勉強完成當年的采訪任務(wù)?？傊?，2012年的采訪質(zhì)量最差，采訪人員工作做得很累。2013年，第三次跟書商A進行合作。采訪人員認真總結(jié)了前兩次的合作經(jīng)驗，對前兩次合作中出現(xiàn)的問題提前溝通、商量解決，該年整體采訪質(zhì)量最好。

表1 廣東醫(yī)學院2008～2013年醫(yī)學圖書招標采購情況

2 醫(yī)學圖書招標采購過程中存在的問題

2.1 招標采購模式忽視了醫(yī)學圖書文獻資源的特殊性

醫(yī)學圖書采購的特殊性表現(xiàn)在以下幾個方面。（1）醫(yī)學圖書因為市場窄，發(fā)行量相對較小，故折扣偏高，在招標過程中圖書館不能預先提供詳細的圖書采購清單，具體交貨時間也無法明確約定,只能對采購金額等做一些原則上的規(guī)定。因為要求采購的醫(yī)學圖書品種多、復本少，且為多批次分時采購，加上醫(yī)學圖書源源不斷出版，所以沒有現(xiàn)成的書單可供使用。［2］（2）無法明確指定出版社。目前我國有好幾百家出版社，不同出版社出版圖書的專業(yè)分布和出版重點各不相同。［3］通過政府招標后，中標書商數(shù)量有限，且任何一家書商都無力與所有出版社建立合作關(guān)系，從而導致書商采訪數(shù)據(jù)不全，不能完全滿足圖書館的采購需求。（3）在招標采購模式下，優(yōu)質(zhì)的書商因其書目質(zhì)量較高以及售后服務(wù)較好等原因給出的折扣往往不會太低，這樣導致作為招標方的圖書館不一定能與最適合自己的優(yōu)質(zhì)書商合作。而通過刻意壓低折扣中標的書商在中標后往往其后續(xù)工作難以為繼，他們會刻意避開采購成本較高、專業(yè)性較強的醫(yī)學圖書，且書目質(zhì)量、到貨率難以保障，最終影響圖書采訪質(zhì)量。

2.2 書商征訂書目質(zhì)量不高影響采訪質(zhì)量

（1）書目缺乏針對性。各個圖書館館藏目標、讀者對象不同，實際需要的書目側(cè)重點不同。而書商為了追求書目數(shù)量大而全，不能提供具有針對性的書目，沒有體現(xiàn)圖書館的個體需求差異，造成無效采訪數(shù)據(jù)過多的現(xiàn)象。（2）書目數(shù)據(jù)有缺陷。完整的書目信息包括較完備的題名、責任者、出版日期、ISBN、價格、分類號、適用對象、叢書名、內(nèi)容簡介、版本等項目，有的書商提供的書目會缺失某些字段。由于看不到圖書的紙型、裝幀和內(nèi)容等情況，在書目數(shù)據(jù)缺漏的情況下會無從判斷該書的價值，從而導致書目圈選過程中出現(xiàn)盲目性、隨意性。（3）書目信息時效性不強。時效性較強的圖書主要包括各類考試輔導用書、計算機類圖書等，其特點是生命周期較短，一般為3～6個月。過了這一時期，讀者數(shù)量會大大減少，圖書價值也大打折扣。［4］（4）征訂書目重復。征訂書目重復現(xiàn)象主要包括：書商自身書目重復、與其他中標商的書目重復、同一套書按照套書和分冊分開征訂等。2012年三家中標書商提供的書目彼此重復的比例最高達30.48%，最低為18.5%，平均接近23%。

2.3 采訪人員招標采購前準備工作不到位，圖書采訪缺乏主動性和針對性

正所謂“磨刀不誤砍柴工”。如果醫(yī)學院校采訪人員的醫(yī)學知識面不寬或?qū)︶t(yī)學專業(yè)知識缺乏研究學習，那么必然無法高質(zhì)量地完成采訪工作。如果采購人員不主動加強醫(yī)學知識的學習，不重視學科專業(yè)交叉融合趨勢對館藏結(jié)構(gòu)的影響，在采訪中勢必難以準確選定圖書品種。而圖書采訪最終要服務(wù)讀者,滿足讀者需求。［2］有些采訪人員對館藏及本校讀者需求調(diào)查了解不多，不清楚本館館藏的優(yōu)劣勢和本校讀者的閱讀傾向，采訪工作缺乏針對性，無法突出醫(yī)學圖書館館藏特色，從而導致2008～2013年廣東醫(yī)學院圖書館醫(yī)學圖書借閱率普遍偏低(見表2）。表2說明每年采購的醫(yī)學圖書至少有60%無人問津，造成了嚴重的文獻資源和圖書經(jīng)費的浪費。

表2 廣東醫(yī)學院2008～2013年醫(yī)學圖書借閱率調(diào)查

3 招標采購模式下提高醫(yī)學圖書采訪質(zhì)量的對策

質(zhì)量是圖書采訪工作的生命線。我們始終堅持向招標要優(yōu)質(zhì)書商、向書商要優(yōu)質(zhì)書目、向書目要優(yōu)質(zhì)圖書和服務(wù)、向讀者要采訪質(zhì)量評價的理念，并把它貫穿在醫(yī)學圖書各項采訪工作當中。

3.1 做“實”招標文件，遴選優(yōu)質(zhì)書商

習近平總書記強調(diào)“謀事要實、創(chuàng)業(yè)要實、做人要實”，醫(yī)學圖書招標文件也要做“實”，這是提高采訪質(zhì)量的首要環(huán)節(jié)。圖書館90%以上的圖書都是通過書商渠道采集，從這個意義上說，書商就成了圖書館的生命線，書商的質(zhì)量直接關(guān)系到圖書借閱率和圖書館正常運作的問題。［6］那么醫(yī)學院校如何做“實”招標文件呢，可以重點把握以下幾個方面。（1）標書要明確書商與醫(yī)學核心出版社有業(yè)務(wù)合作。國內(nèi)各家出版社各有特色，但大部分醫(yī)學圖書來自為數(shù)不多的核心出版社。［7］比如廣東醫(yī)學院確定了人民衛(wèi)生出版社、人民軍醫(yī)出版社、中國醫(yī)藥科技出版社等12家出版社為醫(yī)學圖書核心出版社，在招標文件中對書商供貨渠道應(yīng)該著重考察，了解書商與核心出版社的合作狀況，將其與醫(yī)學核心出版社簽訂經(jīng)營協(xié)議列為重要指標，以此作為評價書商品牌優(yōu)勢及實力的標準之一。（2）標書中要明確書商征訂書目的質(zhì)量。我國現(xiàn)有出版社500多家，圖書館不可能與之一一建立聯(lián)系，90%以上的圖書館從書商處獲取書目信息的比例超過50%，［8］書商采訪數(shù)據(jù)是多數(shù)高校館書目來源的首選。為防止書商因利潤考慮“故意”漏掉那些利潤低的學術(shù)類書目或發(fā)行量小難采集的書目，標書中因明確向書商提出對于本校的重點醫(yī)學學科采訪數(shù)據(jù)要全，對于醫(yī)學核心出版社和著名大學出版社的書目數(shù)據(jù)要全。（3）標書要敢于設(shè)置針對書商的獎懲機制。對于“采訪和編目數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖書質(zhì)量、送貨服務(wù)、到書率、交貨速度”等方面，招標文件中應(yīng)明確規(guī)定獎懲措施，比如可以在隨后的圖書訂單中對中標的書商采購額度做出相應(yīng)調(diào)整，或者設(shè)置“滾動招標”制度,［9］在采購總金額中預留出部分資金專用于獎勵在中標書商中的優(yōu)質(zhì)書商，用于完成對漏采書目和暢銷書目的后續(xù)采購，從而保持了圖書采購的連續(xù)性和全面性。

3.2 控“好”征訂書目，產(chǎn)生優(yōu)質(zhì)書目訂單

在確定好中標書商后，采訪質(zhì)量的高低，最終取決于書目訂單的質(zhì)量。那么，如何產(chǎn)生高質(zhì)量的書目訂單呢？筆者認為，采訪人員首先要做到“三個了解”：一是了解館藏，二是了解讀者需求，三是了解最新醫(yī)學圖書出版發(fā)行情況。如果這“三個了解”沒有做好，勢必會增加采訪工作的隨意性、無序性，也不可能建成符合實際需求的醫(yī)學文獻藏書體系。因此，采訪人員必須清晰地知道本館藏書近期、遠期的規(guī)劃；知道現(xiàn)有藏書的規(guī)模以及特色；清楚本館的優(yōu)勢及劣勢，然后要進行深入而廣泛的讀者需求調(diào)查，了解讀者閱讀傾向，包括所需圖書的書名、內(nèi)容、主編、出版社等，可以充分利用微信、QQ、問卷調(diào)查等溝通手段，隨時跟蹤讀者的需求變化，建立動態(tài)讀者需求數(shù)據(jù)庫。采訪人員還應(yīng)該經(jīng)常關(guān)注各類權(quán)威書評和醫(yī)學圖書銷售、借閱排行榜，注意收集本館核心出版社的最新書目信息，同時可以利用“廣東省醫(yī)學院校圖書館”QQ群等交流平臺，搜集廣東省各醫(yī)學院校圖書館的訂單，適度加以共享利用，提高采訪效率。只有通過以上“三個了解”才能提高選書的針對性和實用性，提高有限經(jīng)費的使用效率。其次，加強對中標書商征訂書目的控制監(jiān)督。中標書商提供的采訪數(shù)據(jù)中，適合本館訂購的圖書品種不足一半。［10］中標書商征訂書目不全面，導致了大量高質(zhì)量的圖書購不到。所以采訪人員在做到“三個了解”的基礎(chǔ)上，對照本館館藏發(fā)展規(guī)劃、本校讀者需求和核心出版社書目信息，充分利用網(wǎng)上選書平臺等手段，發(fā)動各二級學院師生代表和學科館員參與書目挑選薦購，對每一份書商征訂書目進行查漏補缺，以免影響文獻資源建設(shè)的質(zhì)量，最大限度地保護圖書館的合法權(quán)益。最后，通過對修改后的書商征訂書目進行細致認真的查重核對，再發(fā)給中標書商,并根據(jù)招標文件和采購合同，分析書商書目回饋數(shù)據(jù)并重點關(guān)注其到書率，最終確定本館的書目訂單。

3.3 抓“實”與書商的溝通，得到優(yōu)質(zhì)的圖書和服務(wù)

實踐表明，抓而不緊，抓而不實，等于白抓，任何工作到最后都是“落實”的問題，不抓落實，再好的決策也是空話。采訪人員加強與書商的溝通交流，把與書商的溝通交流貫穿圖書采購過程的始終。采訪人員與書商溝通的第一步就是要將招標文件和采購合同中書商提供書目、編目數(shù)據(jù)以及圖書上架等采編服務(wù)的各項要求充分量化，向書商詳細說明，做到信息公開。畢竟書商銷售對象不只是醫(yī)學院校圖書館，醫(yī)學院校圖書館都有什么特點，最需要什么樣的圖書，書商其實并不是很清楚。這時采訪人員就有必要讓書商充分了解圖書館對資源和服務(wù)的購買標準和要求，這樣才能讓書商充分重視醫(yī)學院校圖書館的個體需求差異，提供真正有效的適訂書目，最大限度地提升采訪效率。

與書商溝通的第二步就是招標文件和采購合同中設(shè)置的書商獎懲機制的“落實”。作為買賣雙方的圖書館和書商，在充分溝通的基礎(chǔ)上，圖書館要充分理解書商的逐利行為，但是書商也應(yīng)該尊重圖書館嚴格執(zhí)行醫(yī)學文獻采購標準的意義，積極主動地解決圖書采購中出現(xiàn)的問題。但是如果真的因書商單方面的原因?qū)е聲抠|(zhì)量、到貨率以及上架等采編服務(wù)上出現(xiàn)質(zhì)量問題，采訪人員不能一味地“心慈手軟”，不能以犧牲圖書館的利益來成就書商，而應(yīng)該有理有節(jié)地闡明責任，嚴格按照招標文件和采購合同執(zhí)行，及時果斷地采取調(diào)整采購金額或者結(jié)束合同等方式懲罰不負責任的書商，這樣也是為了讓書商更好地了解圖書館的要求，從而“培養(yǎng)書商”，［11］不斷提升書商的對口服務(wù)能力和專業(yè)服務(wù)水平。對于那些信譽好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的書商，圖書館應(yīng)該深入挖掘合作內(nèi)容，開拓增值項目，比如加大圖書訂單、在業(yè)界通報其信譽和口碑、建立友好合作機制等，最終實現(xiàn)雙贏。最后，采訪人員應(yīng)該對每一個合作過的書商在圖書采訪合作過程中出現(xiàn)的問題和成功做法進行總結(jié)，形成符合本館實際的切實可行的書商合作機制，為招標文件制定和圖書采訪提供參考，促進書商間形成良好競爭態(tài)勢。

3.4 做“好”圖書利用情況調(diào)查，建立采訪質(zhì)量評價體系

“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”，采訪人員做好圖書采訪工作，目的就是追求實實在在的效果，不能只是自我感覺良好，必須有一個實實在在的采訪質(zhì)量評價體系。采訪質(zhì)量評價體系，除了包括能夠經(jīng)得起上級部門對圖書館館藏評估審核以及形成本校特色館藏外，主要通過圖書文獻利用率高低來衡量，這也是檢驗文獻采訪質(zhì)量和調(diào)整文獻采購策略的重要手段和依據(jù)。［12,13］醫(yī)學院校圖書館服務(wù)的師生讀者以專業(yè)教學為主，臨床實踐和科研為輔，采訪人員依據(jù)這種情況對圖書利用進行調(diào)查應(yīng)包括被借次數(shù)、復本量、讀者級別、讀者評價建議等。通過對學生、教師、臨床工作人員利用圖書情況的調(diào)查，結(jié)合各學科帶頭人的綜合評價,再進行定量和定性方法的分析判斷，從而建立采訪質(zhì)量評價體系。圖書利用情況的調(diào)查，既是對以往招標采購圖書質(zhì)量的總結(jié)，也是深入挖掘讀者需求，為以后的招標采購指明方向，不斷提高采訪的針對性和實用性。

廣東醫(yī)學院圖書館采訪人員在對各類讀者對圖書利用情況進行分析的基礎(chǔ)上，對讀者的評價建議作出了全面的答復與整改。①增加醫(yī)學圖書種類與復本。建議讀者將具體的購書建議（書名、學科專業(yè)等信息）通過采訪微信平臺等網(wǎng)絡(luò)手段發(fā)送，增加采訪人員書目搜集面。②增加醫(yī)學外文書訂購。將希望訂購外文書的學科專業(yè)或具體書名提供給流通部咨詢館員，認真考慮讀者的建議。③購置更多彩色圖譜類醫(yī)學圖書，增加圖譜品種。醫(yī)學彩色圖譜一直是采購的重點，但由于價格昂貴，訂的復本數(shù)較少。④增加醫(yī)學參考書，充實參考書品種。醫(yī)學習題類書較少，臨近考試很難借到參考書。與各課程任課老師聯(lián)系，征求所需的參考書品種，同時建議讀者充分利用我校自己制作的教學參考書全文數(shù)據(jù)庫、CALIS教學參考書全文數(shù)據(jù)庫。⑤盡量購買與醫(yī)學相關(guān)的數(shù)學、計算機類圖書。計算機書淘汰迅速，復本數(shù)不宜過多。⑥增加常用圖書的復本數(shù)。對圖書的借閱次數(shù)進行統(tǒng)計，對借閱率高的圖書如臨床醫(yī)學多選題、習題集等增加復本數(shù)。⑦加快新書上架速度：改革采編流程，提高新書的加工速度，加快新書上架，同時適當縮短新書借閱的時間，一般新書借閱時間設(shè)定為2～4周，如有新書預約，則通過電話、郵件等方式進行催還，保證新書快速投入流通，提高利用率。

4 結(jié)語

在政府招標采購的大環(huán)境下，采訪人員既要充分發(fā)揮政府招標采購的積極作用，牢牢抓好招標文件、書商書目訂單、與書商溝通、讀者對圖書進行評價等四個要素，又要客觀評價其負面影響，確保各項采訪計劃、采訪要求落到實處，起到實效，從而提高圖書采訪質(zhì)量。美國圖書館在全世界最早開始了個性化文獻采訪工作，他們稱之為“讀者決策采購（PDA）”或“需求驅(qū)動采購”。［14］要謀求圖書館采訪質(zhì)量更好更快地提高，不斷提升醫(yī)學圖書對學校讀者開展教學科研的吸引力和提升創(chuàng)新能力的連動效應(yīng)，是每位采訪人員的共同責任和不懈追求。圖書采訪工作時刻不能懈怠，采訪人員要以強烈的責任感和使命感、終身學習的態(tài)度，創(chuàng)新采訪模式，攻堅克難，不斷提高采訪的針對性和實用性，真正做好圖書館的“當家人”。

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［3］徐荻蕙．論政府采購模式下的圖書館文獻信息資源建設(shè)策略［J］.高校圖書館工作，2010（2）：39－41.

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G253

B

1005－8214（2015）11－0091－05

彭曉紅（1983-），館員，廣東醫(yī)學院圖書館采訪部副主任，發(fā)表論文8篇。

廣東省“創(chuàng)新強校工程”2014～2016年建設(shè)規(guī)劃體制機制改革與協(xié)同創(chuàng)新類建設(shè)項目“醫(yī)學院校圖書館個性化信息服務(wù)對醫(yī)學生創(chuàng)新能力培養(yǎng)的研究”，2015年度廣東省高等教育教育教學改革項目（本科類）一般類教改項目?！搬t(yī)學院校圖書館個性化信息服務(wù)創(chuàng)新平臺的研發(fā)與應(yīng)用”，廣東醫(yī)學院教育教學課題“醫(yī)學院校圖書館個性化信息服務(wù)對醫(yī)學生創(chuàng)新能力培養(yǎng)的研究”（項目編號：2JY14031）的階段研究成果之一。

［收到日期］2015－05－29［責任編輯］王崗