90天導(dǎo)入精益辦公

楊凱

在精益新常態(tài)的背景下，越來越多的企業(yè)在推進(jìn)精益生產(chǎn)，但隨著精益生產(chǎn)的逐漸開展，僅僅在生產(chǎn)領(lǐng)域推進(jìn)精益，顯然效果是有限的，所以大家思考如何把精益思想延伸到非制造部門。

通常我們在一個典型的辦公室環(huán)境，會看到一些癥狀，類似我們到醫(yī)院看病一樣，比方說我們對工作進(jìn)度把控不清，需要大量的溝通、郵件交流，每天參加很多的會議，同時這些會議大家感覺時間還是很長，辦公室工作效率比較低，人很多，做不了事，同事和同事之間互相不了解對方的工作內(nèi)容，以及如何協(xié)作，辦公室各自為政，平時缺少溝通，改善的意識和文化就很難談起了，所以這些癥狀都是我們在辦公室會碰到的。有了這些癥狀，那么我們應(yīng)該如何去開展工作，下面先跟大家分享一個案例。

長安汽車信息管理部推進(jìn)精益辦公的一個案例。這個信息管理部是干什么的？信息管理部是僅次于戰(zhàn)略規(guī)劃部的一個重要部門，大家都知道汽車工廠有很多信息化的事情要做，信息管理部將近三百人的團隊，負(fù)責(zé)長安汽車整個信息系統(tǒng)的構(gòu)建，每年要做很多項目維護和運行維護。這個項目是信息管理部的部長提出來的，出現(xiàn)的癥狀和剛才講的非常相似，這個三百人團隊每天工作很忙，對整個的工作進(jìn)度難以把握，每次開會都開很長時間，得不出很好的結(jié)論或者措施，于是他們希望導(dǎo)入精益辦公。精益辦公做了哪些事情呢，主要做了三件非常重要又簡單的事情。第一個我們叫OBEYA目視管理，也就是把核心的業(yè)務(wù)流程完全地梳理一遍，并且用目視化的方式進(jìn)行展現(xiàn)。看上去非常簡單，其實非常復(fù)雜，因為把業(yè)務(wù)流程、管理的邏輯以及問題的解決和處理都要形成目視化的管理的話，那么需要相當(dāng)多的時間。第二是對核心流程包括會議形成標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)。第三是大家比較熟悉的，在辦公室開展5S的活動?；旧弦赃@三條線為主開展之后，從部級每周溝通開會4.5小時下降到1個小時，部下面有很多處，處級每周1小時降到每周0.4小時。大家會看到類似的問題，在很多辦公室都會存在，那么我們就研究一下Why和What都需要做哪些事情？

為什么要精益辦公

首先我們先談第一個為什么，我們從范圍來談，大家看為什么要推進(jìn)精益辦公呢？在生產(chǎn)車間大多數(shù)公司都開展精益了，但是在公司的七大環(huán)節(jié)即市場、工程設(shè)計、生產(chǎn)計劃采購分銷，包括后臺部門，如果是服務(wù)業(yè)，會計公司律師事務(wù)所，軟件公司這些環(huán)節(jié)都沒有開展，所以在范圍層面采取精益辦公是非常重要的。

第二個為什么要精益辦公，我們從財務(wù)層面來看，大家知道辦公室有很多的成本，在損益表上可以表現(xiàn)為管理費用上，通過這個精益辦公，從領(lǐng)導(dǎo)角度說可以降低辦公的流程成本，也可以

減少出錯率，縮短辦公流程的時間，這是從財務(wù)角度來思考為什么要精益辦公。

第三我們從人員層面上來思考，按照大型的跨國企業(yè)外資企業(yè)，在工廠所占的人數(shù)有可能占公司所有人數(shù)一半都不到，大部分人都在市場營銷，工程設(shè)計、采購等部門，如果只要工廠實施精益，那么大量非工廠人員就沒法參與精益的過程了。

第四我們可以從流程角度來切入，看為什么要做精益辦公，大家會看到整個公司流程，我們收到原材料到倉庫然后生產(chǎn)配送內(nèi)部物流，外部物流直到客戶那里，這是物在流，那么更重要的對企業(yè)來說是上面的信息流，包括訂單、工程設(shè)計、采購、生產(chǎn)計劃和供應(yīng)商信息的傳遞，所有這些都是信息在流，所以僅僅改物流，沒有信息流配合的話，那么這種改進(jìn)是非常有限的。

第五，我們從文化方面來闡述，大家看到影響一個公司的文化的人往往是坐在辦公室的，比如說我們公司推進(jìn)5S，車間5S做的很好，但是你一到辦公室，文件紙張到處都是，那么這樣的企業(yè)改進(jìn)文化很難建立，你在辦公室傳遞出負(fù)面信息，放大作用是10倍，如果我們在辦公室開展5S，那么這個正向效果也是有10倍，所以在辦公室開展精益，對企業(yè)的改進(jìn)文化起到一個非常重要的作用，因為大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都在辦公室，因為他影響一個企業(yè)的感情文化。

剛才從五個角度來闡述為什么要做精益辦公，為什么要花這么多錢、這個時間研究這個Why，因為領(lǐng)導(dǎo)要搞清楚為什么做這件事，他才會有動力去做這件事，所以大家要花大量的時間先在Why這個層面搞清楚，或者說在團隊里面形成某種共識。

開展精益辦公的5層模式

下面我們進(jìn)入What，精益辦公的核心是源自TPS精益生產(chǎn)系統(tǒng)，理論上講要對TPS要有深刻認(rèn)識，TPS不僅僅是一組的工具，我們要研究一個系統(tǒng)；不僅僅是一個系統(tǒng)的部件，更重要的是要研究這個系統(tǒng)部件和部件是怎么銜接的，大家看到有兩根柱子準(zhǔn)時制、自動化，這些內(nèi)容都是非常重要的。

在具體的辦公環(huán)境中開展精益活動，那么我們要分析一下不同類型的辦公環(huán)境，大概分成三類，第一類：重復(fù)性活動比較多的交易形辦公，第二：項目型的辦公環(huán)境，第三：就是后臺型，行政辦公型的，那么這三種辦公環(huán)境所對應(yīng)地開展精益導(dǎo)入模式會有所區(qū)別，在交易型辦公環(huán)境交易重復(fù)比較多，JIT的作業(yè)，這些流動作業(yè)就非常重要了。在項目型的研發(fā)里，整個項目的過程管理，我們看到長安汽車的信息化項目中有大量的項目管理、目視管理、任務(wù)看板，這些工具就比較重要了。那么一般典型的行政辦公環(huán)境大家都比較熟悉，辦公5S、目視化管理、標(biāo)準(zhǔn)化等等都可以順利展開。

通過前期在一些公司開展精益辦公的經(jīng)驗，我們一定要在前三個月取得比較明顯的快速突破，樹立信心才能為后面的工作打下基礎(chǔ)，辦公室的同志比車間的同志難度更大，因為知識越多難度越大，所以快贏就變得非常重要，在推進(jìn)距離上，把它總結(jié)為5層模式，在90天內(nèi)最好能按照這個5層模式快速推進(jìn)，分成基石、標(biāo)準(zhǔn)、績效、優(yōu)化、模式。

我們先從第一個開始，基石辦公5S，很多企業(yè)不停在做辦公5S，非常重要的是我們要理解，推進(jìn)辦公5S目的在哪里，不同的目的推進(jìn)的手法不一樣，在90天推進(jìn)當(dāng)中，我們通過辦公5S進(jìn)行投石問路，投石問路問什么？第一個，是不是可以讓大家從簡單的辦公5S中獲得收益，獲得收益之后，大家形成了習(xí)慣，做了精益之后大家就可以取得很大的效果，那么在心理上會形成一個優(yōu)勢，為下一步打下一個好的基礎(chǔ)。第二個通過辦公5S我們也可以測試在這個辦公區(qū)域，在這個部門難點在哪里，哪些人是比較困難的，哪些事是比較難做的，為什么會是這樣？為下一步確定攻堅點，需找方向和難點，目標(biāo)不是大掃除，總體目標(biāo)是你在30秒鐘找到任何想要找的物品，這個物品最好可以相互找。那么30秒鐘也可以作為這個區(qū)域的領(lǐng)導(dǎo)來評估指導(dǎo)這個區(qū)域的檢查的手段。

第二個我們在辦公室建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)，這個標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)對辦公室來說是比較難的，辦公室不是車間，要樹立這個標(biāo)準(zhǔn)的概念的話，我們要去從哪里入手，總是先從簡單的入手。哪些是比較簡單的，比如大家會看到我們每天都要用的東西：傳真機、復(fù)印機等，都可以建立比較簡單的標(biāo)準(zhǔn)，幫助大家可以迅速地學(xué)會，甚至建立維護的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)，提醒大家定期換墨，從簡單的設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)入手，辦公室推進(jìn)首先要吸引大家有興趣，能嘗到甜頭，然后進(jìn)入最關(guān)鍵的會議的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。這個會議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)是很多領(lǐng)導(dǎo)非常關(guān)注的，大家知道一個企業(yè)每天好多會議，會議的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)可以按照高效會議的指南進(jìn)行會議的標(biāo)準(zhǔn)，包括會議前中后的標(biāo)準(zhǔn)來實施。最后就是在流程上了，流程可以影響到我們后面的關(guān)鍵技巧，特別是在一次性的項目型的，流程就變得非常重要，對流程的梳理，流程過程的目視化就是非常重要的，用書面的形式寫下來，流程圖需要有固定形式固定下來，為第三步打下基礎(chǔ)。

第三層，流程梳理完成之后，我們需要對區(qū)域或者這個區(qū)域有幾個團隊，每個團隊都要建立目視管理，分成哪幾個目視管理？第一個是績效的目視管理，這個團隊到底有哪些目標(biāo)和指標(biāo)，要做績效目視管理，第二是團隊的目視管理。這個團隊的人員職責(zé)、訓(xùn)練、問題的解決，我們要進(jìn)行目視化管理以及工作流程的過程目視管理。第三個過程的目視管理是重中之重，銷售、工程設(shè)計、過程的目視管理非常重要。采用的形式主要是目視的溝通管理板，目視板和管理板的特點大家知道和一般的宣傳板內(nèi)容是不一樣的，宣傳板的內(nèi)容是不動的、靜態(tài)的，管理板的內(nèi)容是動態(tài)的，是經(jīng)常要更新的，所以我們要建立團隊的目視管理板，以這種形式開展。

第四層我們在流程清楚之后，我們采用一些流程的分析工具，來分析我們工作的流程，通過流程分析找到一些核心的問題，采用結(jié)構(gòu)化的問題解決方法，PADC問題不斷的解決方法，不斷提升我們的績效。有好幾種流程圖，從高度來看，把它分成四個高度。一般在頂層會用SIPOC來確定流程圖的分析范圍，因為很多的辦公流程，部門和部門之間有邊界；那么在高層，可以采用架子流圖來分析部門或跨部門的核心流程。當(dāng)跨部門流程很多的時候，還有一種叫泳道圖，來幫助分析跨部門的核心流程。如果再細(xì)節(jié)地看中層甚至底層的話，我們一般會針對流程不同層級選用相應(yīng)的工具或進(jìn)行組合，來進(jìn)行有效分析。對于問題的解決方法，不同的公司是采用不同的方法，典型的是A3報告會比較多，要看公司用什么結(jié)構(gòu)化的問題解決方法，核心是PDCA。

第五層叫開放式辦公，打破不同邊界，打破小組的邊界。特別是項目型的團隊，其中有兩個點，第一個就是要去掉隔板，最好是領(lǐng)導(dǎo)別有單獨辦公室，對于很多的隔板能夠去掉。第二是站立式辦公，也就是桌椅都是可移動的，帶輪子的，可以隨時組合用的，沒有完美的辦公布局，根據(jù)不同的項目，不同的任務(wù)，進(jìn)行臨時的組合。開放辦公雖然概念很好，但是很多企業(yè)在文化上會有一些限制。在前90天內(nèi)，開放式的辦公暫不導(dǎo)入，因為開放式辦公涉及到公司的文化改變，推進(jìn)風(fēng)險較大，所以放在后續(xù)開展。通過十二周精益辦公開展，團隊可以總結(jié)一下得失，為后續(xù)全面開展做好準(zhǔn)備。

總而言之，大家會看到精益辦公不僅僅可以用在生產(chǎn)性企業(yè)內(nèi)的后臺研發(fā)銷售部門，在一些服務(wù)性的企業(yè)也是完全可以應(yīng)用的。例如在上海陸家嘴金融區(qū)投資公司導(dǎo)入精益辦公，通過流程改善、目視化、建立會議的標(biāo)準(zhǔn)，提升企業(yè)的運營效率。精益辦公是企業(yè)全面推進(jìn)精益管理的重要基石，通過精益辦公的推廣將精益思想延伸到非制造部門人員，讓企業(yè)每一位員工都能學(xué)習(xí)精益、參與改善、不斷進(jìn)步。