淺談電力工程財務(wù)管理中存在的問題及解決措施

邢文靜

摘要：本文針對電力工程財務(wù)管理中存在的工程財務(wù)檔案資料歸集提交不及時、管理相對分散、利用率不高等現(xiàn)狀，探討基于電力項目管理的工程財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)模式，通過開發(fā)應(yīng)用電力工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對電力工程財務(wù)檔案從文件資料的收集、分類、保管、鑒定、統(tǒng)計到編研開發(fā)利用的全流程管理，進(jìn)一步提升電力工程財務(wù)竣工決算編制的規(guī)范性和及時性，從而提高電力工程財務(wù)管理集約化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：電力工程 財務(wù)檔案 信息化

隨著電力工程建設(shè)的日益擴(kuò)大，電力工程在財務(wù)竣工決算編制過程中出現(xiàn)了諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：文件收集不全，不符合成套性的要求、文件內(nèi)容存在失真現(xiàn)象、工程文件歸檔范圍混亂、保管條件不符合要求、工程檔案信息資源的開發(fā)利用有待于進(jìn)一步加強(qiáng)、財務(wù)工程竣工決算工作被動延時，間接影響竣工決算報表編制質(zhì)量和效率等等。電力工程檔案管理亟需利用現(xiàn)代的信息化手段，更快速地對檔案進(jìn)行檢索，實現(xiàn)以工程文件、檔案為依據(jù)對工程財務(wù)竣工決算編制過程進(jìn)行有效支撐。

一、建立電力工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)竣工決算編制規(guī)范化

（一）總體規(guī)劃。針對竣工決算相關(guān)資料進(jìn)行規(guī)范化的統(tǒng)籌管理，以電力工程財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)為依據(jù)，充分考慮建設(shè)環(huán)境，以全面支撐工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)深化應(yīng)用為核心，充實完善工程財務(wù)檔案管理需求，統(tǒng)一規(guī)范工程財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從工程財務(wù)資料檔案的收集、管理與查詢?nèi)齻€方面提高對工程財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的管理效益，兼顧一定的監(jiān)督與提醒機(jī)制，促進(jìn)集成工程財務(wù)檔案外延業(yè)務(wù)系統(tǒng)，著力打造信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、運行高效的電力工程財務(wù)檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電力工程財務(wù)竣工決算編制的規(guī)范性和及時性，從而提高電力工程財務(wù)管理集約化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

（二）管理目標(biāo)。電力工程財務(wù)檔案管理信息化，是在建立和完善電力工程文件、檔案管理與項目管理相結(jié)合的管理模式，不斷完善電力工程財務(wù)檔案管理組織體系和制度體系的基礎(chǔ)上，利用信息化手段，統(tǒng)一制定電力工程財務(wù)檔案管理工作規(guī)范，建立流程、統(tǒng)一系統(tǒng)基礎(chǔ)信息，在線實現(xiàn)電力工程財務(wù)檔案全過程管理，包括對工程文件、檔案的實體管理，管理流程主要有收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計工作；在線實現(xiàn)對工程文件、檔案內(nèi)容信息的挖掘、分析和利用，實現(xiàn)以工程文件、檔案等知識資產(chǎn)為載體的高質(zhì)量和高服務(wù)，全面提升電力工程竣工決算編制的及時性和規(guī)范性，確保電力工程項目管理沿著高質(zhì)量、高效益的良性方向發(fā)展。

（三）具體做法。

1.創(chuàng)新完善工程財務(wù)檔案管理模式，提升信息化水平。電力工程財務(wù)檔案管理組織體系和健全的工程財務(wù)檔案管理制度體系具有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長期性的特性，是財務(wù)管理工作的根基，也是工程財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的依據(jù)和基礎(chǔ)。結(jié)合管理提升活動和信息化建設(shè)要求，重點加強(qiáng)現(xiàn)有工程財務(wù)檔案管理制度的修編完善，進(jìn)一步建章立制、查漏補(bǔ)缺，規(guī)范工程檔案管理工作流程，創(chuàng)新完善工程財務(wù)檔案管理模式，提升工程財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)和應(yīng)用水平。

2.制定工程財務(wù)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，提高精益化管理水平。根據(jù)制定的工程財務(wù)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，將相關(guān)信息標(biāo)準(zhǔn)植入信息系統(tǒng)，設(shè)定檔案編碼、分類規(guī)則，自動建立檔案資料索引并結(jié)合靈活的自定義組合查詢功能，首先需要制定工程財務(wù)檔案信息編碼和分級管理標(biāo)準(zhǔn)。工程項目建設(shè)過程中，財務(wù)審核基建相關(guān)部門提交的工程財務(wù)相關(guān)資料無誤后，處理日常的付款業(yè)務(wù)，并將相關(guān)資料進(jìn)行分類管理，便于審計與查閱。該流程環(huán)節(jié)中，工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)通過外部導(dǎo)入、在線OCR分析掃描原始憑證等手段對日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的資料按工程項目進(jìn)行統(tǒng)籌管理，并按照工程竣工結(jié)算資料、決算資料兩大基類，建立多級分類的集中存儲與管理。系統(tǒng)對從項目立項到竣工驗收各階段的財務(wù)檔案資料進(jìn)行分類管理，同時根據(jù)每個分類制定編碼規(guī)則，提高歸檔管理以及查詢效率。分類遵循立項、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、監(jiān)測、竣工驗收等階段進(jìn)行分類歸檔。

3.固化工程財務(wù)檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，明確工作職責(zé)。通過工程財務(wù)檔案工作流功能，能有效地保證檔案資料的準(zhǔn)確性、及時性、完整性，明確檔案資料提供方與接受方之間的責(zé)任；理順工程財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)與各檔案生成單位和部門的關(guān)系，明確職責(zé)。規(guī)定兼職檔案員負(fù)責(zé)材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負(fù)責(zé)各部門、單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量把關(guān)，負(fù)責(zé)檔案管理、資料編研、提供利用；項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對檔案文件材料內(nèi)容的審核。電網(wǎng)建設(shè)工程尤其是大中型基建時間跨度大，要想提高工程財務(wù)檔案管理水平就必須實行規(guī)范化管理，強(qiáng)化責(zé)任意識，即要求工程財務(wù)檔案管理的收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到工程財務(wù)檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，實現(xiàn)全過程管理。工程竣工決算階段，財務(wù)資產(chǎn)部以《竣工決算編制與審核資料清單》為依據(jù)，審核基建相關(guān)部門提交結(jié)算資料的完整性與有效性，在保證所提交的結(jié)算資料無誤的情況下，以其為依據(jù)按工程項目進(jìn)行竣工決算編制，并將相關(guān)結(jié)算資料進(jìn)行分類管理，便于日后的審計與查閱。

工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)主要通過以下功能實現(xiàn)工程財務(wù)檔案的管理與利用：通過清單維護(hù)記錄功能，記錄工程財務(wù)檔案資料清單的維護(hù)信息，記錄各工程項目清單的發(fā)送、接受時間及相關(guān)責(zé)任人等信息，明確工程財務(wù)檔案資料提供方與接受方之間的責(zé)任。通過清單自動生成功能，利用已錄入的結(jié)算資料數(shù)據(jù)與信息自動生成對應(yīng)工程項目的工程財務(wù)檔案資料清單，并進(jìn)行導(dǎo)出與打印，提高工程財務(wù)檔案資料清單的處理效率。通過結(jié)算資料管理功能，按工程項目錄入財務(wù)資產(chǎn)部所需的工程竣工結(jié)算資料信息，導(dǎo)入各種類型的竣工結(jié)算電子資料并進(jìn)行分類管理，實時查看與維護(hù)對應(yīng)工程項目的《竣工決算編制與審計資料清單》，明確每個工程項目結(jié)算資料的收集情況。通過自動提醒功能，按照各類型檔案文件設(shè)定的收集日期，自動提醒用戶向指定部門與責(zé)任人提前催繳對應(yīng)結(jié)算資料。通過竣工決算資料管理功能，按工程項目錄入竣工決算報告與資料的基本信息，導(dǎo)入各種類型的竣工決算電子附件并進(jìn)行分類管理。通過工程財務(wù)檔案查詢功能，按工程項目、資料類型、文件類型、收集時間等多種維度的組合查詢條件，查詢與審閱系統(tǒng)內(nèi)所有文檔信息及電子文件內(nèi)容，大大提高了工程財務(wù)檔案資料的檢索效率。endprint

4.制定待辦處理提醒機(jī)制，提高工作流審批效率。建立健全工程財務(wù)檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去。每項工作結(jié)束前都有一個收集整理和移交相關(guān)材料的程序，并將其列入工作質(zhì)量的考核，使工程財務(wù)檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程財務(wù)檔案工作有章可循，有法可依，達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。通過靈活的消息提醒機(jī)制保證工程財務(wù)檔案資料收集的時效性，從而提高工程項目管理流程中財務(wù)處理環(huán)節(jié)的效率。

5.實現(xiàn)數(shù)據(jù)多維查閱功能，提高工程財務(wù)檔案管理工作效率。確保數(shù)據(jù)的重復(fù)使用，有利于發(fā)揮和提升工程財務(wù)檔案參閱價值。通過工程財務(wù)檔案資料的借閱、移交功能，記錄檔案資料在傳閱、移交過程中的詳細(xì)信息，為工程財務(wù)檔案資料的安全管理提供有效的管理手段。

在工程財務(wù)管理工作中往往會需要或產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)相關(guān)的多媒體資料、電子附件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如合同、工程結(jié)算資料、紙質(zhì)賬單、發(fā)票等，工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)通過多維度的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲與管理，實現(xiàn)了工程財務(wù)檔案資料從摘要、標(biāo)題、內(nèi)容等各種信息內(nèi)容中進(jìn)行全文檢索的功能，并通過工程財務(wù)檔案查詢功能，實現(xiàn)按工程項目、資料類型（結(jié)算或決算）或其他口徑查詢與審閱相關(guān)文檔信息及電子文件內(nèi)容的應(yīng)用，如：按工程項目與文件名稱組合查詢出多個工程項目下的“物資結(jié)算報告”，某個時間段收集的資料列表及歸屬工程等，大大提高了工程財務(wù)檔案的利用效率。

6.設(shè)計固化工程財務(wù)檔案編研方案，提高工程財務(wù)檔案分析利用價值。將適當(dāng)?shù)奈募谶m當(dāng)時機(jī)提供給適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)活動。利用工程項目文件、工程財務(wù)檔案過程進(jìn)行跟蹤服務(wù)，及時挖掘客戶利用需求，設(shè)計并在系統(tǒng)中固化編研方案；完善反饋制度，建立健全評估體系，加強(qiáng)對工程財務(wù)檔案信息使用人員、檔案工作人員反饋信息的收集分析，提高工程財務(wù)檔案分析利用價值。

二、電力工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用成效

通過電力工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，改變了電力工程資料零散、分部門存儲的管理機(jī)制，實現(xiàn)了所需工程材料及數(shù)據(jù)的共享，所有工程材料都信息化分類存儲到系統(tǒng)中，可供直接調(diào)閱、打印等日常需要，避免了跨部門借閱材料帶來的不便，而且保證了所有原始憑證的安全性。依托電力工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)從工程項目發(fā)生財務(wù)支出開始，將工程管理相關(guān)批復(fù)文件、合同全部收集錄入工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，科學(xué)管理工程財務(wù)資料，實現(xiàn)按時提醒、及時收集、規(guī)范管理、高效查詢等功能，滿足了財務(wù)部門及時準(zhǔn)確編制財務(wù)竣工決算工作需要，工程竣工決算編制周期縮短一半以上。

在信息化廣泛應(yīng)用的今天，工程財務(wù)檔案資源對各個單位工程財務(wù)管理的作用會越來越重要，貢獻(xiàn)越來越突出。電力工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)基于項目管理的工程財務(wù)檔案管理模式，探索提供一種工程財務(wù)檔案管理與工程項目管理同步進(jìn)行、互相支持、互相促進(jìn)的新的管理理念。通過建立工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)工程財務(wù)竣工決算報告編制的規(guī)范性和及時性，全面提升了工程財務(wù)管理水平。S

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