高?！百|(zhì)量工程”項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐

蔡忠兵++郭碧乃

摘 要：“高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)改革工程”作為國家提升高等教育質(zhì)量的一項(xiàng)重大戰(zhàn)略舉措，正持續(xù)深入地全面推進(jìn)。由于項(xiàng)目類型與層級多、建設(shè)主體及目標(biāo)多元，隨著項(xiàng)目建設(shè)的深入，項(xiàng)目管理的任務(wù)和難度日益增加，傳統(tǒng)的運(yùn)作模式已難以適應(yīng)形勢發(fā)展需要，亟需實(shí)現(xiàn)管理手段的更新和效率的提升。本文以廣州大學(xué)的探索與實(shí)踐為例，從實(shí)踐和操作層面論述了“質(zhì)量工程”項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的路徑與策略。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量工程；項(xiàng)目管理；過程管理

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2014）21-0062-03

一、系統(tǒng)需求分析及功能定位

“高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”（簡稱“質(zhì)量工程”）是教育部、財(cái)政部全面貫徹黨中央、國務(wù)院關(guān)于“把高等教育的工作重點(diǎn)放在提高質(zhì)量上”的一項(xiàng)重大戰(zhàn)略部署。“十一五”期間的建設(shè)內(nèi)容涵蓋精品課程、教學(xué)名師、實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心、大學(xué)生創(chuàng)新性實(shí)驗(yàn)、特色專業(yè)、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)區(qū)、雙語教學(xué)示范課程、大學(xué)英語教學(xué)改革示范院校等六大方面近十種類型的建設(shè)項(xiàng)目。“十二五”期間又新增專業(yè)教學(xué)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、專業(yè)綜合改革試點(diǎn)、戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)相關(guān)專業(yè)建設(shè)、卓越人才教育培養(yǎng)計(jì)劃、專業(yè)認(rèn)證、精品視頻公開課、精品資源共享課、實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心、大學(xué)生校外實(shí)踐教育基地、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項(xiàng)目、教師教學(xué)發(fā)展中心等五大方面十余種類型的建設(shè)項(xiàng)目。[1] 項(xiàng)目建設(shè)至少有國家、省、校等三個(gè)層級，部分地方院校則多達(dá)國家、省、市、校、院（系）等五個(gè)層級；項(xiàng)目管理任務(wù)涉及遴選培育、立項(xiàng)申報(bào)、專家評審、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收、績效評價(jià)、推廣應(yīng)用等諸多環(huán)節(jié)；建設(shè)狀態(tài)呈現(xiàn)培育、在建、延期、結(jié)題等多種狀態(tài)。隨著項(xiàng)目建設(shè)的不斷深入，不同年度、類型及層級項(xiàng)目的立項(xiàng)、檢查、驗(yàn)收及推廣應(yīng)用時(shí)常交織重疊，工作量急劇增長，項(xiàng)目管理效率與質(zhì)量要求亟需提高。

面對不斷增長的數(shù)量、質(zhì)量和效率要求，相當(dāng)一部分高校的項(xiàng)目管理仍處于人工管理狀態(tài)，程序瑣碎且勞動(dòng)強(qiáng)度大，效率也低，工作人員疲于應(yīng)付日常管理，幾乎無暇顧及內(nèi)涵提升。以項(xiàng)目申報(bào)及評審流程為例，常見的運(yùn)作模式為：申報(bào)者根據(jù)上級部門的申報(bào)通知下載申報(bào)書→填寫并提交紙質(zhì)申請材料→管理人員收集、整理紙質(zhì)申請材料→管理人員根據(jù)申報(bào)項(xiàng)目內(nèi)容或?qū)傩詫ι陥?bào)書及支撐材料進(jìn)行分組→聘請項(xiàng)目評審專家→分發(fā)紙質(zhì)評審材料→等候?qū)＜覍忛喸u審材料，填寫評分結(jié)果及評價(jià)意見→管理人員回收評審材料，匯總、整理專家評審意見→管理部門召集專家進(jìn)行現(xiàn)場會議評審→匯總、形成專家評審意見→報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核并公示→公布評審結(jié)果。項(xiàng)目的中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收及績效評估工作的操作流程與此類似，只是所填報(bào)的申報(bào)材料，采用的評價(jià)指標(biāo)不同而已。其間，申報(bào)者需提交一式多份紙質(zhì)材料，管理人員則需多次反復(fù)收集、整理、分發(fā)、回收、再整理申報(bào)材料，手工匯總并統(tǒng)計(jì)分析評審結(jié)果。整個(gè)申報(bào)評審過程耗時(shí)長，材料多，流程繁雜，人員和資源浪費(fèi)嚴(yán)重，工作進(jìn)程慢，容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)漏，工作質(zhì)量參差不齊。如遇有校外專家參與，則需遠(yuǎn)程送交及回收紙質(zhì)申報(bào)材料，工作量更大，且容易出現(xiàn)延誤。整個(gè)工作流程，項(xiàng)目申報(bào)者、管理人員及申報(bào)專家均深陷其間，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低，人力物力耗費(fèi)高。傳統(tǒng)的以手工操作、經(jīng)驗(yàn)管理為主的運(yùn)作模式已難以適應(yīng)形式發(fā)展的需要，亟需通過管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，實(shí)現(xiàn)管理的程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提升管理水平和工作效率?；谏鲜霰尘?，廣州大學(xué)自2009年起開始探索通過項(xiàng)目管理手段的信息化，實(shí)現(xiàn)管理流程優(yōu)化及管理效率與質(zhì)量的提升，經(jīng)過多輪調(diào)試、試用及完善，自主建成“質(zhì)量工程評審與管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的在線申報(bào)、在線評審、在線查詢、項(xiàng)目信息集成管理及成果在線展示等功能，有效降低了勞動(dòng)強(qiáng)度及資源耗費(fèi)，同時(shí)顯著提升了管理水平與工作效率。

二、系統(tǒng)功能配置及特點(diǎn)

1.按需進(jìn)行多元權(quán)限配置

系統(tǒng)可按項(xiàng)目管理的需要?jiǎng)討B(tài)設(shè)置校級管理員、院校管理員、申報(bào)者、評審專家、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等多種管理角色，不同的角色可根據(jù)任務(wù)配置的不同，賦予不同的權(quán)限。校級管理員為超級管理員，可對系統(tǒng)各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行配置，諸如：對系統(tǒng)首頁公告欄進(jìn)行管理；根據(jù)需要設(shè)置各種角色并授予不同的系統(tǒng)操作權(quán)限；設(shè)定各學(xué)院部門申報(bào)限額，滿足限額申報(bào)的要求；確定每個(gè)評審項(xiàng)目最多可上傳的附件數(shù)；動(dòng)態(tài)設(shè)定評審或檢查驗(yàn)收指標(biāo)，以適應(yīng)不同評審任務(wù)的需要；設(shè)定申報(bào)、評審等工作任務(wù)的系統(tǒng)開放時(shí)間，精準(zhǔn)控制工作進(jìn)程；分配評審專家評審的項(xiàng)目，支持分組評審、分組統(tǒng)計(jì)排序；動(dòng)態(tài)查看評審結(jié)果，掌控評審進(jìn)程；申報(bào)者在系統(tǒng)開放期間查看通知公告、填報(bào)項(xiàng)目基礎(chǔ)信息、提交申報(bào)書及附件；領(lǐng)取任務(wù)的評審專家可在約定評審期間，在線查看評審材料，給出評審意見和結(jié)論；校領(lǐng)導(dǎo)可以全面查看各種支撐材料、項(xiàng)目分組情況、專家評審進(jìn)度及評審意見、項(xiàng)目評審結(jié)論等。

2.同時(shí)兼容多類型、多任務(wù)管理需求

“質(zhì)量工程”項(xiàng)目類型層次多，不同類型、層次，年度項(xiàng)目的申報(bào)表格、評審指標(biāo)及檢查驗(yàn)收往往各不相同，如果將申報(bào)書的欄目通過后臺程序予以固化，全部設(shè)置在線提交數(shù)據(jù)，一旦申報(bào)材料的格式或欄目出現(xiàn)細(xì)微的調(diào)整，則需重新修改系統(tǒng)程序，工作量大且繁瑣。鑒于此，本系統(tǒng)將項(xiàng)目申報(bào)書、合同書、結(jié)題書及相關(guān)附件等材料以附件形式提交，使其能廣泛適應(yīng)不同類型項(xiàng)目申報(bào)與管理的個(gè)性化需求。同時(shí)，為了克服系統(tǒng)不能自動(dòng)提取附件文本信息，無法進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總、查詢的弊端，系統(tǒng)在提交附件前要求將項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類型、項(xiàng)目等級、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、所屬部門等基礎(chǔ)信息在線輸入或批量導(dǎo)入，并將其作為信息統(tǒng)計(jì)、分析的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，滿足在線查詢、匯總等需要。對于評價(jià)指標(biāo)，系統(tǒng)支持動(dòng)態(tài)添加、刪除、編輯，能靈活滿足不同時(shí)間、不同類型項(xiàng)目對評審、檢查、驗(yàn)收指標(biāo)的不同要求。此外，系統(tǒng)支持不同類型的項(xiàng)目同時(shí)申報(bào)、評審，中期檢查或檢查驗(yàn)收，彼此互不干擾，有效突破一般管理系統(tǒng)只能用于某一特定項(xiàng)目申報(bào)、管理或評審任務(wù)的局限，可同時(shí)進(jìn)行多層級多類型項(xiàng)目的申報(bào)、評審、檢查及驗(yàn)收工作。endprint

3.在線評審并自動(dòng)進(jìn)行綜合智能統(tǒng)計(jì)

系統(tǒng)管理員將評審任務(wù)分配給評審專家后，領(lǐng)取任務(wù)的評審專家可在線維護(hù)個(gè)人信息（修改個(gè)人密碼等）、查看評審項(xiàng)目列表及各項(xiàng)申報(bào)資料，根據(jù)評價(jià)指標(biāo)對項(xiàng)目進(jìn)行評分、填寫評價(jià)意見、提交并打印評審結(jié)果。專家評審結(jié)束后，系統(tǒng)根據(jù)指標(biāo)權(quán)重設(shè)置及專家的評價(jià)等級，按算術(shù)平均及相關(guān)度平均等方式計(jì)算項(xiàng)目得分并按相關(guān)度平均分降序排列。（相關(guān)度平均數(shù)算法旨在排除項(xiàng)目評分因人為干擾而出現(xiàn)異常，若某一專家的評分相比其他幾位專家評分的平均數(shù)，高于或低于設(shè)置指標(biāo)，系統(tǒng)自動(dòng)剔除該分?jǐn)?shù)，只計(jì)算其它幾位專家的平均分。）評審意見表專家可自行下載、打印，系統(tǒng)管理者則可將不同專家對同一項(xiàng)目的評價(jià)意見或問題反饋，導(dǎo)出并編輯，為專家現(xiàn)場會議評審及領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

4.集成管理各類項(xiàng)目信息

為了科學(xué)、準(zhǔn)確地進(jìn)行管理決策，高校領(lǐng)導(dǎo)及職能部門對“質(zhì)量工程”項(xiàng)目數(shù)據(jù)的需求越來越多，而且對提供數(shù)據(jù)的時(shí)間和質(zhì)量的要求也越來越高。由于時(shí)間跨度長、類型層次多，各高?！百|(zhì)量工程”的申報(bào)及建設(shè)管理工作散布在教務(wù)處、實(shí)驗(yàn)室管理處、現(xiàn)代教育技術(shù)中心等不同處室，即便在同一處室，管理職責(zé)通常又由不同的崗位和人員具體負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)及職能部門需要對某類、某項(xiàng)、某部門或某人的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)或核實(shí)時(shí)，數(shù)據(jù)查找、核實(shí)麻煩，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏，其間如出現(xiàn)崗位及人員調(diào)整、調(diào)離等情況，操作更為困難。鑒于此，系統(tǒng)專門開發(fā)了項(xiàng)目查詢功能模塊，該模塊支持根據(jù)項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類型、項(xiàng)目（獲獎(jiǎng)）等級、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、所屬部門、立項(xiàng)時(shí)間、結(jié)題時(shí)間等要素進(jìn)行逐項(xiàng)輸入或成批導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目信息的集成管理，通過電腦終端可方便快捷地完成各級各類項(xiàng)目的瀏覽、查詢、分類及匯總等工作。同一項(xiàng)目申報(bào)、評審、建設(shè)、層次提升的歷史軌跡清晰可查；同時(shí)，系統(tǒng)支持按項(xiàng)目類型、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目等級、立項(xiàng)時(shí)間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、所屬部門等要素進(jìn)行單一條件查詢或多條件查詢，查詢結(jié)果可以EXCEL文檔進(jìn)行導(dǎo)出、打印或預(yù)覽，確保數(shù)據(jù)的完整、統(tǒng)一、及時(shí)、準(zhǔn)確。

5.無縫對接并共享數(shù)字化校園管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

經(jīng)過數(shù)字化校園一期工程和二期工程的立項(xiàng)建設(shè)，我校已建成統(tǒng)一的身份證認(rèn)證平臺、統(tǒng)一信息門戶平臺及教務(wù)管理、人事管理、辦公、科研管理、財(cái)務(wù)管理、固定資產(chǎn)管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理、研究生管理等20余個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)。為避免出現(xiàn)新的信息孤島，系統(tǒng)開發(fā)之初就明確提出共通、協(xié)同、共享原則，成功實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在各應(yīng)用系統(tǒng)間的同步推送、共享。教師及評審專家無需注冊即可登錄，而其所在部門、職稱、身份等信息能自動(dòng)顯示，有效減少教師申報(bào)及專家評審工作的重復(fù)填報(bào)，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性?？蛻舳瞬恍枰惭b任何軟件，用戶只需具備基本的上網(wǎng)知識和軟件操作經(jīng)驗(yàn)，即可快速地熟悉并使用系統(tǒng)。用戶提交的電子版材料系統(tǒng)長期保存，經(jīng)授權(quán)后可隨時(shí)在線查詢、統(tǒng)計(jì)、分析。

三、體會與感悟

1.系統(tǒng)需求分析需透徹，用戶需求的編制質(zhì)量直接決定系統(tǒng)開發(fā)的質(zhì)量

從學(xué)理的角度講，所謂“需求分析”，是指對要解決的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，弄清楚問題的要求，包括需滿足什么要求、具備什么功能、解決什么問題等。[2]軟件開發(fā)當(dāng)中的“需求分析”就是確定要計(jì)算機(jī)“做什么”。軟件開發(fā)人員不是用戶問題領(lǐng)域的專家，不熟悉用戶的業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)環(huán)境，用戶提出的系統(tǒng)開發(fā)需求是其進(jìn)行軟件開發(fā)工作的邏輯起點(diǎn)，需求分析是否準(zhǔn)確、到位，直接決定了軟件開發(fā)的效率和質(zhì)量。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫開發(fā)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，只要用戶對系統(tǒng)需求有足夠清晰的構(gòu)想，技術(shù)開發(fā)人員大多都能設(shè)法做到，反之，如果需求分析簡單、粗糙，必然導(dǎo)致系統(tǒng)開發(fā)人員無所適從，功能殘缺不全。有些軟件系統(tǒng)被埋怨存在功能缺陷或使用不便，根源不在于技術(shù)存在缺陷或問題無法解決，而是由于用戶和開發(fā)者雙方事前對系統(tǒng)需求的分析、理解不到位，或者軟件開發(fā)過程中的彼此間的溝通不及時(shí)。教務(wù)管理人員熟悉業(yè)務(wù)流程、清晰業(yè)務(wù)需求、在需求分析階段具備不可替代的主體核心地位，理應(yīng)主動(dòng)、認(rèn)真地思考、梳理崗位業(yè)務(wù)需求，對系統(tǒng)的性能指標(biāo)及功能設(shè)置，明確提出要求，并積極與系統(tǒng)開發(fā)人員溝通，形成清晰的系統(tǒng)需求說明書，而不能只是粗枝大葉地提一些條條框框，導(dǎo)致系統(tǒng)開發(fā)人員憑自己想象和理解來自由發(fā)揮，導(dǎo)致整個(gè)開發(fā)工作事倍功半。[3]

2.管理思想需創(chuàng)新，管理觀念和手段的變革直接影響行為方式與工作效率

項(xiàng)目管理的信息化基于管理思想、管理觀念和管理手段現(xiàn)代化。項(xiàng)目管理信息化建設(shè)首先必須轉(zhuǎn)換觀念、開拓視野，充分認(rèn)識到信息技術(shù)對項(xiàng)目管理的巨大推動(dòng)作用。[4]其次，要本著開放的心態(tài)和發(fā)展的眼光，依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行客觀的分析和取舍， 摒棄看似嫻熟、實(shí)則低效的經(jīng)驗(yàn)管理模式，通過向技術(shù)要效率，積極探索教學(xué)管理信息化的新思路、新方法。為提高管理效率和管理水平，我校近年來陸續(xù)開發(fā)了人才培養(yǎng)方案管理系統(tǒng)、課程教學(xué)大綱編制管理系統(tǒng)、教學(xué)成果獎(jiǎng)評審管理系統(tǒng)、畢業(yè)論文管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、便捷化水平顯著提升，人力、物力及時(shí)間成本顯著降低、工作效率和項(xiàng)目管理質(zhì)量穩(wěn)步提升。

3.功能設(shè)置需以人為本，技術(shù)細(xì)節(jié)的處理直接關(guān)聯(lián)用戶的使用體驗(yàn)

作為一個(gè)直接服務(wù)于一線業(yè)務(wù)工作的系統(tǒng)，“好用、實(shí)用”是基本要求，細(xì)節(jié)決定成敗?！昂糜谩奔聪到y(tǒng)界面友好，操作簡潔、維護(hù)方便、智能化程度高，“實(shí)用”即系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、能適應(yīng)各種業(yè)務(wù)環(huán)境、滿足業(yè)務(wù)需求。[5]以我校質(zhì)量工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)附件上傳功能的設(shè)計(jì)為例，由于當(dāng)初只要求系統(tǒng)具備常見附件的上傳功能即可，對其所能兼容的格式?jīng)]有提出明確具體的要求，造成系統(tǒng)最初只支持上傳 Word和Excel文檔，但事實(shí)上，由于使用習(xí)慣的不同以及不同類型項(xiàng)目間的差異，用戶在實(shí)際使用過程中可能用到的附件不僅有常見的Word和Excel文檔，還有PPT、PDF、JPG、MPEG、TXT等文檔以及音視頻文件、壓縮文件、網(wǎng)絡(luò)頁面、網(wǎng)站鏈接等。此外在界面設(shè)置方面，不同權(quán)限的用戶登錄后看到的是契合自身角色和操作的個(gè)性化界面，凡能從后臺提取的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)提取并顯示，避免重復(fù)輸入，無關(guān)信息及操作按鈕自動(dòng)屏蔽，避免用戶出現(xiàn)誤操作或迷航。諸如此類的“小”問題，唯有在系統(tǒng)開發(fā)過程中予以重視并確保配置到位，才能避免教師和評審專家在使用過程中出現(xiàn)不必要的麻煩和困擾，最大程度地為其提供卓越的使用體驗(yàn)，為管理系統(tǒng)的迅速推廣和普及夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。

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（編輯：王天鵬）endprint