淺談農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作

宋曉龍等

摘 要：檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)工作，對(duì)農(nóng)業(yè)科研院科技創(chuàng)新和跨越式發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。該文立足于新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作實(shí)際，分析了目前農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理現(xiàn)狀及工作中存在的主要問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上提出了加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策建議

中圖分類(lèi)號(hào) G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-7731（2015）20-106-03

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。檔案工作是黨和國(guó)家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門(mén)各單位的重要職責(zé)。習(xí)近平總書(shū)記早在浙江工作時(shí)就指出，“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案，在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要”。2014年5月4日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，進(jìn)一步闡述了做好新形勢(shì)下檔案工作的重要意義，指出做好新形勢(shì)下檔案工作，對(duì)于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平等的重要意義[1]。

農(nóng)業(yè)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中處于基礎(chǔ)地位，是整個(gè)社會(huì)賴(lài)以生存和發(fā)展的最基本的產(chǎn)業(yè)。農(nóng)業(yè)科研院所作為我國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、推廣的重要機(jī)構(gòu)，其獨(dú)特的學(xué)術(shù)地位和工作性質(zhì)在整個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方面有著極其重要的作用。長(zhǎng)久以來(lái)，農(nóng)業(yè)科研院所實(shí)踐活動(dòng)形成了大量文字、圖表、影像、數(shù)據(jù)等各種形式和不同載體的材料，這些材料不僅是農(nóng)業(yè)科研院所科技工作和日常工作的真實(shí)記錄，而且還蘊(yùn)藏著豐富的農(nóng)業(yè)科研成果、農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)和農(nóng)業(yè)科學(xué)知識(shí)，對(duì)我國(guó)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)民增收具有的深遠(yuǎn)意義。檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)性工作，也是衡量農(nóng)業(yè)科研院所工作水平的重要尺度，更是農(nóng)業(yè)科研院的科技創(chuàng)新能力提升和跨越式發(fā)展的重要保障。新形勢(shì)下，農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作既是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，又是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。2012年底召開(kāi)的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議對(duì)國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略提出了新要求，即到2020年全國(guó)各級(jí)綜合檔案館館藏總量比2010年翻一番；同時(shí)，隨著農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的快速發(fā)展和農(nóng)業(yè)科研體制改革的不斷深化，農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作也將面臨著新的挑戰(zhàn)[2-5]。

隨著中央對(duì)農(nóng)業(yè)戰(zhàn)略基礎(chǔ)地位的重視，以及農(nóng)業(yè)科研學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的日益頻繁，探究農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作中存在的問(wèn)題，探索提出做好農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作的政策措施，對(duì)積極推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、制度化、正常化建設(shè)，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，充分發(fā)揮檔案工作在服務(wù)單位發(fā)展中的獨(dú)特作用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 缺乏完備的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，檔案管理效率低 受限于農(nóng)業(yè)科研院所體制改革，管理部門(mén)精簡(jiǎn)壓縮等，許多單位并未專(zhuān)門(mén)設(shè)置負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)，檔案管理大多交由單位辦公室負(fù)責(zé)，且往往就是指定一名行政人員負(fù)責(zé)，成為行政部門(mén)的附屬品。從縱向來(lái)看，沒(méi)有形成自上而下、行之有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，出現(xiàn)部門(mén)職責(zé)不明、缺乏溝通等問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)單位檔案的宏觀管理和指導(dǎo)。

1.2 規(guī)章制度不健全，歸檔不規(guī)范 不少單位的檔案管理制度不夠完善，檔案材料的收集、整理、歸檔、利用和保密等工作缺少?gòu)?qiáng)制性的制度要求；有的單位即使制定了制度，大多也都多年未有修訂更新，缺少制度保障，導(dǎo)致歸檔不規(guī)范，無(wú)法形成系統(tǒng)。比如，有的檔案以事為單位歸檔成卷，有的檔案以件為單位歸檔成卷，有的檔案材料不全，請(qǐng)示件的材料歸檔中沒(méi)有批復(fù)件，檔案借閱使用不履行檔案借閱登記手續(xù)等問(wèn)題。

1.3 對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)有待提高，重視程度不夠 農(nóng)業(yè)科研院所以科研為主，就目前來(lái)看，評(píng)價(jià)研究所實(shí)力的指標(biāo)往往也都是項(xiàng)目、論文、專(zhuān)利等硬性產(chǎn)出，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)把主要精力大都放在了科研工作和事業(yè)發(fā)展上，對(duì)檔案工作鮮有問(wèn)津，檔案員對(duì)做好檔案管理工作更是沒(méi)有信心。對(duì)檔案認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)促進(jìn)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的后續(xù)效應(yīng)。

1.4 材料收集歸檔難度大，歸檔率低 農(nóng)業(yè)科研院所材料收集歸檔難是檔案管理工作的一個(gè)老大難問(wèn)題，尤其是科技材料歸檔。許多材料分散在各個(gè)部門(mén)或相關(guān)科研人員手中，由各部門(mén)的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，在移交過(guò)程中存在歸檔不及時(shí)、材料不完整等問(wèn)題，專(zhuān)職檔案員及其所屬部門(mén)除了一再催促，沒(méi)有形成有效的制約措施。農(nóng)業(yè)科研過(guò)程的周期性和不可逆轉(zhuǎn)性、延續(xù)性與不可分割性，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)對(duì)課題檔案質(zhì)量進(jìn)行全過(guò)程控制，這是客觀因素。從主觀角度看，科研院所科研為主的性質(zhì)導(dǎo)致科研人員重視最終的成果產(chǎn)出和現(xiàn)實(shí)需求，忽略原始材料和過(guò)程材料的積累保存，以及部分科研人員因擔(dān)心自己的科研成果被泄密或者直接將科研成果視為個(gè)人成果而拒絕歸檔等都是主要原因。

1.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高，從事檔案工作的積極性不高 雖然很多單位都建有檔案室，但很少有單位能夠設(shè)置專(zhuān)職檔案員，即使指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)檔案工作，往往也是身兼數(shù)職，且缺乏系統(tǒng)、規(guī)范、專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，無(wú)法保證歸檔的有效性和規(guī)范化。檔案管理工作需要有時(shí)間保證，僅檔案材料的收集、整理、裝訂等流程就需要投入很多精力，而負(fù)責(zé)檔案工作的兼職人員往往還要從事繁雜的行政事務(wù)，僅靠利用正常的工作時(shí)間難以保證檔案管理的連續(xù)和質(zhì)量。此外，很多單位在進(jìn)行績(jī)效考評(píng)時(shí)并未將檔案管理工作納入考核范疇考慮，更進(jìn)一步挫傷了兼職人員從事檔案工作的積極性。

1.6 檔案信息化建設(shè)薄弱，電子材料歸檔困難 隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)。目前，科研單位在申報(bào)項(xiàng)目時(shí)大多采用網(wǎng)上申報(bào)，期刊投稿和審稿也均是網(wǎng)上在線(xiàn)處理等。但是大多農(nóng)業(yè)科研院所的檔案還是以手工管理為主，檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，電子文件材料缺乏有效的歸檔管理方式[6]。在互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)深刻變革的新形勢(shì)下，緊靠傳統(tǒng)的檔案管理方式，難以有效管理這些龐大的信息量。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策建議

2.1 完善檔案工作管理體系，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo) 單位領(lǐng)導(dǎo)首先要帶好頭、好做表率，加大對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持力度，推動(dòng)檔案工作和單位事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。建立單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭、檔案歸口部門(mén)負(fù)責(zé)、各部門(mén)共同參與的檔案工作管理機(jī)制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力。比如，成立包括單位領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)職工在內(nèi)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由單位領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由各部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，還要指定單位專(zhuān)職檔案員和部門(mén)兼職檔案員，以點(diǎn)帶面形成檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，從組織上、人員上保證檔案工作的順利開(kāi)展。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要認(rèn)真研究解決檔案管理工作中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，切實(shí)發(fā)揮對(duì)檔案工作的宏觀管理和組織領(lǐng)導(dǎo)。

2.2 建立健全檔案工作規(guī)章制度，確保依法依規(guī)治檔 認(rèn)真履行職責(zé)，建立健全檔案管理辦法、預(yù)立卷制度、歸檔細(xì)則、借閱制度、庫(kù)房規(guī)章制度、入庫(kù)檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密安全制度等一系列管理制度。同時(shí)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的最新規(guī)定和單位工作實(shí)際，對(duì)已經(jīng)出臺(tái)的制度辦法實(shí)時(shí)修訂，完善制度建設(shè)，形成制度合力，確保檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用和保密等環(huán)節(jié)的連續(xù)性，使檔案從形成到入檔使用有一整套的制度，工作起來(lái)有章可循、有法可依，從制度上保證檔案工作安全有效開(kāi)展。

2.3 提高對(duì)檔案工作的重視程度，努力實(shí)現(xiàn)全員參與 關(guān)于檔案工作，統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)是關(guān)鍵。通過(guò)會(huì)議傳達(dá)、專(zhuān)欄墻報(bào)宣傳、知識(shí)問(wèn)答競(jìng)賽等多種形式向全體干部職工宣傳檔案工作的重要性，逐步形成人人關(guān)心檔案工作、人人參與檔案工作的良好氛圍，使全體干部職工轉(zhuǎn)變觀念，克服檔案管理工作中的落后思想，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不是行政雜事，認(rèn)真抓好在日常工作中自然形成的檔案資料。每個(gè)人都做好自己的檔案管理，部門(mén)檔案就好管理了，進(jìn)而單位的檔案管理也就提升了。

2.4 建立檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入年度績(jī)效考核 實(shí)行單位主管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案員3級(jí)責(zé)任連帶責(zé)任制，明確工作目標(biāo)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，建立單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作，檔案員具體負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、保管、預(yù)立卷、移交歸檔等工作，一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的檔案工作責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。把檔案工作各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督考核，并與年終考核掛鉤，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和積極性。

2.5 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，努力提升檔案管理水平 做好檔案工作，人才隊(duì)伍是基礎(chǔ)。只有不斷提高專(zhuān)兼職檔案員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，檔案管理水平才會(huì)相應(yīng)提升。通過(guò)“走出去”和“引進(jìn)來(lái)”相結(jié)合的方式，支持鼓勵(lì)專(zhuān)兼職檔案員參加相關(guān)培訓(xùn)，或到兄弟單位和檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，同時(shí)也可定期邀請(qǐng)檔案工作專(zhuān)家來(lái)單位作專(zhuān)題講座等，為檔案工作人員廣泛開(kāi)辟進(jìn)修業(yè)務(wù)、更新知識(shí)和擴(kuò)展視野等方面的機(jī)會(huì)，不斷提升檔案員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為單位檔案管理工作上檔升級(jí)奠定基礎(chǔ)。

2.6 加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套管理機(jī)制 檔案信息化服務(wù)將成為檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，農(nóng)業(yè)科研院所要主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)，在確保保密安全的情況下，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化管理不僅可以提高檔案管理的工作效率，降低管理人員的工作強(qiáng)度，更有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，為科研工作提供大容量、高效快捷的數(shù)字化信息服務(wù)。在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，也不能忽視紙質(zhì)檔案的管理，要在單位內(nèi)部探索建立紙質(zhì)材料與電子材料“雙套制”保存機(jī)制，融合發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)既可以高效存取檢索，又可以保障檔案的憑證價(jià)值作用，使檔案工作更好地為農(nóng)業(yè)科研院所科技創(chuàng)新和跨越式發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)編：張宏民）