矩陣管理模式在高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)中的應(yīng)用

雷萍等

摘 要：

矩陣管理是指為完成某項(xiàng)特定工作任務(wù)而形成的工作小組的管理模式。應(yīng)用矩陣管理模式加強(qiáng)高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)，應(yīng)注意把好團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人選擇關(guān)，明確團(tuán)隊(duì)管理流程和成員的任務(wù)要求，注重各業(yè)務(wù)點(diǎn)的工作量均衡，促進(jìn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的配合，同時優(yōu)化績效評估方式，建立閱讀推廣活動評價和獎懲機(jī)制。

關(guān)鍵詞：矩陣管理；高校圖書館；閱讀推廣；團(tuán)隊(duì)建設(shè)

中圖分類號： G647.6 文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A 文章編號：16720539（2015）06012904

一、引言

在國家競爭、民族競爭激烈的全球化時代，閱讀作為提高人口素質(zhì)和國家實(shí)力的引擎，又作為一個國家話題，經(jīng)常被上升到國家工程、國家戰(zhàn)略的高度給予關(guān)注和支持[1]。閱讀的重要性使閱讀的推廣成為了一個世界性的話題。閱讀推廣是為閱讀服務(wù)的，體現(xiàn)了閱讀的本質(zhì)，因此開展閱讀推廣活動的目的不是單純?yōu)榱碎_展活動，而是為指導(dǎo)讀者閱讀搭建交流平臺[2]。

推廣閱讀是圖書館的職責(zé)，高校圖書館作為圖書館界的重要力量，已經(jīng)把閱讀推廣服務(wù)提升至一定的戰(zhàn)略高度，相繼開展了“讀書節(jié)”、“讀書月”等以文化活動為依托的閱讀推廣服務(wù)活動。尤其在大學(xué)生閱讀委員會的倡導(dǎo)下，各高校圖書館在閱讀推廣實(shí)踐中所取得的成績有目共睹。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動技術(shù)等新興技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會信息渠道日益多元，讀者的閱讀習(xí)慣已經(jīng)發(fā)生改變。在過去20多年的圖書館事業(yè)發(fā)展過程中，除了信息技術(shù)給圖書館服務(wù)帶來翻天覆地的變化，閱讀推廣也逐漸成為圖書館的主流服務(wù)[3]。高校閱讀推廣的對象主要是大學(xué)生，大學(xué)生這一特殊讀者群體，由于課業(yè)負(fù)擔(dān)重、就業(yè)壓力大、未來發(fā)展不確定、業(yè)余休閑娛樂方式多樣化等因素，使其閱讀時間、閱讀質(zhì)量和閱讀能力呈下降趨勢。如何建立一支結(jié)構(gòu)合理、分工明確、協(xié)作高效的閱讀推廣團(tuán)隊(duì)，通過形式多樣的推廣活動，吸引大學(xué)生關(guān)注閱讀，并影響其閱讀行為，提高大學(xué)生的閱讀質(zhì)量和效率，成為當(dāng)前許多高校開展閱讀推廣活動所關(guān)注的重要問題。

二、高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)的現(xiàn)狀

近年來，各高校形式多樣的閱讀推廣活動如火如荼地開展，部分學(xué)校還形成了特色鮮明的活動品牌。但是，各高校閱讀推廣活動的開展普遍存在主體機(jī)構(gòu)缺失、專業(yè)隊(duì)伍匱乏等問題。目前，幾乎所有高校閱讀推廣任務(wù)都是由校圖書館承擔(dān)，其閱讀推廣團(tuán)隊(duì)的建設(shè)情況大致如下：

（一）館員指導(dǎo)下的學(xué)生主體團(tuán)隊(duì)

圖書館學(xué)生管理委員會或志愿者團(tuán)隊(duì)，是活躍在許多高校圖書館的閱讀推廣團(tuán)隊(duì)，學(xué)生團(tuán)隊(duì)通常都由圖書館學(xué)科咨詢部或者讀者服務(wù)部的館員兼任指導(dǎo)老師。每年在讀書日、開學(xué)季、畢業(yè)季等時間節(jié)點(diǎn)，指導(dǎo)老師給學(xué)生團(tuán)隊(duì)下發(fā)任務(wù)，指導(dǎo)學(xué)生策劃各時段的活動。學(xué)生團(tuán)隊(duì)往往不僅參與閱讀推廣活動的策劃、組織和實(shí)施，還可能參與圖書館日常管理工作。部分高校圖書館學(xué)生團(tuán)隊(duì)指導(dǎo)老師在某固定部門設(shè)置專職崗位，但崗位通常比較少。

（二）臨時抽調(diào)人員組建的臨時團(tuán)隊(duì)

部分高校圖書館沒有把閱讀推廣定位為常規(guī)的服務(wù)，因此沒有常設(shè)閱讀推廣機(jī)構(gòu)或者崗位，當(dāng)需要開展活動時，臨時從一個部門或多個部門抽調(diào)人員組建相應(yīng)的臨時團(tuán)隊(duì)，有的館直接由辦公室或讀者服務(wù)部暫時代為組織，突擊開展活動。

（三）專設(shè)業(yè)務(wù)崗位的館員主體團(tuán)隊(duì)

部分高校圖書館將閱讀推廣服務(wù)定位為核心服務(wù)，并借助于人事制度改革機(jī)會，專門設(shè)立業(yè)務(wù)崗位，組建成以館員為主體的閱讀推廣團(tuán)隊(duì)。通常情況下由辦公室或者其他某部門直接管理閱讀推廣團(tuán)隊(duì)，并組建學(xué)生團(tuán)隊(duì)。由閱讀推廣團(tuán)隊(duì)整體負(fù)責(zé)推廣活動的策劃、組織、實(shí)施，學(xué)生團(tuán)隊(duì)的主要職責(zé)是參與活動創(chuàng)意、現(xiàn)場組織等。

三、矩陣管理理論在高校閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)中的應(yīng)用

矩陣管理是指為完成某項(xiàng)特定工作任務(wù)而形成的工作小組的管理模式，管理結(jié)構(gòu)中的成員來自于不同部門，有著不同的業(yè)務(wù)技能、多元的專業(yè)知識背景，為了特定任務(wù)而共同工作。矩陣是數(shù)學(xué)概念，是將代數(shù)的方法應(yīng)用在管理上，使得組織運(yùn)行有序靈活。

（一）高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)中的矩陣管理概念

縱觀圖書館的所有業(yè)務(wù)，總結(jié)起來主要集中在三個方面。一是文獻(xiàn)服務(wù)，主要指圖書外借、文獻(xiàn)閱覽和傳遞等；二是信息服務(wù)，即學(xué)科報告、參考咨詢、查新檢索等；三是閱讀推廣服務(wù)，也就是為推廣資源和促進(jìn)閱讀而開展的各種活動。閱讀推廣可以說是集文獻(xiàn)服務(wù)和信息服務(wù)為一體，通過多種多樣的活動和手段將文獻(xiàn)服務(wù)和信息服務(wù)送到到讀者身邊[4]。因此，閱讀推廣服務(wù)過程可能涉及圖書館的所有業(yè)務(wù)，需要來自各業(yè)務(wù)部門的人員參與到閱讀推廣活動中，形成一個工作團(tuán)隊(duì)。如何使這樣一個結(jié)構(gòu)復(fù)雜的團(tuán)隊(duì)高效運(yùn)作，必須有一個分工明確，責(zé)、權(quán)、利清晰，流程順暢，而且能協(xié)作配合的管理模式[5]。

1.閱讀推廣服務(wù)流程

將閱讀推廣服務(wù)定位為核心服務(wù)的高校，通常情況下閱讀推廣服務(wù)都是常規(guī)性開展并不斷創(chuàng)新，由專門的閱讀推廣崗位負(fù)責(zé)，并有詳細(xì)的工作流程（圖1）。

圖1 閱讀推廣工作流程

2.高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)的矩陣管理模式

管理模式根據(jù)其管理層次多少分為直線式和扁平式兩種結(jié)構(gòu)。直線式結(jié)構(gòu)類似于金字塔，通常情況下高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)管理模式為直線式；扁平式結(jié)構(gòu)管理的層次少，跨度大，權(quán)力分散，許多成員都擁有一定的權(quán)利，其工作積極性和主動性較強(qiáng)，但主管領(lǐng)導(dǎo)對成員的監(jiān)督、控制比較松散，信息傳達(dá)不太順暢[6]。

矩陣管理是直線式和扁平式管理結(jié)構(gòu)的相結(jié)合，將矩陣的方法應(yīng)用到管理上，通過對橫向和縱向結(jié)構(gòu)單元協(xié)調(diào)管理，加強(qiáng)各結(jié)構(gòu)單元的信息溝通，使工作進(jìn)展過程中信息線路短、反饋快，各項(xiàng)業(yè)務(wù)完成效率高。矩陣管理適用于工作內(nèi)容變動頻繁，涉及面廣大，需要多項(xiàng)業(yè)務(wù)以及知識支撐的組織，或者有突擊性任務(wù)安排的組織。在高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)中引入矩陣管理模式，縱向結(jié)構(gòu)是由人事制度確定下來的不同級別的閱讀推廣業(yè)務(wù)崗，構(gòu)成較為穩(wěn)定的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)單元，由所屬業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理；橫向結(jié)構(gòu)是為完成某一閱讀推廣活動而組建的工作任務(wù)組，以活動任務(wù)為中心的動態(tài)工作團(tuán)隊(duì)，由活動負(fù)責(zé)人實(shí)施管理。高校圖書館啟動閱讀推廣活動計劃時，需要以各項(xiàng)活動為單元，增加數(shù)條水平管理線，形成一種矩陣式的管理模式（圖2）。在這種縱橫結(jié)合的矩陣管理結(jié)構(gòu)中，縱向的閱讀推廣業(yè)務(wù)崗使基本工作模塊穩(wěn)定運(yùn)行，橫向管理鏈保證了各活動小組間信息的整合和傳遞等。endprint

圖2 高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)的矩陣管理模式

（二）矩陣管理模式在高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)中應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)

在高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)中引入矩陣管理，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理與職能管理的有機(jī)結(jié)合。高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)矩陣管理模式不僅結(jié)構(gòu)相對簡單，易于操作，在實(shí)際應(yīng)用中還存在如下優(yōu)點(diǎn)：

1.提高人力資源共享率，使團(tuán)隊(duì)運(yùn)行效能最佳化

在閱讀推廣矩陣管理模式的橫向結(jié)構(gòu)單元中，每位成員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識背景均不同，在不增加人力成本的基礎(chǔ)上和不影響圖書館各部門常規(guī)業(yè)務(wù)正常開展的情況下，一個成員可以同時參加幾個活動小組，通過組織結(jié)構(gòu)設(shè)計來強(qiáng)化管理，從而使來自不同部門的閱讀推廣團(tuán)隊(duì)成員優(yōu)勢互補(bǔ)，發(fā)揮每位成員的專長，大大提高了各部門人力資源的共享率，使團(tuán)隊(duì)整體運(yùn)行效能最佳化。

2. 管理結(jié)構(gòu)縱橫交錯，部門之間溝通順暢，配合密切

為了提升閱讀推廣服務(wù)品質(zhì)，各高校圖書館每年都會開展形式多樣、內(nèi)容豐富的活動。由于每項(xiàng)活動可能涉及業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，若由一名主管直接管理，該主管不可能精通各項(xiàng)業(yè)務(wù)，而且時間上也不允許。透過縱橫交錯的矩陣管理結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)每項(xiàng)活動流程中各業(yè)務(wù)的專業(yè)分工，來自不同部門的團(tuán)隊(duì)成員相互溝通，交流信息，密切配合，提升團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平。

3.團(tuán)隊(duì)運(yùn)行統(tǒng)一化，且機(jī)動靈活

根據(jù)活動需求組建成的閱讀推廣團(tuán)隊(duì)在整個工作開展過程中，均按照團(tuán)隊(duì)計劃和要求來履行職責(zé)，而不是依照所在部門其他工作要求履行職責(zé)，這保證了團(tuán)隊(duì)運(yùn)行的統(tǒng)一化。同時團(tuán)隊(duì)運(yùn)作機(jī)動靈活，對工作任務(wù)以及客觀需求的變化比較容易適應(yīng)。一方面，啟動分項(xiàng)活動時，能迅速調(diào)配人員、組織團(tuán)隊(duì)，將具有不同專長的人員集中在一起開展活動，負(fù)責(zé)活動流程中各環(huán)節(jié)的工作；另一方面，團(tuán)隊(duì)可隨著活動的開始與結(jié)束進(jìn)行組織與解散。

4.提高了工作人員的積極性，增強(qiáng)了責(zé)任感

為了提高讀者的活動參與度，增強(qiáng)閱讀推廣活動開展的趣味性，團(tuán)隊(duì)通常集思廣益，不斷頭腦風(fēng)暴，廣泛收集團(tuán)隊(duì)成員的創(chuàng)意，各職能人員能直接參與具體活動，并在活動決策問題上有發(fā)言權(quán)，提高了參與者的積極性，增強(qiáng)了責(zé)任感。

（三） 應(yīng)用矩陣管理模式加強(qiáng)高校圖書館閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)應(yīng)注意的問題

在矩陣結(jié)構(gòu)中，橫向管理鏈上的每位團(tuán)隊(duì)成員都來自于不同部門，成員之間的關(guān)系主要是協(xié)作關(guān)系，而不是上下級的隸屬關(guān)系，因此閱讀推廣負(fù)責(zé)人往往是責(zé)任大于權(quán)力。活動負(fù)責(zé)人對于團(tuán)隊(duì)成員工作的好壞沒有足夠的激勵和懲罰手段，團(tuán)隊(duì)成員可能受到雙重指揮，特別是所在部門工作任務(wù)與閱讀推廣活動任務(wù)有時間沖突的時候，團(tuán)隊(duì)成員難以抉擇孰重孰輕。為了保證閱讀推廣服務(wù)質(zhì)量，提高組織工作效率和穩(wěn)定性，保持工作的延續(xù)性，高校閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)需要在以下幾方面予以加強(qiáng)：

1.把好團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人選擇關(guān)

由于閱讀推廣團(tuán)隊(duì)成員之間的關(guān)系主要是協(xié)助關(guān)系，且每位成員的業(yè)務(wù)能力也需要盡可能發(fā)揮出來，因此閱讀推廣團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)能力和協(xié)調(diào)能力至關(guān)重要，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)具備制定并落實(shí)活動策劃，團(tuán)結(jié)成員，調(diào)動成員積極性，有效分工，協(xié)調(diào)外部資源，領(lǐng)導(dǎo)和組織成員圓滿完成任務(wù)的能力[7]。

2.明確團(tuán)隊(duì)管理流程和成員的任務(wù)要求，注重各業(yè)務(wù)點(diǎn)的工作量均衡

活動小組建成后，應(yīng)通過各種方式讓每位成員明白自己在矩陣管理結(jié)構(gòu)中的責(zé)任與權(quán)力，讓團(tuán)隊(duì)成員清楚矩陣管理的運(yùn)作流程以及所在閱讀推廣活動小組的任務(wù)，使矩陣管理模式被團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)可，使團(tuán)隊(duì)成員以高度的責(zé)任心，認(rèn)真專業(yè)地做好各自的工作。同時，每位成員都要打破“本位主義”觀念，實(shí)現(xiàn)信息最大程度的共享[8]。

另外，在同一團(tuán)隊(duì)活動開展過程中，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時關(guān)注各業(yè)務(wù)點(diǎn)的工作量情況，并及時調(diào)整，保證各業(yè)務(wù)點(diǎn)的工作量基本均衡，以保持團(tuán)隊(duì)成員工作積極性。

3. 促進(jìn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的配合

高校圖書館在開展閱讀推廣服務(wù)過程中，可能與圖書館所有業(yè)務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，需要得到各部門的配合和支持。例如，閱讀推廣服務(wù)常規(guī)化開展涉及到財務(wù)預(yù)算，因此高校圖書館應(yīng)對閱讀推廣團(tuán)隊(duì)既定的目標(biāo)在財務(wù)需求上給予資金保障；閱讀推廣團(tuán)隊(duì)在開展資源推廣活動時，需要得到資源建設(shè)環(huán)節(jié)的配合；為了擴(kuò)大閱讀推廣活動的影響，往往需要與學(xué)校的宣傳部、學(xué)生工作部、校團(tuán)委等部門加強(qiáng)合作，因此需要圖書館領(lǐng)導(dǎo)或者辦公室給予前期的工作聯(lián)絡(luò)等。

4.優(yōu)化績效評估方式，建立閱讀推廣活動評價和獎懲機(jī)制

近十幾年來，以Intel公司提出并加以實(shí)施的以“360度績效考核評估”為核心的績效管理體系風(fēng)靡全球。360度績效考評是指從與被考核者發(fā)生工作關(guān)系的多方主體那里收集信息，對被考核者進(jìn)行全方位、多維度的績效評估，及時將考評結(jié)果反饋給員工，以幫助員工了解自身在哪些績效維度上需要改進(jìn)，從而達(dá)到提高工作績效的目的[9]。如果將閱讀推廣工作納入考核體系，閱讀推廣活動團(tuán)隊(duì)成員的考評由活動負(fù)責(zé)人和其他團(tuán)隊(duì)成員一起評分，并計入綜合評分中，以綜合評分決定被考核人的薪酬。這樣的考核辦法可以解決受多重任務(wù)管理的員工的考核問題。

同時，針對閱讀推廣團(tuán)隊(duì)開展的活動，應(yīng)建立起完善的活動評價機(jī)制和具體實(shí)施計劃，對優(yōu)秀的活動給予鼓勵和褒獎，對不作為的團(tuán)隊(duì)予以批評和懲罰，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)改進(jìn)工作方法、積極創(chuàng)意，改善活動效果。

四、結(jié)語

高校閱讀推廣是校園文化建設(shè)的重要組成部分，推廣主體主要是圖書館，當(dāng)然還有學(xué)校各學(xué)院、團(tuán)委和學(xué)生社團(tuán)[10]。圖書館與各學(xué)院以及職能部門的合作推廣是部分高校的閱讀推廣方式，合作推廣的高校，上至校領(lǐng)導(dǎo)，下至各學(xué)院以及其他職能部門的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)達(dá)成共識，并在閱讀推廣服務(wù)開展方面給予圖書館大力支持。高校閱讀推廣團(tuán)隊(duì)成員的復(fù)雜性決定了其團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作的長期性，需要在實(shí)踐中不斷研究、不斷總結(jié)和完善。雖然矩陣管理模式在高校人力資源管理中，甚至圖書館管理中的應(yīng)用還不廣泛，但是這樣一個充滿生機(jī)和活力的管理模式的引入，是對高校人力資源管理以及圖書館管理的有效補(bǔ)充，必將在高校閱讀推廣團(tuán)隊(duì)建設(shè)中起到越來越重要的作用。endprint

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Application of Matrix Management Mode in

Team Building of Reading Promotion in University Library

LEI Ping，YANG Jiayan，WANG Huisen

（Library，University of Electronic Science and Technology of China，Chengdu Sichuan 611731，China）

Abstract：This paper summarizes the current situation of reading promotion team building in university library， analyzes the advantages of application of matrix management model in team building of reading promotion in university library， and points out that the application of matrix management for strengthening reading promotion team building in university library should pay attention to the good team leader select off， clear team management processes and the members of the mission requirements， pay attention to adjust the balance of the workload and to promote cooperation， but also optimize performance evaluation， establish the reading promotion activities evaluation and reward and punishment system.

Key words： Matrix management；University Library；Reading Promotion；Team building

編輯：魯彥琪endprint