基層財政電子檔案的保存與維護

霍紅丹

[摘 要]電子檔案是今后基層財政檔案管理發(fā)展的趨勢，也是工作學(xué)習(xí)中不可缺少的電子工具，本文對基層財政電子檔案的定義、保存與維護進行了論述，以期給大家提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]基層財政；電子檔案；保存；維護

一、基層財政電子檔案的定義和內(nèi)容

基層電子檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政工作中形成的具有保存價值的，按一定的方法整理成的電子文件及其相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。具體來講包括四大類：一是財政所工作人員在工作中利用計算機Word和Excel格式形成的報告、總結(jié)、請示、工資花名冊、黨員花名冊等等電子表格、文書版電子文件；二是村賬所管會計、預(yù)算會計、資金會計、惠農(nóng)補貼會計、家電下鄉(xiāng)會計利用計算機系統(tǒng)導(dǎo)出的含有村級財務(wù)資料數(shù)據(jù)、預(yù)決算會計資料、經(jīng)費數(shù)據(jù)、各項惠農(nóng)補貼數(shù)據(jù)等用Word和Excel格式保存的電子文件；三是購買檔案管理軟件、一事一議財政獎補項目管理、村賬所管財務(wù)軟件等裝有專用軟件程序的光盤。四是外出學(xué)習(xí)考察拍攝的視頻、照片制作成的光盤。

二、現(xiàn)實中基層財政電子檔案的特點

1.具有儲藏容量大，記錄范圍廣的特點。一張小小的DVD光盤的儲存量可達10G，不僅可以滿足當(dāng)年文書、會計、惠農(nóng)補貼、一事一議財政獎補等文件材料儲存量，也可以滿足以后幾年的工作量。在財政日常工作中，每年的惠農(nóng)補貼工作是基層工作中的重點，它所產(chǎn)生的資料種類最多。一般由以下種類組成：糧食直補農(nóng)作物種植面積統(tǒng)計表、綜合補貼面積統(tǒng)計表，玉米小麥棉花油菜良種種植面積統(tǒng)計表等及其上述補貼的銀行發(fā)放表和退耕還林補助銀行發(fā)放表、農(nóng)民補貼和負擔(dān)發(fā)放監(jiān)督卡、農(nóng)戶基本信息資料等。

2.具有保存方便，隨時可用可查的特點。每年檔案員將按照預(yù)算會計、村賬所管會計、惠農(nóng)補貼會計，資金會計手中的計算機有關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)出刻錄成光盤一式三份，其中四位會計分別刻錄自己所管理的事項種類光盤，返回各位會計手中各自保存，再把四位會計手中業(yè)務(wù)事項數(shù)據(jù)綜合刻錄同年度的光盤二份，一份交市財政局檔案室存檔，一份由財政所檔案室存檔。

3.具有隱性的升值大保值大的特點。隨著無紙化辦公系統(tǒng)深入，電子文件、電子檔案可通過網(wǎng)絡(luò)變得更加便攜方便實用。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可以通過電子文件、電子檔案進行查詢，如是異地備份保存的，只要對原始電子文件進行恢復(fù)，便可起到不可替代的作用。只要檔案員把有關(guān)的歷年會計檔案中有重要的、關(guān)系民生的原始憑證，在檔案鑒定銷毀中單獨抽出來加以保存，并制成Excel表格，便于檢索和查找，可以極大方便檔案員和來訪者。

三、基層財政電子檔案的保存與維護

1.堅持基層財政電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，易受到保存環(huán)境的影響，所以必須把裝有電子檔案的光盤放入專用檔案盒中，置放在溫度15-25度、濕度40-60%的檔案庫房中加以維護和保養(yǎng)。對所保存的電子檔案載體，要進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性，可每二年檢查一次，采用隨機抽樣的方式進行，樣品數(shù)量以不少于5%為宜。一是進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。二是進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發(fā)現(xiàn)有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。三是對原來的軟盤、小容量的VD光盤進行翻錄成DVD光盤，并建立電子檔案檢測、維護、拷貝等操作記錄表。

2.堅持保持基層財政電子檔案內(nèi)容邏輯上的準確性和還原性。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。可以由多臺電腦裝有不同版本的財務(wù)、一事一議財政獎補、土地流轉(zhuǎn)、惠農(nóng)補貼軟件，它們內(nèi)容編程都不一樣，技術(shù)上存在著差異。而當(dāng)年的電子檔案在形成時所依賴的技術(shù)，往往是當(dāng)時先進的技術(shù)，隨著科技的飛速發(fā)展，先進會變得落后落伍，如90年代初，4.5M軟盤、小容量256M的移動U盤很流行，到了21世紀初則在市場上消失了，取而代之是大容量10G的光盤、16G的移動U盤。這是科技所帶來的必然結(jié)果。因此，為了便于數(shù)據(jù)還原性，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)，如壓縮文件格式winrar、數(shù)據(jù)庫格式is_archive.db等加以保存。最簡便實用的方法，盡可能的用軟件專用數(shù)據(jù)格式表格轉(zhuǎn)化成Excel格式的保存。

3.堅持基層財政電子檔案與紙質(zhì)檔案三備份制。電子檔案是檔案管理發(fā)展的趨勢之一。如隨著會計電算化技術(shù)的不斷深化發(fā)展和會計實踐的需要，對會計檔案信息的要求將越來越高，會計電子檔案的出現(xiàn)是財政檔案工作發(fā)展的突出體現(xiàn)。而作為電子檔案的前身——電子文件，由于其自身的特殊性，再加上計算機網(wǎng)絡(luò)帶有一定的局限性，如數(shù)據(jù)庫的飽和、網(wǎng)絡(luò)病毒、被盜干擾等，勢必對電子文件造成一定的影響，從而危及電子檔案的安全。因此，為保證電子檔案的安全性，避免由于檔案的丟失而造成不必要的損失，在平時工作中必須堅持電子檔案與紙質(zhì)檔案同時保管的辦法，具體方法，是各位會計把每月導(dǎo)出財務(wù)元數(shù)據(jù)程序，拷到電腦、移動U盤上等其他硬盤上，年終進行光盤刻錄成多份，還要收集這些電子文件制成紙質(zhì)文件檔案，將紙質(zhì)文件按照市財政局關(guān)于文書、會計檔案管理的要求進行分類、立卷、保管和存檔，同時將數(shù)據(jù)光盤報送一份給市財政局檔案室存檔，以達到多重保險的目的。

四、總結(jié)

對財政電子檔案的有效保存與維護，是—項考驗?zāi)托牡墓ぷ?。因?yīng)充分考慮環(huán)境、技術(shù)及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在財政工作中發(fā)揮更大的作用。