試論醫(yī)療檔案在利用過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

趙麗佳

[摘 要]本文按照醫(yī)療檔案利用中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；醫(yī)療檔案利用過程中存在風(fēng)險(xiǎn)的原因；采取有效措施，強(qiáng)調(diào)只有把風(fēng)險(xiǎn)管理程序化、系統(tǒng)化、科學(xué)化地融入日常醫(yī)療檔案管理之中，遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，才能給醫(yī)療檔案更多的安全，最大限度地延長醫(yī)療檔案的利用壽命，才能充分發(fā)揮好醫(yī)療檔案作用，為醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的和諧進(jìn)步創(chuàng)造良好的條件。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)療檔案；管理利用；風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)策

近年來，社會(huì)各界對(duì)醫(yī)療檔案的認(rèn)識(shí)不斷提高，人們對(duì)醫(yī)療檔案的利用和依賴也在不斷增長，醫(yī)療檔案利用，是醫(yī)療檔案利用者通過醫(yī)療檔案利用工作查找、利用醫(yī)療檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是醫(yī)療檔案信息資源的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。醫(yī)療檔案利用是檔案管理整個(gè)工作過程中的最終環(huán)節(jié)，醫(yī)療檔案安全保管的最終目標(biāo)就是能服務(wù)于醫(yī)學(xué)研究、不斷地提高醫(yī)療水平，服務(wù)于人民群眾。但是，在做好醫(yī)療檔案利用服務(wù)的同時(shí)，也存在著不同程度的利用風(fēng)險(xiǎn)。

醫(yī)療檔案管理人員在認(rèn)真履行醫(yī)療檔案利用服務(wù)職責(zé)的同時(shí)，也應(yīng)特別注意到醫(yī)療檔案的利用安全，做到不丟失、不損毀。那么，醫(yī)療檔案利用過程中存在著哪些風(fēng)險(xiǎn)呢？筆者調(diào)查認(rèn)為，就醫(yī)療檔案來說，在利用過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)大致有以下幾個(gè)方面：

一、醫(yī)療檔案利用中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

（一）醫(yī)療檔案管理人員安全風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任意識(shí)淡薄

在醫(yī)療檔案利用過程中，有些檔案管理人員認(rèn)為只要把檔案收好了，檔案就安全了，其實(shí)不然。檔案安全貫穿于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，案卷裝訂、鑒定、出庫、查閱、網(wǎng)絡(luò)安全、檔案復(fù)查、設(shè)備運(yùn)行等方面都存在著潛在的風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)療檔案安全的首要任務(wù)就是要不斷增強(qiáng)醫(yī)療檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范和責(zé)任意識(shí)。

（二）醫(yī)療檔案利用制度建設(shè)需進(jìn)一步完善

醫(yī)療檔案管理部門雖然制定了檔案查閱利用制度，但是隨著利用范圍的擴(kuò)大，利用者的增多，利用目的的多元化，醫(yī)療檔案查閱利用的制度沒有得到及時(shí)的完善和補(bǔ)充，面對(duì)醫(yī)療檔案利用者新的利用需求，檔案管理人員依然墨守成規(guī)，制度落實(shí)不到位，思想觀念沒有更新。即使有完善的制度也未嚴(yán)格按照要求去做，礙于人情和面子，在工作中存在著違規(guī)操作的現(xiàn)象，

（三）對(duì)醫(yī)療檔案安全責(zé)任缺少必要的監(jiān)督和檢查

在醫(yī)療檔案利用過程中，有些檔案管理人員直接把檔案交給利用者，任由隨意翻閱、摘抄與拍照、復(fù)制，而沒有必要的監(jiān)管，且不說，這樣做會(huì)對(duì)醫(yī)療檔案本身易造成損害，而且由于管理工作人員嚴(yán)重失職，極容易造成醫(yī)療檔案的丟失和損毀。

（四）電子醫(yī)療檔案的不可讀與失真現(xiàn)象更加普遍

隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，電子醫(yī)療檔案大量產(chǎn)生，給檔案利用增添了新的形式，在方便利用者查找和閱讀的同時(shí)，也給醫(yī)療檔案安全管理帶來了新的課題和新的挑戰(zhàn)。比如：電子檔案與讀取設(shè)備的不兼容，造成電子檔案不能讀?。痪W(wǎng)絡(luò)黑客與電腦病毒的攻擊對(duì)醫(yī)療檔案信息的威脅等等。

（五）醫(yī)療檔案正常利用中對(duì)檔案造成的損毀

在正常的醫(yī)療檔案利用過程中；也有可能對(duì)檔案造成損害。一是由于利用者不小心，在利用過程中損毀檔案，這雖屬“意外傷害”，但檔案管理人員也應(yīng)及時(shí)提醒利用者多加注意，盡可能地避免對(duì)檔案的損害。二是工作人員違反操作規(guī)程，有的調(diào)卷后隨意堆放、有的違反網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫管理規(guī)定等，這些都會(huì)增加醫(yī)療檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)。

二、醫(yī)療檔案利用過程中存在風(fēng)險(xiǎn)的原因

醫(yī)療檔案利用過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)為主觀原因和客觀原因兩方面。

（一）主觀原因：檔案管理工作人員的責(zé)任心、工作經(jīng)驗(yàn)與業(yè)務(wù)素質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是醫(yī)療檔案利用存在風(fēng)險(xiǎn)的主要原因，醫(yī)療檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅性、科學(xué)性、系統(tǒng)性的工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)、風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)直接影響到檔案利用工作的安全與工作質(zhì)量。在整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案的鑒定、庫房管理、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理、檔案的調(diào)閱與審核、案卷的質(zhì)量等方面跟檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著密不可分的關(guān)系，工作人員的責(zé)任心強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力過硬，醫(yī)療檔案管理和利用的風(fēng)險(xiǎn)就小。同時(shí)，醫(yī)療檔案管理的工作人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)強(qiáng)與弱，對(duì)產(chǎn)生醫(yī)療檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果也不同。

（二）客觀原因

1、醫(yī)療檔案利用者的廣泛性以及內(nèi)容的豐富性

醫(yī)療檔案資料在工作查考、學(xué)術(shù)研究、臨床醫(yī)療等方面都發(fā)揮著不可替代的作用。醫(yī)療檔案查考和研究作用的充分發(fā)揮；均源于醫(yī)療檔案門類和內(nèi)容的日益豐富。醫(yī)療檔案資源越豐富，利用就會(huì)越頻繁、越廣泛，隨之而來的就是醫(yī)療檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)越來越大。

2、醫(yī)療檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展與深入，增加了醫(yī)療檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)。隨著醫(yī)療檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化程度的不斷提高，為醫(yī)療檔案利用提供了方便、快捷的利用方式的同時(shí)，也給檔案的安全工作帶來了新的挑戰(zhàn)，電子檔案的易刪改性、電子檔案與讀取設(shè)備的兼容性、電腦病毒的攻擊，這些都會(huì)增加檔案的利用風(fēng)險(xiǎn)。

三、采取有效措施，避免醫(yī)療檔案利用風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策

（一）抓好安全和責(zé)任意識(shí)教育至關(guān)重要

醫(yī)療檔案利用的安全需要責(zé)任到人，層層抓落實(shí)，醫(yī)療檔案安全不能總停留在口頭上，而是要制定實(shí)實(shí)在在的責(zé)任追究制度，主管領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)總責(zé)，層層把關(guān)，一級(jí)抓一級(jí)，不斷提高檔案安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)所主管部門工作人員的安全和責(zé)任意識(shí)教育，做到防患于未然、警鐘常鳴。

（二）樹立和強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，促業(yè)務(wù)素質(zhì)提升

醫(yī)療檔案資源是促進(jìn)醫(yī)學(xué)發(fā)展、醫(yī)療研究不可缺少的寶貴財(cái)富，針對(duì)醫(yī)療檔案的保護(hù)工作也亟待加強(qiáng)，醫(yī)療檔案利用過程中要時(shí)刻提高檔案工作人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療檔案工作的再認(rèn)識(shí)，積極創(chuàng)新醫(yī)療檔案管理和利用的新方法和新模式，最大限度地降低醫(yī)療檔案在利用過程中的損失和風(fēng)險(xiǎn)。

（三）提供有效的法律保障，建立科學(xué)的管理制度

檔案管理與利用是一個(gè)科學(xué)的、系統(tǒng)的管理過程，明確職責(zé)可以有效保證醫(yī)療檔案管理和利用工作的正常有序進(jìn)行。筆者認(rèn)為，醫(yī)療檔案管理部門要做到有效防范和降低利用風(fēng)險(xiǎn)就必須依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定，建立科學(xué)的、完善的檔案管理、利用等一系列具有可操作性的規(guī)章制度和管理程序，以此來規(guī)范檔案工作人員和檔案利用者的行為，只有這樣，醫(yī)療檔案利用工作才能做到有法可依，有章可循。

（四）加強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的醫(yī)療檔案利用安全防范

在檔案利用網(wǎng)絡(luò)化不斷深入的條件下，查詢和利用檔案信息的手段發(fā)生了根本性的變化。檔案管理和利用要依靠信息技術(shù)手段，依靠新的管理方法，新的管理制度來實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù)與控制。為此，筆者認(rèn)為，醫(yī)療檔案管理部門一方面要突破以往利用模式，積極開發(fā)醫(yī)療檔案信息資源，加快醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)；另一方面要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)療檔案利用的安全防范工作，根據(jù)數(shù)字化醫(yī)療檔案的特點(diǎn)制定網(wǎng)絡(luò)查詢、利用醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)信息的管理辦法。其內(nèi)容大致可包括：明確管理人員職責(zé)，做好電腦病毒的預(yù)防；按時(shí)做好數(shù)據(jù)庫備份與異地備份；科學(xué)維護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證設(shè)備的安全運(yùn)行；準(zhǔn)確分配網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限等。另外，為了保證數(shù)字醫(yī)療檔案的安全，數(shù)據(jù)庫管理員有必要與用戶簽訂利用協(xié)議，以此來控制數(shù)字醫(yī)療檔案的利用和有效防范風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

總之，隨著社會(huì)對(duì)醫(yī)療檔案利用量的增加，在工作中醫(yī)療檔案的作用越來越顯著，而需求增加的同時(shí)，也面臨著風(fēng)險(xiǎn)的增加，越來越多醫(yī)療檔案利用中出現(xiàn)的問題，時(shí)刻提醒著我們，警惕醫(yī)療檔案利用過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)決不是杞人憂天，把風(fēng)險(xiǎn)管理程序化、系統(tǒng)化、科學(xué)化地融入日常醫(yī)療檔案管理之中，遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，才能給醫(yī)療檔案更多的安全，最大限度地延長醫(yī)療檔案的利用壽命，才能充分發(fā)揮好醫(yī)療檔案作用，為醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的和諧進(jìn)步創(chuàng)造良好的條件。