淺析電力科研院所檔案管理工作

鹿紅

[摘 要]檔案作為一種資產(chǎn)，其對(duì)行業(yè)的發(fā)展具有極為重要的作用，特別是在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案工作發(fā)生了較大的變化。在這種情況下，可以加快檔案管理的創(chuàng)新，利用新的檔案管理模式來加強(qiáng)檔案工作，提高檔案的利用率，使檔案的價(jià)值更好的發(fā)揮出來。

[關(guān)鍵詞]電力科研院所；檔案管理；工作模式；現(xiàn)代化建設(shè)

一、電力科研院所實(shí)現(xiàn)單位級(jí)檔案管理的可行性

檔案管理是企事業(yè)單位管理工作的重要的組成部分，其不僅具有較強(qiáng)的專業(yè)性和機(jī)密性，同時(shí)還具有一定的政策性。通過檔案管理工作，可以加快推動(dòng)檔案資源的有效利用，確保能夠?yàn)樾袠I(yè)帶來更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。電力科研院所基本上都具有獨(dú)立的檔案管理部門，所以電力科研院所實(shí)現(xiàn)單位級(jí)檔案管理是完全可行的。電力科研院所可以能自身有價(jià)值的信息進(jìn)行匯總，然后對(duì)檔案工作進(jìn)行有效規(guī)范，確保形成具有自身特色的檔案工作管理體系，建立單位內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，對(duì)檔案工作流程進(jìn)行規(guī)范，確保電力科研院所檔案管理工作的有序開展。

二、電力科研院所單位級(jí)檔案管理工作模式

（一）檔案工作組織體系建設(shè)

電力科研院所單位級(jí)檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)，需要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作辦公室。由單位級(jí)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，而由檔案管理部門及各業(yè)務(wù)部門的主管領(lǐng)導(dǎo)來擔(dān)任檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的成員。辦公室主任主抓檔案工作，設(shè)置專職的檔案管理人員，同時(shí)還要在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職的檔案管理人員，這樣對(duì)于檔案安的收集和移交工作都具有十分積極的意義，而且進(jìn)一步對(duì)職責(zé)進(jìn)行了明確。檔案領(lǐng)導(dǎo)小組還需要對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行規(guī)劃、對(duì)檔案范圍進(jìn)行，做好檔案銷毀的審定工作，還要負(fù)責(zé)檔案工作的考核。檔案部門需要對(duì)本單位文件歸檔及檔案整量、保管、利用、統(tǒng)計(jì)和鑒定等各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)，同時(shí)還要制定與上述所負(fù)責(zé)工作相關(guān)的規(guī)章制度。

（二）檔案制度建設(shè)

在構(gòu)建好檔案組織體系后，要想電力科研院所的檔案工作能夠有序進(jìn)行，還需要建立健全檔案管理制度，在科學(xué)合理的檔案管理制度下確保各項(xiàng)檔案工作的有序開展。檔案管理制度是檔案各項(xiàng)管理工作實(shí)施的重要依據(jù)和根本，在檔案管理制度制定過程中，需要將涉及到檔案工作的方方面面都要包含在內(nèi)，同時(shí)還要制定檔案員崗位職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作的順利實(shí)施。

（三）檔案類別設(shè)置

電力科研院所的檔案可以將其劃分為七個(gè)類別，即文書檔案、人事檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、基建檔案、其它，針對(duì)各自的特點(diǎn)來進(jìn)行開展。

（四）檔案工作流程

（1）文書檔案

按年度由公司文書將本單位收到或下發(fā)的文件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由文書檔案管理員核對(duì)后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還文書，由文書所在部門留存，文書檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

（2）人事檔案

按年度由公司人事部門將本單位有關(guān)人事變動(dòng)事項(xiàng)原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由人事檔案管理員核對(duì)后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還人事部門留存，由人事檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

（3）科技檔案

按年度由生產(chǎn)管理部門對(duì)本單位發(fā)生的生產(chǎn)活動(dòng)形成的報(bào)告進(jìn)行審核，報(bào)單位生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)審批后，形成技術(shù)報(bào)告列表，將技術(shù)報(bào)告原件及列表移交檔案管理部門，由人事檔案管理員核對(duì)后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還生產(chǎn)管理部門留存，由科技檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒人庫。

（4）財(cái)務(wù)檔案

按年度由公司財(cái)務(wù)部門將本單位財(cái)務(wù)憑證原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由財(cái)務(wù)檔案管理員核對(duì)后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還人事部門留存，由財(cái)務(wù)檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒人庫。

（5）聲像檔案

按年度由公司聲像部門及生產(chǎn)部門將本單位生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的聲像資料原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由聲像檔案管理員核對(duì)后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還移交部門留存，由聲像檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒人庫。

（6）基建檔案

按年度由公司基建部門將本單位基建有關(guān)的文檔資料原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由基建檔案管理員核對(duì)后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還基建部門留存，由基建檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

（7）其它除以上6類檔案外，企業(yè)日常活動(dòng)中有保存價(jià)值的信息也需要存檔，如審計(jì)信息、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可有關(guān)材料等6類之外的可形成有價(jià)值資產(chǎn)的資料存檔，應(yīng)由相關(guān)部門提出存檔申請(qǐng)，由檔案管理工作辦公室主任批準(zhǔn)后，由相應(yīng)部門移交檔案部門，由檔案部門加工處理后裝盒人庫。

三、檔案現(xiàn)代化建設(shè)

檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的、系統(tǒng)的工程，是當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。特別是在當(dāng)前電力行業(yè)信息化建設(shè)工作不斷加快的新形勢(shì)下，協(xié)同辦公和一體化平臺(tái)已開始運(yùn)行，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的進(jìn)度也在不斷的加快，文書檔案已完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上加工處理、目錄打印及卷背打印等功能，網(wǎng)上借閱也開始進(jìn)入實(shí)施階段。其他類別檔案的上網(wǎng)工作也在不斷的推進(jìn)。由于檔案具有一定的保密性質(zhì)，所以在檔案上網(wǎng)過程中，需要做好安全設(shè)計(jì)工作，通過等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作，按相應(yīng)級(jí)別對(duì)檔案資料進(jìn)行安全設(shè)計(jì)和部署，確保數(shù)據(jù)的保密性，加快檔案的開發(fā)利用。

四、結(jié)束語

進(jìn)行單位級(jí)檔案管理是電力行業(yè)發(fā)展的需要，只有實(shí)現(xiàn)了單位級(jí)的檔案管理，強(qiáng)化檔案管理過程，才能確保電力行業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有序開展。建立統(tǒng)一集中的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，保證檔案工作的資金投人，提高檔案利用率，以便更好地為生產(chǎn)、科研及日常工作服務(wù)。

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