新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的思考

呂儉男

[摘 要]近年來我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型階段，事業(yè)單位也正處于改革階段，所以新時(shí)期事業(yè)單位的人事檔案管理制度也要進(jìn)行調(diào)整和改革。人事檔案管理是事業(yè)單位的重要組成，對(duì)單位的日常管理有著重要的影響，但在單位中人事檔案管理工作遇到的問題很多，在新時(shí)期新挑戰(zhàn)下，人事檔案管理必須走出傳統(tǒng)的管理模式，尋求新的發(fā)展，改革勢(shì)在必行。本文將對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案；現(xiàn)狀；改進(jìn)

為了迎接新時(shí)期的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位正在積極的進(jìn)行改革，每一項(xiàng)改革都涉及到人事關(guān)系的變動(dòng)，都影響到人事檔案的管理工作。事業(yè)單位的檔案管理工作也在積極的推進(jìn)改革，適應(yīng)新的生產(chǎn)需要。面對(duì)事業(yè)單位逐漸轉(zhuǎn)變成企業(yè)單位的現(xiàn)狀，人事檔案管理必須在收集、鑒定、整理、保管和利用上有進(jìn)一步的調(diào)整，不然將會(huì)影響到單位的招聘工作，進(jìn)而影響到單位的正常管理工作。也就說人事檔案管理工作必須加強(qiáng)，提高真實(shí)性和可靠性。

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理意識(shí)上的放松

由于事業(yè)單位正處于轉(zhuǎn)型階段，雖然在崗位上已經(jīng)完成了聘用制度的改革，但在人事檔案方面還沒有進(jìn)行相關(guān)的跟進(jìn)工作，使得人事檔案上存在很大的滯后性。由于事業(yè)單位對(duì)人事檔案沒有足夠的重視，使得招聘和解聘的工作完成了，人事檔案卻沒有和人才市場(chǎng)進(jìn)行檔案交接，或者把檔案管理工作簡(jiǎn)單的當(dāng)成是對(duì)資料的保密和存儲(chǔ)，使得人事檔案管理流于表面，無法深入。

2.管理手段和管理體制的落后

在我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理還是較為原始的檔隨人走的管理模式，極大的束縛了人才的流動(dòng)和崗位的調(diào)換。由于檔案管理部門的管理方法不得宜，管理設(shè)備陳舊落后，致使檔案破損丟失，嚴(yán)重影響了檔案的參考價(jià)值。管理人員對(duì)檔案管理的重視也可以看出社會(huì)對(duì)檔案的態(tài)度，由于這種不在乎決定了對(duì)檔案管理上的資金投入，決定了管理手段和設(shè)備的落后，所以對(duì)檔案管理工作的改革是刻不容緩的，是勢(shì)在必行的，同時(shí)提高檔案的社會(huì)地位也應(yīng)該積極推進(jìn)，沒有思想上重視，工作就不能高效展開。

3.檔案管理人員的素質(zhì)不高

檔案對(duì)于檔案當(dāng)事人的重要性極高，但是檔案管理的本身卻是一件極為繁瑣和復(fù)雜的工作，它需要檔案管理人員熟悉的掌握每一份檔案的材料，及時(shí)連續(xù)的進(jìn)行檔案材料的增添，嚴(yán)格按照人事檔案管理的保管與利用制度進(jìn)行檔案的管理和出借使用。但是新時(shí)期事業(yè)單位的人事改革使檔案的管理人員不再享有公務(wù)員的待遇，檔案管理人員的數(shù)量減少，人員的流動(dòng)頻繁，這不僅不利于專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)，還造成了檔案管理工作的被動(dòng)與附屬現(xiàn)象，檔案管理人員的管理素質(zhì)亟待加強(qiáng)。

4.檔案管理的信息化程度不高

隨著技術(shù)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛的利用，但是計(jì)算機(jī)水平的提高并沒有改變檔案管理手工操作的現(xiàn)象，無論是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還是檔案的專門管理人員都對(duì)人事檔案的信息管理系統(tǒng)的安全性和全面性存在懷疑。一些事業(yè)單位只是簡(jiǎn)單的將個(gè)人的信息和檔案的目錄存放在電腦里以方便查閱，而檔案的檢索和最終的出借都還只是憑借手工操作，檔案管理的信息化水平整體不高。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的改進(jìn)策略

目前我國(guó)的事業(yè)單位正在進(jìn)行人事的變革，人事檔案的管理不僅要適應(yīng)現(xiàn)有事業(yè)單位改革的政策，還要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理體制以及管理手段的改進(jìn)，采用先進(jìn)的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平和管理的能力。

1.事業(yè)單位人事檔案管理體制的變革

事業(yè)單位聘用制度的改革加快了人員的流動(dòng)，原有的單位檔案管理模式束縛了人員的流動(dòng)，不利于人才的變動(dòng)和交流。因此新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理要由原來的單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)的集中統(tǒng)一管理，將單位的人事檔案管理工作分配給社會(huì)的人事檔案保管機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理。這樣的社會(huì)管理檔案的模式有利于檔案得到本單位以及本人的有效利用，還為國(guó)家的統(tǒng)計(jì)部門提供了可靠的統(tǒng)計(jì)材料，保證國(guó)家制定更加完善的人才發(fā)展戰(zhàn)略。

2.提高對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作基礎(chǔ)性地位的認(rèn)識(shí)，聘請(qǐng)專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案的保管和出借，定期對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，加大資金的投入以改善檔案管理的硬件與軟件設(shè)施。此外，事業(yè)單位還要對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，保證檔案管理人員掌握最新的人事改革方針與政策，提高他們的專業(yè)技能和個(gè)人素質(zhì)，使他們?cè)跈n案的管理工作中及時(shí)的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)管理的技術(shù)和方法。

3.人事檔案管理手段和管理方法的現(xiàn)代化

科技的進(jìn)步為各項(xiàng)管理工作帶來了便利，新時(shí)期檔案管理人員要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、利用上的改革，利用計(jì)算機(jī)輸入輸出設(shè)備及時(shí)的更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)管理方法上的革新。此外，檔案管理人員要掌握相應(yīng)的資料整理和處理技術(shù)，將原有紙張上的文字變?yōu)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的各種數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料和網(wǎng)絡(luò)材料的并存。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不僅實(shí)現(xiàn)了檔案資源的社會(huì)共享，還提高了事業(yè)單位人事檔案的管理效率和利用效率，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

4.完善檔案功能，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)的溝通

事業(yè)單位人事體制的改革使單位的人員不再禁錮在一個(gè)崗位或者單位，新時(shí)期檔案的管理部門更要注重對(duì)檔案的記錄和管理，擴(kuò)大和豐富檔案的內(nèi)涵，保證保險(xiǎn)、勞動(dòng)技能以及個(gè)人專業(yè)特長(zhǎng)等內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。事業(yè)單位要保留原有單位的人事檔案資料，方便后期的查閱和考核。此外，事業(yè)單位在對(duì)人員進(jìn)行招聘或者是解聘時(shí)，要加強(qiáng)與相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的交流，保證檔案材料的順利流動(dòng)和安全保管，共同研究新時(shí)期的檔案管理辦法，保證事業(yè)單位人事變革下檔案管理工作的順利轉(zhuǎn)型，繼續(xù)發(fā)揮人事檔案的參考價(jià)值和利用作用。

三、結(jié)語(yǔ)

時(shí)代在不斷的發(fā)展，生產(chǎn)關(guān)系在不斷的變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的生產(chǎn)需要。只有改革才能求發(fā)展，所以事業(yè)單位的人事檔案管理必須要進(jìn)行改變。原有的檔案管理人員在思想上沒有重視檔案管理，在方法上沒有應(yīng)用新時(shí)代的高新技術(shù)，在體制上依賴傳統(tǒng)的模式太過僵化不能靈活變通。新的管理體系要求工作人員要有較高的素質(zhì)和工作能力，能夠在檔案管理使用新技術(shù)，推行新方法，發(fā)揮檔案的參考價(jià)值和歷史價(jià)值，推進(jìn)人事檔案管理工作的變革。

參考文獻(xiàn)：

[1]周紅.淺談事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與改進(jìn)策略[J].經(jīng)營(yíng)管理者.2012.