基于信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作的模式研究

徐小寧

[摘 要]檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)”。伴隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足檔案管理需要，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是信息化時(shí)代下檔案管理發(fā)展的唯一趨勢(shì)。隨著我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)信息化檔案管理工作提出了更高要求的同時(shí)。

[關(guān)鍵詞]信息化時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

在信息化時(shí)代下，要有突破舊觀念的決心，積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作，加快檔案信息資源的開發(fā)和利用速度，使得檔案資源在信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化等方面的建設(shè)水平不斷提高，使檔案管理工作能夠更好地發(fā)展和運(yùn)行，從而使檔案信息更好地為人們服務(wù)。

一、創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

（一）是增強(qiáng)檔案管理單位服務(wù)能力的客觀需要

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，很多新事物和新的管理模式出現(xiàn)在大眾視野，人們?cè)谙硎苄率挛飵?lái)的便利的同時(shí)還出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題，這就需要人們根據(jù)現(xiàn)狀不斷改進(jìn)管理方式，這不但給檔案管理單位提供了服務(wù)能力展示的平臺(tái)，而且一定程度上也給檔案管理工作提出了更高的要求，使檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。

（二）是改善檔案管理服務(wù)手段的發(fā)展需要

我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理主要的管理方法是以手工管理為主，通過(guò)人工進(jìn)行查閱，這種管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化時(shí)代中，這種管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏。在創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式中管理網(wǎng)絡(luò)化和搜索查詢是檔案管理中大的發(fā)展趨勢(shì)，能夠很好的改善檔案管理服務(wù)手段。

（三）是實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)方式多元化的現(xiàn)實(shí)需要

隨著觀念的不斷更新，檔案管理工作受到越來(lái)越重視，傳統(tǒng)的檔案保管是注重保管，不注重檔案的利用。通過(guò)觀察現(xiàn)代管理模式可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理已經(jīng)向著多元化方式發(fā)展，逐漸丟掉了單一的傳統(tǒng)式管理。

二、當(dāng)前檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）管理制度缺乏規(guī)范性

目前我國(guó)的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了電子化管理，但是還沒(méi)有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)的管理制度進(jìn)行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規(guī)范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過(guò)去的部門和人員調(diào)整過(guò)來(lái)的。我國(guó)最近幾年，出臺(tái)了一些檔案管理的法規(guī)，法規(guī)的約束使檔案管理工作取得了一定的成績(jī)，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如沒(méi)有完善規(guī)范的部門立卷制度、沒(méi)有指定檔案人員進(jìn)行負(fù)責(zé)等，一旦出現(xiàn)問(wèn)題很難得到解決。

（二）檔案載體保存和安全

由于信息化檔案管理是以計(jì)算機(jī)電子文件的形式進(jìn)行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲(chǔ)事物，一些情況下磁盤容易產(chǎn)生物理反應(yīng)致使卷曲，直接導(dǎo)致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，紙質(zhì)檔案要比電子檔案的保存壽命長(zhǎng)，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數(shù)據(jù)無(wú)法讀取。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作

（一）提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指的是計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時(shí)對(duì)檔案柜硬件設(shè)施購(gòu)置了，并制定統(tǒng)一的使用方法、管理、調(diào)度標(biāo)準(zhǔn)，使檔案在實(shí)際的管理中，實(shí)現(xiàn)制度化，對(duì)工作過(guò)程中生成的有保存和利用價(jià)值的材料進(jìn)行分類、整理。軟件方面，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身工作實(shí)際制定相關(guān)軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)軟件使用的精簡(jiǎn)、優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息記錄、報(bào)表等檔案資料的電子化管理[1]。加強(qiáng)人員軟件使用技術(shù)的培訓(xùn)，提高軟件使用水平。

（二）利用現(xiàn)代化手段設(shè)立檔案網(wǎng)站

計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)下最為流行和普遍的應(yīng)用方式，它以傳播速度快，便利等優(yōu)勢(shì)受到了廣大用戶的好評(píng)。運(yùn)用該技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案中的自動(dòng)分類、編輯及統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)代化管理。檔案網(wǎng)站的內(nèi)容的好壞決定它的質(zhì)量，也是整個(gè)檔案發(fā)展創(chuàng)新和建設(shè)的核心。而檔案網(wǎng)站是檔案館面向社會(huì)的一種途徑。檔案網(wǎng)站各個(gè)欄目分類要有所明確，其數(shù)量和質(zhì)量要合理科學(xué)，內(nèi)容和名稱相符，如果出現(xiàn)雜亂混淆的現(xiàn)象，會(huì)使用利用檔案者的心情和利用效率受到影響。用戶不會(huì)對(duì)一個(gè)敷衍了事和名不符實(shí)的欄目設(shè)置留下深刻的印象，后續(xù)的登陸更是不可能的事情[2]。目前，我國(guó)檔案館建設(shè)還處于“展示型”階段，過(guò)于重視向用戶介紹表面，忽視內(nèi)在建設(shè)，從而檔案館應(yīng)有的價(jià)值也沒(méi)有得以體現(xiàn)。

（三）加快檔案信息化建設(shè)

檔案管理工作人員要敏銳地感受當(dāng)代社會(huì)信息的變化，積極挖掘各種有價(jià)值且可利用的信息。為此，可從以下幾方面加快檔案信息化建設(shè)：①健全檔案信息管理系統(tǒng)：對(duì)適合檔案信息綜合管理的軟件應(yīng)加入投入開發(fā)力度，因?yàn)榇祟愜浖軐?shí)現(xiàn)對(duì)檔案中檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等，使檔案工作自動(dòng)化可得以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。檔案管理部門作為各類信息源存儲(chǔ)的重要基地，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)出的軟件系統(tǒng)，適當(dāng)可開辟檔案資料查詢系統(tǒng)，以此加強(qiáng)檔案信息和文件信息之間的聯(lián)網(wǎng)作用，服務(wù)于社會(huì)；②加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)：目前檔案信息化建設(shè)因大量電子文件的產(chǎn)生得到了有效推動(dòng)，針對(duì)這一方面既要與辦公自動(dòng)化接軌，又要收集歸檔單位以前產(chǎn)生和屬于歸檔范圍的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使信息資源不斷向網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)了全球經(jīng)濟(jì)和信息一體化，檔案工作出現(xiàn)了新的轉(zhuǎn)變和面臨著更好的發(fā)展。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中要把握好經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，更新傳統(tǒng)觀念，做到利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)管理和保存，變革傳統(tǒng)檔案管理方式，讓檔案管理更加高效和安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]郎麗娟.試論創(chuàng)新檔案管理工作思路的理性思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013，（21）：67-67.

[2]劉希琳.圍繞政府信息公開創(chuàng)新檔案管理[J].檔案，2012，（5）：53-56.[3]韓冰.創(chuàng)新檔案管理工作思路的理性思考[J].赤子，2014，（8）：268-268.