關于高校檔案管理信息化建設的思考

夏剛

[摘 要]在信息化時代背景下，高校檔案管理信息化管理對于高校的教育發(fā)展有著重要的意義。本文基于當前高校檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及問題，對其應對措施進行探討，以促進我國高校檔案管理信息化建設水平的提升。

[關鍵詞]高校；檔案管理；信息化建設

在信息化科技迅猛發(fā)展的形勢下，高校傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足現(xiàn)代高校管理的需求，加強高校信息化管理建設，將現(xiàn)代信息技術充分利用到檔案管理工作中，不僅為高校的檔案管理提供了便捷的服務，促進檔案資料的深度利用，還能推動高校文化科技的傳播利用，是實現(xiàn)高校數(shù)字化、智能化、現(xiàn)代化的必然要求。因此，基于高校檔案管理信息化實施的必要性和意義，高校更應該正視檔案管理信息化，不斷優(yōu)化建設質量。

一、當前高校檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）管理思想陳舊，改革意識欠缺

雖然，當前檔案信息化管理在高校檔案管理工作中得到應用，但受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，仍然無法利用信息化技術實現(xiàn)信息的全面整合及快捷分配。在高校檔案管理工作的實際開展中，較多領到沒有意識到信息化管理的重要性，檔案管理思想依然陳舊，依然被過去傳統(tǒng)工作模式所限制和影響。很多檔案管理工作者無法看清檔案管理的實際需求，更缺乏高度的創(chuàng)新改革意識。

（二）管理手段落后，工作有待完善

當前，高校對檔案信息化管理工作投入的資金較少，導致檔案管理信息化工作中計算機、網(wǎng)絡、縮微、檔案保護等技術缺乏足夠的資金保障，檔案管理信息化建設處于紙上談兵的局面。較多高校的檔案信息化管理仍然停留在日常的簡單管理和較多人為操作的層面。有些高校即使通過現(xiàn)代科技建立的檔案管理數(shù)據(jù)庫，但仍沒有盡其所用。另外，有的高校與軟件公司合作研發(fā)的檔案管理軟件系統(tǒng)，也因缺少科學的操作程序和技能而使得軟件實用性缺失，這都成為檔案管理信息化建設的瓶頸。

（三）電子文件歸檔難，管理效率不高

我國高校檔案管理信息化還處于相對初級的階段，電子文件及檔案管理電子化還是一個新的課題。較多高校并未對檔案進行系統(tǒng)化的處理，較為嚴重的電子檔案的管理問題，電子檔案與紙質檔案有著質的不同，對其收集及歸檔是一項復雜的工作。當前高校檔案管理部門卻對包含文字材料、數(shù)據(jù)、表格、圖像及聲音的不同電子檔案的歸檔管理工作難以落實到位，在其歸檔過程中，操作的隨意性較大，存在的問題較多，導致管理效率不高。

（四）隊伍素質不高，制約檔案管理信息化建設

目前，已有一部分高校符合檔案管理信息化建設的開展標準，但卻因為缺乏專業(yè)的方案管理人員限制了檔案管理信息化工作實施。就現(xiàn)狀來看，較多高校檔案管理部門通常都成為了安置富余人員的機構，檔案管理人員專業(yè)結構極不合理，缺乏掌握現(xiàn)代信息化設備操作技能、精通檔案管理業(yè)務的專業(yè)管理人才，整個檔案管理隊伍素質較低，不能適應檔案管理信息化建設的需求。

二、強化高校檔案管理系信息化建設的應對措施

（一）重視檔案管理信息化建設，加大建設投入

要提高高校檔案管理信息化建設質量，首先需要高校領導對檔案管理信息化建設引起重視，根據(jù)學校實際發(fā)展情況制定切實的檔案管理規(guī)劃，協(xié)調好學校各部門工作，強化信息共享。同時高校要從政策和資金上加大檔案管理信息化建設的投入，加強檔案管理基礎設施建設，保證檔案信息化所需的硬件及軟件設施的有效配置，將檔案信息化建設付諸于實踐。

（二）檔案管理規(guī)范化，工作流程標準化

高校開展檔案管理信息化建設需要在規(guī)范的管理工作標準與工作流程下開展，這是最為關鍵的環(huán)節(jié)。首先，高校應該制定相應的標準，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范性文件，結合高校管理部門的實際情況制定相關標準，如：檔案目錄標準。其次，高校要建立標準的工作流程與規(guī)章制度，即涵蓋無紙化檔案使用制度、重要檔案查詢、檔案資料收集整理及歸檔保存等，通過管理的標準化與規(guī)范化使高校在統(tǒng)一規(guī)范的管理軟件與管理標準中進行檔案信息化管理。

（三）加強檔案數(shù)據(jù)信息庫建設，強化網(wǎng)絡安全管理

在高校檔案管理工作中，實施信息數(shù)字化管理能有效防止出現(xiàn)紙質檔案受損壞的問題。為了提升數(shù)字化檔案管理水平，高校應該結合其實際情況建立檔案數(shù)據(jù)信息庫，根據(jù)教學科研檔案、黨政管理檔案、教學設備檔案、人力資源檔案及基建檔案等主要類型，進行分門別類的建立數(shù)據(jù)庫，方便不同種類檔案的整理與保管，方便快速的檢索查找與信息資源的共享。當然，檔案管理的信息化建設也容易造成網(wǎng)絡安全問題的產生，需要高校做好網(wǎng)絡安全管理工作。高校應該在檔案管理信息系統(tǒng)中加強防御軟件的使用，并結合物理、邏輯等安全隔離防范措施對網(wǎng)絡“黑客”、“病毒”等危險因素進行及時防范；同時，要規(guī)范檔案管理人員工作，避免因工作失誤而致使網(wǎng)絡病毒攻擊、設備出現(xiàn)故障引發(fā)的檔案信息遺失和損毀。

（四）加強檔案隊伍素質建設，提高信息化管理水平

高校檔案管理人員的業(yè)務素質能力直接影響著高校檔案管理工作的水平。檔案信息化管理建設過程中，需要從業(yè)務素質、職業(yè)技能、道德素質等方面加強對檔案隊伍的素質建設。首先，高校應不斷引進擁有較高職業(yè)道德、且熟練掌握計算機操作技能的復合型人才，強化檔案管理隊伍的的素質力量。其次，高校要建立完善的檔案管理員工培訓機制，從現(xiàn)代檔案管理的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、計算機網(wǎng)絡操作技術及檔案法等方面加強培訓，不斷提升檔案管理人員的信息化水平。

三、結語

總之，新時期，高校應該重視檔案管理信息化，加大投入力度，積極地完善信息化檔案管理規(guī)范化、標準化建設。并在實際檔案管理信息化建設的過程中，科學認識其出現(xiàn)的問題，尋求有效措施確保檔案管理信息化建設的順利開展。

參考文獻：

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