試論基層單位電子檔案的規(guī)范化管理

丁寧寧

[摘 要]近年來，伴隨著信息技術對人類生活的滲透，電子檔案正發(fā)揮著越來越重要的作用，對它的規(guī)范化管理也勢在必行。本文從電子檔案的管理現(xiàn)狀入手，指出了其中存在的問題，一一分析原因，進而提出了對電子檔案進行規(guī)范化管理的必要性，最后從人員、機制等方面有針對性地提出了幾點可行的建議。

[關鍵詞]電子檔案；規(guī)范化管理；現(xiàn)狀；原因；必要性

電子檔案，是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值并已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術對人類生活的滲透而產(chǎn)生，是檔案多元化發(fā)展的產(chǎn)物，正發(fā)揮著越來越重要的作用，對它的規(guī)范化管理勢在必行。本文試就在對已有實踐回顧的基礎上，對基層單位電子檔案的規(guī)范化管理提出幾點粗淺的建議。

一、我國目前電子檔案的管理現(xiàn)狀

1、電子檔案管理的雙套制。對于電子檔案的管理，我國目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時，仍然制作保留一份同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件，以備不時之需。作為一項新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項制度也不成熟，還要通過實踐來驗證。因此，就目前來看，電子檔案與傳統(tǒng)檔案將是一個優(yōu)勢互補、長期共存的局面。

2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過程性文件，分散保存在其形成的部門或是具體經(jīng)辦人的電腦中，隨意處置，沒有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數(shù)據(jù)的簡單堆砌，未經(jīng)系統(tǒng)化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數(shù)據(jù)丟失隱患嚴重。

3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特有屬性，對電子檔案的管理方式也與紙質(zhì)檔案有所不同。比如說，為保證電子檔案的長期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統(tǒng)，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長期可讀性。對于這些新特點、新要求，不少單位還沒有制定專門的規(guī)章制度去規(guī)范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現(xiàn)出一種無章可循的狀態(tài)。

二、電子檔案管理不夠規(guī)范的原因

1、現(xiàn)有規(guī)范無強制執(zhí)行力。早在1996年，我國就出臺了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)范性文件，對電子文件管理提出了一系列規(guī)范性要求。但作為推薦性標準，雖有參考價值，卻沒有強制執(zhí)行的效力。所以在常規(guī)性的檔案檢查中，也并未將其列入評審標準，使電子檔案的管理處于失控的狀態(tài)。

2、檔案人員歸檔意識欠缺。電子文件是信息技術的產(chǎn)物，產(chǎn)生時間不長，對于不熟悉計算機操作技術的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識結(jié)構尚無法滿足電子文件管理的需要，故而很容易產(chǎn)生畏難心理。加之受到傳統(tǒng)觀念的影響，一味地側(cè)重紙質(zhì)檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。

3、來源過于分散增加了集中管理的難度。現(xiàn)代化的辦公環(huán)境離不開計算機，電子文檔的傳輸、修改、儲存又相當便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統(tǒng)，所以從文件的起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)到最后的整理歸檔等各個環(huán)節(jié)，無時無刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉(zhuǎn)于各個職能部門之間，呈現(xiàn)出雜亂無序的狀態(tài)，這給檔案人員平時及時收集整理也增加了不小的難度。

三、電子檔案規(guī)范化管理的必要性

1、有利于資料的真實有效完整。基層單位往往掌握著重要的第一手資料，其中有相當一部分以電子數(shù)據(jù)的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過程，反映出當時的真實情況，具有很大的參考價值。但是電子文件又極易被修改、復制，且變化不留痕跡，如果不能及時收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實有效完整，必須對電子檔案形成的各環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理。

2、有利于檔案的長期保存。對于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案，為了延長檔案的壽命，除對庫房環(huán)境有一定要求外，有時也需要采取一定的預防性保護措施，如復制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對紙質(zhì)版的復制，且不會占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時，也可以直接調(diào)取電子檔案，進行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質(zhì)材料的二次損耗。

3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中，電子檔案有著一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所沒有的優(yōu)勢。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動和使用過程中，對檔案制成材料的機械磨損相對較小。第三，在需要提供復制件的情況下，只要借助一定的輔助設備（如計算機的軟硬件平臺）即可將原始材料原樣再現(xiàn)，省時省力。第四，在對現(xiàn)有檔案進行編研時，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。

四、多管齊下，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理

1、強化檔案人員歸檔意識。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態(tài)度直接決定了檔案整體質(zhì)量的好壞，是電子檔案制度實施的前提和基礎。因此，在規(guī)范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對電子檔案重要性的認識，時刻樹立檔案信息意識，積極主動地對可能產(chǎn)生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。

2、建立電子檔案的長效管理機制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒有成文的規(guī)章制度來加以明確。因此，應當在本單位現(xiàn)有立卷歸檔制度的基礎上，嘗試增加關于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關人員的崗位職責，作為年度考核的標準。在實際運行過程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規(guī)程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學化、常態(tài)化。

3、加速檔案從業(yè)人員的知識結(jié)構調(diào)整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個流程中，需要運用大量的現(xiàn)代化信息技術，建立一支具有現(xiàn)代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍至關重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動學習，不斷擴大知識面，更新原有知識體系，提升自己的素養(yǎng)，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級檔案管理部門也應當加強對檔案人員的業(yè)務指導和培訓，比如利用好一年一次繼續(xù)教育的契機，有計劃、有目的地培養(yǎng)出更多高素質(zhì)的復合型人才。

4、加強電子檔案的日常保管工作。鑒于電子文件的不穩(wěn)定性，在電子檔案進入檔案室后，應當重視后續(xù)的保養(yǎng)維護工作。首先要為電子檔案提供一個適宜的保存環(huán)境，防止溫濕度、外界磁場、機械震動等各種可能的物理和化學損害；其次，對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，并及時備份，保證電子文件在其保管期限內(nèi)的可讀取性。

5、建立包括電子檔案在內(nèi)的檔案信息系統(tǒng)。目前，檔案信息的開發(fā)利用正向著電子化、網(wǎng)絡化發(fā)展，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)信息資源共享將是未來檔案工作發(fā)展的必然趨勢。首先，應當做好檔案信息的前期處理，確保現(xiàn)有的電子檔案收錄入庫，提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，為今后的利用做好準備。其次，要有條件地配置計算機專業(yè)技術人員，利用數(shù)據(jù)備份、加密技術、防火墻技術、防病毒技術等對數(shù)據(jù)庫做好日常檢測與維護工作，從而保證檔案信息的安全和穩(wěn)定。第三，利用本單位的局域網(wǎng)絡，積極建設檔案信息資源共享平臺；根據(jù)檔案的保密程度和各部門的職能范圍，針對不同對象設置不同的訪問權限；檔案利用者須先通過身份驗證明確自身的權限范圍，繼而通過關鍵詞檢索實現(xiàn)電子檔案的在線查詢，必要時可提供全文瀏覽甚至下載、打印，使得對電子檔案的遠程利用變成可能。第四，開發(fā)檔案利用的數(shù)據(jù)分析功能模塊，對各類電子檔案的利用主體、訪問量、利用率加以統(tǒng)計，進行需求分析，并將相關情況及時反饋，從而不斷完善電子文件的歸檔范圍和要求，豐富室藏，為數(shù)據(jù)庫的進一步優(yōu)化和改進提供參考。

電子檔案作為檔案的一種，其保存價值和憑證作用等同于紙質(zhì)檔案。因此，不能將它僅僅看作是依附于紙質(zhì)檔案而存在，而應當賦予兩者同等的地位。目前，電子檔案的管理工作尚處于起步階段，還需要從制度、人員、技術等層面加以規(guī)范，從而形成一個良性循環(huán)，使電子檔案的價值能得到最大程度的體現(xiàn)。