試驗(yàn)示范基地檔案管理工作的思考

葉超 張智 馬智玲

【摘 要】針對(duì)目前我國(guó)科研院所試驗(yàn)示范基地檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)如何提高試驗(yàn)示范基地檔案管理水平進(jìn)行思考； 提出了應(yīng)通過(guò)完善檔案人員的配置、培訓(xùn)，明確要求加強(qiáng)分類(lèi)管理，提高崗位人員的檔案意識(shí)，將基地檔案工作納入考核重要指標(biāo)等方法來(lái)提高試驗(yàn)示范基地檔案管理水平，充分發(fā)揮基地檔案在我國(guó)科研院所的科技交流、創(chuàng)新作用。

【關(guān)鍵詞】科研院所 基地檔案 管理水平

目前，熱科院熱科院中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“熱科院”）建有橡膠、木薯、果樹(shù)、蔬菜、牧草等種類(lèi)的科普示范基地，承擔(dān)著各項(xiàng)科研的試驗(yàn)、成果展示、服務(wù)“三農(nóng)”等繁重任務(wù)。鑒于其位置的重要性，2013年5月22日印發(fā)的《中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院試驗(yàn)示范基地評(píng)估管理實(shí)施細(xì)則（試行）》明確要求，“各個(gè)科研基地分別建立本基地檔案，對(duì)基地內(nèi)主栽作物品種、田間管理措施、藥物使用、產(chǎn)品產(chǎn)量等情況均登記存檔”?；貦n案工作關(guān)系到科研人員艱辛付出、努力探索成果的保存，關(guān)系到一個(gè)科研項(xiàng)目的后續(xù)發(fā)展，關(guān)系到基地建設(shè)的健康發(fā)展，必須加強(qiáng)試驗(yàn)示范基地檔案工作。

1提高對(duì)科技檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)

熱科院試驗(yàn)示范基地多年來(lái)，將先進(jìn)的農(nóng)業(yè)技術(shù)和增產(chǎn)增收增效果等實(shí)實(shí)在在展示在農(nóng)民面前，激發(fā)農(nóng)民學(xué)習(xí)和參與積極性，并向農(nóng)民提供優(yōu)良種苗、農(nóng)資、信息及經(jīng)營(yíng)管理等方面，取得了很好的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，在基地的運(yùn)作過(guò)程中，產(chǎn)生了各種試驗(yàn)資料，將其中有價(jià)值的進(jìn)行收集、整理、歸檔，就形成了基地建設(shè)的科技檔案?；乜萍紮n案是熱科院科技檔案的組成部分，要將這項(xiàng)工作做好，就要首先提高對(duì)科技檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

（1）科技檔案指導(dǎo)科技人員的社會(huì)實(shí)踐?？萍既藛T吸收科技檔案中的信息，一方面可以避免重復(fù)勞動(dòng)，提高自己的工作起點(diǎn)；另一方面在連續(xù)開(kāi)展同類(lèi)型的研究工作中，可以加快研究進(jìn)程。

（2）科技檔案為科研提供創(chuàng)新服務(wù)。一個(gè)課題的研發(fā)、改進(jìn)、發(fā)展和創(chuàng)新都離不開(kāi)作為科學(xué)技術(shù)重要載體和存儲(chǔ)手段的科技檔案?；貫榱送瓿煽蒲许?xiàng)目取得成果，只有依靠技術(shù)進(jìn)步、技術(shù)創(chuàng)新，才能更好地服務(wù)“三農(nóng)”。

（3）科技檔案改善和拓展勞動(dòng)對(duì)象?？萍紮n案中儲(chǔ)藏的科學(xué)技術(shù)和關(guān)于自然資源的相關(guān)信息可以不斷完善和充分利用天然的勞動(dòng)對(duì)象，從而不斷地開(kāi)發(fā)和拓展人造勞動(dòng)對(duì)象。

（4）科技檔案具有依據(jù)憑證作用?？萍紮n案在技術(shù)上的依據(jù)憑證作用，可以降低科研成本，提高相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。一些科研、生產(chǎn)設(shè)備有關(guān)的購(gòu)置、使用形成的文件必須妥善保存，保證在設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題能及時(shí)得到解決，避免造成經(jīng)濟(jì)損失，影響整個(gè)研發(fā)經(jīng)濟(jì)效益。

（5）科技檔案為基地的正常運(yùn)行提供依據(jù)?？茖W(xué)技術(shù)檔案是生產(chǎn)、建設(shè)和科研的歷史紀(jì)錄，是生產(chǎn)、建設(shè)和科學(xué)研究工作得以連續(xù)進(jìn)行的依據(jù)和條件。有了科技檔案，可以避免重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力、物力和財(cái)力。

2科技檔案管理工作中普遍存在的誤區(qū)

熱科院試驗(yàn)示范基地集成技術(shù)，主要有新型品種、營(yíng)養(yǎng)診斷精準(zhǔn)施肥技術(shù)、科學(xué)灌溉及保水技術(shù)、病蟲(chóng)害綜合防控技術(shù)、間作技術(shù)、栽培技術(shù)等，在試驗(yàn)、探索中形成的資料零零總總，如不善于收集、整理、歸類(lèi)、存檔、利用，就難以發(fā)揮檔案的作用。資料顯示，我國(guó)科技檔案的管理，普遍存在以下誤區(qū)，值得我們?cè)陂_(kāi)展基地檔案工作中引以為戒。

2.1重視憑證文件收集，忽視技術(shù)文件歸檔

檔案的價(jià)值包括兩個(gè)方面，一是憑證作用，二是利用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理與檔案工作似乎更注重憑證作用，無(wú)論是文書(shū)檔案，還是科技檔案，都講究真憑實(shí)據(jù)。技術(shù)參考利用價(jià)值本來(lái)是科技檔案的最根本的屬性，然而，在各種歸檔管理要求中都毫無(wú)例外地要求歸檔原件，如果有人歸檔的文件材料為復(fù)印件，在檢查、審核中被發(fā)現(xiàn)，肯定作為工作失誤，受到批評(píng)，這就導(dǎo)致人們?yōu)榱朔蠚w檔要求，歸檔材料非原件不要。看起來(lái)是滿(mǎn)足了歸檔要求，實(shí)際上使一些重要的但非原件的技術(shù)文件不能歸檔，本質(zhì)上損害了檔案材料的內(nèi)在質(zhì)量，這無(wú)疑使檔案資源的參考利用價(jià)值大打折扣。

2.2重視管理文件收集，輕視檔案資源建設(shè)

科技檔案作為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門(mén)特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。但是這種價(jià)值是潛在的，必須要通過(guò)應(yīng)用開(kāi)發(fā)才能實(shí)現(xiàn)。檔案信息的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)，完整是指歸檔文件材料要齊全、要成套，不能缺這少那。系統(tǒng)是指所收集的反映科研活動(dòng)過(guò)程的文件材料輸入/輸出因果清晰，層次分明，項(xiàng)目系統(tǒng)文件構(gòu)成完整，整理有序。準(zhǔn)確是指文件材料必須客觀反映科研活動(dòng)的真實(shí)過(guò)程，保證項(xiàng)目研究理論依據(jù)充分，方法正確，試驗(yàn)驗(yàn)證完整，結(jié)論正確。

歸檔技術(shù)文件的完整性主要落實(shí)在歸檔收集過(guò)程中，在以往的歸檔管理實(shí)踐中，由于歸檔管理人員理工科與工程技術(shù)背景知識(shí)的欠缺，以及對(duì)歸檔項(xiàng)目整體了解的不足，往往使其在歸檔中不能很好的把握歸檔文件的完整性，特別是科研項(xiàng)目形成立項(xiàng)階段的反映項(xiàng)目需求和來(lái)龍去脈的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)文件。導(dǎo)致歸檔文件不少，技術(shù)類(lèi)文件有遺漏，最終導(dǎo)致所歸檔文件不能反映科研項(xiàng)目的技術(shù)全貌、進(jìn)展過(guò)程，甚至造成技術(shù)路線的模糊與不連續(xù)。

2.3檔案分類(lèi)不完善，影響檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)架

科技檔案資源的利用程度與作用發(fā)揮，在很大程度上取決于檢索查詢(xún)體系的效率，檔案分類(lèi)是建立檢索目錄體系的基礎(chǔ)。在以往的檢索利用中，經(jīng)常發(fā)生這樣的現(xiàn)象：確實(shí)知道館藏里有某一份技術(shù)文件或資料，但就是不知道放在什么位置；或者要找一份內(nèi)容非常具體的技術(shù)文件或資料，但不知道歸于哪一類(lèi)，更不知道屬于哪一個(gè)型號(hào)或項(xiàng)目，等等，這些都導(dǎo)致無(wú)法索取到需要的文件資料。為什么會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象呢？筆者認(rèn)為，這是檔案管理中分類(lèi)不合理導(dǎo)致館藏排架混亂造成的。分類(lèi)是一個(gè)看似簡(jiǎn)單實(shí)際卻較為復(fù)雜的問(wèn)題，其復(fù)雜性主要體現(xiàn)在分類(lèi)在很大程度上影響檔案業(yè)務(wù)管理、影響檔案資源利用。

3做好試驗(yàn)示范基地檔案管理工作的對(duì)策

熱科院試驗(yàn)示范基地分布于各站、所，各自承擔(dān)著不同的職能。如橡膠研究所試驗(yàn)場(chǎng)，主要將培育出的新品種，進(jìn)行大面積推廣種植；廣州實(shí)驗(yàn)站開(kāi)平基地（百合基地），主要開(kāi)展木薯種質(zhì)資源的收集、保存，以及間種技術(shù)、食用木薯擴(kuò)繁、木薯高效豐產(chǎn)栽培技術(shù)的示范工作。因此，它們是實(shí)施科研項(xiàng)目和出成果的第一現(xiàn)場(chǎng)。做好相關(guān)資料的收集、保存、管理工作，對(duì)促進(jìn)基地的研發(fā)、提升科研能力和水平有著積極的作用。

（1）完善檔案人員的配置、培訓(xùn)。檔案工作專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，并不是簡(jiǎn)單的資料收集、保存。院檔案室要經(jīng)常跟蹤各站、所的檔案工作是否有專(zhuān)人（或兼職）負(fù)責(zé)，出現(xiàn)空檔要及時(shí)糾正；要運(yùn)用多種方式加強(qiáng)基地檔案人員的培訓(xùn)，如跟班學(xué)習(xí)、參加短期培訓(xùn)班、交流學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，不斷提高檔案工作的能力和水平。

（2）明確要求加強(qiáng)分類(lèi)管理。熱科院試驗(yàn)示范基地眾多職能各異，院檔案室作為職能管理部門(mén)，應(yīng)加強(qiáng)分類(lèi)指導(dǎo)。一要加強(qiáng)與各站、所的溝通聯(lián)系，取得對(duì)檔案工作的理解、支持；二要開(kāi)展調(diào)查研究，了解各基地的工作性質(zhì)，做到檔案工作有的放矢；三要在院檔案工作管理規(guī)定的指導(dǎo)下，幫助各基地制定相應(yīng)的檔案工作規(guī)則，以此規(guī)范基地的檔案管理。

（3）提高崗位人員的檔案意識(shí)?；貦n案工作不僅僅是專(zhuān)職人員的事，如果只靠一個(gè)人是無(wú)法做好的。要努力提高單位全員的檔案意識(shí)，經(jīng)常開(kāi)展科學(xué)技術(shù)檔案工作重要性的宣傳，提高職工對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案工作的認(rèn)識(shí)，使其在工作中積極配合檔案人員的資料收集、為檔案人員的提前介入提供方便，以保證檔案文件形成的完整準(zhǔn)確和系統(tǒng)，擴(kuò)大科技檔案的利用范圍；正確認(rèn)識(shí)檔案資料是“公有”資產(chǎn)，不能人為盜取或離職時(shí)帶走；自覺(jué)增強(qiáng)保密意識(shí)，主動(dòng)維護(hù)檔案資料的安全。

（4）將基地檔案工作納入考核重要指標(biāo)。院檔案室對(duì)各基地的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一布置、檢查、驗(yàn)收，基地管理處配合開(kāi)展工作。每年底基地先將需歸檔的資料送院檔案室進(jìn)行分類(lèi)把關(guān)，然后自行整理造冊(cè)歸檔；年初組織對(duì)上一年度的檔案工作檢查評(píng)比，對(duì)檔案管理好的經(jīng)驗(yàn)做法及時(shí)總結(jié)推廣，不足之處及時(shí)糾正。完善基地檔案管理的規(guī)章制度和配套實(shí)施建設(shè)。

4結(jié)語(yǔ)

科技檔案是科學(xué)技術(shù)知識(shí)存在的重要形式之一，是加快知識(shí)創(chuàng)造和科技成果轉(zhuǎn)化的重要資源。科學(xué)技術(shù)向生產(chǎn)轉(zhuǎn)移的過(guò)程中，都離不開(kāi)科技檔案，利用科技檔案就是利用科學(xué)技術(shù)知識(shí)。鄧小平關(guān)于“科學(xué)技術(shù)是生產(chǎn)力，而且是第一生產(chǎn)力”的科學(xué)論斷，闡明了科學(xué)技術(shù)與生產(chǎn)力的關(guān)系，而科學(xué)技術(shù)在轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的過(guò)程中，形成了科技檔案。加強(qiáng)試驗(yàn)示范基地檔案管理工作大有可為。

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作者簡(jiǎn)介：葉超（1988—），男，海南?？谌耍究?，研究方向：安全生產(chǎn)管理，基地管理。 *通訊作者：馬智玲。