淺析高校教學秘書工作的重要性與工作實踐

周為婧

【摘 要】在高等院校的教學管理隊伍中，最為基層，同時工作也最為細碎的教學管理人員，莫過于高校教學秘書了。高校教學秘書是教學鏈中不可或缺的一環(huán)，是高校管理層和學生之間聯(lián)系的紐帶。它的工作內(nèi)容繁雜，責任重大，要求任職者具備高度的細心、耐心和愛心。有條不紊、井然有序、高效的教學秘書工作是整個高校的教學秩序得以良好持續(xù)的保障。本人在長期的管理實踐中，分析了教學秘書一職的重要性，同時指出了高校秘書工作中存在的問題以及高校秘書應(yīng)該具備的意識，并從實踐的角度出發(fā)，提出幾點推進高校秘書工作順利開展的建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】高校 ? ?教學秘書 ? ?問題 ? ? 意識 ? ? 建議

高校教學秘書是指在高等院校中協(xié)助院系領(lǐng)導來處理院系中各類教學管理事務(wù)的工作人員。高校的教學工作是所有工作的核心和中心，強有力地保障教學工作的順利開展就是教學秘書的首要任務(wù)。所以教學秘書在高校的日常教學管理中起到了不可或缺的作用，是維系高校教學和管理正常進行的重要保證。

一、高校教學秘書工作在教學管理中的作用

1.組織協(xié)調(diào)作用。在高校的教學活動中，負責落實院系的規(guī)定以及組織協(xié)調(diào)管理工作的是教學秘書，維系教學職能部門與院系師生之間關(guān)系的是教學秘書，溝通院系之間的信息、進行科學統(tǒng)籌的是教學秘書，由此可見，教學秘書的一項重要作用就是組織協(xié)調(diào)各部門、各院系之間的工作安排。教學職能部門根據(jù)實際的情況下達了有關(guān)教學工作的事務(wù)和教學信息，由教學秘書負責進行組織協(xié)調(diào)，向院系領(lǐng)導和院系師生進行傳達和告知，同時教學的進行情況、師生的反饋等也由教學秘書來反映給教學職能部門，以便于教學職能部門了解情況，根據(jù)實際來調(diào)整政策。

2.參謀助手作用。教學秘書對于基層的教學工作負有直接的責任，基本上高校的教學管理事務(wù)性工作都落在了教學秘書的肩膀上。而教學秘書的日常工作主要是與教學管理有關(guān)，因為工作的原因，他們更經(jīng)常接觸到各種教學信息，所以他們能夠?qū)虒W的日常情況進行隨時隨地的調(diào)查研究，對于已經(jīng)出現(xiàn)或還未出現(xiàn)的新問題或者苗頭，給予靈活處理。在掌握大量一手資料的基礎(chǔ)上，他們能夠在領(lǐng)導決策中發(fā)揮參謀助手的作用，能夠為領(lǐng)導提供第一手的、全面、真實、客觀的情況資料，為領(lǐng)導的正確決策提供依據(jù)。

3.服務(wù)保障作用。教學秘書的重要工作內(nèi)容之一就是保證高校的日常教學工作順利開展，實現(xiàn)教學任務(wù)順利完成。所以在具體的工作實踐中，教學秘書要秉承“勤勤懇懇、服務(wù)教學、服務(wù)師生”的理念，及時同教學職能部門、師生相聯(lián)系，發(fā)揮其服務(wù)保障的作用，將服務(wù)理念貫穿于全部工作之中，為高校的日常教學活動和管理活動保駕護航。

4.監(jiān)督管理作用。高校的教學工作能否得以順利開展、正常運行，其中的一個關(guān)鍵就在于教學秘書工作能否真正落到實處。從管理的角度來看，教學秘書的職責就在于協(xié)助院系領(lǐng)導來監(jiān)督院系的教學工作是否正常運行。通過多種方式，來監(jiān)督教學流程，管理教學問題，切實保障教學效果和教學質(zhì)量。

二、高校教學秘書工作存在的問題

1.重視程度不夠，工作隊伍不穩(wěn)定。教學秘書作為高校中基層的管理工作人員，得不到高校的重視。一些高校中甚至存在著“輕視教學秘書工作崗位”“不能正確認識教學秘書的重要性”“看不起教學秘書工作人員”等現(xiàn)象，在干部考核、職稱評定、績效考核、利益分配等方面凸顯不出教學秘書應(yīng)有的優(yōu)勢，這些情況都嚴重挫傷了教學秘書工作的積極性，影響了教學秘書工作隊伍的穩(wěn)定性。而且教學秘書還常常承擔很多學校布置的繁重的、與教學工作密切相關(guān)的任務(wù)，在不被尊重和重視的環(huán)境中長期工作，他們看不到工作的前景，所以為了尋求出路，一部分教學秘書通過提升學歷來改變自己的處境。

2.工作任務(wù)繁重，培訓進修的機會比較少。教學秘書工作的涉及范圍比較廣泛，除了要處理職責范圍之內(nèi)的事情之外，還需要處理各種教學突發(fā)情況、學生的不良思想動向等，工作內(nèi)容比較繁重。同時，教學秘書的責任重大、壓力重大，職責權(quán)限不明確等造成秘書工作具有一定的被動性。他們需要隨時向領(lǐng)導匯報工作，將教學情況、師生動向反映給上級，同時還需要將教學職能部門的工作指令傳達給師生，并被要求時時待命，以應(yīng)付、協(xié)調(diào)、處理各種突發(fā)情況。但是高校領(lǐng)導對于教學秘書的工作并沒有給予足夠的重視，認為教學秘書僅僅是“上傳下達”，工作沒有什么技術(shù)含量，所以在各種進修培訓中，很少能夠看到與教學秘書工作相關(guān)的。這導致教學秘書工作人員視野狹窄、知識匱乏，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的教學管理活動，從而阻礙了其工作能力和素質(zhì)的提高。

3.學歷層次不高，創(chuàng)新能力薄弱。目前，各高校的教學秘書基本上都是本科學歷，學歷層次比較低。雖然也有碩士從事教學秘書工作，但是其學歷也大多是通過“在職學習”等方式獲得，在知識素養(yǎng)和儲備方面難以跟同等學歷的碩士相比，其專業(yè)也大多與教育教學無關(guān)，所以很難適應(yīng)教學秘書的管理工作。同時，教學秘書在實際的工作中，缺乏創(chuàng)新能力和創(chuàng)新精神，他們已經(jīng)習慣于按照領(lǐng)導的指令和教學部門的部署來安排工作，工作研究深入不到底層去，工作載體比較狹窄，不夠?qū)挿?，工作方式比較僵硬，工作方法比較陳舊，長期不能夠突破已有的教學管理知識和理念，一直照章辦事，缺乏創(chuàng)新意識。

三、教學秘書在日常工作中應(yīng)當具備的四種意識

1.學習意識。學習使人進步，高校教學秘書只有不間斷地學習，保持主動學習的積極性和意識，形成積極向?qū)W的習慣和品質(zhì)，才能夠不斷提高自身的綜合素質(zhì)，進而更加適應(yīng)教學秘書的崗位工作。教學秘書絕不是領(lǐng)導的“傳聲筒”、學生的“反射鏡”，他在做好基本工作的前提下，還應(yīng)該成為一個專業(yè)的復(fù)合型人才，這就要求其不僅僅要在自己的專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)有所建樹，還要學習教育管理、計算機技術(shù)、教育心理輔導等相關(guān)的知識。同時，教學秘書還應(yīng)該重點培養(yǎng)自己的調(diào)查研究和綜合分析能力，通過參加培訓研討活動、閱覽報紙雜志、借鑒優(yōu)秀前人的做法等形式，彌補自己的不足，提高自己的工作能力。

2.責任意識。教學秘書工作的一項重要內(nèi)容就是要保持與教師、與學生的密切聯(lián)系，因為教學秘書的很多工作都涉及教師和學生的實際利益，關(guān)系到教學工作能夠順利開展，不能夠有一絲一毫的疏忽大意。所以，教學秘書就要具備根深蒂固的責任意識，對待工作認真嚴肅、一絲不茍，真正地愛上自己的工作，保證干一行，愛一行，把自己工作范圍內(nèi)的事情做到盡善盡美。

3.服務(wù)意識。雖然教學秘書從事的工作內(nèi)容比較繁雜，工作范圍涉及面較廣，但是用一句話來概括，就是教學行政管理，也就是教學管理。這一工作主要是針對教學過程中出現(xiàn)的各種情況進行管理，以維持正常教學秩序的進行，保證教學任務(wù)的順利完成。教學秘書在院系領(lǐng)導、教學職能部門與師生之間起著橋梁和紐帶的作用，主要負責雙方之間的溝通協(xié)調(diào)，所以其工作帶有濃厚的服務(wù)性質(zhì)。所以教學秘書要以服務(wù)為各項工作的出發(fā)點和落腳點，對于服務(wù)的內(nèi)涵和理念要有充分的理解，在實際工作過程中，真正樹立為學校、為師生服務(wù)的理念，奉獻出自己全部的熱情和精力。

4.質(zhì)量意識。隨著教育改革的不斷深化、教學規(guī)模的不斷擴大，教育質(zhì)量已經(jīng)成為我國各大高校越來越看重的指標，提高教育教學質(zhì)量已經(jīng)成為各高校進行轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵點，它關(guān)系著學校的聲譽和形象，是培養(yǎng)社會合格人才的重要保證。所以，教學秘書在日常工作中，要樹立嚴肅的執(zhí)法者形象，按照學校的各項管理規(guī)定，執(zhí)行高校的管理措施，落實高校的各項管理法規(guī)。

四、對于做好高校教學秘書工作的幾點建議

1.提高對整個教學秘書隊伍的重視。在高校的管理體系中，應(yīng)該提升高校教學秘書在整個管理體系中的重要性和地位，并在制度設(shè)計、激勵政策、職稱評定等方面給予教學秘書一定程度的優(yōu)先權(quán)，只有這樣，高校管理體系才能夠通過長效、合理的評價激勵體系來激發(fā)教學秘書工作的積極性和熱情，增強教學秘書隊伍的穩(wěn)定性。在學校的年終考核或者年度評優(yōu)評先中，高校應(yīng)該充分重視高校秘書的工作，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的個人，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵和精神鼓勵，充分肯定其對于學校的付出，增強其工作的動力。在職稱評定方面，也不應(yīng)該將教學秘書排除在外，應(yīng)該允許其申報相應(yīng)的職稱序列，只要教學秘書的工作條件達到了所要求的條件，就應(yīng)該給予其相應(yīng)的職稱。在教學方面，不應(yīng)該僅僅將教學秘書只看作管理服務(wù)人員，還應(yīng)該充分發(fā)揮其在專業(yè)領(lǐng)域的特長，給予其一定的教學任務(wù)等等。

2.加大教學秘書隊伍的培訓力度。在教學秘書的培訓方面，高校應(yīng)該根據(jù)本校的工作安排，通過形式多樣的培訓項目來系統(tǒng)地提升教學秘書的工作能力，拓寬教學秘書的工作思路等。例如，定期組織學習相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，進行教學秘書的計算機操作管理的培訓，通過遠程視頻培養(yǎng)教學秘書的工作意識，通過在職深造提升教學秘書的專業(yè)水平，等等。同時，高校應(yīng)該創(chuàng)造條件鼓勵教學秘書“走出去”，到其他的院校走一走、看一看、學一學，提升其專業(yè)素質(zhì)和崗位能力。在“走出去”的過程中，教學秘書應(yīng)學習借鑒其他院校的先進管理經(jīng)驗和管理理念，全面提高工作能力。

3.改進教學秘書隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)。從長遠的發(fā)展來看，教學秘書應(yīng)該被納入高校的教學培養(yǎng)計劃之中，不僅僅如此，還應(yīng)該將對教學秘書的專業(yè)培養(yǎng)列為學校的重點培養(yǎng)工程，本著“完善結(jié)構(gòu)、改善隊伍”的宗旨，對于教學秘書進行科學培養(yǎng)。在教學秘書的選拔上，要實現(xiàn)公平公正，通過競聘等形式，將真正適合教學秘書工作崗位的、具有專業(yè)知識和素養(yǎng)的人選拔到工作崗位上來。在教學秘書的培養(yǎng)方面，在充分發(fā)揮政策的調(diào)動作用的前提下，真正發(fā)揮教學秘書對于工作崗位的奉獻精神，真正建設(shè)一支具有犧牲精神、樂于奉獻、高素質(zhì)的教學秘書隊伍。

4.提高教學秘書隊伍的創(chuàng)新精神。應(yīng)該說，在高校的管理人員中，當屬教學秘書最具創(chuàng)新精神，因為他們每天的工作都要與教師和學生打交道，在切切實實的工作中，很容易發(fā)現(xiàn)創(chuàng)新點。所以，高校應(yīng)該充分看到高校教學秘書的這一工作優(yōu)勢，提高教學秘書的創(chuàng)新精神，培養(yǎng)教學秘書的創(chuàng)新意識。高校應(yīng)該通過各種政策來激勵其在工作崗位上的突破和創(chuàng)新。在完成日常工作的前提下，教學秘書也應(yīng)該積極主動地思考，在總結(jié)工作經(jīng)驗的前提下，有意識地對工作中出現(xiàn)的問題進行系統(tǒng)性的整理和總結(jié)，并在工作中不斷地加以科學研判和初期處置，增強自己獨立工作和創(chuàng)新工作的能力。同時，為了提高工作效率，教學秘書在教學信息傳遞、無紙化辦公、教學文件的管理方面，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代的手段和技術(shù)，進行積極地創(chuàng)新，以提高工作效率。

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