對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位印章管理使用的探討

丁書仙劉倩 劉少姍 雷照鳴

（中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所，海南儋州 571737）

對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位印章管理使用的探討

丁書仙1劉倩 劉少姍 雷照鳴

（中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所，海南儋州 571737）

隨著科研體制改革的不斷深入，各類農(nóng)業(yè)科研單位涉及的業(yè)務(wù)也越來越廣泛，單位印章的使用頻率大大提高。文章以中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所為例，結(jié)合筆者日常印章管理工作的實(shí)踐，從農(nóng)業(yè)科研單位印章范圍，刻制、啟用和注銷，管理和使用等方面，探討農(nóng)業(yè)科研單位提升印章使用嚴(yán)謹(jǐn)性的方法，以期為農(nóng)業(yè)科研單位加強(qiáng)印章管理提供參考。

農(nóng)業(yè)科研院所 印章使用 管理建議

印章，是國(guó)家、社會(huì)機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人的特定標(biāo)記，代表一個(gè)單位信譽(yù)和權(quán)威的符號(hào)，也是對(duì)內(nèi)對(duì)外行使權(quán)力、履行職責(zé)的象征，具有證明和確定其主體資格和能力的法律效果。近年來，隨著科研體制改革的不斷深入，各類農(nóng)業(yè)科研單位涉及的業(yè)務(wù)也越來越廣泛，單位印章的使用頻率也大大提高。但就筆者訪問了解，目前很多農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)各自印章的使用缺乏制度化和程序化的監(jiān)督和管理，因此進(jìn)一步規(guī)范農(nóng)業(yè)科研單位印章管理和使用，對(duì)于維護(hù)單位印章的法定性、權(quán)威性和效用性具有重要意義。筆者以中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所為例，結(jié)合日常印章管理工作的實(shí)踐，對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位印章的管理和使用進(jìn)行探討，并提出建議，供相關(guān)單位參考。

1　印章的范圍

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所的印章包括：?jiǎn)挝还?、黨章、法定代表人簽字章；辦公室印章及單位業(yè)務(wù)所需的其他印章。

2　印章的刻制、啟用和注銷

所有的印章均需上報(bào)法定代表人批準(zhǔn)后報(bào)辦公室，由辦公室向上級(jí)部門辦公室申報(bào)制發(fā)。印章刻制好后，經(jīng)辦公室審查保管，發(fā)出正式啟用印章通知后啟用。撤消、合并及更名的印章，由辦公室將原印章交回上級(jí)部門辦公室，辦理注銷手續(xù)。因印文磨損或損壞需換發(fā)印章時(shí)，須報(bào)辦公室，由辦公室向上級(jí)部門辦公室申請(qǐng)刻制。印章若遺失，須立即向上級(jí)部門及保衛(wèi)處報(bào)告，并及時(shí)登報(bào)聲明作廢。

表1　印章使用簽批單

表2　文件印章使用登記簿

表3　合同印章使用登記簿

表4　發(fā)票證明印章使用登記簿

3　印章的管理與使用

3.1確保印章的安全管理

印章、黨委印章、法定代表人簽字章由辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)管，其他部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門印章負(fù)有監(jiān)管責(zé)任。各類印章需確定一名印章管理員，由辦公室負(fù)責(zé)人指定文秘人員擔(dān)任。

為確保印章的安全，不被盜用和濫用，單位印章在非使用時(shí)間必須鎖入保險(xiǎn)柜，鑰匙由印章管理員保管，其他人不得持保險(xiǎn)柜鑰匙。印章只限在單位辦公室內(nèi)使用，特殊情況（成批加蓋不便搬動(dòng)的材料）下，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由印章管理員攜帶印章前往現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印，用畢立即返回。印章管理員暫離崗位時(shí)，可臨時(shí)委托辦公室相關(guān)人員保管，但必須做好交接手續(xù)。

3.2印章的使用

3.2.1確定印章的使用范圍

單位印章主要用于以農(nóng)業(yè)科研單位名義發(fā)出的公文公函；以單位名義簽署的對(duì)外合作交流協(xié)議、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議書等；以單位名義頒發(fā)的榮譽(yù)證書、聘書等；以單位名義向國(guó)家、省、市申報(bào)科研項(xiàng)目、科研成果、科研獎(jiǎng)勵(lì)、專利及購(gòu)買設(shè)備的相關(guān)文件及材料；本單位職工因公辦理出國(guó)審批手續(xù)時(shí)的相關(guān)文件及材料；以單位名義開具的介紹信及其它應(yīng)加蓋所印章的文件、材料等。

單位黨委印章主要用于以單位黨委名義報(bào)送上級(jí)黨委的文件；以單位黨委名義下發(fā)的文件及開具的證明材料、政審材料等。

農(nóng)業(yè)科研單位法人簽字章屬于單位的公務(wù)章，代表領(lǐng)導(dǎo)的身份，是行使職務(wù)的標(biāo)志。

部門內(nèi)部印章用于開展本部門職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)工作，只限在部門內(nèi)部使用。

單位專用章是本單位有關(guān)部門履行專項(xiàng)業(yè)務(wù)而使用的印章。該印章只能在專項(xiàng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用。

3.2.2嚴(yán)格印章的使用審批權(quán)限

嚴(yán)格履行印章使用審批程序，填寫《印章使用簽批單》，方可用印。未履行印章使用審批程序的，印章管理員不予用章，否則追究印章管理員和印章使用人的責(zé)任。（如表1）

以單位名義印發(fā)的文件用印，必須經(jīng)過辦公室核稿后報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，文件印制并復(fù)核后，方可用印。以單位黨委名義印發(fā)的文件，必須由黨委書記或副書記簽發(fā)后，方可用印。

隨著農(nóng)業(yè)科研單位涉及的涉及的業(yè)務(wù)也越來越廣泛，在辦公室日常管理中，除了日常上下行文，還有大量其他業(yè)務(wù)需要使用印章。如申報(bào)科研項(xiàng)目、科研成果、科研獎(jiǎng)勵(lì)、專利申請(qǐng)以及對(duì)外合作交流協(xié)議等需用所印章的，應(yīng)由科研部門審核，經(jīng)分管科研領(lǐng)導(dǎo)審批后用?。换窘ㄔO(shè)、修繕購(gòu)置、大宗物資采購(gòu)、小額農(nóng)用物資購(gòu)買等相關(guān)材料需用所印章的，應(yīng)由條件建設(shè)管理部門審核，分管條件建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)審批后用??；農(nóng)業(yè)設(shè)施維修、實(shí)驗(yàn)基地耕地及租地協(xié)議等應(yīng)交至基地建設(shè)管理部門審核，經(jīng)分管基地建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)審批后用??；各類開發(fā)創(chuàng)收業(yè)務(wù)，如新優(yōu)農(nóng)作物種苗銷售、農(nóng)作物栽培管理技術(shù)指導(dǎo)費(fèi)協(xié)議、與企業(yè)開發(fā)合作協(xié)議等，應(yīng)經(jīng)開發(fā)管理部門審核，經(jīng)分管開發(fā)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可用印。使用法人名章，除法人授權(quán)或簽署文件外，須經(jīng)本人同意后方可用章。蓋印要端正、清晰，必須騎年蓋月，所有合同、協(xié)議等材料必須加蓋騎縫章。

印章管理人員用印時(shí)，必須審閱用印內(nèi)容，檢查審批手續(xù)，發(fā)現(xiàn)印件內(nèi)容有誤或批準(zhǔn)權(quán)限不當(dāng)，須拒絕用印。下列情況之一的，印章管理人員不得用印：

①涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛等方面的文件、材料；

②未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)批準(zhǔn)的文件、材料；

③非本院所職工或與本所工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料；

④空白介紹信、空白證件、空白獎(jiǎng)狀等。

3.2.3實(shí)施詳明的印章使用登記制度

各印章使用后必須根據(jù)材料類型做好印章使用登記工作，并作為檔案按年保存，方便查詢。筆者根據(jù)日常印章管理工作實(shí)踐總結(jié)，大致可分為三類：《文件印章使用登記簿》、《合同印章使用登記簿》、《發(fā)票證明印章使用登記簿》。其中，《文件印章使用登記簿》主要登記文件、請(qǐng)示、函、報(bào)告、通知等各類上下行文，科研材料申報(bào)、審批時(shí)印章使用登記。（如表2）

《合同印章使用登記簿》用于各類合同、協(xié)議材料使用，如委托測(cè)試業(yè)務(wù)合同、委托維修大型儀器設(shè)備合同、農(nóng)業(yè)基地材料（如農(nóng)家肥）購(gòu)買合同、實(shí)驗(yàn)基地耕地和租地合同、新優(yōu)農(nóng)作物種苗銷售合同、農(nóng)作物栽培管理技術(shù)指導(dǎo)費(fèi)協(xié)議、企業(yè)開發(fā)合作協(xié)議等。（如表3）

由于農(nóng)業(yè)科研單位的實(shí)驗(yàn)大田較多，經(jīng)常要向個(gè)體農(nóng)戶購(gòu)買農(nóng)家肥用于大田保土保肥，每年給個(gè)體農(nóng)戶開具發(fā)票證明的次數(shù)繁多，數(shù)額較大，應(yīng)該在《發(fā)票證明印章使用登記簿》中詳細(xì)登記；進(jìn)行種質(zhì)資源研究的科研人員經(jīng)常要到野外深山進(jìn)行資源調(diào)查和采樣，經(jīng)常要付現(xiàn)金給當(dāng)?shù)氐南驅(qū)В婕暗介_具報(bào)銷發(fā)票，也要如實(shí)進(jìn)行登記。（如表4）

4　印章管理者

與印章的管理和使用密切相關(guān)的人就是印章管理人員，管理人員素質(zhì)的高低直接決定著單位印章管理工作的好壞。首先，印章管理者要樹立“全心全意服務(wù)”的理念，在工作時(shí)間內(nèi)，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，主動(dòng)服務(wù)；在工作時(shí)間外，對(duì)于符合印章使用程序的情況，也要積極熱情地做好印章使用工作，真正做到不因印章工作影響任何一件科研工作。其次，管理者一定要堅(jiān)持原則，把好“審批關(guān)”，決不為熟人、領(lǐng)導(dǎo)蓋“人情章”，用印之后，要如實(shí)登記，不遺不漏，嚴(yán)格遵循印章的審批制度和登記制度。另外，印章管理者要緊跟單位的形勢(shì)發(fā)展，掌握各部門的職責(zé)范圍，熟悉單位的工作流程，及時(shí)調(diào)整、更新印章的管理制度，將印章管理工作做到日臻完善。

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農(nóng)業(yè)科研院所綜合管理創(chuàng)新研究（非營(yíng)利性科研機(jī)構(gòu)改革啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)，項(xiàng)目編號(hào)：pzs-201523）

1丁書仙（1987—），女，湖北襄陽(yáng)，碩士，研究實(shí)習(xí)員，主要研究方向：農(nóng)業(yè)行政、科技管理。