淺談新時期如何做好農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作
——以中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所為例

蓋江濤 盧紅霞 劉倩 丁書仙 劉少姍 雷照鳴

（中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所，海南儋州 571737）

淺談新時期如何做好農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作
——以中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所為例

蓋江濤 盧紅霞 劉倩 丁書仙 劉少姍 雷照鳴

（中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所，海南儋州 571737）

檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作。本文結(jié)合中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了科技院所檔案管理工作中存在的問題，并提出了改進工作的建議，旨在完善檔案管理體系，提高檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。

農(nóng)業(yè)科研院所 檔案管理 問題 建議

農(nóng)業(yè)科研院所檔案是對科研單位各方面工作的真實記錄，它記載、反映了科研院所各項工作的主要內(nèi)容和成果。本文以中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所（簡稱“品資所”）為例，闡述了農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理的類別、現(xiàn)狀、存在問題及改善措施。目前，品資所的檔案主要有三類：文書檔案、人事檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案。文書檔案由綜合辦公室管理，人事檔案由人事辦公室管理，科技檔案由科研辦公室管理。

文書檔案又稱為管理性檔案，其內(nèi)容主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、財務(wù)管理、科研管理、條件建設(shè)管理、科技產(chǎn)品開發(fā)管理、科研基地管理等方面的文件［1］。文書檔案通常是由法定機關(guān)、團體發(fā)布的文件形成，文書檔案管理工作的主要任務(wù)是整理、分類、編號、歸檔等。文書檔案是記錄單位各部門工作情況的重要文件，它是確保各項工作可持續(xù)性發(fā)展的依據(jù)。

人事檔案的內(nèi)容主要是職工個人信息、簡歷，記錄了職工出生以來的重要經(jīng)歷、活動，包括成長過程、政治思想、學(xué)識水平、德才表現(xiàn)、工作業(yè)績等，是不可復(fù)制的原始材料，是人才信息的主要載體，是選拔人才的重要工具，肩負著單位知人用人、人才開發(fā)重要依據(jù)的責(zé)任，是科研院所人事工作的重要組成部分。

農(nóng)業(yè)科技檔案記錄了農(nóng)業(yè)科研院所的主體活動內(nèi)容。農(nóng)業(yè)科技檔案主要是指在農(nóng)業(yè)科研項目中從申請立項、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、聲像、圖表、圖片和數(shù)據(jù)等各種形式的文件材料。主要包括研究課題審批文件、可行性研究報告、項目建議書、課題立項申報書、計劃任務(wù)書、委托書、協(xié)議書、技術(shù)合同書、專利證書、項目執(zhí)行情況報告、論文、專著、課題驗收評估、科技成果鑒定證書、科技成果獲獎憑證、品種審定證書、推廣應(yīng)用證明等文件。農(nóng)業(yè)科技檔案是科研院所重要的支撐。

1　現(xiàn)階段科研院所檔案管理狀況

目前，科研院所的檔案存放形式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，以紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案的保存需要設(shè)置檔案庫房和檔案柜，占用大量的人力、物力和財力，還要防鼠、防蟲。以品資所為例，建立了檔案保管室，配備了統(tǒng)一標(biāo)準的密度集架，確立了專項柜用以單獨保存，明確具體檔案的基本樣式與規(guī)格，統(tǒng)一專盒儲放，并有檔案管理員監(jiān)管。

電子檔案是具有原始記錄性和保存價值的圖像文字等電子文件資料，是通過計算機的磁盤和硬盤等設(shè)備進行存儲的數(shù)字化信息。電子檔案管理是利用計算機技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案信息進行收集、管理，并通過電子和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供“借閱”和使用［1］。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，它具有非人工識讀性，存儲便捷，存儲量大，節(jié)省空間，可以復(fù)制，實現(xiàn)文件的共享，保存簡單，查閱、傳遞快捷。2014年4月起，品資所在郵箱傳遞文件的基礎(chǔ)上，開始使用OA系統(tǒng)（辦公信息化系統(tǒng)），實現(xiàn)了文件辦理更加及時快捷。

2　檔案管理工作中存在的問題

2.1歸檔不及時

《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。”但科研院所普遍將檔案管理工作視為輔助性工作，各個辦公室檔案管理人員將更多精力放在日常管理工作上，習(xí)慣以領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)為主，對檔案管理關(guān)注不夠，文件歸檔存在拖延，檔案整理應(yīng)付于上級部門的檢查。另外，農(nóng)業(yè)科技檔案主要由研究室的兼職檔案員收集、整理，交由科研辦公室的管理人員歸檔。研究室的兼職檔案員多是農(nóng)業(yè)科技人員，他們檔案管理專業(yè)知識欠缺，歸檔意識不強，將更多的精力放在日?？蒲泄ぷ魃?，有的科技人員擔(dān)心科研成果被泄密而推延歸檔，有的課題驗收后，成果鑒定、申報評獎等周期長，造成歸檔不及時。

在辦公信息化過程中，雖然使用了OA系統(tǒng)，但是辦公自動化未能形成體系，達不到檔案信息的資源化要求，檔案的管理和存儲并沒有與辦公系統(tǒng)實現(xiàn)連接。電子文檔要經(jīng)過不同部門審批才歸檔，造成電子文檔的歸檔重復(fù)或者歸檔延遲的情況時有發(fā)生。

2.2檔案法律 、法規(guī)等落實不到位

《中華人民共和國檔案法》第十條只是規(guī)定了應(yīng)該定期歸檔，但對不歸檔者沒有相應(yīng)的約束辦法。制度不完善，缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證。

2.3檔案不易查找

檔案信息化程度不高，公開文件存檔不完善，不易查找；便捷的網(wǎng)絡(luò)傳輸也給電子檔案保存帶來了安全隱患，計算機容易遭到黑客攻擊或者被感染病毒，這些都會給電子檔案的保存帶來威脅，需要強化硬件設(shè)施與軟件設(shè)備的有力搭建。

3　改善檔案管理工作的措施

3.1強化歸檔意識，做好檔案收集工作

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視，采取有效措施，強化檔案管理意識。要組織檔案管理人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》和《科技檔案管理辦法》，提高檔案管理人員對檔案重要性的認識和和執(zhí)行意識，養(yǎng)成隨時收集和跟蹤收集的習(xí)慣。

其次，不定期舉辦檔案管理人員、兼職檔案員培訓(xùn)會和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，加強檔案歸檔范圍、歸檔流程、文件電子化處理、整理原則和方法等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，有利發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)檔案所具有的價值。

3.2建立優(yōu)良的檔案管理隊伍

加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，配合引進專業(yè)人才。努力打造一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、職業(yè)素養(yǎng)全面的高素質(zhì)檔案管理隊伍；要鼓勵、支持埋頭苦干、勤勉務(wù)實、有能力的同志為檔案事業(yè)提供有力的人才支撐；盡量減少檔案管理人員的變動，保持檔案管理隊伍的穩(wěn)定，檔案員換崗前做好業(yè)務(wù)交接工作。同時，檔案管理也涉及到保密工作，檔案管理員也需要增強保密意識，遵守保密管理制度。因此，需要配備業(yè)務(wù)技能突出、責(zé)任意識強、細致認真的工作人員對檔案進行專人專管。

3.3健全檔案管理制度

建立完善的檔案管理體系。切實制定《檔案管理制度》、《OA 辦3.4提高自身素養(yǎng)，政治覺悟

公自動化系統(tǒng)管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，分清和落實檔案管理部門、檔案管理員的檔案職責(zé)，細化檔案責(zé)任，將檔案材料的形成、積累、整理和歸檔納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，納入管理人員的年度考核、評優(yōu)、職稱評定、職務(wù)出任的考察范圍內(nèi)，制訂檔案管理分類方案，將有保存價值的檔案材料進行科學(xué)的、系統(tǒng)的、有規(guī)律的保管。嚴格依照制度管理檔案。做到依法管理、有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺行動，確保歸檔質(zhì)量，依托制度實現(xiàn)檔案收集工作規(guī)范化。

提高自身素養(yǎng)、增強工作能力、提高業(yè)務(wù)水平、改進工作方法、加強硬件設(shè)施建設(shè)等，促進檔案管理工作順利進展，是保障單位整體工作的重要保障。開展在文件材料收集整理評選活動，鼓勵優(yōu)秀、傳播經(jīng)驗、促進交流學(xué)習(xí)，一方面提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面激發(fā)專、兼職檔案員的工作熱情。

3.5檔案信息化建設(shè)

建立完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫［2］。同時，在信息化管理的工作中，應(yīng)該注意一些問題，如訪問控制，對用戶進行文件和數(shù)據(jù)操作權(quán)的限制；網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控與入侵檢測；漏洞掃描與風(fēng)險評估；病毒防治、預(yù)防、檢測和查殺；執(zhí)行安全審計，提早發(fā)現(xiàn)可能的破壞性行為；主要設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)等應(yīng)有備份［3，4］。

4　結(jié)語

檔案的管理是一項政治性、專業(yè)性、機密性、服務(wù)性、實踐性很強的工作，檔案管理人員需德才兼?zhèn)?，始終以淡泊名利的心態(tài)，樂于奉獻的精神，不事張揚，不尚空談，高標(biāo)準地做好文書檔案工作。按規(guī)定及時接收各門類的檔案，做到“分散整理、集中管理”。同時，需定期對檔案室進行檢查，檔案無霉變、蟲蛀等不良現(xiàn)象，無泄密事件發(fā)生，做到檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。

［1］劉小瑾.試論事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題與對策［J］.華章，2012，22：230.

［2］吳桂榮，林淑芳，翟季，尚麗霞.淺析農(nóng)業(yè)科技檔案工作問題與對策.農(nóng)業(yè)科技管理，2008，27（2）：65-67.

［3］王富有，王相東，蔡東宏.歐美等國科研評估的發(fā)展歷程及其對我國的啟示.農(nóng)業(yè)科技管理，2011，30（4）：27-29.

［4］孫瑋.農(nóng)業(yè)科研院所的信息化管理.農(nóng)業(yè)科技管理，2011，30（4）：69-71.