集團(tuán)型企業(yè)如何建設(shè)合同管理系統(tǒng)

◎ 文 《法人》特約撰稿　周　蕾

集團(tuán)型企業(yè)如何建設(shè)合同管理系統(tǒng)

◎ 文 《法人》特約撰稿周蕾

如何建立一套全集團(tuán)適用的合同管理系統(tǒng)，既能適應(yīng)不同業(yè)務(wù)和管理的要求，又能實現(xiàn)全集團(tuán)自上而下統(tǒng)一管控、集中管理的目標(biāo)，這給系統(tǒng)建設(shè)單位提出了一個難題

企業(yè)合同管理是企業(yè)落實風(fēng)險防控的一個重點領(lǐng)域，也是企業(yè)在對外交易的過程中須重點把控的內(nèi)容，毋庸置疑，無論從外部的政策和環(huán)境上，還是從內(nèi)部風(fēng)險防范和制度遵從上來看，重要性都很高。合同管理系統(tǒng)能夠借助IT的手段，輔助企業(yè)落實制度要求，規(guī)范流程、防控風(fēng)險、提升效率。受到了越來越多企業(yè)的青睞。

目前越來越多的企業(yè)通過建立合同管理系統(tǒng)的方式，實現(xiàn)對合同的全過程管理，來提高自身合同管理水平。但是合同管理系統(tǒng)如何來建設(shè)，各企業(yè)根據(jù)公司規(guī)模和業(yè)務(wù)的不同也存在較大的差異。特別是集團(tuán)型企業(yè)和單體企業(yè)在建設(shè)合同管理系統(tǒng)時，需要關(guān)注的重點和考慮的因素也不一致。單體企業(yè)由于業(yè)務(wù)類型固定、組織結(jié)構(gòu)簡單等特點，合同管理系統(tǒng)建設(shè)時會相對容易，在此不做詳細(xì)論述。本文重點從集團(tuán)型企業(yè)合同管理系統(tǒng)建設(shè)的角度，分析系統(tǒng)建設(shè)時需要關(guān)注的問題。

集團(tuán)型企業(yè)不同于單體企業(yè)，存在業(yè)務(wù)多元化、組織層級多、地域分布廣、管理模式多樣化等特點，其合同管理的業(yè)務(wù)和管理要求自然也會比較復(fù)雜。那么如何建立一套全集團(tuán)適用的合同管理系統(tǒng)，既能適應(yīng)不同業(yè)務(wù)和管理的要求，又能實現(xiàn)全集團(tuán)自上而下統(tǒng)一管控、集中管理的目標(biāo)，這無疑給系統(tǒng)建設(shè)單位提出了一個難題。

目前市場上合同管理產(chǎn)品多種多樣，但超過半數(shù)的產(chǎn)品僅針對單一企業(yè)的某些固定類型的合同，其管理相對固化，功能和組織架構(gòu)等均不可擴(kuò)展，這類產(chǎn)品顯然不適合集團(tuán)型企業(yè)，那么集團(tuán)型企業(yè)合同管理系統(tǒng)都需要具備哪些特點？結(jié)合多年來在煤炭、石油、石化、交通、金融、航空等大型集團(tuán)型企業(yè)合同管理系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗，從法務(wù)部門管理的視角來看，筆者認(rèn)為集團(tuán)型企業(yè)合同管理系統(tǒng)的關(guān)鍵之一在于系統(tǒng)的靈活性。

靈活不代表完全的差異化，靈活是在集團(tuán)的總體管控下，在統(tǒng)一的制度和管理目標(biāo)約束下，滿足不同業(yè)務(wù)單元、不同合同類別、不同組織層級的管理需要。這就需要合同管理系統(tǒng)除了具有強(qiáng)大的功能外，還要基于開放、可擴(kuò)展、易開發(fā)的平臺。下文就從系統(tǒng)功能、系統(tǒng)集成、審核流程、系統(tǒng)部署和用戶界面幾個方面，分析集團(tuán)型企業(yè)合同管理系統(tǒng)建設(shè)過程中需要特別重視的靈活性問題。

系統(tǒng)功能：覆蓋合同管理全生命周期的需要，同時對不同的合同類型實現(xiàn)差異化的管理

合同管理全生命周期包括了合同簽訂前、簽訂中、履行中和履行后的四個階段，可能涉及的管理模塊涵蓋相對方管理、合同范本管理，合同簽訂，合同履行，合同的變更，解除，合同終結(jié)和評價，合同歸檔，糾紛爭議處理等。合同管理的全過程

周蕾

慧點科技風(fēng)險管理與控制事業(yè)部合同與法務(wù)管理產(chǎn)品咨詢顧問，參與過多家大型集團(tuán)合同管理系統(tǒng)和法務(wù)管理系統(tǒng)的咨詢和實施，專注于為大型、集團(tuán)型客戶提供合同管理和法務(wù)管理的IT解決方案。事項顯然不是一個部門獨(dú)立完成的，而是由合同承辦部門、財務(wù)部門、法律部門、相關(guān)事權(quán)部門協(xié)同來完成的。

在企業(yè)合同管理的過程中，由于不同單位或不同組織層級間管理存在差異，所以每個單位對合同管理的關(guān)注點也不一致。如在某企業(yè)，總部法律部門作為全集團(tuán)合同的歸口管理部門，重點管控各層級合同審查的合規(guī)性，而不具體關(guān)注單個合同履約的情況；但是在其下屬二級單位，由于其合同業(yè)務(wù)更單一，管理更具象，就要求將合同從訂立和履行的過程全部管理起來。在此情況下，系統(tǒng)建設(shè)如果僅考慮了總部的管理要求，則建立的合同管理系統(tǒng)就不能滿足所有單位的需要。因此在全集團(tuán)系統(tǒng)建設(shè)時，需要從上到下了解需求，明確差異，建立覆蓋全生命周期過程的合同管理系統(tǒng)，以滿足不同單位管理的需要。

由于不同的合同類別，風(fēng)險程度不一致，管控重點也不一致，所以不能為了單純的統(tǒng)一而建立一個粗放式管理的系統(tǒng)，而應(yīng)針對不同的合同類別，構(gòu)建差異化的管理內(nèi)容。如表單要素的差異、審批流程的差異、前置事項的差異、合同履約跟蹤監(jiān)控的差異等。這些差異落實在系統(tǒng)中，就需要合同管理系統(tǒng)具有足夠的靈活性，能夠根據(jù)合同類別，配置不同的管理方式，如下圖（圖一）為某企業(yè)按照合同分類的不同，差異化管理的示例：

系統(tǒng)集成：根據(jù)不同單位現(xiàn)有系統(tǒng)建設(shè)的情況，建立靈活的集成策略

合同管理系統(tǒng)一般不是企業(yè)的第一個系統(tǒng)，企業(yè)在建設(shè)合同管理系統(tǒng)前，通常已經(jīng)存在了若干系統(tǒng)，如檔案管理系統(tǒng)、統(tǒng)一的流程平臺、預(yù)算系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)、供應(yīng)商客戶管理系統(tǒng)等。這些跟合同相關(guān)的系統(tǒng)，需要基于合同管理的業(yè)務(wù)鏈條來進(jìn)行串聯(lián)，打通原有相互分立的系統(tǒng)。如在合同全生命周期管理的鏈條中，可能涉及的系統(tǒng)集成有：合同訂立前的供應(yīng)商客戶主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)，合同訂立過程的審批流程，合同履行過程的付款審批、財務(wù)系統(tǒng)等，合同履行后的檔案管理系統(tǒng)等。

同一集團(tuán)內(nèi)部由于信息化基礎(chǔ)不一致，其信息系統(tǒng)建設(shè)的情況也多會存在不同。不同單位自己單獨(dú)建設(shè)的系統(tǒng)，需要建立單獨(dú)的集成策略，在此先不做詳細(xì)討論。有些系統(tǒng)雖然是全集團(tuán)統(tǒng)一建設(shè)的，但是由于各單位業(yè)務(wù)的差異，不同單位間可能會存在使用同一套系統(tǒng)，但是使用的模塊不一致的情況。如目前比較常見的SAP系統(tǒng)，在集團(tuán)總部可能僅使用了財務(wù)或采購個別模塊，但是在不同的下屬單位可能會分別使用項目管理模塊、銷售模塊、采購模塊、財務(wù)模塊等。如果系統(tǒng)建設(shè)時不考慮這些集成差異，只建設(shè)了一個包含所有模塊集成的合同管理系統(tǒng)，未考慮沒有使用相應(yīng)模塊單位的差異化的集成策略，則在推廣過程中必然會遇到巨大的挑戰(zhàn)。因此，在系統(tǒng)設(shè)計時就需要考慮不同單位不同系統(tǒng)的靈活集成策略。

審批流程：支撐多層級、跨組織機(jī)構(gòu)審批的需要

審批流程是合同管理系統(tǒng)中非常重要的部分，因為審批流程是系統(tǒng)內(nèi)使用最多，且也最容易受用戶詬病的功能。審批流程設(shè)計的合理性直接影響合同審批的效率。集團(tuán)型企業(yè)由于層級多，組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，其審批流程也會更為復(fù)雜。同一單位內(nèi)部的審批流程需要支持多部門并行會簽、領(lǐng)導(dǎo)審核、不同的條件下有不同的流轉(zhuǎn)路徑等。對于不同層級的單位，系統(tǒng)更需要支撐流程的上下貫通，實現(xiàn)合同的逐級和多級審查，如下圖（圖二）所示，一個兩級審批的流程圖，系統(tǒng)須實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部和上級單位審批流程的有效融合。

此外，系統(tǒng)中審批流程的設(shè)置最好是界面化的直觀方式，這樣方便用戶查看和跟蹤流程，在流程環(huán)節(jié)或者審批人員發(fā)生變化時能快速地調(diào)整流程。

圖一

圖二

系統(tǒng)部署：支持靈活的部署方式，滿足組織機(jī)構(gòu)變革的需要

基于不同集團(tuán)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、硬件配置、IT能力的差異，其部署方式的要求也是不一致的。有些企業(yè)總部的IT能力較強(qiáng)，資源配備較好，則傾向于采用集中部署的方式，便于系統(tǒng)的集中管理和統(tǒng)一運(yùn)維。有些企業(yè)各下屬單位的IT能力和資源配置也比較好，且集團(tuán)統(tǒng)一管控的要求不是那么強(qiáng)烈，則傾向于采用分布式部署的方式，各單位獨(dú)立管理自己的系統(tǒng)。還有些企業(yè)部分下屬單位IT能力較好，部分單位IT能力較弱，則可能會需要實現(xiàn)IT能力較弱的單位和總部統(tǒng)一集中部署，IT能力較強(qiáng)的單位獨(dú)立部署的混合部署方式。因此需要合同管理產(chǎn)品可以支持多種部署方式（見圖三）。

圖三

另外，由于系統(tǒng)的使用可能是長期的，隨著市場的發(fā)展，企業(yè)可能會存在組織機(jī)構(gòu)的變革，如企業(yè)合并或收購某一公司，或者某條業(yè)務(wù)線相對獨(dú)立，可從總部部門劃分出去，重組成立子公司等，都需要系統(tǒng)能進(jìn)行隨需的應(yīng)用拆分和重組，滿足組織機(jī)構(gòu)變革的需要。

用戶界面：人性化的界面設(shè)計，滿足不同角色的人查看的需要

系統(tǒng)在設(shè)計時，須對不同的用戶角色進(jìn)行行為分析，根據(jù)不同角色用戶的常用操作，展示不同的界面，來提升用戶使用系統(tǒng)的效率和體驗（見圖四）。如合同承辦人需要進(jìn)行合同的起草、跟蹤合同審批流程和后續(xù)執(zhí)行，因此合同承辦人的界面上需要能獨(dú)立顯示“我的合同”，并通過“我的合同”跟蹤本人承辦合同的最新進(jìn)展；公司領(lǐng)導(dǎo)只在系統(tǒng)中參與合同的審批和把控合同總體情況，因此在公司領(lǐng)導(dǎo)的界面只要顯示待辦工作和公司簽約情況的匯總信息即可。

圖四

另外由于合同文件屬于公司的商業(yè)秘密，所以為了保護(hù)公司的商密，合同系統(tǒng)還需要設(shè)計嚴(yán)密的權(quán)限機(jī)制，保證只有合同的參與人員和相關(guān)管理人員能查看此合同信息。

以上五點是筆者結(jié)合自己長期服務(wù)于大型集團(tuán)型企業(yè)的實際案例中總結(jié)出的經(jīng)驗，希望能給更多的集團(tuán)型企業(yè)提供參考。另外筆者想強(qiáng)調(diào)的是，集團(tuán)型企業(yè)在建設(shè)合同管理系統(tǒng)時，對于產(chǎn)品和廠商的選型，除了以上五點因素外，還需要考慮其產(chǎn)品的訂制開發(fā)能力，畢竟市場上再完美的產(chǎn)品也不可能完全適應(yīng)本企業(yè)的管理實際。產(chǎn)品的訂制開發(fā)能力具體從三方面可以體現(xiàn)出來：（1）需求理解的能力；（2）技術(shù)團(tuán)隊的規(guī)模；（3）大型集團(tuán)型企業(yè)案例的數(shù)量。