高校人事檔案信息化管理建設(shè)

朱琦

摘 要 隨著我國信息化程度的不斷提高，加強高校人事檔案信息化管理建設(shè)顯得尤為迫切。由于受主客觀因素的影響，目前高校人事檔案信息化管理中依舊存在著眾多問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該通過提升高校人事檔案信息化建設(shè)的策略，從而使信息化管理下的人事檔案可以充分發(fā)揮出自身的作用。

關(guān)鍵詞 人事檔案；高校；信息化管理；建設(shè)

中圖分類號TP3 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2015）145-0076-01

高校人事檔案在教學(xué)、行政、科研、后勤等管理各個方面發(fā)揮著重要的作用，是進行高校人才選拔、任用、管理的重要依據(jù)。而隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的信息化建設(shè)也逐漸完善，高校中的傳統(tǒng)人事檔案管理模式弊端也不斷暴露出來，所以高校人事管理部門務(wù)必高度重視檔案信息化管理建設(shè)工作，對人事檔案資源進行合理有序地開發(fā)、利用，由傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代化的管理層面上，以提高工作質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

1 高校人事檔案信息化管理建設(shè)重要意義

由于在過去較長的一段時間里，高校人事檔案管理工作受到多種方面的影響和制約，使得人事檔案相關(guān)重要作用沒有能夠真正的發(fā)揮出來，對高校的整體發(fā)展起到了阻礙作用，所以在這種情況下，建設(shè)高校人事檔案信息化管理體系對于高校的發(fā)展有著重要的意義[1]。

1.1 高校人事檔案信息化建設(shè)是科技發(fā)展的

要求

由于目前我國的信息科技發(fā)展速度較快，計算機得到了大范圍普及，企事業(yè)單位的信息化速度也不斷加快。而高校中處于重要位置的人事檔案管理部門也受到信息科技發(fā)展的影響，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前時代發(fā)展需求，取而代之的是計算機、網(wǎng)絡(luò)等先進的辦公模式，各種電子化的人事檔案管理資料被廣泛運用。而高校承擔(dān)著培養(yǎng)人才的重任，在高校的人事檔案管理相關(guān)部門，應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展模式，積極主動的運用信息化管理模式，促進高校人事檔案信息化管理建設(shè)，從而不斷提高人事檔案管理的服務(wù)水平，使其能夠更好的為學(xué)校各項工作提供支持。

1.2 是人事檔案管理改革的內(nèi)在需求和優(yōu)化策略

在信息化發(fā)展大的環(huán)境下，人事檔案信息化管理是時代發(fā)展的內(nèi)在需求，也是相關(guān)改革的必然選擇。由于在較長的一段時間里，人事檔案管理相關(guān)保護政策和信息傳播的不便捷，導(dǎo)致人事檔案管理一直處在一個半封閉的管理狀態(tài)中，且這種管理方式已經(jīng)不能與目前的人事檔案管理要求相符合，所以通過對高校人事檔案進行信息化的管理建設(shè)，不但是其內(nèi)在需求，同時也是對其進行優(yōu)化的一項重要策略[2]。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)原則

高校人事檔案的信息化建設(shè)作為一項復(fù)雜的系統(tǒng)，在信息化建設(shè)的過程中，會涉及到各方面的因素。由此要求在進行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中應(yīng)該以相應(yīng)的原則為基礎(chǔ)，以保證高校人事檔案信息化建設(shè)的正常運行。

2.1 可行性的相關(guān)原則

由于在目前的高校信息化建設(shè)過程中，存在著很多不理想的情況，例如，高校在沒有進行相關(guān)科學(xué)合理規(guī)劃的前提下，就進行人事檔案信息化管理建設(shè)；或是在信息化建設(shè)的過程中，功利政績思想嚴(yán)重，而忽視了基礎(chǔ)方面的建設(shè)。所以為了避免以上狀況，我們在進行高校人事檔案信息化管理的過程中，必須堅持可行性原則，根據(jù)自身的實際情況，從人力、財力角度進行優(yōu)化，從而在穩(wěn)中求進，使高校人事檔案信息化管理建設(shè)妥善進行下去[3]。

2.2 經(jīng)濟效益性的相關(guān)原則

高校進行人事檔案信息化管理建設(shè)，最終的目的是為了便于工作，提高工作的效率。但是由于高校人事檔案管理信息化建設(shè)中會涉及到很多方面的因素，如果將其全部進行信息化管理，就需要較大的資金投入，所以在進行高校人事檔案信息化的管理建設(shè)的過程中，應(yīng)該對經(jīng)濟效益性進行重視，按照計劃步驟分批進行相關(guān)的建設(shè)工作。

2.3 規(guī)范性的的相關(guān)原則

在進行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中，需要有一個統(tǒng)一的原則，從而便于進行相關(guān)的管理工作，并且通過對規(guī)范性的相關(guān)原則運用，能夠提高相關(guān)的工作效率。由于在傳統(tǒng)的工作模式中，檔案信息管理中數(shù)據(jù)的格式不一致，導(dǎo)致相關(guān)工作無法順利進行。如果在規(guī)范性的指導(dǎo)下，將相關(guān)人事資料運用統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進行管理，就會便于操作，從而使得高校人事檔案可以在高校的管理中發(fā)揮自身的作用。

3 加強高校人事檔案信息化管理建設(shè)的重要措施

3.1 加強對復(fù)合型人才的建設(shè)

科技是第一生產(chǎn)力，所以人才在高校人事檔案信息化管理中處于重要的地位。由于人事檔案信息化的管理建設(shè)是最近幾年出現(xiàn)的模式，所以在進行建設(shè)的過程中應(yīng)該選用復(fù)合型的人才進行相關(guān)的基礎(chǔ)工作[4]。在工作中更新傳統(tǒng)的工作理念，對工作人員的技能進行培訓(xùn)，從而使他們綜合素質(zhì)和對信息技術(shù)應(yīng)用的能力更加熟練，具體來說可以通過以下步驟進行人才的建設(shè)工作：

首先，在高校人事檔案管理人員中選取善于接受新知識、年輕的工作人員進行信息化相關(guān)培訓(xùn)，通過對其綜合素質(zhì)的提高，以點帶面，從而促進整體信息化管理建設(shè)的實現(xiàn)。

其次，高校應(yīng)該廣納人才，通過對信息化技術(shù)專業(yè)人才的引入，可以加快高校的人事檔案信息化管理建設(shè)。通過對專業(yè)人才的引用，可以對相關(guān)工作起到帶動作用。

最后，在進行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中，應(yīng)該通過聘請專家、舉辦講座的方式，加強對與相關(guān)信息化建設(shè)的技術(shù)支持。

3.2 提高對于高校人事檔案相關(guān)網(wǎng)站的建設(shè)

進行高校人事檔案信息化管理的最直接目的就是便于管理人員進行檔案的檢索工作，所以在進行高校人事檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該根據(jù)實際情況，對高校人事檔案進行相關(guān)的網(wǎng)站建設(shè)，從而可以實現(xiàn)信息的共享。并且要根據(jù)實際工作的需要，決定相關(guān)信息開放的層次，這樣既可以保證信息的安全性，又可以便于人們進行相關(guān)的查閱工作。高校人事檔案管理部門應(yīng)該在高校局域網(wǎng)內(nèi)部進行相關(guān)的信息網(wǎng)站建設(shè)工作，進而方便需要相關(guān)信息的高校管理者進行信息查閱。同時在進行建設(shè)的過程中也應(yīng)該同其他高校的人事檔案管理部門進行信息共享，通過網(wǎng)絡(luò)的傳播，可以加強多個部門的聯(lián)動，實現(xiàn)資源有效的共享。值得注意的是，在進行高校人事檔案網(wǎng)站的建設(shè)過程中，應(yīng)該注意網(wǎng)站的安全，做好重要信息的保密工作，避免發(fā)生信息泄露的事件發(fā)生。

4 結(jié)論

檔案是重要的信息資源，所以在高校的建設(shè)發(fā)展過程中，如果想要將檔案的作用充分發(fā)揮出來，那么就應(yīng)該將高校人事檔案信息化管理落到實處，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化的平臺，能夠全方位將檔案資源的優(yōu)勢發(fā)揮出來。高校人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，可以為高校的人事工作發(fā)展建設(shè)了新的途徑，同時也讓相關(guān)工作朝著健康、有效的方向發(fā)展。

參考文獻

[1]宋小紅.高校人事檔案信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（9）：133-134.

[2]陳茵.淺談提高高校人事檔案信息化管理隊伍的素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（5）：235.

[3]楊麗麗.高校人事檔案信息化管理初探[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（6）：119-121.

[4]劉曉麗.高校人事檔案信息化管理進程中存在的問題及對策[J].科技信息，2013（4）：289.