基于信息化平臺的電網建設合同管理

呂大娥+陳虹

摘 要：隨著電網建設速度的加快，對工程合同管理提出了更高的要求。合同管理工作應該結合實際進行管理創(chuàng)新，吸收傳統(tǒng)合同管理的精髓，借助信息化平臺提高合同管理水平。

關鍵詞：合同管理;信息化

一、基于信息化平臺的電網建設合同管理的實施背景

（一）電網建設任務繁重，合同管理日益復雜

隨著電網建設不斷發(fā)展，電網建設工程衍生的合同不斷增多，合同管理難度逐漸提高。在合同制作與管理上，隨著建設項目的增多，簽訂合同的數量也隨之劇增。傳統(tǒng)的合同管理模式已經不能適應企業(yè)發(fā)展的需要，基于信息化平臺的電網建設合同就顯得尤為重要。

（二）原有合同管理模式難易滿足各參建方的管理需求

在項目執(zhí)行過程中，業(yè)主有義務將合同信息全面轉達給參建單位。但隨著合同簽訂數量的增加，參建方無法快速了解項目的合同進度情況;采用用手工或 EXCEL 匯總合同不僅需要大量時間而且準確率還無法保證;

二、基于信息化平臺的電網建設合同管理的主要做法

（一）建立以輸變電工程項目為對象的標準化項目合同管理機制

通過數據連接引入經法系統(tǒng)合同數據，利用系統(tǒng)智能識別合同所屬輸變電工程項目，并以輸變電工程項目為對象建立標準化合同管理機制，優(yōu)化合同管理結構，增加合同管理維度多樣性，提高項目合同管控能力，提升標準化管理水平。合同管理系統(tǒng)中不同的角色賦予相應的操作權限。與合同管理相關的系統(tǒng)角色可以分為合同管理員、合同審批人員。

（二）通過合同類型智能識別實現合同分類管理。

通過數據連接引入經法系統(tǒng)合同數據，利用系統(tǒng)智能識別合同所屬類型，按照不同合同類型進行分類管理，提高合同管理業(yè)務規(guī)范性，提升合同管理業(yè)務精細化程度，保證合同類型劃分便捷性及準確性，為實現合同快速查詢業(yè)務提供管理基礎。

建立標準化合同命名規(guī)則，規(guī)范合同名稱。合同命名規(guī)則建立示例：“項目名稱”+“單項工程名稱”+“合同類別”+“合同時間”+“合同編號”。合同分類標準包括：供用電類合同、購售電輸電類合同、工程建設類合同、買賣類合同、運維檢修類合同、財務資產金融類、技術服務類合同、信息化建設合同、后勤服務類合同、運輸倉儲類合同，宣傳與公關關系類合同、咨詢委托類合同、勞務服務類合同、戰(zhàn)略合作類合同及其他合同。通過接口采集經法系統(tǒng)數據，系統(tǒng)對合同名稱智能解析，獲取項目名稱及合同類型信息。

（三）實現合同審批業(yè)務、合同會簽業(yè)務自動提示

對項目基礎信息進行人工維護，包括“輸變電工程類型”、“工程開工時間”與“工程投產時間”。依據“工程開工時間”自動進行項目合同會簽提示。新建立項目“輸變電工程類型”字段為“在建工程”，由合同承辦人員確認完工后，進入系統(tǒng)將“輸變電工程類型”字段改為“完工工程”。新建立項目“工程開工時間”與“工程投產時間”默認為空，由合同編制人員進入系統(tǒng)錄入“工程開工時間”與“工程投產時間”。

當用戶打開OA時，系統(tǒng)自動提取賬戶信息，根據當前賬戶信息，提示當前賬戶需要審批的合同名稱及合同會簽信息，提示以右下角小彈窗方式實現;通過同步OA系統(tǒng)用戶信息及權限，利用本系統(tǒng)合同審批提示對合同審批人提醒，有效提高合同審批業(yè)務流轉效率，避免因合同審批業(yè)務滯后引發(fā)項目周期風險，節(jié)省項目時間成本。同步OA系統(tǒng)用戶信息及權限，根據項目基礎數據中“工程開工時間”，提前三個月對項目相關用戶向合同起草人進行項目合同會簽提示，在當前的系統(tǒng)中，合同待辦事務的提醒僅僅是通過在系統(tǒng)界面中提供靈活多樣的提醒方式。比如說郵件方式，或者短信方式，這樣就能夠保證用戶更加及時的獲取自己待辦的相關事宜。即使用戶無法使用系統(tǒng)的情況下，在獲取待辦事宜后，可以委托部門內的其它合同管理人員來完成相關事務，帶來工作效率的提高。

（四）提供數據庫高級查詢功能，快速查詢各建設項目合同簽訂狀態(tài)

合同管理系統(tǒng)提供了合同的綜合查詢功能，可供合同管理人員和合同關注人員查詢自己關注的合同，或者利用查詢出的結果分析一段時間內合同執(zhí)行的情況。提供不同維度的合同查詢功能，包括項目維度和合同類別維度;設置項目名稱、關鍵字、時間、輸變電工程狀態(tài)、合同類別、合同金額等查詢條件，快速定位合同，查詢結果按項目維度展現，并可查看合同內容。設置合同類別、關鍵字、時間、項目名稱、合同金額等查詢條件，快速定位合同，查詢結果按合同分類維度展現，并可查看合同內容;同時提供全數據庫高級查詢功能，提高合同查詢效率，強化合同管理水平。

三、基于信息化平臺的電網建設合同管理的實施效果

（一）有效提高合同審批業(yè)務流轉效率，節(jié)約項目時間成本

該系統(tǒng)開發(fā)前，每一份從起草開始到合同簽訂完成，至少需要花費2個月的時間。該系統(tǒng)開發(fā)后，每個合同平均節(jié)省工作時間10天以上，大大提高了信息傳遞的效率，也節(jié)約了合同管理員簽字、蓋章的時間和精力，大幅度節(jié)約了人工成本，同時辦公設備的消耗和紙張的浪費也得以控制。合同管理人員將有限的時間和精力投放到合同文本的研究、設計變更及現場簽證等專業(yè)工程中，合同管理者的工作質量和工作效率得到大幅度提高。

（二）合同管理規(guī)范化

通過信息化合同管理平臺的建設，簽訂合同按照年份自動匯總形成臺賬，提供合同查詢、統(tǒng)計和分析功能。合同編碼也按照企業(yè)內部編碼的規(guī)則統(tǒng)一生成。審批流程不僅規(guī)范而且較之前更高效。通過計算機技術和網絡技術為支撐，實現合同新建、審批、制作、歸檔等業(yè)務的程序化，合同管理工作進一步規(guī)范。