淺析業(yè)務外包在企業(yè)內(nèi)部控制中的風險及管控措施

漆淑珍

隨著我國市場經(jīng)濟發(fā)展及專業(yè)分工逐步細化的趨勢，企業(yè)為了取得競爭上的優(yōu)勢，將主要精力用于具有核心競爭力的專業(yè)和領域，對于其他與核心業(yè)務關聯(lián)度低的業(yè)務和領域，大多采用外包的方式，于是，業(yè)務外包越來越多的存在于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中。如何在業(yè)務外包中最大限度地發(fā)揮優(yōu)勢，最大限度地控制風險，本文將對業(yè)務外包在企業(yè)內(nèi)部控制中存在的風險進行分析并提出管控措施。

一、業(yè)務外包的主要風險

（一）業(yè)務外包管理制度風險

目前，由于業(yè)務外包業(yè)務在很多企業(yè)剛剛起步，企業(yè)缺乏完善的業(yè)務外包管理制度，對業(yè)務外包的范圍、方式、條件、程序等相關內(nèi)容未明確規(guī)定，導致制訂業(yè)務外包實施方案無據(jù)可依或存在漏洞，可能會導致業(yè)務外包失敗，甚至會導致企業(yè)遭受損失或喪失競爭優(yōu)勢。

（二）業(yè)務外包的范圍界定風險

由于企業(yè)在制定業(yè)務外包實施方案時，未能清楚界定企業(yè)核心業(yè)務與非核心業(yè)務、重大外包業(yè)務與一般外包業(yè)務的區(qū)別，將不宜外包的業(yè)務進行外包所引致的風險。

（三）業(yè)務外包的價格界定風險

由于企業(yè)內(nèi)部控制未能有效權衡外包成本與預期效益，在對外包業(yè)務的價格進行界定時未能遵循成本效益原則，導致外包價格不合理，業(yè)務外包成本過高，以致企業(yè)難以發(fā)揮業(yè)務外包的優(yōu)勢。

（四）業(yè)務外包審核批準風險

由于企業(yè)未按照規(guī)定的權限和程序?qū)徍伺鷾蕵I(yè)務外包實施方案而發(fā)生的風險。該環(huán)節(jié)的主要風險有：由于審批制度不健全，導致對業(yè)務外包的審批不規(guī)范;審批不嚴格或者越權審批，導致業(yè)務外包決策出現(xiàn)重大疏漏;對實施方案是否符合成本效益原則未能合理審核，導致業(yè)務外包不經(jīng)濟。

二、業(yè)務外包的企業(yè)內(nèi)部管控措施

（一）制定業(yè)務外包實施方案，降低業(yè)務外包的決策風險

企業(yè)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和業(yè)務外包管理制度，結合確定的業(yè)務外包范圍，制定實施方案。

首先，建立和完善業(yè)務外包管理制度。這是業(yè)務外包風險管控的基礎和前提。企業(yè)應以成本效益原則為基礎，綜合考慮業(yè)務運營具體特點、外包市場成熟度、公司管控水平等因素，合理確定業(yè)務外包的范圍，同時明確業(yè)務外包的方式、條件、程序等相關內(nèi)容。

其次，嚴格按照業(yè)務外包管理制度規(guī)定的業(yè)務外包范圍、方式、條件、程序等內(nèi)容制定實施方案，避免將核心業(yè)務外包出去，同時確保方案的完整性。對實施方案的重要方面進行深入評估以及復核，包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式等，確保方案的合理性和可行性。

（二）建立和完善業(yè)務外包的審核批準制度，降低業(yè)務外包的審核批準風

建立和完善業(yè)務外包的審核批準制度，明確授權批準的方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定各層級人員應當在授權范圍內(nèi)進行審批，不得超越權限審批。加大對重大業(yè)務外包的管控力度，避免因越權進行業(yè)務外包給企業(yè)帶來不利后果。財務負責人應當參與重大業(yè)務外包的決策，對業(yè)務外包的經(jīng)濟效益做出合理的評價。對于重大的業(yè)務外包方案，提交董事會審批;對于審批不嚴或越權審批的，應當進行相關責任的追究。

（三）謹慎選擇外包服務商，合理規(guī)避外包服務商的選擇性風險

企業(yè)應當按照批準的業(yè)務外包實施方案擇優(yōu)選擇承包方。

首先，加強外包服務商的資質(zhì)審查。深入調(diào)查候選承包方是否為依法成立、合法經(jīng)營的專業(yè)服務機構或經(jīng)濟組織，是否具有相應的經(jīng)營范圍和固定的辦公場所，是否具備相應的專業(yè)資質(zhì)、技術實力及專業(yè)人員，是否符合本企業(yè)業(yè)務外包的要求，并考察候選承包方從事類似項目的成功案例，對承包方可能存在的選擇性風險進行初步評估。

其次，引入承包方競爭機制。企業(yè)應當按照有關法律法規(guī)，依據(jù)外包管理制度規(guī)定的程序和權限，遵循公開、公平、公正的原則，采用招標等適當方式，擇優(yōu)選擇承包方。并建立嚴格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關人員出現(xiàn)受賄和舞弊行為，給企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失。

（四）簽訂合法有效的外包合同

確定承包方后，企業(yè)應當及時與選定的承包方簽訂業(yè)務外包合同。

在訂立外包合同前，要充分考慮業(yè)務外包方案中識別出的重要風險因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。在合同中，約定業(yè)務外包的內(nèi)容、范圍、價格、違約責任、服務等級和服務標準，明確雙方權利和義務。外包業(yè)務需要保密的，應當在業(yè)務外包合同或者另行簽訂的保密協(xié)議中明確規(guī)定承包方的保密義務和責任;在違約責任方面，制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款，以適應環(huán)境、技術和企業(yè)自身業(yè)務的變化。

（五）加強業(yè)務外包的實施及過程管理風險控制

企業(yè)應當加強業(yè)務外包實施的管理，嚴格按照業(yè)務外包管理制度、工作流程和相關要求，組織開展業(yè)務外包，并采取有效的企業(yè)內(nèi)部控制措施，確保業(yè)務外包活動的有效執(zhí)行。

首先，建立有效的業(yè)務外包實施管理模式，密切關注重大業(yè)務外包承包方的履約能力，采取承包方動態(tài)化管理方式，對承包方開展日?？冃гu價和定期考核。對重大業(yè)務外包的各種意外情況做出充分預計，建立相應的應急機制，制定臨時替代方案，避免業(yè)務外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷。一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標等情況，應及時要求承包方采取措施調(diào)整改進。

其次，建立有效的承包方履約考評機制，提高實施風險控制能力。根據(jù)運營模式、管理機制、質(zhì)量水平等方面的要求，及時了解承包方的財務狀況、生產(chǎn)能力、技術創(chuàng)新能力等信息，對承包方的履約能力進行持續(xù)評估。有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為，并導致業(yè)務外包合同無法履行的，應當及時終止合同。

此外，切實加強對業(yè)務外包過程中形成的商業(yè)信息資料的管理。要求對從合同洽談、簽訂、執(zhí)行、運輸、存儲等過程中形成的信息資料要妥善保管，及時入檔。

綜上所述，只有嚴格按照業(yè)務外包各環(huán)節(jié)的風險管制措施，實施制定的業(yè)務外包方案，才能使業(yè)務外包給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益和市場競爭力的同時有效地規(guī)避風險。