提升企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理效能的幾點思考

鄒初鵑

摘 要：企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中直接形成的具有參考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺的不斷發(fā)展進步，以網(wǎng)絡(luò)為平臺，以數(shù)字化為支撐，如何加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理的進度，不斷完善檔案管理質(zhì)量，更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案信息的參謀作用，不斷提升數(shù)字化檔案管理、使用、服務(wù)的職能，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供有力保障。

關(guān)健詞：檔案管理;數(shù)字化信息;決策

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的管理和運用，主要是以企業(yè)檔案數(shù)字化形成，為日后的項目提供服務(wù)和支持的一種轉(zhuǎn)變。伴隨著企業(yè)中的計算機普及和辦公軟件的運用，許多電子文件的出現(xiàn)，提升了企業(yè)檔案信息管理與現(xiàn)代企業(yè)信息的管理步伐，使企業(yè)的信息數(shù)字化成為不可分割的一部分，也是衡量企業(yè)發(fā)展的重要指標。

一、當前企業(yè)數(shù)字化信息檔案建設(shè)使用管理的現(xiàn)狀

當前企業(yè)檔案管理工作，大多數(shù)存在起步較晚，檔案管理意識不夠，員工對檔案的管理與作用認識不清。甚至前些年連領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視都不夠，沒有實行檔案專人專管，幾乎處于無管理狀態(tài)，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化平臺的出現(xiàn)，檔案信息資料收集不全，資料更新不及時，大多存在檔案資料存儲斷層的現(xiàn)象，檔案信息數(shù)字化建設(shè)步伐跟進不快。企業(yè)員工使用檔案信息意識不強，查閱檔案頻率不高等。

二、當前企業(yè)數(shù)字化信息檔案管理與使用存在的問題及原因分析

一是檔案管理意識不強。由于長期企業(yè)存在檔案管理缺陷，使用檔案不多，制度建立不全，一段時間還統(tǒng)一存放政府檔案館保管，是員工對檔案的管理與使用意識不強的主要原因。二是檔案軟硬件建設(shè)投入不夠。由于檔案管理的意識不強，檔案使用服務(wù)效能在企業(yè)發(fā)揮作用不是十分明顯，形成一種管理層的思想上錯覺，造成檔案的軟硬件建設(shè)投入不夠。三是員工使用檔案意識不夠。在企業(yè)的平時管理當中，由于工作性質(zhì)原因，牽涉到檔案使用的頻率不高，久而久之，造成員工對檔案管理的意識淡泊。四是檔案信息資料收集不全、不及時。近幾年，隨著政府部門和企業(yè)對檔案管理使用的認識提高，加大了信息數(shù)字化平臺的跟進，檔案信息數(shù)字化管理的功能開始凸顯，檔案管理制度開始逐步完善，但企業(yè)員工對檔案信息資料的收集存在積極性不高，平時自覺收集信息與圖像的意識還是不夠強。

三、提升企業(yè)數(shù)字化信息檔案管理使用效能的思考

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技不斷發(fā)展，管理信息數(shù)字化得到不斷完善，管理質(zhì)量得到不斷提升，企業(yè)數(shù)字化信息檔案的管理、使用、服務(wù)如何配套，效能如何才能更加提升。

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，明晰職責(zé)，強化數(shù)字化信息檔案管理工作責(zé)任意識

搞好檔案管理工作，首先領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，這在很大程度上決定著檔案管理工作的好與壞，優(yōu)與劣，因此，提高檔案管理工作還應(yīng)從各級領(lǐng)導(dǎo)重視程度入手，把檔案管理工作切實提到企業(yè)管理議事日程，不斷強化檔案管理工作責(zé)任意識。一是充實機構(gòu)，落實責(zé)任。明確管理檔案工作，指定專人負責(zé)全部檔案日常工作及年度目標考核，研究解決檔案信息數(shù)字化更新，以及管理工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開競聘形式，從文化程度、思想素質(zhì)、文字書寫、電腦操作、數(shù)字化信息更新等方面綜合考慮，選拔人員充實檔案管理隊伍，確保檔案管理工作的常態(tài)化，做到持續(xù)發(fā)展。各級應(yīng)指定人員小范圍兼職檔案管理工作，不得隨意更換人員，以保持檔案工作的連續(xù)性與穩(wěn)定性。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織員工了解和學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高員工使用檔案的法制意識，在單位上下形成良好的檔案管理工作環(huán)境。四是制定檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃。按照上級的總體安排部署，并結(jié)合單位實際，制定檔案管理中長期目標規(guī)劃，確保檔案資料信息最清、最新、最全化，確保檔案管理工作進入達標行列的工作目標。

（二）夯實基礎(chǔ)，完善功能，提高數(shù)字化信息檔案管理水平

針對過去檔案管理工作中業(yè)務(wù)不熟、資料不全、檔案目錄不清、檔案設(shè)施陳舊等問題，黨組應(yīng)統(tǒng)一思想，加大檔案管理建設(shè)經(jīng)費的投入，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備。要通過反復(fù)完善建設(shè)，實現(xiàn)檔案庫房、借閱、辦公“三室”分開，庫房門前要安裝監(jiān)控攝像頭，由保安24小時監(jiān)控。規(guī)范檔案室檔案柜，達到文件案卷擺放規(guī)范統(tǒng)一。檔案保管設(shè)施建設(shè)達到防鼠、防火、防潮、防盜等防護要求，在強化硬件建設(shè)的同時，對檔案文件要進行全面梳理檢查，規(guī)范檔案分類和排列，為便于查閱和有效管理，加大資金投入，建立檔案信息數(shù)字化庫，對重要文件和需歸檔的案卷目錄全部錄入計算機，實行電腦微機化管理，做到信息資料錄入更新及時化和準確化，以提高服務(wù)水平。要加大檔案基礎(chǔ)管理功能建設(shè)投入，加大軟件存儲量設(shè)備投入，采取文字信息、光盤錄制、圖像保存等多種形式，多渠道的辦法進行檔案資料信息的存儲，完善信息功能的最大化。同時，要重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期不定期對庫房防護設(shè)施的運行情況進行檢查，確保所配備設(shè)施的正常運行;通過定期或不定期檢查庫房環(huán)境情況，如定期測試溫、濕度變化，投放防蟲害藥物，檢查照明情況，檢查防火防盜設(shè)施，確保了庫房溫濕度適宜，清潔衛(wèi)生，檔案安全無霉變現(xiàn)象發(fā)生。

（三）立足自學(xué)，結(jié)合培訓(xùn)，提升數(shù)字化信息檔案管理效能

為促使檔案管理人員的能力素質(zhì)提高，單位提倡以個人自學(xué)為主，立足崗位，在學(xué)中干，在干中學(xué)，不斷提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理服務(wù)水平。同時，單位更要重視員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，主要抓好兩個層面的培訓(xùn)。第一個層面是檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，主要采取到當?shù)貦n案館跟班學(xué)習(xí)，每年不少于兩個月時間，請檔案館的業(yè)務(wù)能手手把手地教，實現(xiàn)理論與實踐的有機結(jié)合;第二個層面，采取“請進來”的方式。把檔案館的老師請到單位來給全體干部職工進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓大家都懂點檔案管理使用的基本知識，懂得及時更新數(shù)字化信息的好處，更讓大家懂得如何高效率使用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供正確的方向。

（四）建章立制，獎懲結(jié)合，推動數(shù)字化信息檔案管理工作有序開展

要完善檔案管理制度，使檔案管理工作達到制度化和規(guī)范化管理相結(jié)合，必須通過建章立制，狠抓落實，并結(jié)合工作實際，制定檔案管理“八項制度”。第一，檔案管理人員工作制度。從管理員入手，狠抓實現(xiàn)管理嚴格規(guī)范到位。第二，檔案材料收集制度。材料的收集是一項繁雜而又瑣碎的工作，要求各部門，按一事一收集，一月一收集，一季度一收集，半年一收集，一年一總結(jié)收集歸檔的辦法，重大活動事項及時收集，促進平時信息資料的收集工作到位，達到檔案管理的系統(tǒng)性和完整性要求。第三，檔案材料鑒別整理與核對歸檔制度。企業(yè)和單位應(yīng)與當?shù)貦n案局達成長期協(xié)作關(guān)系，每年組織一次檔案鑒別與核對歸檔，幫助解決問題，促使檔案管理水平得到提升。第四，檔案查（借）閱制度。制定檔案查（借）閱審批表，一般性檔案由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要檔案由主要領(lǐng)導(dǎo)審批，原則上無審批單不查閱，資料查閱不離室，不復(fù)印，不帶走。如因工作需要，須借走的，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并限定歸還時間，確保檔案資料不遺失、不丟失、不盜換。第五，檔案保管與保護制度。檔案實行專人保管，專人負責(zé)制。第六，檔案保密制度。檔案管理員要嚴守保密紀律，不得自帶檔案離開檔案室，不得隨意復(fù)印檔案，不得丟失篡改檔案。第七，檔案定期銷毀制度。按時限規(guī)定需銷毀的檔案，必須嚴格按照先審批后銷毀的原則，多人監(jiān)督共同銷毀，確保無一檔案流失。第八，檔案交接制度。檔案交接時，應(yīng)做到“四個不交”，即：檔案目錄不清不交，檔案數(shù)量不清不交，檔案質(zhì)量有問題不交，監(jiān)交人不到位不交。通過建立健全各項規(guī)章制度，約束不規(guī)范行為，使檔案材料從收集、整理、鑒別、歸檔、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、保密等各環(huán)節(jié)都做到有章可循、有制度可依，進一步提升數(shù)字化信息檔案管理工作水平。

與此同時，企業(yè)和單位還應(yīng)將檔案管理工作納入員工過程化考核管理辦法，嚴格追究違規(guī)和不作為責(zé)任，通過對不遵守檔案管理各項規(guī)章制度，不執(zhí)行借閱手續(xù)，違規(guī)使用檔案，不配合收集更新檔案信息，出現(xiàn)檔案損毀，泄密或造成不良影響等違規(guī)行為實行扣分處理，以此來規(guī)范檔案管理的收集與使用服務(wù)行為，強化檔案規(guī)章制度的貫徹落實。對在系統(tǒng)檔案目標等級考核工作中表現(xiàn)突出、責(zé)任心強的員工進行表彰獎勵;對責(zé)任心不強，工作失誤造成損失的，給予相應(yīng)處理，做到獎罰分明，大大調(diào)動員工的積極性與自覺性，使檔案數(shù)字化信息管理工作水平得到較大幅度的提升。