新媒體環(huán)境下項目溝通管理模式探討

曾悅

伴隨著Web2.0技術(shù)和運作模式的不斷成熟，各種新媒體蓬勃發(fā)展，信息的傳播與交流互動有了新的屬性和特點，新媒體環(huán)境下項目溝通管理也有了新的特征，但也出現(xiàn)一些項目溝通管理障礙。提高新媒體環(huán)境下項目溝通管理水平，要從溝通環(huán)境的營造、管理者溝通觀念的轉(zhuǎn)變以及規(guī)劃溝通等三個方面入手。

一、項目溝通管理的內(nèi)涵與重要性

“溝通”源于拉丁文 communis，即分享的意思，英文是 communication?！洞笥倏迫珪返亩x為：溝通是用任何方法，彼此交換信息，即指一個人與另一個人之間用視覺、符號、電話、電報、收音機、電視或其他工具為媒介，所從事交換信息的方法。托馬斯·D·茲韋費爾茲曾提出“管理就是溝通”。無論對于企業(yè)管理還是項目管理，有效的溝通都至關(guān)重要：一方面企業(yè)要實現(xiàn)計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等職能，有效的溝通是最主要的途徑；另一方面，項目團隊與外部的聯(lián)系，以及組織內(nèi)部的各項管理活動都離不開有效的溝通。項目溝通管理包括為確保項目信息及時且恰當(dāng)?shù)厣?、收集、發(fā)布、存儲、調(diào)用并最終處置所需的各個過程。有效的溝通能把各種各樣的干系人聯(lián)系起來，在具有不同專業(yè)水平與技能、不同文化背景以及對項目執(zhí)行或目標具有不同觀點和利益的干系人之間架起一座橋梁。

1.有效的項目溝通管理有助于項目目標的達成

項目管理包括啟動、計劃、控制、實施、收尾五大過程，時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理等九大管理內(nèi)容。要保證一個項目順利協(xié)調(diào)的運行，使得各個過程和各個部分都運行有序，有效的溝通是基本條件和關(guān)鍵點。有效的溝通可以促進項目團隊成員之間的信息與知識共享，促進項目組織所有管理活動的順利開展，并最終促進項目目標的達成。

2.有效的項目溝通管理有助于項目團隊的建設(shè)

溝通是培育團隊精神、塑造團隊文化的重要工具和方式，是團隊達到更高管理水平的唯一途徑。團隊內(nèi)部以及部門之間信息溝通的失效，勢必會影響整個項目團隊和部門的配合協(xié)調(diào)，并最終導(dǎo)致項目交付的延期乃至整個項目的失敗。而有效的溝通則能更好地挖掘和激發(fā)團隊成員的能動性，實現(xiàn)人員激勵，使團隊建設(shè)更加合理有效。

3.有效的項目溝通管理有助于項目整體管理水平的提高

松下幸之助有句名言：“企業(yè)管理過去是溝通，現(xiàn)在是溝通，未來還是溝通。”管理者的真正工作就是溝通，無論是對于企業(yè)管理還是項目管理而言，不管到了什么時候，管理都離不開溝通。有效的溝通能夠確保信息準確、有效的獲取、傳遞并完成最終的處理，促進項目整體管理水平的提高。

二、新媒體環(huán)境下項目溝通管理的特征

新媒體是相對于傳統(tǒng)媒體而言的，是繼報刊、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體之后發(fā)展起來的新的媒體形態(tài)。新媒體是指利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)、無線通信網(wǎng)、衛(wèi)星等渠道以及電腦、手機、數(shù)字電視機等終端，向用戶提供信息和娛樂服務(wù)的傳播形態(tài)和媒體形態(tài)。近些年，各種新媒體依托快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速崛起，微博、微信、各種門戶網(wǎng)站等都已成為人們的重要社交平臺和信息渠道。在新媒體環(huán)境下，信息傳播的即時性和互動性，使得信息突破時間、空間和行政層級的限制，信息的互動性更強、信息的傳播成本更低、信息的傳播效果更好、信息的獲取范圍更廣泛。新媒體環(huán)境下信息流通的新的特性，也使得項目溝通管理有了新的特征。

1.項目溝通的權(quán)力距離縮短，效率更高

新媒體環(huán)境下信息傳播的開放性、互動性和即時性等特點使得基層項目團隊成員可以通過溝通平臺，如微博、微信等方便地與項目的高層管理者聯(lián)系，使得信息可以直接有效地進行傳遞，減少了行政層級對信息的干擾。信息傳播的更加高效、真實，能夠為決策提供更可靠的依據(jù)，促進項目工作效率和效能的提高以及項目最終目標的達成。

2.項目溝通的信息更豐富，更直接

新媒體環(huán)境下的各種網(wǎng)絡(luò)平臺一般都是開放性的溝通平臺。開放性的溝通平臺意味著不僅項目團隊成員溝通信息的時間不限，溝通的內(nèi)容也更加豐富。項目團隊可以依據(jù)各種新媒體平臺，隨時溝通相關(guān)信息和問題，協(xié)調(diào)彼此的工作節(jié)奏和步伐；溝通情感和觀念，增加共識，提高團隊凝聚力和向心力，促進項目的順利進行。

3.項目溝通的互動更方便、更廣泛

在傳統(tǒng)媒體環(huán)境下，信息傳遞的渠道和方式有限，很多基層好的建設(shè)性意見還沒來得及進入決策者手中就已經(jīng)被各種行政層級擋在了門外；高層的決策往往到了基層已經(jīng)變了味，正確的信息得不到傳遞和使用。而在新媒體環(huán)境下，項目的高層管理者和基層團隊成員可以在不同的網(wǎng)絡(luò)平臺上進行交流互動，不僅有利于整個項目團隊溝通環(huán)境的營造，而且能在團隊中建立一種平等與信任機制，最終有效實現(xiàn)項目溝通管理。

三、新媒體環(huán)境下項目溝通管理的障礙

在新媒體環(huán)境下，借助手機、電腦、數(shù)字電視等終端，微博、微信、QQ、門戶網(wǎng)站等眾多應(yīng)用平臺，個人可以以相對自主和多樣的方式，進入到最廣義的信息、形象與觀念的制作和傳播活動中，信息傳播不受時空限制，信息發(fā)布不受身份限制，每個人既是信息的接受者，又是信息的制作者，媒介可以真正成為項目團隊成員之間相互聯(lián)系的便捷中介。但是，溝通失靈的問題無論是在現(xiàn)代的企業(yè)管理中還是項目管理中常常存在。溝通不暢會導(dǎo)致項目運行中的問題無法及時地得到反饋解決，團隊成員的各種觀念意見也無法進行協(xié)調(diào)融合，運行中出現(xiàn)的偏差也無法及時地進行糾正，問題重重的項目運行過程和無法協(xié)調(diào)一致的項目團隊會最終導(dǎo)致項目的失敗。新媒體環(huán)境下項目溝通管理的障礙主要有以下3個。

1.項目團隊的整體溝通環(huán)境欠佳

項目是指由一系列具有開始和結(jié)束日期、相互協(xié)調(diào)和控制的活動組成的，通過實施而達到滿足時間、費用和資源等約束條件目標的獨特的過程，每個項目都是一次性的，組織也是臨時的。因此，擁有不同專業(yè)背景和技能、具有不同性格特點的項目團隊成員之間，團隊管理者與成員之間，項目團隊與用戶之間等即使擁有先進的新媒體溝通平臺和途徑，也還是需要付出努力增加彼此間的交流和熟悉度，否則很容易出現(xiàn)溝通失靈的問題。溝通環(huán)境的建立不是一蹴而就的，它需要管理者的適當(dāng)引導(dǎo)和團隊成員的積極參與，經(jīng)過一定時間的積累慢慢建立。新媒體的發(fā)展為團隊溝通提供了便捷的方式和途徑，但整體溝通環(huán)境的建立還需要項目團隊成員共同努力。

2.項目管理者的溝通觀念滯后

在一個項目團隊中，管理者對團隊溝通的影響極大，管理者是否有與團隊成員溝通的意愿是雙方溝通的前提。在現(xiàn)實生活中，很多管理者還偏向于獨裁管理，不注重傾聽下屬的意見，下屬也不能有反對意見，形成了對下級完全控制和主宰強勢溝通方式，下屬只有順從迎合、被動接受，溝通的雙向性變成了上令下達。但是，傾聽接納項目團隊成員的意見建議，構(gòu)建輕松愉悅的溝通環(huán)境，才是保證項目順利運行的長遠之道。新媒體的興起和盛行一定程度上打破了傳統(tǒng)的層級，每個人都成為了可以發(fā)出自己聲音的獨立個體，平等民主的溝通觀念才能順應(yīng)時代的潮流，促進項目團隊更好地融合和發(fā)展。

3.項目溝通管理中會出現(xiàn)信息噪音

傳播學(xué)上噪聲（noise）被定義為“不是信源有意傳送而附加在信號上的任何東西”。新媒體環(huán)境下信息的開放性與海量性經(jīng)常會使得信息在傳播過程中就已變得面目全非，從而造成信息噪聲泛濫。信息噪聲是假的信息，為了得到有用的信息，必須從接收到的消息中刪去假的信息，因此在項目溝通管理中信息的過濾和甄別成為必要。在項目運行過程中，信息噪音不僅會出現(xiàn)在項目團隊內(nèi)部，而且更廣泛地來源于外部。項目溝通不僅是要項目團隊內(nèi)部交流信息，增強融合和協(xié)調(diào)，更是要與相關(guān)干系人，如供應(yīng)商和客戶，以及整個項目環(huán)境保持好協(xié)調(diào)，而這需要搜集海量的信息來保證項目的順利運行，信息噪音的出現(xiàn)也就成為必然。

四、新媒體環(huán)境下提高項目溝通管理水平的對策建議

1.營造項目團隊溝通環(huán)境，完善溝通機制

溝通管理作為項目管理的重要組成部分，自項目啟動、計劃、實施到最終交付都貫穿始終。因此，一個好的溝通環(huán)境營造至關(guān)重要。項目團隊溝通環(huán)境的營造首先要有雙向溝通機制，這樣一方面有利于激發(fā)團隊成員的積極性和創(chuàng)造性，另一方面還可以提高項目成員對管理者的滿意度以及決策執(zhí)行的效率。其次，項目團隊溝通環(huán)境的營造需要建立溝通的培訓(xùn)機制。溝通培訓(xùn)機制的建立不僅可以提高項目團隊成員和管理者溝通技巧，增強成員對團隊的歸屬感，還可以提高成員個人的發(fā)展能力，促進項目成員的成長。第三，項目團隊溝通環(huán)境的營造需要建立和完善項目團隊的溝通反饋機制，通過溝通反饋提升團隊的信任度，從而避免信息曲解和誤讀，保證溝通效果。

2.轉(zhuǎn)變管理者的溝通觀念，提高溝通技巧

好的溝通環(huán)境需要管理者的悉心引導(dǎo)，需要管理者積極主動地和成員進行溝通，主動成為成員工作中的伙伴，及時采納成員意見中的合理部分，有效提升成員的積極性。對于成員意見中不合理的部分，也要及時進行解釋，耐心解答成員的問題。因此，管理者的溝通觀念對于項目溝通管理的有效實施至關(guān)重要。首先，管理者要保持平等的心態(tài)，無論是對項目團隊成員還是對項目干系人，管理者要尊重各方的訴求和關(guān)注，這樣才能統(tǒng)籌全局；其次，管理者要學(xué)會適當(dāng)放權(quán)，賦予成員更多的自主權(quán)，從而提高成員的工作積極性，并有利于雙方信任的建立；第三，管理者要學(xué)會換位思考，多傾聽成員的意見，尊重差異，理解個性。

3.做好規(guī)劃溝通，明確信息需求和溝通方法

大量的信息噪音使得規(guī)劃溝通成為必要。所謂的規(guī)劃溝通就是確定干系人的信息需求，并定義溝通方法的過程。規(guī)劃溝通的過程旨在對干系人的信息和溝通需求做出應(yīng)對安排，如誰需要何種信息，何時需要，如何向他們傳遞，以及由誰傳遞。雖然所有項目都需要信息溝通，但是各項目需求和信息發(fā)布方式可能差別很大。溝通規(guī)劃不當(dāng)，將會導(dǎo)致信息傳遞延誤、向錯誤的受眾傳遞敏感信息或與某些干系人溝通不足等問題。而好的規(guī)劃溝通能夠使項目團隊與干系人進行有效率和有效果的溝通，減少信息噪音的干擾。有效果的溝通是指用正確的格式、在正確的時間提供信息，并且使信息產(chǎn)生正確的影響；有效率的溝通是指只提供所需要的信息。

五、小結(jié)

隨著Web2.0技術(shù)的成熟和發(fā)展，各種新媒體依托快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速崛起，微博、微信、各種門戶網(wǎng)站等都已成為人們重要社交平臺和信息渠道，信息的互動性更強、信息的傳播成本更低、信息的傳播效果更好、信息的獲取范圍更廣泛。信息的開放、海量、互動等一系列新的特點也使得項目溝通管理出現(xiàn)新的特征，包括項目溝通的權(quán)力距離縮短，效率更高；項目溝通的信息更豐富，更直接；項目溝通的互動更方便，更廣泛等。但是，新媒體環(huán)境下項目溝通管理還存在一些障礙，包括項目團隊的整體溝通環(huán)境欠佳；項目管理者的溝通觀念滯后；項目溝通管理中會出現(xiàn)信息噪音等。雖然新媒體技術(shù)的發(fā)展可以使得信息的傳播和交流互動有了更高的效率和更好的效果，但是即使是再先進的技術(shù)也只是實現(xiàn)更好溝通管理的途徑和手段，項目團隊整體的溝通氛圍和管理者的溝通觀念，以及規(guī)劃溝通等更為至關(guān)重要，最后從這三點提出了新媒體環(huán)境下提高項目溝通管理水平的一些對策建議。