城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案工作存在的問題與對(duì)策

楊謀幸

【摘要】本文針對(duì)城市建設(shè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目日益增多的局面，闡述了城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案的主要特征及其檔案的特點(diǎn)，指出了當(dāng)前城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案工作存在的主要問題，并提出了加強(qiáng)城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案管理工作的相應(yīng)措施。

【關(guān)鍵詞】重點(diǎn)工程檔案；特點(diǎn)；問題

城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案是城市建設(shè)的歷史記錄，是重點(diǎn)工程的真實(shí)寫照，是項(xiàng)目日后進(jìn)行維修、管理、改建、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。近年來(lái)，隨著城市建設(shè)步伐的加快，重點(diǎn)工程項(xiàng)目逐年增多，為保證重點(diǎn)工程檔案收集的完整性與及時(shí)性，各地方相繼出臺(tái)了一些重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案管理的法律法規(guī)，并開展了一系列的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法檢查等工作，但由于諸多原因，這些項(xiàng)目工程檔案的現(xiàn)狀不容樂觀，存在許多不規(guī)范、不完整的地方，將直接影響到項(xiàng)目今后的運(yùn)行、保養(yǎng)、維修和改擴(kuò)建等。

一、城市建設(shè)重點(diǎn)工程的主要特征及其檔案的特點(diǎn)

1、城市建設(shè)重點(diǎn)工程的主要特征

一般來(lái)說(shuō)，城市建設(shè)重點(diǎn)工程是指列入了各級(jí)政府發(fā)展規(guī)劃，已取得各級(jí)政府計(jì)劃、財(cái)政等管理部門批準(zhǔn)、計(jì)劃重點(diǎn)投資的，甚至政府部門直接參與建設(shè)、管理的城市建設(shè)工程。這類工程的明顯特征是：（1）項(xiàng)目數(shù)量逐年增多，投資規(guī)模不斷擴(kuò)大，千萬(wàn)、億元工程比比皆是；（2）工期長(zhǎng)，工期要求準(zhǔn)確，且工程意義重大。一項(xiàng)重點(diǎn)工程的建設(shè)周期，少則一年，多則幾年；（3）參建單位多，涉及部門廣。以市政道路工程為例，僅地下管線就包含給水、排水、電力、通訊、燃?xì)?、熱力、電視光纜等，地面工程包括路基、路面、綠化、亮化等專業(yè)工程。（4）備受各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)高度重視，因?yàn)楹芏嘀攸c(diǎn)工程屬于政府的“形象工程”、“獻(xiàn)禮工程”或?yàn)槔习傩辙k的“實(shí)事工程”，這些重點(diǎn)工程的建設(shè)對(duì)推動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2、城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)

城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案是一條重要信息鏈，是項(xiàng)目今后維護(hù)、管理等工作的重要依據(jù)。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：（1）檔案數(shù)量多、載體多樣、保存價(jià)值高。（2）涉及工作面廣，來(lái)源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，而不是建設(shè)單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就影響檔案材料的完整性。（3）形成時(shí)間長(zhǎng)。由于重點(diǎn)工程建設(shè)工期長(zhǎng)，因此在建設(shè)過(guò)程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時(shí)間也相應(yīng)較長(zhǎng)。（4）門類繁多，所涉及的學(xué)科和專業(yè)技術(shù)面廣。如涉及土建、安裝、幕墻、智能化、消防、電梯、暖通等不同專業(yè)。

二、當(dāng)前城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案工作存在的主要問題

1、檔案意識(shí)薄弱，管理制度不健全

在施工階段，由于施工任務(wù)重，參建單位往往比較重視工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、資金等問題，而忽視了檔案工作，待到工程要竣工驗(yàn)收時(shí)，才投入大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收。這種“秋后算帳”的工作方式，致使工程檔案的成套性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障，從而影響到日后該工程檔案的利用。二是檔案人員職責(zé)不清，檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，使得工程建設(shè)中人員變動(dòng)導(dǎo)致人走檔走、人走檔案無(wú)人做的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響了檔案工作的質(zhì)量。

2、檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高

在重點(diǎn)工程建設(shè)中，檔案工作人員一般是新同志多，工程技術(shù)人員多，有的甚至臨時(shí)抽調(diào)，身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程檔案知識(shí)，很難適應(yīng)重點(diǎn)工程檔案管理工作的需要。另一方面，檔案管理人員由于缺乏應(yīng)有的工程技術(shù)知識(shí)或檔案專業(yè)知識(shí)，文化水平不高，且人員又不固定，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響了工程檔案歸檔質(zhì)量。

3、檔案資料移交不及時(shí)

城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案往往存在著驗(yàn)收歸驗(yàn)收，移交卻成了老大難的問題。以我縣為例，目前，對(duì)于一般工程檔案的移交有了一套行之有效的、完備的行政程序來(lái)制約，既嚴(yán)格執(zhí)行寧波市房屋建筑工程竣工驗(yàn)收備案制度。而對(duì)于重點(diǎn)工程，這套程序就難以產(chǎn)生強(qiáng)有力的制約作用，主要有四種情況：

一是重點(diǎn)工程中有很多是地方的形象工程或年度實(shí)事工程，為了抓工程建設(shè)，不按常規(guī)的行政程序走，“先上車后補(bǔ)票”現(xiàn)象造成工程竣工驗(yàn)收時(shí)，僅有施工資料無(wú)前期審批、各專項(xiàng)驗(yàn)收文件，不符合歸檔要求，待其各項(xiàng)手續(xù)補(bǔ)辦到位后，期間的時(shí)間周期無(wú)法預(yù)估；而施工、監(jiān)理等單位在工程竣工驗(yàn)收若干年之后的配合意識(shí)及施工資料的安全問題也無(wú)法保證，必定造成重點(diǎn)工程檔案的質(zhì)量缺陷。

二是一些按常規(guī)行政程序走的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，按照歸檔要求，除竣工決算外，其它文件材料均應(yīng)能到位?？⒐Q算，因其屬政府投資項(xiàng)目需經(jīng)財(cái)政審計(jì)，時(shí)間跨度較長(zhǎng)，無(wú)法在短期內(nèi)產(chǎn)生。

三是市政基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，主要有兩大塊，一是縣建設(shè)局承擔(dān)的項(xiàng)目，這塊我館已與局建設(shè)科就歸檔事宜達(dá)成一致；另一塊是科技園區(qū)及三門灣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)承擔(dān)的市政基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目。近年來(lái)，由于政策性問題，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程不能辦理規(guī)劃二證，造成不能辦理竣工驗(yàn)收備案，沒有竣工驗(yàn)收備案這一約束措施，園區(qū)市政項(xiàng)目檔案已有三四年未歸檔，這些工程項(xiàng)目檔案的現(xiàn)狀令人擔(dān)憂。

三、加強(qiáng)城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案管理工作的措施

1、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善工程檔案工作機(jī)制

嚴(yán)格執(zhí)行重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記制度。檔案行政管理部門與城建檔案管理部門要采取多種形式，加大宣傳力度，向工程“掛帥”的地方行政領(lǐng)導(dǎo)宣傳工程檔案的重要性，并用典型事例曉之利害關(guān)系，不斷提高地方領(lǐng)導(dǎo)、參建單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)重點(diǎn)工程檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)工程檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)歸檔。

2、實(shí)施同步跟蹤管理，確保工程檔案完整準(zhǔn)確

城市建設(shè)重點(diǎn)工程的主要特征決定了其檔案工作必須實(shí)行同步跟蹤管理，要做好同步跟蹤管理必須做好以下幾方面工作：一是各參建單位要建立健全工程檔案管理制度，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確工作人員及工作職責(zé)；二是運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來(lái)提高重點(diǎn)工程檔案的編制質(zhì)量，將檔案的收集工作列入合同的有關(guān)條款，并將檔案工作質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)掛鉤，確?？⒐n案的形成質(zhì)量；三是檔案管理部門要深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，隨時(shí)了解工程進(jìn)度及現(xiàn)場(chǎng)施工文件材料的形成情況，要定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

3、 實(shí)行專項(xiàng)驗(yàn)收制度

對(duì)存在“先上車后補(bǔ)票”現(xiàn)象的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，實(shí)行施工資料專項(xiàng)驗(yàn)收、歸檔制度。既該類工程在工程竣工驗(yàn)收合格之日起一個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位要求施工單位向城建檔案館報(bào)送一套施工技術(shù)資料，經(jīng)驗(yàn)收，符合歸檔要求的，由城建檔案館出具《××工程施工技術(shù)資料專項(xiàng)驗(yàn)收意見書》，不符合歸檔要求的，出具限期整改通知書，責(zé)令施工單位限期整改，確保施工技術(shù)資料在第一時(shí)間內(nèi)歸檔。

4、與各建設(shè)單位建立單位與單位之間的檔案移交制度。

對(duì)存在“先上車后補(bǔ)票”現(xiàn)象的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，各建設(shè)單位在各項(xiàng)前期、驗(yàn)收手續(xù)補(bǔ)辦到位后，自覺執(zhí)行檔案移交制度，以項(xiàng)目為單位及時(shí)將相關(guān)審批文件向縣城建檔案館移交，經(jīng)驗(yàn)收，由縣城建檔案館出具《建設(shè)工程竣工檔案接收證明書》，建設(shè)單位憑此《證明書》辦理竣工驗(yàn)收備案。縣城建檔案館及時(shí)將該類文件與之前預(yù)接收的施工技術(shù)資料一并歸檔，納入城建檔案管理系統(tǒng)。

縣科技園區(qū)、三門灣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)承擔(dān)的市政基礎(chǔ)設(shè)施工程，雖不辦理市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案，但要充分認(rèn)識(shí)到這類工程檔案對(duì)整個(gè)城市的規(guī)劃、建設(shè)、管理過(guò)程中所起的重要作用，自覺執(zhí)行檔案移交制度，確保該類工程檔案的歸檔率。

結(jié)束語(yǔ)

總之，抓好城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案管理工作，不僅需要檔案管理部門認(rèn)真做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，而且還需要各相關(guān)單位密切配合，形成齊抓共管的良好環(huán)境。重視并做好城市建設(shè)重點(diǎn)工程檔案管理工作，一定能為城市建設(shè)發(fā)揮更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。