加強企業(yè)檔案管理體系建設(shè)措施

郭健

【摘 要】企業(yè)的檔案是該企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等全部活動的真實記錄，檔案管理是企業(yè)管理工作的組成部分之一，又為企業(yè)發(fā)展提供有力支持，因此做好企業(yè)檔案的規(guī)范化管理至關(guān)重要。本文主要針對加強企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的措施展開了探討，以期能為相關(guān)企業(yè)需要提供有益的參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體系；建設(shè)措施

企業(yè)檔案對于企業(yè)自身的發(fā)展有著極其重要的作用，為此做好企業(yè)檔案的管理，加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)就顯得非常必要，如何加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)，成為了相關(guān)工作者急于探討解決的問題?；诖?，本文就加強企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的措施進(jìn)行了探討，給出了一系列相應(yīng)的措施，相信對有關(guān)方面的需要能有一定的幫助。

1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰(zhàn)

檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設(shè)立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機(jī)制，注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)功能的發(fā)揮與網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的包容性，無論部門與人員如何調(diào)整都不會削弱網(wǎng)絡(luò)功能，強調(diào)責(zé)任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎(chǔ)與人力保證。由于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設(shè)工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應(yīng)按照檔案各自的形成規(guī)律和管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)管理。結(jié)合企業(yè)實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。并注重檔案信息的管理，用科學(xué)的方法和現(xiàn)代化的管理手段借助計算機(jī)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行綜合管理，建立數(shù)字化全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科學(xué)、方便、快捷的檔案管理和利用。

在制度體系中，首先要對國家、地區(qū)與行業(yè)的規(guī)范作全面深入的總結(jié)與梳理，在尊重國家規(guī)范的前提下，從行業(yè)的角度，結(jié)合企業(yè)自身的特點進(jìn)行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務(wù)”“簡化整理”“注重服務(wù)功能”，強調(diào)規(guī)范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規(guī)范體系，制訂側(cè)重于企業(yè)信息化、檔案數(shù)字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規(guī)范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產(chǎn)物——數(shù)碼照片、視頻文件的管理，結(jié)合實踐，進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，制訂《照片與視頻檔案管理規(guī)范》。制度體系建設(shè)是一項長期的工作，要不斷去探索、發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、優(yōu)化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發(fā)揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰(zhàn)。

2.創(chuàng)建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面

在傳統(tǒng)檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協(xié)調(diào)，細(xì)節(jié)上缺乏具體的操作方法，存在責(zé)任不明、有令不行、執(zhí)行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細(xì)則去指導(dǎo)實踐。流程就是執(zhí)行力，是規(guī)范的具體落實，而規(guī)范又是流程管理的執(zhí)法依據(jù)，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標(biāo)進(jìn)行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，有嚴(yán)格的先后順序，讓處于流程環(huán)節(jié)中的所有人都懂得，檔案的事務(wù)分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標(biāo)準(zhǔn)就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責(zé)清楚、責(zé)任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執(zhí)行不力的痼疾，徹底消除原有工作環(huán)節(jié)之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質(zhì)。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展， 要吧電子管理工程建設(shè)起來， 把電子信息技術(shù)運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。

3.定期下達(dá)《歸檔任務(wù)書》，打破制度的框框，解決檔案收集難

收集是檔案的第一要務(wù)，是傳統(tǒng)檔案工作中的難點。《歸檔任務(wù)書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細(xì)，將責(zé)任落實到崗位與人?！稓w檔任務(wù)書》打破了規(guī)范的條條框框，尤其在業(yè)務(wù)操作上缺乏靈活性以及其內(nèi)容與形式在辦法、規(guī)范中所不能表達(dá)的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規(guī)范的重要補充，是流程管理的進(jìn)一步細(xì)化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務(wù)”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責(zé)任落實全到位”“歸檔資料全明細(xì)”，每年根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達(dá)，可以徹底解決檔案收集難的問題。

《歸檔任務(wù)書》主要包括收集范圍明細(xì)表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細(xì)表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細(xì)清單，讓部門人員有針對性地去收集。

4.實現(xiàn)規(guī)范化操作，規(guī)范檔案管理操作流程

（1）要對檔案管理的流程有明確的認(rèn)識，結(jié)合企業(yè)的內(nèi)外因素，全面掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行情況，對企業(yè)業(yè)務(wù)的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業(yè)務(wù)活動的方方面面，對企業(yè)的業(yè)務(wù)活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。

（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業(yè)務(wù)過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據(jù)，要切實重視起來，避免出現(xiàn)問題。

（3）就要按照一系列流程完成企業(yè)檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細(xì)心、認(rèn)真，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。

房地產(chǎn)企業(yè)要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業(yè)的生死存亡往往就決定于一個企業(yè)的管理水平的高低，企業(yè)要樹立正確的認(rèn)識，將管理貫徹企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，對于房地產(chǎn)企業(yè)來說，檔案管理應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，作為企業(yè)管理活動中的重要一環(huán)，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發(fā)大的危機(jī)，所以對企業(yè)來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化服務(wù)。

5.全面整合檔案資源，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與共享

服務(wù)整合檔案資源，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統(tǒng)軟件為橋梁，通過電子數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、與企業(yè)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口鏈接開發(fā)等手段，實現(xiàn)檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現(xiàn)檔案資源的共享服務(wù)。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程， 需要尋求多個企業(yè)的合作， 行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中， 可以互相學(xué)習(xí)， 吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗和優(yōu)勢， 提高自身的競爭力。

在信息化的現(xiàn)代企業(yè)，要配置適合信息量大、傳播速度快、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理的軟硬件設(shè)施設(shè)備，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)接口，通過創(chuàng)建數(shù)字化檔案室與檔案登記備份，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案、企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)，構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化收集、管理、存儲、服務(wù)等各環(huán)節(jié)的管理體系。

6.結(jié)語

綜上所述，加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)對企業(yè)自身的發(fā)展有著極大的促進(jìn)作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應(yīng)的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設(shè)，從而在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

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